Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì? Quy trình và cách xây dựng

Hệ thống quản lý doanh nghiệp đóng vai trò như trái tim của tổ chức, giúp điều hành, kiểm soát và tối ưu hóa mọi hoạt động kinh doanh, từ quy trình sản xuất, quản lý nhân sự đến chiến lược tiếp thị và tương tác với khách hàng. Vậy hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì và làm thế nào để xây dựng một hệ thống hiệu quả? Hãy cùng Arito khám phá ngay dưới đây.

1. Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì?

Hệ thống quản trị doanh nghiệp là một bộ công cụ toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý, đánh giá, và điều hành các dự án, nguồn nhân lực, cùng các tài nguyên khác. Thay vì quản lý rời rạc và thiếu liên kết, hệ thống này giúp tăng cường hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.

2. Sự khác biệt giữa EMS và ERP là gì?

Một số người có thể nhầm lẫn giữa Hệ thống quản lý doanh nghiệp (EMS) và Hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP), nhưng thực tế, hai khái niệm này có những khác biệt đáng kể. EMS có thể bao gồm ERP như một phần của gói, nhưng ERP là một ứng dụng độc lập, cung cấp các mô-đun riêng biệt để quản lý các chức năng văn phòng khác nhau.

Vì EMS tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh cần thiết trong một gói duy nhất, việc truyền tải thông tin giữa các bộ phận diễn ra nhanh chóng và chính xác. Hệ thống ERP có thể giúp kiểm tra kho, hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý và theo dõi các hoạt động của văn phòng hỗ trợ, nhưng EMS có thể đi xa hơn bằng cách giám sát đối thủ cạnh tranh, sử dụng phân tích dữ liệu tiên tiến theo thời gian thực để đề xuất các chiến lược thu hút khách hàng mới và theo dõi các mối quan hệ bên ngoài của tổ chức.

Không giống như ERP, EMS không dựa trên một kiến trúc cố định và các ứng dụng của nó sử dụng thông tin có sẵn trong cơ sở dữ liệu của tổ chức, giúp doanh nghiệp tận dụng dữ liệu của mình một cách hiệu quả hơn nhiều.

3. Lợi ích khi xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp

Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích vượt trội về tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất hoạt động và tăng tính cạnh tranh:

3.1. Tăng lợi thế cạnh tranh

Mặc dù triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, nhưng về lâu dài, nó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh. Thay vì áp dụng các quy trình làm việc lạc hậu, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực thông qua phần mềm, giúp cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ nổi bật hơn và giảm tỷ lệ sai sót so với đối thủ cạnh tranh.

3.2. Nâng cao hiệu quả làm việc

Hệ thống quản trị doanh nghiệp cung cấp một nền tảng toàn diện, loại bỏ các công việc lặp lại và giảm thiểu việc chuyển giao thông tin thủ công. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc hàng ngày bằng cách tối ưu hóa quy trình. Tất cả nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận dữ liệu và kết nối với các phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ.

3.3. Dự báo chính xác hơn về thị trường

Hệ thống quản lý doanh nghiệp cung cấp các báo cáo tổng hợp thời gian thực về khách hàng, doanh số bán hàng, giai đoạn cao điểm và nhiều thông tin khác. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường để dự báo tương lai. Dự báo chính xác hơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm vốn, giảm chi phí kinh doanh và quản lý đội ngũ hiệu quả.

3.4. Tạo liên kết chặt chẽ trong nội bộ

Sự tương tác và liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động mạnh mẽ. Nếu doanh nghiệp hoạt động theo cách làm việc đơn lẻ, điều này có thể dẫn đến thất bại.

Áp dụng hệ thống ERP cho phép tập trung dữ liệu nhất quán trên một nền tảng, giúp các phòng ban chia sẻ thông tin và cộng tác mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp đội ngũ nhân sự duy trì giao tiếp và phối hợp xử lý công việc ngay cả khi ở các chi nhánh hoặc địa điểm khác nhau.

3.5. Sắp xếp các quy trình hợp lý

Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các quy trình công việc một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Dù là quy trình đơn giản hay phức tạp, doanh nghiệp cũng có thể sắp xếp và quản lý hợp lý bằng phần mềm, giảm thiểu các công đoạn thừa, không cần thiết.

3.6. Tiết kiệm chi phí

Hệ thống quản trị doanh nghiệp giúp giảm chi phí và cho phép doanh nghiệp sử dụng ngân sách vào các lĩnh vực cần thiết khác. Doanh nghiệp cũng có thể quản lý hoạt động một cách chủ động, ngăn chặn gián đoạn, chậm trễ và đưa ra quyết định nhanh chóng. Với giải pháp phù hợp và nhà cung cấp đáng tin cậy, doanh nghiệp sẽ đạt được ROI mạnh mẽ.

3.7. Báo cáo tùy chỉnh

Phần mềm ERP giúp xây dựng báo cáo dễ dàng, linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu. Doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng báo cáo, phản hồi nhanh chóng đối với các yêu cầu dữ liệu phức tạp. Phần mềm ERP cũng cho phép người dùng dễ dàng truy xuất các dữ liệu mong muốn và trình bày theo hình thức biểu đồ, biểu mẫu theo yêu cầu. Người dùng có thể tự chạy báo cáo cá nhân mà không cần sự hỗ trợ của bộ phận công nghệ thông tin, giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc.

4. Vai trò của hệ thống quản lý trong doanh nghiệp

Với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP, doanh nghiệp có thể thiết lập một bộ máy quản trị toàn diện và áp dụng những tiến bộ công nghệ phù hợp. Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong các khía cạnh sau:

• Tùy chỉnh theo nhu cầu: ERP cho phép doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu và đặc thù riêng.
• Thích ứng linh hoạt: ERP dễ dàng thích ứng với sự thay đổi và phát triển của doanh nghiệp.
• Dữ liệu đáng tin cậy: ERP cung cấp nguồn dữ liệu chính xác và quyền truy cập từ nhiều vị trí và thiết bị khác nhau.
• Cải thiện độ chính xác: ERP nâng cao độ chính xác và nhất quán của dữ liệu.
• Bảo vệ thông tin: ERP bảo vệ tài nguyên thông tin và ngăn chặn rủi ro mất mát hoặc lộ dữ liệu.

Hệ thống ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn đảm bảo an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp.

5. Các bước xây dựng hệ thống quản lý của một doanh nghiệp

Dưới đây là 8 bước quan trọng để xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP hiệu quả:

1. Thiết lập quy chế quản trị hệ thống: Doanh nghiệp cần xây dựng các quy chế quản lý nội bộ, bao gồm các văn bản điều hành, kiểm soát và quản lý công ty, cũng như các quy định liên quan đến tài chính và quản lý tài sản.
2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức: Nhà quản lý cần tạo ra một sơ đồ tổ chức hợp lý, xây dựng tài liệu mô tả chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, thiết kế bản mô tả công việc cho các vị trí quan trọng và xây dựng ma trận phân công nhiệm vụ giữa các phòng ban.
3. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính: Quản lý các nguồn vốn của doanh nghiệp nhằm tối đa hóa lợi nhuận, bao gồm xây dựng quy trình, quy định và hướng dẫn để quản lý tạm ứng, quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ.
4. Xây dựng hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh: Thiết lập quy trình quản lý mua hàng, kiểm soát sản xuất, bán hàng, xử lý sản phẩm lỗi, quản lý xuất nhập tồn kho và xử lý thông tin khách hàng.
5. Xây dựng hệ thống quản trị nhân lực: Quản lý hiệu quả nguồn lao động bằng cách xây dựng các quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự, cũng như quản lý máy móc, bảo trì và sửa chữa.
6. Xây dựng hệ thống quản trị hành chính: Thiết lập quy trình, quy định và hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu và văn bản để đảm bảo sự hiệu quả và sắp xếp công việc hành chính một cách chặt chẽ, có tổ chức.
7. Kiểm soát ngân sách: Thiết lập kế hoạch ngân sách chi tiết và thực hiện quyết toán định kỳ để kiểm soát chi phí, đồng thời dự tính ngân sách từ giai đoạn đầu cho đến hai tháng sau khi hoàn thành công tác cải tiến hệ thống.
8. Theo dõi, đánh giá và đo lường hệ thống: Thiết lập tiêu chuẩn đo lường dựa trên thời gian, hiệu suất hoặc kết quả bán hàng, và theo dõi báo cáo công việc hàng ngày để nhận biết những ưu điểm và hạn chế trong quy trình làm việc mới.

Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp đúng cách là một bước đi quan trọng, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để đạt được thành công trong việc triển khai hệ thống, việc lựa chọn đối tác có kinh nghiệm và phù hợp là rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu xây dựng và triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với Arito để được hỗ trợ.