Quy trình ký hợp đồng điện tử: 7 bước đảm bảo giá trị pháp lý

Một chữ ký hình ảnh dán vào file PDF trông giống chữ ký thật, nhưng trước tòa nó gần như không có giá trị. Đây là sai lầm phổ biến nhất khi doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang hợp đồng điện tử, và chỉ lộ ra khi đã có tranh chấp.

Bài viết trình bày quy trình ký hợp đồng điện tử theo 7 bước, bám theo Luật Giao dịch điện tử 2023, trong đó nói rõ loại chữ ký nào có giá trị pháp lý, ký nhiều bên theo thứ tự nào, và cần lưu giữ gì để chứng minh khi phát sinh tranh chấp.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, quy định thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Nói cách khác, hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng giấy khi đáp ứng đủ điều kiện. Vấn đề nằm ở chữ “đủ điều kiện”.

Bốn điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị

Điều kiện	Nội dung	Cách bảo đảm
Nội dung truy cập và sử dụng được	Thông tin trong hợp đồng đọc được, tham chiếu được khi cần	Lưu ở định dạng phổ biến, không bị khóa bằng phần mềm độc quyền
Toàn vẹn	Nội dung không bị thay đổi kể từ khi hoàn tất, trừ các thay đổi về hình thức hiển thị	Dùng chữ ký số, mọi chỉnh sửa sau khi ký đều bị phát hiện
Xác định được người ký	Biết chắc ai đã ký, không thể chối bỏ	Chữ ký số gắn với chứng thư số do tổ chức được cấp phép cấp
Lưu trữ theo quy định	Giữ được trong thời hạn luật định và xuất trình được	Lưu cả file gốc, chữ ký và nhật ký giao dịch

Điều kiện thứ hai và thứ ba là nơi hầu hết doanh nghiệp mắc lỗi, vì ảnh chụp chữ ký không đáp ứng được cả hai.

Ba loại chữ ký điện tử và loại nào dùng được cho hợp đồng

Luật Giao dịch điện tử 2023 phân loại chữ ký điện tử thành các nhóm khác nhau về mức độ tin cậy. Đây là điều cần nắm trước khi chọn giải pháp.

Loại	Bản chất	Giá trị pháp lý	Dùng cho
Chữ ký số công cộng	Gắn với chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp	Có giá trị tương đương chữ ký và con dấu của tổ chức	Hợp đồng thương mại, giao dịch với cơ quan nhà nước
Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn	Do tổ chức tự tạo lập để dùng nội bộ hoặc trong phạm vi thỏa thuận, được chứng nhận đủ điều kiện an toàn	Có giá trị trong phạm vi đã thỏa thuận	Giao dịch nội bộ, giao dịch giữa các bên đã thỏa thuận trước
Chữ ký điện tử thông thường	Ví dụ xác nhận qua email, mã OTP, tích chọn đồng ý	Giá trị chứng minh yếu hơn, phụ thuộc thỏa thuận và bằng chứng đi kèm	Giao dịch giá trị nhỏ, xác nhận đơn hàng

Không phải chữ ký điện tử: ảnh chụp chữ ký tay dán vào file, chữ ký vẽ bằng chuột lưu dưới dạng hình ảnh, tên gõ ở cuối email. Những thứ này không xác định được người ký và không phát hiện được thay đổi nội dung, nên không đáp ứng hai điều kiện quan trọng nhất.

Chi tiết về chữ ký số dạng thiết bị nằm ở trang chữ ký số USB Token.

Cần chuẩn bị gì trước khi ký hợp đồng điện tử?

Việc chuẩn bị	Nội dung	Ai làm
Chữ ký số của tổ chức	Đăng ký với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp phép, chọn dạng USB Token hoặc ký từ xa	Kế toán trưởng hoặc hành chính
Ủy quyền ký kết	Văn bản xác định ai được ký loại hợp đồng nào, giá trị đến bao nhiêu	Ban giám đốc
Nền tảng ký	Chọn nền tảng lưu trữ, gửi và theo dõi hợp đồng	Bộ phận công nghệ thông tin và pháp chế
Bộ mẫu hợp đồng	Chuẩn hóa các mẫu thường dùng, thống nhất điều khoản cơ bản	Pháp chế
Điều khoản về giao dịch điện tử	Bổ sung điều khoản hai bên thống nhất sử dụng hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử	Pháp chế
Quy chế nội bộ	Quy định ai lập, ai duyệt, ai ký, lưu ở đâu, giữ bao lâu	Ban giám đốc

Điều khoản về giao dịch điện tử hay bị bỏ qua nhưng rất nên có, đặc biệt khi hai bên dùng chữ ký điện tử chuyên dùng thay vì chữ ký số công cộng.

Quy trình ký hợp đồng điện tử 7 bước

Bước 1. Soạn thảo và duyệt nội dung

Ai làm: bộ phận đề xuất soạn, pháp chế rà, cấp có thẩm quyền duyệt.

Việc làm: soạn từ mẫu có sẵn hoặc tải bản thỏa thuận lên nền tảng, rà các điều khoản về giá, thời hạn, phạt vi phạm và điều khoản giải quyết tranh chấp.

Điểm kiểm soát: phải chốt bản cuối trước khi chuyển sang bước ký. Sửa nội dung sau khi đã có bên ký thì toàn bộ chữ ký trước đó mất hiệu lực và phải ký lại từ đầu.

Bước 2. Xác định các bên ký và thứ tự ký

Việc làm: khai báo đầy đủ họ tên, chức danh, email và số điện thoại của từng người ký ở cả hai bên. Xác định thứ tự: ký tuần tự (bên này xong mới đến bên kia) hay ký song song (các bên ký độc lập, không phụ thuộc nhau).

Kiểu ký	Khi nào dùng	Lưu ý
Tuần tự	Cần bên A duyệt nội bộ xong mới gửi bên B	Chậm hơn nhưng kiểm soát chặt
Song song	Nội dung đã chốt, các bên chỉ việc ký	Nhanh hơn, phù hợp hợp đồng mẫu
Có người duyệt trước khi ký	Hợp đồng giá trị lớn cần qua nhiều cấp	Cần khai rõ ai duyệt, ai ký

Điểm kiểm soát: người ký phải đúng thẩm quyền theo giấy ủy quyền. Hợp đồng ký bởi người không đủ thẩm quyền có nguy cơ bị vô hiệu.

Bước 3. Gửi hợp đồng cho các bên

Việc làm: hệ thống gửi liên kết ký qua email hoặc tài khoản trên nền tảng. Người nhận mở, đọc toàn văn, có thể tải bản dự thảo về xem trước khi ký.

Điểm kiểm soát: thời điểm gửi và thời điểm mở đều phải được ghi nhận vào nhật ký giao dịch. Đây là bằng chứng cho việc bên kia đã tiếp cận được nội dung.

Bước 4. Xác thực danh tính người ký

Việc làm: trước khi cho phép ký, hệ thống xác thực người ký bằng một hoặc nhiều lớp: tài khoản và mật khẩu, mã OTP gửi về số điện thoại đã đăng ký, mã PIN của thiết bị chữ ký số, hoặc xác thực sinh trắc học.

Điểm kiểm soát: với hợp đồng giá trị lớn nên bật xác thực nhiều lớp. Đây là chỗ tạo ra khác biệt giữa “có người ký” và “chứng minh được ai đã ký”.

Bước 5. Thực hiện ký số

Việc làm: người ký dùng chữ ký số dạng USB Token cắm vào máy tính, hoặc chữ ký số từ xa ký qua ứng dụng trên điện thoại.

Khi ký, hệ thống tạo ra một giá trị gắn với nội dung tài liệu tại thời điểm đó. Nếu ai sửa một ký tự trong file sau khi ký, phần mềm kiểm tra chữ ký sẽ báo tài liệu đã bị thay đổi.

Dạng chữ ký số	Cách dùng	Ưu điểm	Hạn chế
USB Token	Cắm thiết bị vào máy tính	Quen thuộc, kiểm soát vật lý được thiết bị	Phải mang theo thiết bị, không ký được trên điện thoại
Ký số từ xa	Ký qua ứng dụng, khóa lưu trên hệ thống của nhà cung cấp	Ký mọi lúc mọi nơi, không cần thiết bị	Phụ thuộc nhà cung cấp dịch vụ và đường truyền

Điểm kiểm soát: ghi nhận đủ thời điểm ký, địa chỉ mạng, thiết bị sử dụng. Nên dùng dấu thời gian để chứng minh thời điểm ký chính xác, đặc biệt với hợp đồng có điều khoản phụ thuộc thời hạn.

Bước 6. Hoàn tất và phát hành

Việc làm: khi bên cuối cùng ký xong, hệ thống khóa tài liệu, tạo bản hoàn chỉnh có đầy đủ chữ ký của các bên, và gửi bản này cho tất cả các bên tham gia.

Điểm kiểm soát: mỗi bên phải nhận được bản hoàn chỉnh, không phải bản chỉ có chữ ký của riêng mình. Kèm theo nên có phiếu tóm tắt quá trình ký gồm ai ký, ký lúc nào, xác thực bằng cách nào.

Bước 7. Lưu trữ và quản lý sau ký

Việc làm: lưu bản hợp đồng đã ký cùng ba thứ đi kèm, đây là phần hay bị bỏ sót nhất:

Thứ cần lưu	Vì sao cần
File hợp đồng đã ký	Bản thân nội dung thỏa thuận
Chứng thư số của các bên tại thời điểm ký	Chứng minh chữ ký hợp lệ vào lúc ký, kể cả khi chứng thư đã hết hạn sau này
Nhật ký giao dịch đầy đủ	Chứng minh trình tự gửi, mở, xác thực và ký

Thời hạn lưu theo quy định pháp luật về lưu trữ và theo tính chất hợp đồng. Với hợp đồng có nghĩa vụ kéo dài, nên lưu ít nhất đến khi hết thời hiệu khởi kiện.

Ngoài lưu trữ, nên thiết lập nhắc việc theo mốc thời gian của hợp đồng: ngày đến hạn thanh toán, ngày hết hạn, ngày cần gia hạn.

Bảng tóm tắt quy trình

Bước	Ai làm	Kết quả	Bằng chứng để lại
1. Soạn và duyệt	Đề xuất, pháp chế, lãnh đạo	Bản cuối được chốt	Lịch sử phiên bản, người duyệt
2. Xác định bên ký	Người phụ trách hợp đồng	Danh sách người ký và thứ tự	Cấu hình luồng ký
3. Gửi hợp đồng	Hệ thống	Các bên nhận được liên kết	Thời điểm gửi, thời điểm mở
4. Xác thực danh tính	Người ký	Xác nhận đúng người	Phương thức xác thực, thời điểm
5. Ký số	Người ký	Chữ ký gắn vào tài liệu	Chữ ký số, dấu thời gian, địa chỉ mạng
6. Hoàn tất	Hệ thống	Bản hoàn chỉnh gửi các bên	Phiếu tóm tắt quá trình ký
7. Lưu trữ	Pháp chế, hành chính	Hồ sơ đầy đủ, có nhắc hạn	Bộ ba: file, chứng thư, nhật ký

Sáu lỗi thường gặp khi ký hợp đồng điện tử

Lỗi	Rủi ro	Cách xử lý
Dùng ảnh chụp chữ ký thay chữ ký số	Không chứng minh được ai ký, không phát hiện được sửa nội dung	Chuyển sang chữ ký số của tổ chức được cấp phép
Sửa nội dung sau khi đã có bên ký	Chữ ký trước đó mất hiệu lực	Chốt nội dung trước khi vào luồng ký, sửa thì ký lại từ đầu
Người ký không đúng thẩm quyền	Hợp đồng có nguy cơ vô hiệu	Rà giấy ủy quyền, cài đặt hạn mức trên hệ thống
Chỉ lưu file PDF, không lưu nhật ký giao dịch	Khó chứng minh trình tự ký khi tranh chấp	Lưu đủ bộ ba: file, chứng thư số, nhật ký
Không có điều khoản thống nhất dùng hợp đồng điện tử	Bên kia có thể phản đối hình thức giao kết	Bổ sung điều khoản này vào hợp đồng khung hoặc chính hợp đồng
Để chứng thư số hết hạn giữa chừng	Không ký được, hoặc chữ ký không hợp lệ	Đặt nhắc gia hạn trước hạn ít nhất 30 ngày

Hợp đồng nào không nên hoặc chưa nên ký điện tử?

Không phải mọi loại hợp đồng đều phù hợp. Cần thận trọng với:

• Các giao dịch mà pháp luật chuyên ngành yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền
• Giao dịch liên quan đến bất động sản, thừa kế và các loại giấy tờ có yêu cầu hình thức riêng
• Hợp đồng với đối tác nước ngoài mà pháp luật nước sở tại có yêu cầu khác

Với các trường hợp này, nên hỏi ý kiến pháp chế hoặc luật sư trước, thay vì suy đoán. Bài viết này cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho tình huống cụ thể.

Lợi ích thực tế khi chuyển sang hợp đồng điện tử

Khía cạnh	Hợp đồng giấy	Hợp đồng điện tử
Thời gian hoàn tất	Vài ngày đến vài tuần nếu phải chuyển phát	Trong ngày, thường vài giờ
Chi phí	In ấn, chuyển phát, lưu kho hồ sơ	Gần như bằng không sau khi có hệ thống
Tìm lại hợp đồng cũ	Lục tủ hồ sơ	Tìm theo từ khóa trong vài giây
Theo dõi tiến độ ký	Gọi điện hỏi	Xem trạng thái theo thời gian thực
Rủi ro thất lạc	Có	Gần như không nếu sao lưu đầy đủ
Quản lý hạn hợp đồng	Nhớ hoặc ghi lịch tay	Hệ thống tự nhắc

Với doanh nghiệp ký vài trăm hợp đồng mỗi năm, riêng khoản thời gian chờ chuyển phát đã đủ để thấy khác biệt.

Giải pháp hợp đồng điện tử của Arito

AritoContract hỗ trợ trọn quy trình từ soạn thảo đến lưu trữ:

• Kho mẫu hợp đồng dùng chung, tạo hợp đồng mới từ mẫu chỉ mất vài phút
• Luồng duyệt và ký cấu hình theo cấp thẩm quyền, hỗ trợ cả ký tuần tự và ký song song
• Tích hợp chữ ký số dạng USB Token và ký số từ xa
• Xác thực người ký nhiều lớp, ghi nhận đầy đủ nhật ký giao dịch
• Theo dõi trạng thái theo thời gian thực, nhắc tự động khi có bên chưa ký
• Lưu trữ tập trung, tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, nhắc các mốc hạn của hợp đồng
• Kết nối với Arito ERP để hợp đồng gắn với đơn hàng, công nợ và quản lý mua hàng

Xem thêm hợp đồng điện tử là gì cho phần khái niệm, hoặc đăng ký demo.