Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử dễ dàng, nhanh chóng

1. Ký kết hợp đồng điện tử là gì?

Việc ký kết hợp đồng điện tử là quá trình thiết lập một thỏa thuận sử dụng thông tin số được tạo ra, truyền tải, nhận diện và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống, nhưng mang lại nhiều lợi ích về tiết kiệm thời gian, chi phí, tính linh hoạt và đảm bảo an ninh.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm hợp đồng điện tử nhanh chóng, tiện lợi

1.1 Vì sao nên ký kết hợp đồng theo phương thức điện tử

Có nhiều lý do để nên ký kết hợp đồng điện tử, trong đó có những ưu điểm sau:

• Tiện lợi và nhanh chóng: Hợp đồng điện tử có thể ký kết ở bất kỳ đâu mà không cần gặp mặt trực tiếp, chỉ cần kết nối internet và chữ ký số. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, đồng thời nâng cao khả năng hợp tác với đối tác trong và ngoài nước.
• An toàn và pháp lý: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống khi được ký bằng chữ ký số từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực. Chữ ký số bảo mật, không thể sao chép, thay đổi hay giả mạo. Hợp đồng được lưu trữ an toàn trên hệ thống, dễ tra cứu và tìm kiếm.
• Hiệu quả và tối ưu: Hợp đồng điện tử cho phép chỉnh sửa và cập nhật nội dung một cách dễ dàng, không cần in hoặc ký lại. Nó cũng liên kết với các hệ thống phần mềm khác để hỗ trợ giao dịch, thanh toán, kế toán và báo cáo.

1.2 Tại sao ký kết hợp đồng điện tử lại tiết kiệm chi phí và thời gian?

Hợp đồng điện tử mang nhiều ưu điểm hơn so với hợp đồng truyền thống, đặc biệt là về việc tiết kiệm chi phí và thời gian cho các bên tham gia. Dưới đây là một số lý do cụ thể:

• Hợp đồng điện tử không đòi hỏi in ấn, gửi qua bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh, giảm thiểu chi phí cho các hoạt động này. Không cần kho lưu trữ hay nhân viên văn thư, giúp tiết kiệm chi phí quản lý và bảo quản hợp đồng.
• Hợp đồng điện tử cho phép ký kết từ xa mà không cần gặp mặt trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển. Khả năng chỉnh sửa hợp đồng một cách nhanh chóng và dễ dàng, không đòi hỏi việc in lại hoặc ký lại.
• Hợp đồng điện tử có thể được quản lý và tra cứu trên các thiết bị điện tử như máy tính, laptop, điện thoại, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và kiểm tra hợp đồng. Nó cũng có thể liên kết với các hệ thống phần mềm khác để hỗ trợ giao dịch, mua bán nhanh chóng và chính xác hơn.

Để ký hợp đồng điện tử hiện nay có nhiều cách như: ký bằng chữ ký số (token); ký bằng chữ ký scan hay ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh. Dưới đây chúng ta sẽ đi chi tiết từng cách ký hợp đồng đồng và tìm ra cách ký hợp đồng tiện lợi cho bạn nhất nhé!

2. Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)

Doanh nghiệp cần mua chữ ký số từ các đơn vị cung cấp uy tín, tuân thủ đầy đủ yêu cầu và quy định về chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Có thể sử dụng dịch vụ chữ ký số Token của công ty của và cùng thực hiện các bước dưới đây để có thể ký hợp đồng điện tử nhanh chóng với chữ ký số.

Bước 1: Cài đặt phần mềm 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần cắm thiết bị Token vào máy tính và chạy các chương trình cài đặt phần mềm của đơn vị cung cấp. 

Bước 2: Đổi mật khẩu

Đối với lần đầu sử dụng, người dùng phải thực hiện thay đổi mật khẩu (hay còn gọi là “Pin Code”) theo hướng dẫn của phần mềm nhằm bảo vệ thiết bị và tăng tính bảo mật. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng phần mềm, người dùng hoàn toàn có thể lựa chọn thay đổi mật khẩu bất cứ khi nào cảm thấy cần thiết. 

Bước 3: Tạo mới chữ ký

Người dùng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký mới bằng cách chọn Tạo mới chữ ký trên phần mềm kết hợp cùng các lựa chọn có sẵn để tạo chữ ký như mong muốn. 

Bước 4: Mở file hợp đồng, bản thảo hoặc các văn bản cần ký dưới dạng file PDF.

Bước 5: Chọn chức năng ký của phần mềm, chức năng này của phần mềm thường bao gồm:

• Chọn vị trí nơi chữ ký sẽ hiển thị;
• Chọn chữ ký của ai (trong trường hợp có nhiều chữ ký đang được sử dụng);
• Chọn lý do ký văn bản;
• Chọn form có chứa thông tin của chữ ký, chẳng hạn có cần các thông tin như chức vụ hay một số thông tin đính kèm khác.

Bước 6: Lưu thông tin

Sau khi hoàn tất quá trình chèn chữ ký vào văn bản, hợp đồng, người dùng thực hiện Nhập tên mới cho File nhằm phân biệt với file chưa ký và chọn Lưu lại trên thiết bị. 

Bước 7: Xác nhận thông tin

Sau khi nhấn Lưu, hệ thống sẽ xuất hiện hộp thoại yêu cầu người dùng nhập mã pin để truy xuất đến USB Token. Khi mã pin đã được nhập chính xác, phần mềm sẽ tự động ký số vào file văn bản, hợp đồng đó. Thông tin của doanh nghiệp sẽ xuất hiện ngay tại vị trí người dùng đã chọn tại bước 5 và hoàn tất quá trình ký. 

Ngoài ra, sau khi kết thúc quá trình ký số, người dùng có thể kiểm tra và xem lại thông tin chữ ký đã được chèn vào file văn bản bằng chức năng Xem lại của phần mềm. 

3. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Bước 1: Doanh nghiệp, đơn vị thực hiện ký hợp đồng bằng tay ra giấy trắng, sau đó scan chữ ký xuất file dưới dạng ảnh hoặc PDF.

Bước 2: Sử dụng chữ ký này để giao kết cho tất cả các giao dịch hợp đồng điện tử nào và có giá trị tương đương với 1 chữ ký tay.

4. Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh 

Quy trình này cũng không quá phức tạp nhưng tiêu hao lớn về thời gian, công sức và được thực hiện bằng 2 bước:

Bước 1: Người thực hiện ký vào hợp đồng sẽ ký bằng tay rồi sử dụng thiết bị có thể ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại phần chữ ký. Loại chữ ký này được gọi là chữ ký ảnh.

Bước 2: Chữ ký ảnh sẽ chuyển thành file hình ảnh và tiến hành chèn vào các file dữ liệu trong hợp đồng. Như vậy, hợp đồng được thực hiện và có giá trị chữ ký như chữ ký tay.

Kết luận

Để việc ký kết hợp đồng điện tử trở nên thuận lợi hơn, bạn có thể sử dụng ngay các phần mềm hợp đồng điện tử để tạo và quản lý các thỏa thuận một cách hiệu quả. Các phần mềm này cho phép bạn tạo, điều chỉnh, lưu trữ và quản lý các hợp đồng một cách linh hoạt trên nền tảng điện tử, giúp tối ưu hóa quy trình ký kết và giảm thiểu thời gian, chi phí một cách đáng kể.

Phần mềm hợp đồng điện tử AritoContract chắc chắn là cái tên bạn nên tham khảo ngay với các lợi ích vượt trội:

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: AritoContract cung cấp một giao diện trực quan, dễ tiếp cận cho người dùng, giúp tạo, chỉnh sửa và quản lý hợp đồng một cách thuận tiện.
• Tính bảo mật cao: Phần mềm này đảm bảo tính bảo mật thông tin và chữ ký số, giúp bảo vệ các thỏa thuận khỏi rủi ro về an ninh thông tin.
• Linh hoạt và tùy chỉnh: AritoContract cho phép tùy chỉnh các điều khoản, điều kiện theo yêu cầu cụ thể của hợp đồng, mang lại tính linh hoạt và linh động cho quá trình thỏa thuận.
• Tối ưu hóa quy trình: Bằng việc tự động hóa quy trình ký kết, xác nhận và lưu trữ hợp đồng, AritoContract giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ tích hợp: Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như quản lý tài chính, quản lý khách hàng để hỗ trợ toàn diện cho các hoạt động kinh doanh.

Liên hệ ngay với Arito để được tư vấn miễn phí!