ERP là gì? Lợi ích của ERP đối với các doanh nghiệp

Ngày nay, ERP rất quan trọng trong việc quản lý hàng ngàn doanh nghiệp ở mọi quy mô và trong mọi ngành công nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu được ERP là gì? Trong bài viết này, Arito sẽ mang đến các thông tin hữu ích về ERP cho quý bạn đọc.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) hay dịch sang tiếng Việt là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là một loại phần mềm mà các doanh nghiệp sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như phần mềm kế toán, phần mềm mua hàng, phần mềm quản lý dự án, và rất nhiều phân hệ phần mềm khác.

Hệ thống ERP kết nối nhiều quy trình hoạt động kinh doanh lại với nhau. Bằng cách thu thập dữ liệu của doanh nghiệp từ nhiều nguồn, hệ thống ERP loại bỏ việc trùng lặp dữ liệu và cung cấp tính toàn vẹn dữ liệu với một nguồn duy nhất.

Hệ thống ERP là gì?

Làm thế nào ERP có thể quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của tổ chức, như kế toán, tài chính, mua sắm, quản lý dự án, chuỗi cung ứng và sản xuất?

Hệ thống ERP là nền tảng tích hợp hoàn chỉnh, có thể là tại chỗ hoặc trên đám mây (cloud), quản lý tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp. Hơn nữa, hệ thống ERP hỗ trợ tất cả các khía cạnh của quản lý tài chính, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất cùng với chức năng kế toán cốt lõi của bạn.

Hệ thống ERP cũng cung cấp sự minh bạch vào quy trình kinh doanh toàn diện của bạn bằng cách theo dõi tất cả các khía cạnh của sản xuất, logistics và tài chính. Những hệ thống tích hợp này hoạt động như trung tâm chính của doanh nghiệp cho quy trình làm việc và dữ liệu từ đầu đến cuối, cho phép nhiều phòng ban truy cập.

Nguyên lý cơ bản của ERP 

Hệ thống ERP được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu (schema) duy nhất, xác định, thường có một cơ sở dữ liệu chung. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được sử dụng trong toàn bộ doanh nghiệp được chuẩn hóa và dựa trên các định nghĩa chung và trải nghiệm người dùng. Các cấu trúc cốt lõi này sau đó được liên kết với các quy trình kinh doanh được điều khiển bởi các luồng công việc (workflow) qua các phòng ban kinh doanh (ví dụ: tài chính, nhân sự, kỹ thuật, tiếp thị và vận hành), kết nối các hệ thống và những người sử dụng chúng. Nói một cách đơn giản, ERP là phương tiện để tích hợp con người, quy trình và công nghệ trên toàn doanh nghiệp hiện đại.

Vì dữ liệu là huyết mạch của mọi công ty hiện đại, ERP giúp dễ dàng thu thập, tổ chức, phân tích và phân phối thông tin này đến mọi cá nhân và hệ thống cần nó để hoàn thành tốt nhất vai trò và trách nhiệm của họ.

ERP cũng đảm bảo rằng các trường dữ liệu và thuộc tính này được tập hợp lại thành tài khoản đúng trong sổ cái chung của công ty để tất cả các chi phí được theo dõi và đại diện đúng. Nếu các miếng đệm phanh trước được gọi là “phanh trước” trong một hệ thống phần mềm (hoặc có thể là một bộ bảng tính), “miếng đệm phanh” trong một hệ thống khác, và “miếng đệm trước” trong một hệ thống thứ ba, thì công ty sản xuất ô tô sẽ rất khó để xác định số tiền đã chi tiêu hàng năm cho miếng đệm phanh trước, và liệu có nên thay đổi nhà cung cấp hoặc đàm phán giá tốt hơn hay không.

Nguyên lý chính của ERP là tập trung thu thập dữ liệu để phân phối rộng rãi. Thay vì có nhiều cơ sở dữ liệu độc lập với một loạt các bảng tính không kết nối, hệ thống ERP mang lại trật tự cho sự hỗn loạn để tất cả người dùng – từ CEO đến nhân viên kế toán phải trả – có thể tạo, lưu trữ và sử dụng cùng một dữ liệu được tạo ra qua các quy trình chung. Với một kho dữ liệu tập trung và bảo mật, mọi người trong tổ chức có thể tin tưởng rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và đầy đủ. Tính toàn vẹn của dữ liệu được đảm bảo cho mọi nhiệm vụ được thực hiện trong toàn bộ tổ chức, từ báo cáo tài chính hàng quý đến một báo cáo nợ phải thu còn tồn đọng, mà không cần dựa vào các bảng tính dễ xảy ra lỗi.

Lợi ích của hệ thống ERP đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

– Tạo ra một mạng xã hội nội bộ trong công ty, cho phép nhân viên kết nối và trao đổi công việc một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn.

– ERP là hệ thống kế thừa, đồng nhất thông tin giữa các bộ phận thông qua các module tích hợp, giúp việc chuyển thông tin diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn mà không cần phải cập nhật dữ liệu.

– Thông tin được cập nhật đúng lúc, tập trung và đầy đủ giúp các lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Điều này giúp họ xác định cơ hội và thách thức nhanh hơn, sáng suốt hơn và giảm thiểu rủi ro kinh doanh.

– Giảm chi phí quản lý và vận hành thông qua một hệ thống thống nhất.

– Rút ngắn thời gian ra quyết định nhờ vào nguồn thông tin chính xác và nhanh chóng từ hệ thống trong thời gian thực.

– Hỗ trợ quản lý tài chính tốt hơn, đặc biệt là quản lý dòng tiền.

– Tự động hóa nhiều quy trình và hoạt động khác nhau trong công ty, giúp tăng tốc độ công việc.

– Bảo mật dữ liệu cao, đảm bảo an toàn thông tin quan trọng trong doanh nghiệp.

– Phân quyền truy cập, giúp các nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả hệ thống doanh nghiệp và kiểm soát toàn bộ hệ thống, bao gồm cả quá trình làm việc của nhân viên.

– Với ERP trên nền tảng đám mây, người dùng có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào, từ bất kỳ thiết bị kết nối mạng nào.

Sự khác biệt giữa hệ thống ERP với các hệ thống quản lý riêng lẻ

Tính tích hợp chính là điểm khác biệt cơ bản và quan trọng nhất giữa hệ thống ERP và các hệ thống quản lý rời rạc (như hệ thống quản lý nhân sự, quản lý kho,…). ERP là một hệ thống thống nhất, đa phân hệ, được tích hợp thành một kiến trúc tổng thể, giúp các hoạt động khác nhau liên kết chặt chẽ hơn, tăng tốc độ xử lý dữ liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động của từng phòng ban trong toàn doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ cho từng phòng ban, việc luân chuyển thông tin thường phải thực hiện thủ công (copy file, chuyển văn bản,…) dễ làm chậm hoặc gián đoạn tiến độ vận hành chung và khó kiểm soát luồng dữ liệu.

Tuy nhiên, khi ứng dụng hệ thống ERP, các hoạt động của đội ngũ nhân sự sẽ thực hiện theo quy trình, thông tin được truyền tự động và kiểm soát chặt chẽ hơn. Các báo cáo từ hệ thống ERP sẽ đầy đủ và chính xác hơn, từ đó nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.

Cách chọn giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp

Để chọn giải pháp ERP phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như quy mô công ty, nhu cầu và phạm vi triển khai ERP:

• Quy mô công ty (số công ty, chi nhánh, nhà máy cần triển khai ERP)
• Số lượng nhân sự sử dụng hệ thống ERP (nhân sự các phòng ban, chi nhánh, nhà máy)
• Nhóm sản phẩm, sản phẩm kinh doanh và sản xuất (sản lượng sản xuất, sản lượng bán, số lượng giao dịch/ngày)
• Hình thức sản xuất (đơn giản hay phức tạp) và nhu cầu quản lý sản xuất
• Quy mô mở rộng và phát triển trong tương lai (3 – 5 năm tới)
• Những vấn đề công ty cần quan tâm và khó khăn hiện tại của từng bộ phận, phòng ban cần giải quyết

Để đảm bảo triển khai thành công giải pháp ERP, doanh nghiệp cần đầu tư dự án theo chiến lược:

• Think Big – Nghĩ tổng thể để có giải pháp đáp ứng trong dài hạn
• Start Small – Bắt đầu với phạm vi vừa phải để đảm bảo thành công
• Do Fast – Thực hiện nhanh để tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả đầu tư

Ngân sách cho đầu tư ERP được xem như dự án đầu tư, tùy thuộc vào ngân sách mà chi phí sẽ được phân bổ và ghi nhận từ 5 đến 10 năm. Ngoài ra, khi chọn giải pháp ERP, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các quy trình chuẩn cho từng ngành (Best practices for Industry) để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.

Giới thiệu phần mềm ERP của Arito Solutions

Arito Solutions tự hào giới thiệu phần mềm ERP tiên tiến, được thiết kế để tối ưu hóa và tự động hóa quy trình quản lý doanh nghiệp. Phần mềm ERP của chúng tôi mang đến giải pháp toàn diện, nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

Tích hợp đa phân hệ:

• Quản lý tài chính: Tự động hóa kế toán, lập báo cáo tài chính chính xác.
• Quản lý nhân sự: Quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương.
• Quản lý kho: Theo dõi tồn kho, quản lý nhập xuất kho.
• Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất.
• Quản lý bán hàng: Quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng.

Lợi ích:

• Tăng hiệu quả hoạt động: Tự động hóa quy trình, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Nâng cao năng suất: Nhân viên tập trung vào công việc giá trị cao.
• Quản lý thông tin đồng nhất: Dữ liệu tập trung, dễ dàng truy cập.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Phản ứng nhanh với thay đổi thị trường, nâng cao chất lượng dịch vụ.

Phần mềm ERP của Arito Solutions là công cụ mạnh mẽ để quản lý toàn diện và hiệu quả mọi hoạt động doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu và dịch vụ hỗ trợ tận tâm, đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển bền vững.