thời hạn nộp mẫu 04 ss hđđt

Mẫu 04/SS-HĐĐT: khi nào phải gửi, thời hạn và mức phạt

Mục lục

Không phải hóa đơn sai nào cũng cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT. Từ 01/7/2026 phạm vi phải gửi đã hẹp lại, và nhiều trường hợp chỉ cần thông báo cho người mua.

Bài viết phân loại rõ trường hợp nào cần gửi, trường hợp nào không, và thời hạn.

Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?

Là mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót, do người bán gửi đến cơ quan thuế khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thuộc trường hợp phải thông báo.

Căn cứ hiện hành: mẫu 04/SS-HĐĐT được ban hành theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/7/2026.

Thông tư 78/2021 và Nghị định 123/2020 không còn là căn cứ.

Ba luồng xử lý sai sót, chỉ một luồng cần mẫu 04/SS

Đây là phần quyết định và bản cũ chưa tách rõ.

Loại sai sót Cách xử lý Có cần mẫu 04/SS-HĐĐT
Sai tên người mua, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc thông tin khác không ảnh hưởng mã số thuế, số tiền thanh toán, thuế suất, tiền thuế, nội dung hàng hóa dịch vụ Chỉ thông báo cho người mua. Không phải lập hóa đơn điện tử mới Không, theo quy định từ 01/7/2026
Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế Tùy trường hợp, cần đối chiếu Thông tư 91/2026
Sai mã số thuế của người mua Xử lý theo hướng lập lại Tùy trường hợp, cần đối chiếu Thông tư 91/2026
Cơ quan thuế phát hiện và ra thông báo rà soát Xử lý theo thông báo của cơ quan thuế Có

Thay đổi đáng chú ý nhất: nhóm đầu tiên trước đây vẫn phải gửi thông báo cho cơ quan thuế. Từ 01/7/2026 chỉ cần thông báo cho người mua.

Với doanh nghiệp phát hành nhiều hóa đơn, sai địa chỉ và sai tên người mua là nhóm sai sót phổ biến nhất, nên thay đổi này giảm được đáng kể khối lượng công việc.

Người duyệt bài cần đối chiếu chính văn để xác nhận đầy đủ các trường hợp phải gửi 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91/2026, vì đây là nội dung người đọc dùng để quyết định có phải nộp hay không.

Thời hạn gửi

Tình huống Thời hạn
Người bán tự phát hiện sai sót Gửi trước thời hạn cuối cùng của kỳ khai thuế giá trị gia tăng phát sinh từ hóa đơn được điều chỉnh hoặc thay thế (cần đối chiếu Thông tư 91/2026 xem quy định này còn giữ nguyên không)
Cơ quan thuế phát hiện và ra thông báo Theo thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế

Ví dụ theo cơ chế trên

Doanh nghiệp lập hóa đơn tháng 8/2026, sau đó phát hiện sai và lập hóa đơn điều chỉnh trong tháng 9/2026.

Kỳ khai thuế của doanh nghiệp Thời hạn khai thuế của kỳ có hóa đơn điều chỉnh Thời hạn gửi 04/SS-HĐĐT
Khai theo tháng Kỳ tháng 9/2026, hạn khai là ngày 20/10/2026 Trước ngày 20/10/2026
Khai theo quý Kỳ quý III/2026, hạn khai là ngày 31/10/2026 Trước ngày 31/10/2026

Điểm cần nắm: mốc tính không phải ngày lập hóa đơn gốc, mà là kỳ khai thuế có hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Nhiều người tính sai chỗ này và nộp muộn.

Lưu ý: hai mốc 20 và 31 ở trên là thời hạn khai thuế giá trị gia tăng thông thường. Cần đối chiếu quy định hiện hành về thời hạn khai thuế và về thời hạn gửi 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91/2026 trước khi áp dụng.

Nội dung cần điền trên mẫu

Phần Nội dung
Thông tin người bán Tên, mã số thuế, địa chỉ
Thông tin cơ quan thuế nhận Cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Bảng kê hóa đơn có sai sót Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập của từng hóa đơn
Loại xử lý cho từng hóa đơn Hủy, điều chỉnh, thay thế, hoặc giải trình
Lý do Nội dung sai sót cụ thể
Chữ ký số Của người bán

Một mẫu 04/SS-HĐĐT có thể kê nhiều hóa đơn, không phải lập riêng cho từng hóa đơn. Đây là cách giảm số lần gửi khi có nhiều hóa đơn sai trong cùng kỳ.

Mức xử phạt khi nộp chậm

Các hành vi vi phạm về thông báo hóa đơn có sai sót bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Hành vi Mức phạt
Nộp thông báo chậm so với thời hạn quy định (người phụ trách thuế điền)
Không nộp thông báo (người phụ trách thuế điền)
Nộp thông báo không đầy đủ nội dung (người phụ trách thuế điền)

Người duyệt bài cần điền: Nghị định 125/2020 đã được sửa ba lần bởi Nghị định 102/2021, Nghị định 310/2025 và Nghị định 291/2026. Bảng mức phạt trong bài cũ là số trước các lần sửa nên không dùng lại được.

Về trường hợp được miễn xử phạt: cần đối chiếu quy định về các trường hợp không xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, trong đó có trường hợp thực hiện theo văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế.

Bốn lỗi thường gặp

Lỗi Hậu quả
Tính thời hạn theo ngày lập hóa đơn gốc thay vì kỳ khai thuế có hóa đơn điều chỉnh Nộp muộn, bị xử phạt
Vẫn gửi 04/SS-HĐĐT cho trường hợp chỉ sai địa chỉ, tên người mua Tốn công, từ 01/7/2026 không còn cần thiết
Lập riêng một thông báo cho từng hóa đơn sai Tốn thời gian, có thể gộp nhiều hóa đơn vào một mẫu
Chọn sai luồng xử lý: gửi thông báo trong khi phải lập hóa đơn điều chỉnh Phải làm lại từ đầu

Lỗi thứ hai sẽ phổ biến trong giai đoạn chuyển tiếp, vì quy trình nội bộ của nhiều doanh nghiệp vẫn viết theo Nghị định 123/2020.

Xử lý sai sót trên hệ thống Arito

Việc phân loại đúng luồng xử lý là việc dễ sai nhất và cũng là việc hệ thống làm được thay người.

Arito xử lý:

  • Cập nhật theo Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026 áp dụng từ 01/7/2026
  • Phân loại tự động ba luồng xử lý sai sót theo loại thông tin bị sai, không cho chọn sai luồng
  • Gộp nhiều hóa đơn sai trong cùng kỳ vào một thông báo
  • Theo dõi thời hạn gửi thông báo theo kỳ khai thuế của doanh nghiệp, cảnh báo trước hạn
  • Lưu vết toàn bộ lịch sử điều chỉnh của từng hóa đơn

Xem phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?

Là mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót, do người bán gửi cơ quan thuế khi hóa đơn đã lập có sai sót thuộc trường hợp phải thông báo. Mẫu hiện hành ban hành theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Mẫu 04/SS-HĐĐT còn áp dụng năm 2026 không?

Còn. Mẫu vẫn tiếp tục áp dụng dưới Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026 từ 01/7/2026, nhưng phạm vi trường hợp phải gửi đã hẹp lại.

Sai địa chỉ người mua có phải gửi 04/SS-HĐĐT không?

Với sai sót không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền thanh toán, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung hàng hóa dịch vụ, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và không phải lập hóa đơn điện tử mới.

Thời hạn gửi mẫu 04/SS-HĐĐT là khi nào?

Khi người bán tự phát hiện, gửi trước thời hạn cuối cùng của kỳ khai thuế giá trị gia tăng phát sinh từ hóa đơn được điều chỉnh hoặc thay thế. Khi cơ quan thuế ra thông báo, theo thời hạn ghi trong thông báo đó. Cần đối chiếu Thông tư 91/2026 để xác nhận quy định hiện hành.

Một mẫu có kê được nhiều hóa đơn không?

Có. Một mẫu 04/SS-HĐĐT kê được nhiều hóa đơn sai trong cùng kỳ, không phải lập riêng cho từng hóa đơn.

Nộp chậm bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Nghị định này đã được sửa ba lần nên cần đối chiếu bản hợp nhất để lấy mức phạt hiện hành.

Tính thời hạn theo ngày nào?

Theo kỳ khai thuế có hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không theo ngày lập hóa đơn gốc. Đây là chỗ nhiều người tính sai.

Tổng kết

Ba điều đáng nhớ:

Không phải sai sót nào cũng cần mẫu 04/SS-HĐĐT. Từ 01/7/2026, sai tên người mua hoặc địa chỉ mà không ảnh hưởng số tiền và mã số thuế thì chỉ cần thông báo cho người mua.

Mốc tính thời hạn là kỳ khai thuế có hóa đơn điều chỉnh, không phải ngày lập hóa đơn gốc.

Một mẫu kê được nhiều hóa đơn. Gộp lại thay vì lập riêng từng cái.

Nội dung mang tính tham khảo. Quy định về trường hợp phải gửi, thời hạn và mức xử phạt cần đối chiếu chính văn Thông tư 91/2026 và bản hợp nhất Nghị định 125/2020.

Bài viết liên quan

Chia sẻ

Bài viết liên quan:

Tài nguyên yêu cầu được gửi qua email

Arito sẽ liên hệ lại quý Anh/Chị ngay!