7 các câu hỏi về ERP mà mọi người cần biết về ERP

Phần mềm ERP đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh cho doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, để hiểu rõ và áp dụng hiệu quả ERP, doanh nghiệp cần nắm bắt các khía cạnh quan trọng, từ khái niệm cơ bản, sự khác biệt với các phần mềm khác, đến các nhà cung cấp uy tín trên thị trường. Việc đưa ra lựa chọn đúng đắn giữa ERP tại chỗ và trên Cloud cũng là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công trong quá trình triển khai. Cùng Arito tìm hiểu về các câu hỏi về ERP ngay trong bài viết dưới đây!

1. Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một giải pháp toàn diện được các tổ chức sử dụng để hợp nhất và tối ưu hóa các quy trình cốt lõi. ERP giúp liên kết các hệ thống dữ liệu, cung cấp thông tin quan trọng phục vụ cho các hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Hệ thống ERP tích hợp nhiều ứng dụng quan trọng như sản xuất, mua hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng (CRM), kế toán, nhân sự, quản lý dự án, và nhiều hơn nữa.

Khi được triển khai đúng cách, phần mềm ERP không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tăng cường lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc triển khai ERP là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự đầu tư lớn về công sức và thời gian, từ việc chọn nhà cung cấp, quản lý triển khai, đến tái cấu trúc quy trình và quản lý thay đổi trong tổ chức. Đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh trên toàn cầu, thách thức này càng lớn hơn. Để triển khai thành công, một đội ngũ quản lý dự án chuyên nghiệp là yếu tố then chốt.

2. Các nhà cung cấp ERP uy tín trên thị trường

Trên thị trường hiện nay, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, và Arito Solutions là những nhà cung cấp ERP hàng đầu và được tìm kiếm nhiều nhất.

Đối với các tổ chức nhỏ, những nhà cung cấp phần mềm ERP tích hợp như Odoo cũng rất phổ biến. Odoo nổi bật với chi phí phải chăng, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp có thể mua các ứng dụng của Odoo theo từng giai đoạn mà không cần phải đầu tư một khoản tiền lớn ngay từ đầu, nhưng vẫn đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa các dữ liệu.

Để đánh giá hiệu quả của một giải pháp ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và chiến lược phát triển ngắn hạn cũng như dài hạn. Một giải pháp ERP tốt là giải pháp phù hợp với cả hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.

3. Những loại hình doanh nghiệp nào sử dụng phần mềm ERP?

Phần mềm ERP mang lại giá trị thiết thực cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực. Gần đây, khi các doanh nghiệp lớn còn gặp khó khăn với hệ thống ERP cồng kềnh, các doanh nghiệp nhỏ đã tận dụng một cách khéo léo lợi thế từ các hệ thống ERP tích hợp.

Những tổ chức đang thực hiện chiến lược chuyển đổi số thường triển khai ERP để hỗ trợ các mục tiêu số hóa. Họ sử dụng công nghệ để xây dựng các mô hình kinh doanh mới và thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp. Mục tiêu của họ khi triển khai ERP là cải thiện tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng.

4. Sự khác biệt giữa phần mềm ERP và CRM là gì?

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là công cụ tự động hóa các hoạt động bán hàng và marketing của doanh nghiệp. CRM có thể là một phần nhỏ trong hệ thống ERP, nhưng cũng có những doanh nghiệp chọn triển khai CRM từ một nhà cung cấp khác và tích hợp với hệ thống ERP hiện tại của họ.

Phần mềm CRM cung cấp dữ liệu thời gian thực về hành vi và nhân khẩu học của khách hàng, giúp doanh nghiệp tương tác hiệu quả hơn với khách hàng tiềm năng và hiện hữu. Chức năng CRM trong ERP không chỉ giúp tối đa hóa lợi ích của ERP mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Nếu hệ thống ERP của bạn đã tích hợp CRM, hãy tận dụng triệt để trước khi nghĩ đến việc triển khai thêm một phần mềm CRM khác.

5. Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên sản xuất (MRP II) là gì?

Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên sản xuất (MRP II) thường được tích hợp trong các hệ thống ERP. Trong khi ERP quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, MRP II tập trung vào các quy trình sản xuất, đặc biệt là quản lý nguyên liệu và sản phẩm qua các kế hoạch sản xuất. Ví dụ, khi bạn cần mua nguyên liệu thô để sản xuất, MRP II sẽ giúp bạn tạo hóa đơn nguyên vật liệu chính xác.

6. Phần mềm ERP có giá bao nhiêu?

Chi phí cho phần mềm ERP đóng gói thường cao hơn so với các giải pháp tích hợp mở. Tuy nhiên, các nhà cung cấp lớn cũng có những gói giải pháp riêng lẻ, cho phép doanh nghiệp lựa chọn các chức năng cần thiết thay vì đầu tư vào một hệ thống ERP hoàn chỉnh.

Chi phí license phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và mô hình triển khai. Mặc dù điện toán đám mây có thể rẻ hơn trong ngắn hạn, nhưng về dài hạn, chi phí có thể cao hơn so với giải pháp tại chỗ On-Premise. Các dịch vụ Cloud và SaaS ERP thường tính phí dựa trên số người dùng hoặc số ứng dụng.

Ngoài ra, còn có các chi phí liên quan đến bảo trì, tùy chỉnh, và đầu tư nguồn lực. Doanh nghiệp cần có nhân sự để cấu hình, di chuyển dữ liệu, và triển khai hệ thống. Ngoài các yếu tố kỹ thuật, doanh nghiệp cũng cần lập ngân sách cho việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quản lý thay đổi. Tỷ lệ chi phí phần mềm so với chi phí dịch vụ lý tưởng là 2:3.

Nếu một đề xuất từ nhà cung cấp không hợp lý, doanh nghiệp có thể thuê một nhà tư vấn phần mềm độc lập để thương lượng mức giá tốt hơn. Một số chuyên gia tư vấn ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm 30-60% chi phí bằng cách xác định rõ yêu cầu và lên kế hoạch triển khai phù hợp.

Mặc dù ERP là một khoản đầu tư lớn và rủi ro cao, nhưng chi phí không nên là yếu tố quyết định duy nhất. Nếu triển khai đúng cách và kiểm soát dự án tốt, doanh nghiệp có thể thu hồi chi phí đầu tư trong vòng ba năm nhờ những lợi ích mà ERP mang lại.

7. Một số rủi ro liên quan đến phần mềm ERP

ERP mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro cao. Nếu không quản lý đúng cách, các dự án ERP có thể bị chậm tiến độ, đội chi phí và gặp khó khăn trong việc đạt được sự đồng thuận từ nhân viên. Rủi ro lớn nhất không phải là thất bại hoàn toàn mà là tỷ lệ ROI thấp nếu ERP không được liên kết chặt chẽ với các quy trình kinh doanh và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

8. Nên lựa chọn phần mềm ERP tại chỗ hay trên Cloud?

Khi doanh nghiệp cân nhắc triển khai phần mềm ERP, một trong những quyết định quan trọng là chọn giữa giải pháp ERP tại chỗ (On-Premise) hoặc trên Cloud. Mỗi phương thức đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình và mục tiêu kinh doanh.

1. ERP tại chỗ (On-Premise):
   • Ưu điểm:
     • Kiểm soát hoàn toàn: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát hệ thống và dữ liệu, giúp đảm bảo an ninh thông tin theo tiêu chuẩn riêng.
     • Tùy chỉnh linh hoạt: Hệ thống có thể được tùy chỉnh sâu rộng để phù hợp với quy trình cụ thể của doanh nghiệp.
     • Không phụ thuộc vào kết nối Internet: Vì hệ thống được triển khai nội bộ, doanh nghiệp không bị ảnh hưởng bởi sự cố mạng.
   • Nhược điểm:
     • Chi phí đầu tư ban đầu cao: Doanh nghiệp phải đầu tư lớn cho cơ sở hạ tầng, phần cứng và chi phí bảo trì.
     • Đòi hỏi nguồn nhân lực IT mạnh: Cần có đội ngũ IT chuyên nghiệp để quản lý và bảo trì hệ thống.
     • Khó mở rộng: Mở rộng quy mô hệ thống có thể phức tạp và tốn kém.
2. ERP trên Cloud:
   • Ưu điểm:
     • Chi phí ban đầu thấp: Doanh nghiệp không cần đầu tư vào hạ tầng phần cứng, chi phí thường được tính theo mô hình thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm.
     • Dễ dàng mở rộng: Hệ thống có thể được mở rộng nhanh chóng theo nhu cầu mà không cần đầu tư thêm vào phần cứng.
     • Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, cho phép nhân viên truy cập từ xa qua Internet.
   • Nhược điểm:
     • Phụ thuộc vào kết nối Internet: Hoạt động của hệ thống phụ thuộc vào chất lượng kết nối mạng.
     • An ninh và quyền riêng tư: Mặc dù các nhà cung cấp Cloud thường có bảo mật cao, nhưng một số doanh nghiệp có thể lo ngại về việc dữ liệu của mình nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp.
     • Khả năng tùy chỉnh hạn chế: Cloud ERP có thể không cung cấp mức độ tùy chỉnh sâu rộng như hệ thống tại chỗ.

Kết luận:

• ERP tại chỗ phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có yêu cầu cao về bảo mật dữ liệu và cần hệ thống tùy chỉnh sâu rộng.
• ERP trên Cloud là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần một giải pháp linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng.

Việc lựa chọn giữa ERP tại chỗ hay trên Cloud cần dựa trên nhu cầu cụ thể, ngân sách và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

Việc lựa chọn và triển khai phần mềm ERP là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hiểu rõ các câu hỏi thường gặp về ERP sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu và chiến lược phát triển của mình. Dù là ERP tại chỗ hay trên Cloud, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý chặt chẽ sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích mà ERP mang lại.