Quản Lý Mua Hàng Là Gì? Các Rủi Ro Thường Gặp Và Mẹo Quản Lý Quy Trình Mua Hàng Thông Minh

Quản lý mua hàng (Purchasing Management) là một trong những yếu tố then chốt quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các rủi ro như sai sót trong đặt hàng, chậm trễ giao nhận hay kiểm soát chi phí kém.

Cùng Arito tìm hiểu Quản lý mua hàng là gì, nhận diện những rủi ro phổ biến và khám phá những mẹo quản lý quy trình mua hàng thông minh, giúp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp nhé!

Quản lý mua hàng là gì?

Quản lý mua hàng là toàn bộ quá trình lên kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp.

Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung vật tư, hàng hóa ổn định, đúng thời gian, chất lượng phù hợp và chi phí hợp lý nhằm duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.

Xem thêm: Top Phần Mềm Quản Lý Mua Hàng 2025 – Xu hướng và cách lựa chọn theo quy mô

Các yếu tố chính trong quản lý mua hàng

Một quy trình mua hàng hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của nhiều yếu tố quan trọng. Cần đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm chi phí và đáp ứng đúng nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Lựa chọn nhà cung cấp

Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp không chỉ dựa vào giá cả mà còn phải đánh giá về chất lượng sản phẩm, khả năng cung ứng đúng thời hạn, dịch vụ hỗ trợ và uy tín trên thị trường. Một nhà cung cấp tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và duy trì nguồn hàng ổn định.

Đàm phán và ký kết hợp đồng

Quá trình đàm phán hợp đồng là cực kì quan trọng, cần đảm bảo đầy đủ tất các điều khoản rõ ràng về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán. Hợp đồng chặt chẽ là cơ sở pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong suốt quá trình mua hàng và hậu mãi.

Đặt hàng và nhận hàng

Sau khi ký kết hợp đồng, việc đặt hàng đúng tiến độ và theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa là bước quyết định giúp duy trì hoạt động sản xuất liên tục, tránh gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu.

Kiểm soát chất lượng và thanh toán

Kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhận hàng là một bước không thể thiếu. Cần đảm bảo sản phẩm đúng yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu của doanh nghiệp trong đơn đặt hàng. 

Đồng thời, quản lý thanh toán hợp đồng đúng hạn cũng sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và tránh rủi ro tài chính.

Các rủi ro thường gặp trong quy trình quản lý mua hàng và cách xử lý

Đặt sai hàng hóa

– Vấn đề: Đặt hàng sai thường bắt nguồn từ việc dự báo nhu cầu không chính xác, thiếu thông tin hoặc sai sót trong khâu nhập liệu. Hậu quả là doanh nghiệp có thể mua thừa hàng (gây tồn kho lớn) hoặc thiếu hàng (làm gián đoạn sản xuất và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khách).

– Cách xử lý: Doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống kiểm soát nghiêm ngặt trong việc xác định nhu cầu, sử dụng công cụ phần mềm hỗ trợ và tăng cường đào tạo nhân sự để nâng cao độ chính xác khi lập đơn hàng, tránh xảy ra sai sót.

Chậm trễ giao hàng

– Vấn đề: Là một rủi ro tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, chậm trễ trong giao hàng gây gián đoạn sản xuất, làm mất uy tín với khách hàng và có thể dẫn đến mất hợp đồng hoặc thiệt hại tài chính do không kịp đáp ứng đơn hàng.

– Cách xử lý: Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, xây dựng kế hoạch dự phòng, theo dõi sát sao tiến độ giao hàng và có phương án xử lý kịp thời khi phát sinh sự cố.

Kiểm soát chi phí kém

– Vấn đề: Quản lý chi phí mua hàng không hiệu quả có thể dẫn đến chi tiêu vượt ngân sách, gây lãng phí và ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

– Cách xử lý: Nên áp dụng các công cụ theo dõi, phân tích chi phí, đàm phán giá cả với nhà cung cấp và lập kế hoạch ngân sách chi tiết sẽ giúp kiểm soát và tối ưu chi phí mua hàng.

Rủi ro về chất lượng hàng hóa

– Vấn đề: Hàng hóa không đạt tiêu chuẩn chất lượng có thể làm giảm năng suất sản xuất, gây lãng phí nguyên vật liệu và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín doanh nghiệp.

– Cách xử lý: Thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đồng thời thường xuyên theo dõi hiệu suất chất lượng hàng hóa để kịp thời điều chỉnh.

Quản lý mua hàng bằng Excel cho doanh nghiệp

Excel là công cụ phổ biến và tiện lợi giúp doanh nghiệp quản lý quy trình mua hàng một cách hiệu quả, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc sử dụng Excel trong quản lý mua hàng đang rất phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay. 

Ưu điểm

– Dễ sử dụng và phổ biến: Excel là công cụ quen thuộc với nhiều người, không đòi hỏi kỹ năng chuyên sâu và dễ dàng học hỏi, áp dụng trong quản lý mua hàng.

– Chi phí thấp: So với các phần mềm chuyên dụng, Excel gần như không tốn thêm chi phí bản quyền, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa.

– Tùy biến linh hoạt: Người dùng có thể thiết kế bảng tính, báo cáo và công thức phù hợp với đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.

– Hỗ trợ phân tích dữ liệu cơ bản: Excel cung cấp nhiều hàm tính toán, biểu đồ, giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu mua hàng hiệu quả.

Nhược điểm

– Khó quản lý dữ liệu lớn: Khi dữ liệu ngày càng nhiều, Excel dễ bị chậm, lỗi file hoặc mất dữ liệu, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

– Thiếu tính tự động và đồng bộ: Excel không hỗ trợ cập nhật dữ liệu thời gian thực và khó đồng bộ thông tin giữa các bộ phận, dễ gây sai lệch và nhầm lẫn.

– Rủi ro sai sót do nhập liệu thủ công: Việc nhập liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót, thiếu chính xác và gây khó khăn trong kiểm soát dữ liệu.

– Bảo mật hạn chế: Excel không cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, dễ bị truy cập trái phép hoặc chỉnh sửa ngoài ý muốn nếu không được bảo vệ kỹ.

– Khó mở rộng và tích hợp: Excel không dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác hoặc phần mềm ERP, hạn chế khi doanh nghiệp phát triển quy mô.

Phần mềm quản lý mua hàng thông minh AritoERP

AritoERP là một giải pháp ERP toàn diện, bao gồm cả phần mềm quản lý mua hàng. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động mua hàng từ lập kế hoạch mua hàng, quản lý đơn hàng mua, theo dõi tiến độ giao nhận hàng hóa, tính toán chi phí và thanh toán công nợ nhà cung cấp.

Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng AritoERP:

• Xây dựng quy trình mua hàng kết nối chặt chẽ các phòng ban như kế toán, kho, bán hàng, sản xuất…
• Hệ thống có hệ thống phân tích hỗ trợ người dùng lựa chọn nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu ưu tiên
• Tích hợp hệ thống bán hàng đa kênh CRM, HRM, POS, Website, Omnichannel…
• Giải pháp online, sử dụng mọi lúc mọi nơi, đa ngôn ngữ, đa tiền tệ.
• Hệ thống có đầy đủ các mẫu báo chuẩn cho bộ phận mua hàng: tình trạng đơn hàng, thống kê mua hàng, phân tích mua hàng, công nợ, hạn mức để dự trù dòng tiền phải trả.
• Báo cáo đa dạng, cho phép người dùng tự chọn và chủ động khởi tạo theo dạng pivot.