Thời hạn nộp mẫu 04/SS HĐĐT là khi nào? Có bị phạt khi nộp trễ

Việc quản lý hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán và thuế của doanh nghiệp, đặc biệt là khi xảy ra sai sót. Trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần nộp mẫu 04/SS HĐĐT để thông báo và điều chỉnh. Tuy nhiên, thời hạn nộp mẫu này cần được tuân thủ nghiêm ngặt, vì nếu nộp trễ, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Vậy thời hạn nộp mẫu 04/SS HĐĐT là khi nào? Và những mức phạt sẽ áp dụng ra sao khi doanh nghiệp chậm nộp mẫu này? Cùng Arito tìm hiểu nhé!

1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là biểu mẫu thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót, được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2022.

Mẫu này giúp Cơ quan Thuế xác định và cập nhật thông tin về các hóa đơn có sai sót mà đơn vị đã xử lý trên hệ thống của cơ quan thuế.

Xem thêm: Các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất

2. Thời hạn gửi mẫu 04/SS-HĐĐT là khi nào?

Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót – được quy định dựa trên hai trường hợp sau:

Trường hợp 1: Bên bán tự phát hiện sai sót và gửi thông báo

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi đến cơ quan thuế được hướng dẫn như sau:

1. Đối với hóa đơn điện tử:

1. a) Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và cần phải cấp lại mã số của cơ quan thuế hoặc điều chỉnh, thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán có thể sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT từ Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định này để thông báo. Mẫu này có thể sử dụng để điều chỉnh từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn có sai sót. Người bán phải gửi thông báo này đến cơ quan thuế trước thời hạn cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh từ hóa đơn điều chỉnh.

Theo đó, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Ví dụ 1: Doanh nghiệp lập hóa đơn vào tháng 4/2023 và phát hiện sai sót cần điều chỉnh vào tháng 5/2023. Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ là ngày 31/5 (theo tháng) hoặc 30/6/2023 (theo quý).

Trường hợp 2: Theo yêu cầu của cơ quan thuế

Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn, họ sẽ gửi Thông báo 01/TB-RSĐT yêu cầu người bán rà soát và kiểm tra lại hóa đơn. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trong thời hạn ghi rõ trên Thông báo 01/TB-RSĐT.

3. Khi nào bị xử phạt chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT?

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT và việc xác định hành vi chậm nộp mẫu như sau:

Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc phải xử lý theo hình thức điều chỉnh hay thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải:

– Sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc cho nhiều hóa đơn cùng lúc, và gửi mẫu này đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Nếu quá thời hạn này mà người bán không nộp, họ sẽ bị xử phạt theo quy định.

Ngoài ra, theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi cơ quan thuế đã ra Thông báo 01/TB-RSĐT yêu cầu doanh nghiệp kiểm tra lại hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT theo đúng thời hạn ghi trên thông báo. Nếu nộp không đúng thời hạn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

4. Mức phạt khi nộp chậm mẫu Thông báo hóa đơn có sai sót thế nào?

Căn cứ theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021), quy định xử phạt đối với hành vi vi phạm về lập và gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn được quy định như sau:

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá hạn từ 01 đến 05 ngày, nếu có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với các hành vi sau:
   • Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá hạn từ 01 đến 10 ngày (không có tình tiết giảm nhẹ).
   • Lập sai hoặc thiếu nội dung trong thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu tổ chức/cá nhân tự phát hiện sai sót và nộp lại trước khi cơ quan thuế ra quyết định thanh tra, kiểm tra thì sẽ không bị xử phạt.
3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá hạn từ 11 đến 20 ngày.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá hạn từ 21 đến 90 ngày.
5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với các hành vi:
   • Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá hạn từ 91 ngày trở lên.
   • Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn.
6. Các hành vi vi phạm đã được quy định tại Điều 23 và 25 Nghị định này sẽ không áp dụng Điều 29 để xử phạt vi phạm hành chính.

Mức phạt cụ thể khi chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT:

• Từ 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo.
• Từ 01 – 10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ: Phạt từ 1 – 3 triệu đồng.
• Từ 11 – 20 ngày: Phạt từ 2 – 4 triệu đồng.
• Từ 21 – 90 ngày: Phạt từ 4 – 8 triệu đồng.
• Từ 91 ngày trở lên: Phạt từ 5 – 15 triệu đồng.

Lưu ý: Các mức phạt nêu trên áp dụng cho tổ chức. Nếu cá nhân vi phạm, mức phạt sẽ bằng một nửa so với tổ chức.

Việc tuân thủ thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là trách nhiệm quan trọng của doanh nghiệp để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình kê khai thuế. Nếu nộp mẫu đúng hạn, doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Ngược lại, việc chậm nộp có thể dẫn đến những mức phạt không mong muốn, làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Do đó, nắm rõ thời hạn và thực hiện đúng quy định là cách giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và an toàn hơn trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử.