Phần mềm CRM là gì? Top 10 phần mềm CRM hiệu quả nhất

CRM, hay Customer Relationship Management, không chỉ là một phần mềm mà là một chiến lược quản lý quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Tích hợp các công nghệ và quy trình kinh doanh, CRM giúp doanh nghiệp tổ chức, tự động hóa và tối ưu hóa tương tác với khách hàng, từ việc thu thập thông tin đến việc tiếp cận và duy trì mối quan hệ lâu dài. Trong bài viết này, hãy cùng Arito khám phá top 10 phần mềm CRM được đánh giá là hiệu quả nhất, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và giúp tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

1. CRM là gì?

CRM (Customer Relationship Management) là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh và tiếp thị hiện đại. Nó không chỉ là một phần mềm hay một hệ thống, mà còn là một chiến lược toàn diện được các doanh nghiệp áp dụng để quản lý và tương tác với khách hàng của mình một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc thu thập, lưu trữ, và phân tích thông tin khách hàng để có được cái nhìn sâu sắc về hành vi, nhu cầu và mong muốn của họ.

CRM chứa đựng một loạt các công cụ và quy trình được thiết kế để giúp các doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và tăng cường trải nghiệm của họ. Mục tiêu chính của CRM là tối ưu hóa việc tương tác với khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, tạo ra các chiến lược tiếp thị phù hợp, và cung cấp dịch vụ hỗ trợ cá nhân hóa.

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc triển khai CRM là khả năng tạo ra một cơ sở dữ liệu khách hàng đồng nhất và được cập nhật liên tục. Thông qua việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như email, trang web, mạng xã hội, và cuộc gọi điện thoại, CRM giúp các doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về mỗi khách hàng và tương tác với họ một cách cá nhân hóa hơn. Điều này giúp tăng cường sự hiểu biết về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển các chiến lược tiếp thị và bán hàng.

2. Phần mềm CRM là gì?

2.1. Tìm hiểu về phần mềm CRM

Phần mềm CRM (hay phần mềm quản lý khách hàng) là một ứng dụng công nghệ được phát triển để hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý mối quan hệ với khách hàng một cách hiệu quả. Được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản của CRM, phần mềm này giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Phần mềm CRM thường bao gồm nhiều tính năng và chức năng, từ việc quản lý thông tin khách hàng cơ bản đến việc phân tích dữ liệu chi tiết về hành vi và xu hướng của khách hàng. Một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm CRM là khả năng tự động hóa việc thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như email, cuộc gọi điện thoại, trang web và mạng xã hội. Điều này giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu khách hàng đồng nhất và được cập nhật liên tục, từ đó cung cấp cái nhìn toàn diện về mỗi khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tương tác cá nhân hóa hơn.

Ngoài việc quản lý thông tin khách hàng, phần mềm CRM cũng cung cấp các công cụ giúp quản lý các hoạt động bán hàng và tiếp thị. Các tính năng như quản lý liên hệ, quản lý tác vụ, quản lý chiến dịch tiếp thị, và quản lý dữ liệu bán hàng giúp các nhân viên bán hàng và tiếp thị dễ dàng theo dõi và quản lý tất cả các hoạt động của họ một cách hiệu quả. Hơn nữa, phần mềm CRM thường tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng và tạo ra các chiến lược tiếp thị và bán hàng phù hợp.

Một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm CRM là khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phản ánh các quy trình kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Điều này giúp các doanh nghiệp tạo ra một trải nghiệm sử dụng tối ưu cho nhân viên và khách hàng của mình. Hơn nữa, các tính năng tự động hóa trong phần mềm CRM cũng giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua việc giảm thiểu thủ công và lặp lại.

2.2. Đối tượng sử dụng

2.2.1. Doanh nghiệp

Một trong những đối tượng chính sử dụng phần mềm quản lý khách hàng là các doanh nghiệp hoạt động trong mọi ngành công nghiệp. Các doanh nghiệp từ lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ, sản xuất đến tài chính và bất động sản đều có thể tận dụng các tính năng của phần mềm CRM để quản lý mối quan hệ với khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình. Bằng cách sử dụng phần mềm CRM, các doanh nghiệp có thể tạo ra các chiến lược tiếp thị và bán hàng được cá nhân hóa hơn, từ đó nâng cao hiệu suất và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường.

2.2.2. Nhân viên bán hàng – Sale

Ngoài ra, các đội ngũ bán hàng và tiếp thị cũng là một trong những đối tượng chính sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng CRM. Với các tính năng như quản lý khách hàng, theo dõi tương tác, và tự động hóa quy trình, phần mềm CRM giúp đội ngũ này tối ưu hóa việc quản lý danh sách khách hàng, tạo ra các chiến lược tiếp thị hiệu quả, và tăng cường khả năng chăm sóc khách hàng. Việc sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng CRM cũng giúp đội ngũ bán hàng và tiếp thị có cái nhìn toàn diện về hoạt động của khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tương tác và phát triển mối quan hệ. 

2.2.3. Các nhà quản lý và lãnh đạo

Các nhà quản lý và lãnh đạo cũng là một trong những đối tượng chính sử dụng phần mềm CRM. Phần mềm này cung cấp cho họ cái nhìn sâu sắc về hoạt động kinh doanh và hiệu suất của đội ngũ, từ đó giúp họ đưa ra các quyết định chiến lược và phát triển kế hoạch cho doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi và phân tích dữ liệu từ phần mềm CRM, các nhà quản lý có thể nhận diện được các xu hướng và cơ hội mới, từ đó tạo ra các chiến lược kinh doanh phù hợp và tối ưu hóa hiệu suất tổ chức.

2.2.3. Nhân viên dịch vụ khách hàng

Các chuyên viên dịch vụ hỗ trợ khách hàng cũng là một trong những đối tượng sử dụng phần mềm CRM. Với tính năng quản lý tác vụ và theo dõi tương tác, phần mềm quản lý khách hàng giúp họ quản lý hiệu quả các yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, và tăng cường mức độ hài lòng của khách hàng. Điều này giúp cải thiện dịch vụ hỗ trợ, xây dựng mối quan hệ khách hàng lâu dài, và tạo ra sự tin cậy và trung thành từ phía khách hàng.

2.2.2. Nhân viên marketing

Đối với nhóm này, phần mềm CRM là một công cụ quan trọng để quản lý chiến lược tiếp thị và tương tác với khách hàng. Họ có thể sử dụng phần mềm để theo dõi hiệu suất các chiến dịch tiếp thị, phân tích dữ liệu khách hàng để tạo ra các chiến lược tiếp thị được cá nhân hóa, và tương tác với khách hàng qua nhiều kênh khác nhau như email, trang web, mạng xã hội. Phần mềm CRM cung cấp cho nhân viên Marketing cái nhìn toàn diện 

2.2.5. Bộ phận kế toán và tài chính

Đối với bộ phận kế toán tài chính, phần mềm CRM có thể giúp quản lý thông tin về thanh toán, hợp đồng, và các giao dịch tài chính liên quan đến khách hàng. Họ có thể sử dụng phần mềm để theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng, tạo ra các báo cáo về doanh số bán hàng và doanh thu, và quản lý các hợp đồng và cam kết với khách hàng. Điều này giúp bộ phận Kế toán và Tài chính hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp và tối ưu hóa quy trình thanh toán và hạch toán.

2.2.6. Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật

Cuối cùng, đối với các nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, phần mềm CRM có thể giúp quản lý các yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng, theo dõi tiến độ giải quyết vấn đề, và cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho khách hàng. Họ có thể sử dụng phần mềm để tạo và giao các phiếu hỗ trợ, theo dõi lịch sử tương tác với khách hàng, và tạo ra các báo cáo về hiệu suất hỗ trợ. Phần mềm CRM giúp nhân viên Hỗ trợ Kỹ thuật tối ưu hóa quy trình hỗ trợ, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng, và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ chất lượng.

Có thể thấy rằng, CRM là một công cụ đa năng và quan trọng cho nhiều đối tượng trong tổ chức và doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quản lý mối quan hệ khách hàng và cải thiện hiệu suất kinh doanh.

3. Doanh nghiệp nhỏ có cần CRM không?

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng phần mềm CRM có thể đem lại nhiều lợi ích quan trọng. Dưới đây là một số lý do chính khi doanh nghiệp nhỏ áp dụng CRM:

• CRM giúp quản lý khách hàng hiệu quả: Dù là doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý mối quan hệ với khách hàng vẫn rất quan trọng. Phần mềm CRM giúp tổ chức thông tin về khách hàng một cách cấu trúc, từ việc lưu trữ thông tin liên hệ cho đến lịch sử mua hàng và tương tác. Điều này giúp doanh nghiệp nhỏ theo dõi và hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra các chiến lược tiếp thị và dịch vụ cá nhân hóa.
• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Bằng cách sử dụng phần mềm CRM, doanh nghiệp nhỏ có thể cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng thông qua việc theo dõi lịch sử tương tác và ưu tiên cá nhân của họ. Trải nghiệm khách hàng được cải thiện sẽ tạo ra sự hài lòng và lòng trung thành từ phía khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán hàng và tăng cường mối quan hệ lâu dài.
• Tối ưu hóa chiến lược tiếp thị: Với phần mềm CRM, doanh nghiệp nhỏ có thể phân tích dữ liệu khách hàng để nhận biết xu hướng mua hàng và ưa thích sản phẩm/dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp nhỏ tạo ra các chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn, từ việc tập trung vào khách hàng tiềm năng cho đến việc xác định các kênh tiếp thị hiệu quả nhất.
• Tăng cường hiệu suất làm việc: Phần mềm CRM giúp tự động hóa quy trình kinh doanh và tối ưu hóa các tác vụ quản lý khách hàng, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng thay vì dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính.
• Dễ dàng mở rộng và phát triển: Khi doanh nghiệp nhỏ phát triển, việc sử dụng phần mềm CRM từ đầu sẽ giúp họ dễ dàng mở rộng cơ sở khách hàng và quản lý tăng trưởng một cách hiệu quả. Phần mềm CRM cung cấp khả năng mở rộng linh hoạt và hỗ trợ việc quản lý khách hàng trong quá trình phát triển doanh nghiệp.
• Tạo sự chuyên nghiệp và tin cậy: Sử dụng phần mềm CRM cho thấy doanh nghiệp nhỏ có một cơ sở hạ tầng kinh doanh chuyên nghiệp và hiện đại, góp phần tạo ra ấn tượng tích cực với khách hàng, từ việc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và cá nhân hóa đến việc duy trì một mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Mặc dù có quy mô nhỏ, việc sử dụng phần mềm CRM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ, từ việc quản lý khách hàng hiệu quả đến việc tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và tăng cường trải nghiệm khách hàng. Phần mềm quản lý khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp nhỏ tăng cường hiệu suất làm việc mà còn giúp họ tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp và tin cậy trong mắt khách hàng.

4. Phân loại phần mềm CRM

Phần mềm quản lý khách hàng CRM được phân loại thành nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào tính năng, mục đích sử dụng và quy mô doanh nghiệp, một số phân loại phổ biến như: 

4.1. CRM dựa trên đám mây (Cloud-based CRM)

• CRM dựa trên đám mây là một loại phần mềm CRM được lưu trữ và quản lý trên các máy chủ đám mây của nhà cung cấp dịch vụ.
• Điều này cho phép người dùng truy cập vào hệ thống từ bất kỳ đâu và bằng bất kỳ thiết bị nào chỉ cần có kết nối internet.
• CRM dựa trên đám mây thường có chi phí triển khai thấp và không đòi hỏi về cơ sở hạ tầng máy chủ riêng, phù hợp đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và trung bình.

4.2. CRM tự lưu trữ (Self-hosted CRM):

• CRM tự lưu trữ là loại phần mềm CRM mà doanh nghiệp tự cài đặt và vận hành trên cơ sở hạ tầng máy chủ nội bộ của họ.
• Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có cơ sở hạ tầng IT phát triển và duy trì để quản lý và bảo trì hệ thống CRM của mình.
• CRM tự lưu trữ thường cung cấp kiểm soát và an ninh dữ liệu cao hơn so với CRM dựa trên đám mây, nhưng cũng có thể đòi hỏi chi phí triển khai và duy trì cao hơn.

4.3. CRM doanh nghiệp nhỏ (Small Business CRM):

• CRM dành cho doanh nghiệp nhỏ là những phần mềm được thiết kế đặc biệt để phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ với quy mô tương đối nhỏ.
• Chúng thường có các tính năng cơ bản như quản lý liên hệ, quản lý khách hàng và tự động hóa tiếp thị, nhưng có thể thiếu các tính năng phức tạp hơn như phân tích dữ liệu sâu và quản lý dự án.

4.4. CRM doanh nghiệp lớn (Enterprise CRM):

• CRM dành cho doanh nghiệp lớn là các hệ thống CRM mạnh mẽ và toàn diện được thiết kế để phục vụ các doanh nghiệp với quy mô lớn và phức tạp.
• Chúng có thể tích hợp nhiều tính năng như quản lý khách hàng, quản lý dự án, tự động hóa tiếp thị, phân tích dữ liệu, và tích hợp với các hệ thống khác như ERP (Enterprise Resource Planning).
• CRM doanh nghiệp lớn thường đòi hỏi một chi phí triển khai và duy trì cao, nhưng cung cấp khả năng mở rộng và tùy chỉnh cao hơn để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

4.5. CRM dành cho ngành (Industry-specific CRM):

• CRM dành cho ngành là các phần mềm CRM được tùy chỉnh và tối ưu hóa cho các ngành công nghiệp cụ thể như bán lẻ, dịch vụ tài chính, y tế, và bất động sản.
• Chúng cung cấp các tính năng và mẫu dữ liệu được tối ưu hóa cho các ngành công nghiệp cụ thể, giúp doanh nghiệp tận dụng các quy trình và chuẩn mực ngành để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của họ.

Mỗi loại phần mềm CRM đều có ưu điểm và hạn chế riêng, và việc lựa chọn loại phần mềm phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp.

 

5. 11 tính năng thường có trong phần mềm CRM

Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM thường có một loạt các tính năng được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả, cụ thể như:

5.1. Quản lý thông tin khách hàng

Một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý khách hàng CRM là khả năng quản lý thông tin chi tiết về khách hàng. Điều này bao gồm lưu trữ thông tin cá nhân của khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, email và các thông tin khác liên quan. CRM cũng cho phép ghi chú về các cuộc gặp gỡ, cuộc gọi điện, email hoặc bất kỳ tương tác nào khác với khách hàng, giúp tạo ra một hồ sơ toàn diện về mỗi khách hàng.

5.2. Quản lý tương tác khách hàng

Tính năng này cho phép người dùng theo dõi và quản lý tất cả các tương tác với khách hàng từ các kênh khác nhau như email, điện thoại, trò chuyện trực tuyến, và mạng xã hội. Việc ghi lại lịch sử tương tác này giúp nhân viên bán hàng và tiếp thị hiểu rõ hơn về mối quan hệ với khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tương tác tiếp theo. 

Ngoài ra, phần mềm quản lý khách hàng CRM cũng cho phép người dùng quản lý danh sách các liên hệ trong hệ thống. Điều này bao gồm cả khách hàng hiện tại và tiềm năng, đối tác kinh doanh, và các cá nhân quan trọng khác. CRM thường cung cấp các công cụ để phân loại và nhóm các liên hệ dựa trên các tiêu chí như ngành nghề, địa điểm, hoặc mức độ ưu tiên.

5.3. Quản lý tác vụ và lịch trình

Tính năng này cho phép người dùng tạo và quản lý các tác vụ, hẹn giờ và sự kiện liên quan đến khách hàng hoặc công việc kinh doanh. Cụ thể, CRM thường cung cấp các công cụ như lịch và hẹn giờ, nhắc nhở, và ghi chú để giúp nhân viên theo dõi và hoàn thành các tác vụ một cách hiệu quả.

5.4. Tự động hóa tiếp thị và bán hàng

Một trong những ưu điểm lớn của phần mềm chăm sóc khách hàng CRM là khả năng tự động hóa các quy trình tiếp thị và bán hàng, thường là các việc tự động gửi email tiếp thị, tạo ra các chiến dịch tiếp thị tự động dựa trên hành vi của khách hàng, và tự động ghi lại các tương tác với khách hàng trong hệ thống.

5.5. Phân tích và báo cáo

Tính năng phân tích và báo cáo cho phép người dùng phân tích dữ liệu khách hàng và hiểu rõ hơn về hành vi và xu hướng của họ. Phần mềm quản lý khách hàng CRM thường cung cấp các báo cáo chuẩn và công cụ phân tích để theo dõi hiệu suất bán hàng, hiệu quả tiếp thị, và mức độ hài lòng của khách hàng.

5.6. Quản lý đội ngũ bán hàng:

Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi hiệu suất của đội ngũ bán hàng, như ghi lại hoạt động bán hàng của từng nhân viên, theo dõi doanh số bán hàng, xác định các mục tiêu bán hàng và theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu này. Quản lý đội ngũ bán hàng cũng cho phép điều chỉnh phân chia công việc và tạo ra các kế hoạch đào tạo và phát triển cho nhân viên bán hàng.

5.7. Quản lý kênh phân phối

Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM cung cấp tính năng quản lý kênh phân phối nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các kênh phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ của họ, bao gồm việc ghi lại thông tin về các đối tác phân phối, quản lý các hợp đồng và cam kết với họ, và theo dõi hiệu suất của từng kênh phân phối. Quản lý kênh phân phối cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược phân phối và tối đa hóa hiệu suất bán hàng thông qua các kênh này.

5.8. Quản lý chương trình khuyến mãi

Tính năng quản lý chương trình khuyến mãi cũng giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các chương trình khuyến mãi và chiến lược giảm giá được tốt hơn. Đặc biệt trong quá trình ghi lại thông tin về các chương trình khuyến mãi, quản lý ngân sách cho các chiến dịch khuyến mãi, và theo dõi hiệu suất của từng chiến dịch. Đồng thời, tính năng này cũng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các chiến dịch khuyến mãi và điều chỉnh chiến lược tiếp thị của họ một cách linh hoạt.

5.9. Quản lý tồn kho, công nợ, đơn hàng

Tính năng quản lý tồn kho, công nợ góp phần giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các hoạt động liên quan đến tồn kho, công nợ và đơn hàng, chẳng hạn như: thông tin về hàng tồn kho, quản lý đơn hàng từ khách hàng, và theo dõi các khoản nợ và thanh toán từ khách hàng. Quản lý tồn kho, công nợ, và đơn hàng giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt trong quy trình kinh doanh và đảm bảo rằng họ có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

5.10. Xử lý báo cáo đa chiều

Phần mềm quản lý khách hàng CRM thường cung cấp tính năng này nhằm giúp doanh nghiệp tạo ra và xử lý các báo cáo đa chiều từ dữ liệu khách hàng và hoạt động kinh doanh của họ. Cụ thể hơn, phần mềm sẽ thực hiện tạo ra các báo cáo tùy chỉnh để phân tích hiệu suất bán hàng, tiếp thị, và dịch vụ khách hàng, từ đó đưa ra quyết định chiến lược và điều chỉnh chiến lược kinh doanh của họ.

5.11. Quản lý bảo hành, bảo trì khách hàng

Cuối cùng, phần mềm CRM cũng có tính năng  ghi lại thông tin về các yêu cầu bảo hành, theo dõi tiến độ xử lý và giải quyết các yêu cầu này, và ghi chép lịch sử bảo trì của từng khách hàng, góp phần giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ chất lượng và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

6. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm CRM

6.1. Tăng hiệu suất làm việc, tăng doanh thu cho tổ chức

Sử dụng phần mềm CRM không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc tăng doanh thu cho tổ chức. Một trong những lợi ích chính của việc áp dụng CRM là việc cung cấp một nền tảng để tổ chức thông tin về khách hàng một cách hiệu quả hơn. Thay vì phải dựa vào các công cụ thủ công như bảng tính, nhân viên có thể truy cập và cập nhật thông tin khách hàng từ một nền tảng duy nhất. Điều này giúp họ tiết kiệm thời gian và năng lượng, tập trung vào các hoạt động quan trọng khác trong công việc của mình.

Tính năng tự động hóa trong phần mềm CRM cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng hiệu suất làm việc. Việc tự động hóa các tác vụ như gửi email tiếp thị, tạo ra các nhắc nhở hoặc thông báo, giúp giảm bớt công việc lặp lại và loại bỏ các quy trình thủ công. Điều này không chỉ làm tăng năng suất mà còn giảm thiểu sai sót trong các hoạt động hàng ngày.

Bên cạnh đó, phần mềm CRM cũng giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách cung cấp công cụ để quản lý và theo dõi các hoạt động kinh doanh một cách toàn diện. Việc phân tích dữ liệu và tạo báo cáo từ CRM giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và hành vi của khách hàng. Từ đó, họ có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh của mình, tối ưu hóa hoạt động tiếp thị và bán hàng để tăng cường doanh thu và lợi nhuận.

6.2. Ra quyết định chiến thuật

Phần mềm CRM cung cấp cho doanh nghiệp một nguồn dữ liệu chi tiết về khách hàng và hoạt động kinh doanh. Thông qua việc tổ chức và lưu trữ thông tin khách hàng một cách cấu trúc, CRM giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu, ưu tiên và hành vi của khách hàng. Điều này cung cấp một cơ sở vững chắc để đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế và phản hồi từ khách hàng.

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích các chỉ số hiệu suất kinh doanh một cách chi tiết. Tính năng phân tích và báo cáo trong CRM cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng. Điều này giúp nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp hiểu rõ hơn về điều gì đang hoạt động và điều gì không, từ đó có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt và hiệu quả.

Phần mềm CRM cung cấp khả năng tạo ra các báo cáo tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Nhờ vào tính linh hoạt này, những quyết định chiến lược có thể được đưa ra dựa trên dữ liệu và thông tin cụ thể mà doanh nghiệp quan tâm. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tạo ra các báo cáo về xu hướng mua hàng của khách hàng, hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị hoặc tương tác của khách hàng với dịch vụ hỗ trợ, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

6.3. Bảo mật dữ liệu và tuân thủ

Tính bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu đối với mọi công cụ được sử dụng trong quy trình vận hành của doanh nghiệp đặc biệt khi tổ chức của bạn đang sử dụng giải pháp Saas (có nghĩa là một phần lớn, nếu không phải tất cả, dữ liệu khách hàng của bạn nằm trong đám mây).

Dữ liệu khách hàng là một thứ vô cùng quý giá, đặc biệt là trong thời kỳ công nghệ số như hiện nay. Khi công nghệ càng phát triển, mỗi cá nhân thậm chí là doanh nghiệp càng có nhiều thông tin cần phải tiến hành bảo mật. Bảo mật nó không chỉ là duy trì sự riêng tư; đó là việc bảo vệ các mối quan hệ có lợi mà tác động trực tiếp đến lợi nhuận của bạn. 

6.4. Khả năng truy cập di động

Các phần mềm CRM có ứng dụng di động sẽ đảm bảo đội ngũ của bạn có quyền truy cập vào dữ liệu CRM ở mọi nơi. Nhân viên kinh doanh tại địa điểm bán hàng có thể lấy thông tin về khách hàng gần đó, đến gặp trực tiếp và dễ dàng cập nhật thông tin mới cho  mọi người trong doanh nghiệp bằng cách cập nhật thông tin vào CRM qua ứng dụng di động.

Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng phần mềm CRM bạn chọn có thể hỗ trợ nền tảng thiết bị di động phù hợp với thiết bị di động của người lao động trong doanh nghiệp và nó cung cấp đủ tính năng như phiên bản trên máy tính bởi một số ứng dụng chỉ cung cấp chế độ xem thông tin hoặc quy trình bán hàng của bạn nhưng không cho phép bạn cập nhật cho đến khi bạn sử dụng phiên bản máy tính.

7. 10 phần mềm CRM hiệu quả nhất

7.1. Phần mềm quản lý khách hàng CRM Arito

Trong một thời kỳ đầy hứa hẹn với sự bùng nổ của các tiến bộ công nghệ, việc lựa chọn một phần mềm quản lý khách hàng thích hợp trở nên ngày càng quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và linh hoạt trong tiến trình quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, không thể không nhắc đến phần mềm CRM tiên tiến nhất hiện nay – Arito. Hệ thống phần mềm này được phát triển bởi công ty Arito Smart Solutions, không chỉ là một phần mềm chăm sóc khách hàng thông thường, mà là một hệ sinh thái đa dạng và tích hợp đầy đủ các tính năng chuyên sâu, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp sản xuất và bán hàng từ mọi quy mô.

Đến với phần mềm chăm sóc khách hàng CRM Arito: 

• Cung cấp nền tảng quản lý khách hàng đơn giản, thân thiện với người dùng
• Hệ thống kết nối đa kênh để thu thập tự động thông tin khách hàng từ các mạng xã hội như Facebook, Zalo,…
• Phân tích, phân loại danh sách khách hàng tiềm năng, khách hàng có quan tâm đến sản phẩm của doanh nghiệp
• Hệ thống phân tích khách hàng để có chiến lược marketing nhằm tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn
• Giải pháp online, sử dụng được mọi lúc mọi nơi, đa ngôn ngữ, đa tiền tệ

Đặc biệt, một số tính năng chính trong phân hệ chăm sóc khách hàng của CRM Arito:

• Phân loại khách hàng theo nhiều tình trạng khác nhau, tạo thuận lợi cho việc chăm sóc khách hàng
• Thực hiện các chiến dịch quảng cáo trên các kênh email marketing, zalo OA, Zalo DNZ,…
• Xây dựng hệ thống tổng đài ảo, chăm sóc tự động đối với khách hàng
• Hệ thống kết nối đa kênh giúp tổng hợp thông tin khách hàng từ các nền tảng, dễ dàng khai thác
• Nhập liệu, lưu trữ thông tin trao đổi chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp
• Phân chia rõ ràng danh sách các khách hàng cho từng nhân viên phụ trách
• Cập nhật tiến độ và tăng cơ hội tiếp cận khách hàng, tăng hiệu suất chốt đơn hàng
• Phân quyền sử dụng theo tài khoản người dùng

Liên hệ ngay với Arito để nhận tư vấn miễn phí!

7.2. Phần mềm chăm sóc khách hàng CRMViet

CRMVIET được chính thức thành lập từ năm 2010 hiện đang cung cấp phần mềm quản trị khách hàng cho khoảng 1500 doanh nghiệp vừa và nhỏ. CRM Việt cung cấp tính năng trong các hoạt động như: quản lý khách hàng, marketing automation, hỗ trợ bán hàng, quản lý công việc, tích hợp đa kênh,…

Một số chức năng chính mà phần mềm CRMVIET cung cấp:

• Quản lý khách hàng
• Chăm sóc khách hàng
• Quản lý Marketing – Automation Marketing
• Hỗ trợ phiên bản Mobile
• Tích hợp đa kênh
• Quản lý công việc

Đánh giá chung phần mềm CRM Việt

• Phần mềm của người Việt phù hợp với các doanh nghiệp Việt
• Có bản sử dụng miễn phí cho 1 user
• Bản On Cloud phát triển sau nên có nhiều tính năng chưa theo kịp bản On Premise
• Phức tạp do tích hợp nhiều phân hệ: Quản lý kho, quản lý thu chi,… giao diện chưa bắt mắt
• Không phù hợp với doanh nghiệp lớn

(nguồn: link: https://crmviet.vn/feature-quan-ly-khach-hang/)

7.3. Phần mềm quản lý khách hàng CRM NextX

Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM NextX thực hiện tốt các hoạt động thúc đẩy doanh thu bán hàng và hỗ trợ cả nhiều lĩnh vực khác. Ngoài ra, giải pháp NextX tích hợp với phần mềm bán hàng PosX nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Các tính năng nổi bật của phần mềm CRM NextX:

• Quản lý và chăm sóc khách hàng toàn bộ qua mobile app
• Chia Lead tự động nhanh chóng
• Hệ thống báo cáo chi tiết
• Hệ thống Mobile App tiện lợi cho người sử dụng

Ưu điểm phần mềm NextX:

• Kết nối khách hàng đa kênh đa nền tảng
• Tính bảo mật cao
• Tính năng Automation Marketing giúp chăm sóc khách hàng nhanh chóng
• NextX bán hàng (Phần mềm quản lý bán hàng PosX) giúp nâng cao trải nghiệm người dùng

(nguồn: https://nextcrm.vn/)

7.4. Phần mềm chăm sóc khách hàng Insightly CRM

Được thành lập vào năm 2009, Insightly cung cấp một giải pháp phần mềm CRM nền tảng đám mây Freemium cho các doanh nghiệp nhỏ.

Insightly CRM là một hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) được thiết kế để giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý và tương tác với khách hàng của mình. “Insightly” là tên của công ty và sản phẩm CRM mà họ cung cấp. Hệ thống này được phát triển để giúp doanh nghiệp quản lý thông tin liên quan đến khách hàng, các giao dịch kinh doanh, cơ hội kinh doanh, nhiệm vụ và các hoạt động quan hệ khách hàng khác

Ưu điểm của giải pháp này:

• Quản lý Dự Án và Nhiệm Vụ: Insightly giúp tổ chức công việc, theo dõi tiến độ dự án và nhiệm vụ, từ việc phát triển sản phẩm đến triển khai dự án.
• Cung cấp tích hợp với email và theo dõi tương tác khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
• Insightly thường có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng về khách hàng và kế hoạch kinh doanh.
• Có phiên bản miễn phí cho 3 user

(nguồn: https://www.insightly.com/)

7.5. Phần mềm quản lý khách hàng Apptivo

Apptivo là một nền tảng quản lý quan hệ khách hàng CRM mạnh về khả năng tùy biến, nhắm đến doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs),vì nó vừa dễ học vừa không quá khó cho ngân sách. Các công ty cần điều chỉnh nền tảng CRM sẽ tìm được giải pháp khi đến với Apptivo. Sau khi tự điều chỉnh, người dùng có thể làm hầu hết mọi thứ với giao diện Apptivo. Nó bao gồm một số lượng lớn các tích hợp chiến lược và hỗ trợ tuyệt vời cho nền tảng di động nếu quy trình CRM yêu cầu.

Apptivo cho phép người dùng có thể tạo, theo dõi và quản lý báo cáo, thông tin khách hàng dễ dàng. Ngoài ra, còn cho phép cộng tác, chia sẻ dữ liệu cho nhiều phòng ban và tích hợp với các ứng dụng khác. 

(nguồn: https://www.apptivo.com/) 

7.6. Phần mềm CRM Salesforce

Salesforce CRM là một giải pháp quản lý quan hệ khách hàng toàn diện. Nó không chỉ tích hợp nhiều tính năng mà còn mang lại trải nghiệm độc đáo trong lĩnh vực bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng và hoạt động thương mại.

Salesforce CRM nổi bật với khả năng cung cấp các tính năng như tiếp thị, email marketing, quảng cáo và kết nối với mạng xã hội. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược tiếp thị của mình một cách hiệu quả và linh hoạt. Salesforce CRM tích hợp được với một số dịch vụ khác như trò chuyện (trên Mạng xã hội của doanh nghiệp) và có thể hoạt động trên các thiết bị dùng hệ điều hành iOS và Android.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm chăm sóc khách hàng Salesforce CRM

• Có các phiên bản dùng thử miễn phí nhằm cho phép doanh nghiệp trải nghiệm sản phẩm trước khi quyết định mua phần mềm
• Với khả năng tùy chỉnh đa dạng, sản phẩm
• Giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người sử dụng.
• Nổi bật với những tính năng quản lý khách hàng mạnh mẽ, sản phẩm là một công cụ đắc lực cho việc quản lý doanh nghiệp.

(nguồn: https://www.salesforce.com/ap/?ir=1) 

7.7. Phần mềm HubSpot CRM

HubSpot là một công ty có trụ sở tại mỹ, chuyên phát triển và kinh doanh phần mềm phục vụ cho Marketing và bán hàng. HubSpot cũng là tên của phần mềm (All In One Marketing) cung cấp đầy đủ các công cụ mà bạn cần để thực hiện một chiến dịch HubSpot CRM.

Ưu điểm của HubSpot CRM

• HubSpot được đánh giá là dễ sử dụng và còn cho phép người dùng dùng thử miễn phí
• Mức giá hợp lý
• Tích hợp được với các phần mềm phổ biến và tự động hóa các công việc có tính chất lặp đi lặp lại.

(nguồn: https://hubspot.vn/crm/) 

7.8. Phần mềm Freshsales CRM

Freshsales CRM là một nền tảng CRM đơn giản nhưng mạnh mẽ, là điểm khởi đầu tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển. Freshsales là một phần mềm CRM nhắm đến đối tượng là các doanh nghiệp nhờ vào mức giá phải chăng và giao diện dễ sử dụng. Ngoài ra, nó tích hợp bộ tính năng sẵn có vô cùng hữu dụng và đáp ứng được nhiều nhu cầu khác nhau nếu người dùng dành thời gian để tìm hiểu.

Nhìn chung, mặc dù vẫn còn thua kém ở một số mặt khi so sánh với các phần mềm CRM khác như Apptivo và Zoho CRM, nhưng Freshsales vẫn là một ứng dụng rất đáng để các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể xem xét chọn lựa.

(nguồn: https://support.freshsales.io/en/support/solutions/folders/50000000266) 

7.9. Phần mềm SugarCRM

Được thành lập vào năm 2004, SugarCRM cung cấp một nền tảng CRM nhẹ với mã nguồn mở đã chứng minh được tính phổ biến của mình trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. SugarCRM có ứng dụng di động cho các hệ điều hành iOS, Android, và BlackBerry. Phiên bản máy tính để bàn tích hợp với một số email, lịch và các ứng dụng quản lý tập tin, bao gồm Outlook, Gmail, Lotus Notes, Google Apps, và Box.

Ưu điểm của SugarCRM

• Giá cả hợp lý phải chăng
• Dễ dàng tùy chỉnh

(nguồn: https://www.sugarcrm.com/) 

7.10. CloudGO

Phần mềm CRM của CloudGO là một bộ giải pháp chuyển đổi số tinh gọn (một phần mềm CRM) do CloudGO phát triển đã được triển khai cho VinGroup, Viettel, Mobifone, Seabank, Sixdo, Techcombank, FPT Edu, Apollo, Gotadi, PVI và hơn 2500+ doanh nghiệp tại Việt Nam và thế giới

Những ưu điểm vượt trội như:

• Tính năng phong phú, đa dạng. Hỗ trợ đầy đủ quy trình nghiệp vụ 3 bước: trước, trong và sau khi bán
• Hệ sinh thái đáp ứng đầy đủ các giải pháp số cần thiết cho hoạt động Tiếp thị, Bán hàng, Chăm sóc khách hàng và Tổ chức vận hành của doanh nghiệp
• Giao diện thân thiện, đơn giản, dễ dùng
• Nhiều phương án sử dụng với chi phí cực kỳ hợp lý
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống trong – ngoài của doanh nghiệp
• Hỗ trợ song ngữ (tiếng Anh, tiếng Việt đầy đủ)
• Hỗ trợ Mobile Native App (iOS/Android) – sử dụng CRM mọi lúc mọi nơi.
• Hỗ trợ báo cáo cơ chế tạo báo cáo động + khả năng lập lịch chạy báo cáo định kỳ. Tiết kiệm thời gian và chi phí báo cáo.

(nguồn: https://cloudgo.vn/) 

Trên đây là một cái nhìn tổng quan về khái niệm và các lựa chọn hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm CRM. Việc lựa chọn một phần mềm CRM hiệu quả là một quyết định quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng quản lý và tương tác với khách hàng của họ.