Hợp đồng điện tử là gì? Tính pháp lý, quy trình ký và những lưu ý quan trọng

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập và ký kết dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý nếu đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật. Việc ký hợp đồng điện tử thường gắn với chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ để xác nhận ý chí của các bên. Vậy hợp đồng ký điện tử có hợp lệ không, cần đáp ứng những điều kiện nào và quy trình ký kết được thực hiện ra sao? Bài viết này sẽ làm rõ các vấn đề pháp lý cốt lõi cần biết.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Theo Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử hay còn gọi là E-contract là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Trong đó, thông điệp dữ liệu được hiểu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Các hình thức phổ biến của thông điệp dữ liệu bao gồm chứng từ điện tử, thư điện tử, trao đổi dữ liệu điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức điện tử tương tự khác.

Như vậy, hợp đồng điện tử không tồn tại dưới dạng giấy truyền thống mà được hình thành, giao kết và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường số, thông qua các phương tiện điện tử theo quy định pháp luật.

Điều 34 Luật giao dịch điện tử 2023 quy định:

1. Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.
2. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành quy định về giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử trong lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, phù hợp với điều kiện thực tiễn.

2. Các loại hợp đồng điện tử phổ biến

Trong thực tế, hợp đồng điện tử được sử dụng ngày càng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Dựa vào cách thức hình thành và mục đích sử dụng, hợp đồng điện tử có thể được phân loại theo hai nhóm chính sau.

2.1. Phân loại hợp đồng điện tử theo hình thức giao kết

Dựa trên hình thức giao kết và phương tiện điện tử được sử dụng, hợp đồng điện tử thường bao gồm các loại sau:

• Hợp đồng giấy được số hóa và ký điện tử: Đây là hình thức hợp đồng truyền thống được chuyển sang dạng điện tử. Nội dung hợp đồng được soạn thảo dưới dạng file điện tử và các bên tiến hành ký bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số. Loại hợp đồng này phổ biến trong doanh nghiệp khi chuyển đổi từ ký giấy sang ký điện tử.

• Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử: Hợp đồng được thiết lập thông qua các hệ thống giao dịch điện tử như website, sàn thương mại điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ. Việc giao kết hợp đồng diễn ra thông qua thao tác xác nhận, chấp thuận trên hệ thống theo quy trình đã được thiết lập sẵn.

• Hợp đồng hình thành qua email hoặc nền tảng điện tử khác: Trong trường hợp này, các bên trao đổi nội dung hợp đồng thông qua thư điện tử hoặc các nền tảng điện tử tương tự. Khi các bên thể hiện rõ ý chí chấp thuận và đáp ứng điều kiện pháp luật, hợp đồng điện tử vẫn có thể phát sinh hiệu lực.

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm hợp đồng điện tử (E-Contract) tốt nhất 

2.2. Phân loại hợp đồng điện tử theo mục đích sử dụng

Ngoài hình thức giao kết, hợp đồng điện tử còn được phân loại theo mục đích và lĩnh vực áp dụng cụ thể.

• Hợp đồng thương mại điện tử: Hợp đồng thương mại điện tử được sử dụng trong các hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các giao dịch thương mại khác trên môi trường số. Loại hợp đồng này thường gắn liền với hoạt động kinh doanh trực tuyến, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian giao dịch và quản lý hợp đồng tập trung hơn.

• Hợp đồng lao động điện tử: Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được ký kết dưới dạng dữ liệu điện tử giữa người sử dụng lao động và người lao động. Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc ký kết, lưu trữ, tra cứu và phục vụ công tác thanh tra, đối soát khi cần thiết.

• Hợp đồng dân sự điện tử: Hợp đồng dân sự điện tử áp dụng cho các giao dịch dân sự như vay mượn, thuê tài sản, thỏa thuận dịch vụ hoặc các thỏa thuận dân sự khác được thiết lập trên môi trường điện tử. Khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật, hợp đồng dân sự điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.

>>>> Xem thêm: Cách làm hợp đồng điện tử nhanh chóng chính xác.

3. Hợp đồng điện tử có hợp pháp không?

Hợp đồng điện tử được pháp luật Việt Nam công nhận và có giá trị pháp lý, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản pháp luật liên quan. Việc hợp đồng được ký kết và lưu trữ dưới dạng điện tử không làm mất đi giá trị pháp lý so với hợp đồng giấy truyền thống.

3.1. Điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý

Một hợp đồng điện tử được coi là hợp pháp khi đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Chủ thể có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự theo quy định

• Nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội

• Ý chí của các bên được thể hiện rõ ràng thông qua phương tiện điện tử

• Hình thức hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật, đặc biệt với những loại hợp đồng bắt buộc phải lập thành văn bản

Ngoài ra, thông điệp dữ liệu dùng để giao kết hợp đồng điện tử phải bảo đảm khả năng truy cập, toàn vẹn và xác thực trong quá trình sử dụng khi cần đối chiếu hoặc làm chứng cứ.

3.2. Hợp đồng ký điện tử có hợp lệ không?

Hợp đồng ký điện tử có hợp lệ, nếu việc ký kết đáp ứng đúng quy định pháp luật về chữ ký điện tử. Pháp luật không phủ nhận hiệu lực của hợp đồng chỉ vì hợp đồng được ký bằng phương thức điện tử thay vì ký tay trên giấy.

Trong thực tế, hợp đồng ký điện tử thường được coi là hợp lệ khi:

• Các bên thống nhất sử dụng phương thức ký điện tử

• Việc ký thể hiện rõ sự chấp thuận nội dung hợp đồng

• Chữ ký điện tử sử dụng đáp ứng điều kiện pháp lý theo quy định

Khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng ký điện tử vẫn có thể được sử dụng làm căn cứ pháp lý nếu chứng minh được tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu.

3.3. Vai trò của chữ ký điện tử và chữ ký số trong hợp đồng điện tử

Chữ ký điện tử đóng vai trò xác nhận danh tính người ký và thể hiện ý chí chấp thuận nội dung hợp đồng. Đây là yếu tố quan trọng để bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử.

Trong đó, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử có độ an toàn cao, thường được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp. Chữ ký số giúp:

• Xác thực chính xác người ký

• Bảo đảm nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký

• Tăng giá trị chứng cứ của hợp đồng điện tử khi có tranh chấp hoặc thanh tra

Việc sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số phù hợp sẽ giúp hợp đồng điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý và được chấp nhận trong các giao dịch thực tế.

4. Quy định pháp lý doanh nghiệp cần biết khi dùng hợp đồng điện tử

Khi triển khai hợp đồng điện tử trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần nắm rõ một số quy định pháp lý cốt lõi liên quan đến giá trị pháp lý, nguyên tắc giao kết và thời điểm gửi nhận hợp đồng. Việc hiểu đúng và áp dụng đúng giúp hạn chế rủi ro khi đối soát, thanh tra hoặc phát sinh tranh chấp.

Giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ của hợp đồng điện tử

Pháp luật Việt Nam thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử nếu hợp đồng đáp ứng đầy đủ điều kiện về chủ thể, nội dung và hình thức theo quy định. Hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.

Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử còn có giá trị chứng cứ khi đáp ứng các yêu cầu về:

• Tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu

• Khả năng truy cập, tra cứu khi cần thiết

• Khả năng xác định được chủ thể ký kết và thời điểm ký

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hợp đồng điện tử có thể được sử dụng làm chứng cứ nếu chứng minh được dữ liệu không bị thay đổi kể từ thời điểm giao kết.

Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

Việc giao kết hợp đồng điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc chung của pháp luật về hợp đồng, đồng thời phù hợp với đặc thù của môi trường điện tử. Một số nguyên tắc quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý gồm:

• Tự nguyện, bình đẳng và thiện chí giữa các bên tham gia giao kết

• Thể hiện rõ ý chí chấp thuận thông qua phương tiện điện tử

• Không bị phủ nhận hiệu lực chỉ vì hợp đồng được giao kết bằng hệ thống thông tin tự động

• Bảo đảm khả năng xác thực và toàn vẹn dữ liệu trong suốt quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng

Doanh nghiệp có thể giao kết hợp đồng điện tử thông qua tương tác giữa con người với hệ thống thông tin hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau, miễn là đáp ứng đúng quy định pháp luật.

Thời điểm gửi và nhận hợp đồng điện tử

Thời điểm gửi và nhận hợp đồng điện tử là yếu tố quan trọng để xác định thời điểm giao kết và hiệu lực của hợp đồng trong nhiều trường hợp.

• Thời điểm gửi hợp đồng điện tử được xác định là thời điểm thông điệp dữ liệu rời khỏi hệ thống thông tin nằm dưới sự kiểm soát của bên gửi.

• Thời điểm nhận hợp đồng điện tử là thời điểm thông điệp dữ liệu được truy cập vào hệ thống thông tin do bên nhận chỉ định và có thể truy cập được.

Việc xác định đúng thời điểm gửi và nhận giúp doanh nghiệp làm rõ trách nhiệm các bên, đặc biệt trong các tình huống phát sinh tranh chấp về hiệu lực, thời hạn hoặc nghĩa vụ thực hiện hợp đồng.

5. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử chuẩn pháp luật

Việc giao kết hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử sử dụng trên hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận tương đương chữ ký viết tay hoặc con dấu doanh nghiệp trong giao dịch truyền thống.

Trên thực tế, quy trình giao kết hợp đồng điện tử giữa các bên thường được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

Bước 1. Khởi tạo hợp đồng điện tử

Bên đề xuất hợp đồng tiến hành soạn thảo và thiết lập hợp đồng điện tử trên phần mềm hoặc hệ thống điện tử phù hợp.

Bước 2. Gửi hợp đồng để ký kết

Hợp đồng điện tử được tạo luồng ký và gửi đến bên còn lại thông qua phương tiện điện tử như email hoặc nền tảng ký hợp đồng trực tuyến.

Bước 3. Ký hợp đồng điện tử

Bên nhận xem xét nội dung hợp đồng và thực hiện ký bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số nếu đồng ý với các điều khoản đã thỏa thuận.

Bước 4. Hoàn tất và lưu trữ hợp đồng

Sau khi tất cả các bên ký hợp lệ, hợp đồng điện tử được hoàn tất giao kết và lưu trữ trên hệ thống để phục vụ tra cứu, đối soát hoặc giải quyết tranh chấp khi cần thiết.

8. Giải pháp hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp

Để việc ký kết và quản lý hợp đồng điện tử diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần một nền tảng đáp ứng đầy đủ yêu cầu về pháp lý, bảo mật và khả năng vận hành thực tế. AritoContract là phần mềm hợp đồng điện tử được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng.

Các tính năng chính của AritoContract:

• Ký kết thông minh: Cho phép ký hợp đồng từ xa, mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc vào vị trí hay thời gian làm việc tại văn phòng.

• Tự động hóa quy trình ký: Hỗ trợ tạo luồng ký, phê duyệt, gửi hợp đồng, nhắc ký và lưu trữ tài liệu hoàn toàn tự động, giúp giảm thao tác thủ công.

• Ký hợp đồng hàng loạt: Cho phép ký cùng lúc nhiều tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế tình trạng chậm trễ trong công việc.

• Quản lý tài liệu tập trung: Hợp đồng được lưu trữ, phân loại và tra cứu trên một nền tảng thống nhất, giúp hạn chế thất lạc và dễ dàng đối soát.

• Phân quyền linh hoạt: Cho phép phân quyền xem, ký, điều phối và tải tài liệu theo từng bộ phận, phòng ban, giúp kiểm soát truy cập hiệu quả.

• An toàn và bảo mật: Áp dụng cơ chế xác thực người ký bằng mật khẩu và mã OTP, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình ký kết.

• Chi phí phù hợp: Mô hình chi phí linh hoạt, đáp ứng nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp.

• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Hệ thống đáp ứng quy định pháp luật về hợp đồng điện tử, giúp doanh nghiệp yên tâm khi triển khai và sử dụng.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!

9. Kết luận

Hợp đồng điện tử là xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình ký kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng. Khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý, hợp đồng điện tử có giá trị tương đương hợp đồng giấy và được pháp luật Việt Nam công nhận.

Việc hiểu rõ quy định pháp luật, quy trình giao kết và cách sử dụng chữ ký điện tử sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành. Lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp cũng là yếu tố quan trọng để triển khai đúng quy định và sử dụng lâu dài trong thực tế.

>>>> Xem thêm: Giải pháp hợp đồng điện tử tiện lợi cho doanh nghiệp.