Cách ứng dụng Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng

Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả và đạt được kết quả tốt, mỗi doanh nghiệp luôn phải chuẩn bị nhiều chiến lược và kế hoạch theo từng giai đoạn phù hợp với biến đổi thị trường. Có rất nhiều nguyên tắc quản lý hàng hóa sản phẩm có thể áp dụng, trong đó nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng cũng được xem xét là một nguyên tắc rất quan trọng và cần được quan tâm đến. 

Trong bài viết này, hãy cùng ARITO tìm hiểu sâu hơn về Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là gì nhé. 

1. Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là gì?

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là kỹ thuật xác định giá trị của hàng hóa dựa trên mức độ quan trọng với doanh nghiệp, từ đó phân loại vào các nhóm A, B và C. Sau đó, từng nhóm sản phẩm sẽ được áp dụng các phương án quản trị phù hợp để tối đa hóa giá trị của hàng hóa và giảm thiểu lãng phí góp phần có lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

• Sản phẩm nhóm A (Class A): Đây là nhóm các mặt hàng có giá trị cao nhất hoặc chiếm phần lớn doanh thu của doanh nghiệp. Mặt hàng này thường chiếm ít vị trí nhưng có giá trị tài chính cao. Quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các mặt hàng này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Sản phẩm nhóm B (Class B): Nhóm này bao gồm các mặt hàng có giá trị trung bình và chiếm một phần nhỏ hơn của doanh thu so với nhóm A. Quản lý chúng cũng quan trọng nhưng không cấp thiết như nhóm A.
• Sản phẩm nhóm C (Class C): Đây là nhóm các mặt hàng có giá trị thấp nhất hoặc chiếm ít phần nhỏ nhất của doanh thu. Mặt hàng này thường chiếm nhiều vị trí trong kho hàng nhưng không tạo ra nhiều giá trị tài chính. Quản lý chúng thường không đòi hỏi nhiều tài nguyên nhưng vẫn cần được thực hiện một cách hiệu quả để tránh lãng phí.

Bằng cách phân loại các mặt hàng theo nguyên tắc ABC, doanh nghiệp có thể tập trung tài nguyên và nỗ lực vào việc quản lý hiệu quả các mặt hàng quan trọng nhất đối với doanh thu và lợi nhuận của mình.

2. Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng

Việc áp dụng nguyên tắc ABC mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

1. Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực:

• Tập trung nguồn lực vào những mặt hàng quan trọng: Nhờ phân loại hàng hóa thành các nhóm A, B, C, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định những mặt hàng đóng góp giá trị cao nhất cho doanh nghiệp (nhóm A). Doanh nghiệp sẽ tập trung nguồn lực, chi phí và thời gian để quản lý chặt chẽ nhóm hàng hóa này, đảm bảo luôn có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị trường, tránh tình trạng thiếu hụt hay tồn kho.
• Giảm thiểu lãng phí: Nhóm hàng hóa C bao gồm những mặt hàng có giá trị thấp và nhu cầu tiêu thụ ít. Việc áp dụng nguyên tắc ABC giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chặt chẽ nhóm hàng hóa này, hạn chế tối đa tình trạng tồn kho, lãng phí do hư hỏng hoặc lỗi thời.

2. Nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng:

• Tiết kiệm chi phí kho bãi: Doanh nghiệp có thể sắp xếp kho bãi một cách hợp lý, dành vị trí thuận lợi, dễ dàng kiểm soát cho nhóm hàng hóa A và B. Nhóm hàng hóa C có thể được lưu trữ ở khu vực xa hơn, ít tốn kém chi phí hơn.
• Giảm thiểu thất thoát: Việc kiểm soát chặt chẽ nhóm hàng hóa A và B có giá trị cao giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ thất thoát do trộm cắp hoặc thất lạc.
• Tăng hiệu quả xuất nhập kho: Nhờ phân loại hàng hóa khoa học, việc xuất nhập kho trở nên nhanh chóng, chính xác hơn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng.

3. Cải thiện dịch vụ khách hàng:

• Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn: Việc tập trung quản lý nhóm hàng hóa A và B giúp doanh nghiệp đảm bảo luôn có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng hết hàng, gây mất uy tín và ảnh hưởng đến doanh thu.
• Tăng tốc độ giao hàng: Nhờ việc xuất nhập kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian giao hàng đến tay khách hàng, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

4. Tối ưu hóa chuỗi cung ứng:

• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Doanh nghiệp có thể xác định được nhà cung cấp uy tín và có khả năng cung cấp ổn định cho nhóm hàng hóa A và B, đảm bảo nguồn cung cấp nguyên liệu cho sản xuất.
• Quản lý hợp đồng hiệu quả: Doanh nghiệp có thể đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp một cách có lợi hơn cho nhóm hàng hóa A và B, nhờ vào vị thế khách hàng lớn và nhu cầu tiêu thụ cao.
• Tối ưu hóa quy trình vận chuyển: Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp nhất cho từng nhóm hàng hóa, đảm bảo tiết kiệm chi phí và thời gian vận chuyển.

Ngoài ra, việc áp dụng nguyên tắc ABC còn giúp doanh nghiệp:

• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Nhờ việc quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí, nâng cao lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh.
• Cải thiện khả năng ra quyết định: Doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong việc quản lý hàng tồn kho, mua sắm nguyên liệu và đầu tư vào sản xuất.

3. Hướng dẫn phân loại sản phẩm theo quy tắc ABC

Để phân loại sản phẩm theo nguyên tắc ABC, chúng ta có thể tuân theo các bước tham khảo sau:

Xác định các tiêu chí phân loại:

• Doanh thu: Xác định doanh thu từng sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một năm)
• Lợi nhuận: Tính toán lợi nhuận từng sản phẩm bằng cách trừ chi phí sản xuất và chi phí liên quan khác từ doanh thu
• Số lượng bán: Đếm số lượng sản phẩm đã bán trong một khoảng thời gian cố định

Sắp xếp sản phẩm theo mức độ quan trọng:

• Sắp xếp sản phẩm từ cao đến thấp dựa trên tiêu chí mà bạn đã chọn (doanh thu, lợi nhuận hoặc số lượng bán)
• Có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hoặc bảng tính để tự động sắp xếp. Để thực hiện phân tích hàng tồn kho cơ bản một cách nhanh chóng và tiện lợi, Doanh nghiệp có thể sử dụng Excel. Các bước thực hiện trên Excel cụ thể như sau: Liệt kê từng hạng mục sản phẩm có trong kho và sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần dựa trên giá trị sử dụng, sử dụng hàm công thức để tính tổng giá trị sử dụng của từng sản phẩm, dựa trên kết quả đã tính, doanh nghiệp có thể phân loại từng nhóm sản phẩm ABC dựa trên nguyên tắc. Công thức tính ABC Analysis:

(Số lượng mặt hàng bán ra hàng năm) x (Giá mỗi mặt hàng) = (Giá trị sử dụng hàng năm trên mỗi sản phẩm)

Phân loại sản phẩm theo ABC:

• Nhóm A: Chọn ra các sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất trong doanh thu, lợi nhuận hoặc số lượng bán. Thường là khoảng 20-30% sản phẩm đem lại 70-80% doanh thu hoặc lợi nhuận.
• Nhóm B: Các sản phẩm còn lại có tỷ trọng trung bình. Thường là khoảng 30-40% sản phẩm đem lại 15-25% doanh thu hoặc lợi nhuận.
• Nhóm C: Các sản phẩm còn lại chiếm tỷ trọng nhỏ nhất. Thường là khoảng 50% sản phẩm đem lại 5-10% doanh thu hoặc lợi nhuận.

Thiết lập chiến lược quản lý cho từng nhóm:

• Nhóm A: Quản lý chặt chẽ, theo dõi thường xuyên, tối ưu hóa tồn kho, cải thiện dịch vụ khách hàng.
• Nhóm B: Quản lý đủ mức, theo dõi định kỳ để đảm bảo không có sự lãng phí.
• Nhóm C: Quản lý linh hoạt, tập trung vào việc giảm thiểu chi phí tồn kho và tối ưu hóa quy trình.

Định kỳ xem xét và điều chỉnh:

• Định kỳ xem xét các sản phẩm trong mỗi nhóm để đảm bảo sự phân loại vẫn phù hợp với thực tế kinh doanh.
• Điều chỉnh chiến lược quản lý theo tình hình thị trường và biến động trong doanh thu, lợi nhuận.

Bằng cách này, bạn có thể tối ưu hóa quản lý tồn kho và tài nguyên của mình để tăng cường hiệu suất kinh doanh.

>>> Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Vai trò của WMS với doanh nghiệp

4. Cách thực hiện phân tích nguyên tắc ABC

Phân tích theo nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng thường được thực hiện thông qua các bước sau:

• Thu thập dữ liệu: Bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu về các sản phẩm trong kho hàng, bao gồm thông tin về doanh thu, lợi nhuận, số lượng bán, giá cả, và bất kỳ thông tin khác quan trọng nào.
• Sắp xếp dữ liệu: Sắp xếp các sản phẩm theo các tiêu chí quan trọng như doanh thu, lợi nhuận hoặc số lượng bán. Điều này giúp xác định mức độ quan trọng của từng sản phẩm đối với hoạt động kinh doanh.
• Xác định ngưỡng phân loại: Dựa trên tỷ trọng phần trăm doanh thu, lợi nhuận hoặc số lượng bán, xác định ngưỡng phân loại cho mỗi nhóm A, B và C. Ví dụ, có thể chọn 20% sản phẩm đem lại 80% doanh thu làm ngưỡng phân loại cho nhóm A.
• Phân loại sản phẩm: Dựa trên ngưỡng đã xác định, phân loại các sản phẩm vào từng nhóm A, B và C.
• Phân tích kết quả: Phân tích kết quả phân loại để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của từng nhóm sản phẩm đối với hoạt động kinh doanh. Điều này có thể bao gồm việc xem xét cấu trúc tồn kho, hiệu suất bán hàng, lợi nhuận, chi phí tồn kho, và các yếu tố khác.
• Xây dựng chiến lược quản lý: Dựa trên kết quả phân tích, xây dựng chiến lược quản lý tồn kho cho từng nhóm sản phẩm. Điều này bao gồm việc quyết định về cách quản lý, kiểm soát tồn kho, và phân phối tài nguyên và nỗ lực theo mức độ quan trọng của từng nhóm.
• Điều chỉnh và theo dõi: Liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của chiến lược quản lý và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo rằng nó vẫn phản ánh đúng tình hình kinh doanh và mục tiêu của doanh nghiệp.

Quan trọng nhất, phân tích ABC không chỉ là một quá trình một lần mà nó là một công việc liên tục và cần được cập nhật định kỳ để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quản lý kho hàng.

5. Cách quản lý và phát triển từng nhóm sản phẩm theo quy tắc ABC

5.1 Sản phẩm nhóm A

• Quản lý chặt chẽ: Tập trung vào việc quản lý chặt chẽ tồn kho của các sản phẩm thuộc nhóm A. Đảm bảo luôn có đủ hàng sẵn có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây ra tình trạng thiếu hụt hoặc mất mất cơ hội bán hàng.
• Tối ưu hóa quy trình: Xem xét và tối ưu hóa quy trình từ đơn hàng đến giao hàng để đảm bảo khách hàng nhận được dịch vụ tốt nhất có thể.
• Phát triển chiến lược bán hàng: Tích hợp chiến lược bán hàng chuyên sâu để tăng cường doanh số bán hàng của các sản phẩm trong nhóm A. Điều này có thể bao gồm quảng cáo mục tiêu, khuyến mãi, hoặc các chương trình thúc đẩy bán hàng.

5.2 Sản phẩm nhóm B

• Quản lý hiệu quả: Quản lý tồn kho của nhóm B một cách hiệu quả để tránh lãng phí và chi phí tồn kho không cần thiết.
• Điều chỉnh chính sách giá: Xem xét lại chính sách giá để tối ưu hóa lợi nhuận từ các sản phẩm trong nhóm B mà vẫn giữ được sự hấp dẫn với khách hàng.
• Tăng cường tiếp thị: Tăng cường tiếp thị và quảng bá cho các sản phẩm trong nhóm B để tăng cường nhận thức thương hiệu và tăng cơ hội bán hàng.

5.3 Sản phẩm nhóm C

• Quản lý linh hoạt: Quản lý tồn kho của nhóm C một cách linh hoạt và hiệu quả. Cân nhắc sử dụng các phương pháp như chu trình đặt hàng tự động để đảm bảo rằng không có sự thiếu hụt hoặc dư thừa lớn.
• Tối ưu hóa chi phí: Tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí tồn kho và chi phí vận chuyển để giảm thiểu tác động lên lợi nhuận.
• Xem xét lại dòng sản phẩm: Đánh giá sự hiệu quả của từng sản phẩm trong nhóm C và xem xét việc loại bỏ hoặc thay đổi các sản phẩm không có hiệu suất kinh doanh tốt.

6. Khi nào Doanh nghiệp cần ứng dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng

Doanh nghiệp cần ứng dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng khi họ đối mặt với các tình huống sau đây:

• Tăng cường hiệu quả tồn kho: Khi doanh nghiệp muốn tối ưu hóa việc quản lý tồn kho để giảm thiểu các chi phí không cần thiết liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng tồn kho.
• Quản lý tài nguyên hiệu quả hơn: Khi doanh nghiệp muốn phân phối tài nguyên như lao động, thời gian và vốn một cách hiệu quả hơn, chú trọng vào các sản phẩm hoặc dịch vụ quan trọng nhất cho hoạt động kinh doanh.
• Tối ưu hóa dịch vụ khách hàng: Khi doanh nghiệp muốn cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất bằng cách đảm bảo sự sẵn có của các sản phẩm quan trọng và phân phối tài nguyên một cách hợp lý để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Tăng cường lợi nhuận: Khi doanh nghiệp muốn tăng cường lợi nhuận bằng cách tập trung vào các sản phẩm hoặc dịch vụ mang lại lợi nhuận cao nhất và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh xung quanh chúng.
• Đối mặt với sự phức tạp trong quản lý kho hàng: Khi doanh nghiệp đã phát triển và có một lượng lớn sản phẩm trong kho hàng, việc quản lý trở nên phức tạp và cần một phương pháp tổ chức hợp lý để giữ cho mọi thứ được quản lý một cách hiệu quả.

7. Hạn chế của việc áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng một cách truyền thống

Mặc dù nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế khi áp dụng một cách truyền thống:

• Phức tạp trong việc phân loại sản phẩm: Việc phân loại hàng hóa thành các nhóm A, B và C có thể trở nên phức tạp đối với các doanh nghiệp có danh mục hàng hóa phức tạp và đa dạng. Điều này đòi hỏi sự tính toán chính xác và thời gian để xác định mức độ quan trọng của từng sản phẩm.
• Cần nhiều dữ liệu và tài nguyên: Phân tích ABC yêu cầu một lượng lớn dữ liệu về doanh thu, lợi nhuận và số lượng bán của từng sản phẩm. Điều này có thể đòi hỏi nhiều thời gian và tài nguyên để thu thập và xử lý dữ liệu.
• Khả năng dự đoán yếu tố rủi ro: Nguyên tắc ABC dựa trên giả định rằng các dữ liệu lịch sử sẽ phản ánh tương lai. Tuy nhiên, nó không thể dự đoán hoàn toàn các biến động không lường trước được như thay đổi trong xu hướng thị trường hoặc sự cố trong chuỗi cung ứng.
• Sự biến động của thị trường: Mặc dù một sản phẩm có thể được phân loại vào nhóm A vì hiện tại nó đem lại doanh thu và lợi nhuận cao, nhưng có thể có các yếu tố ngoại lai như sự cạnh tranh mới hoặc thay đổi trong nhu cầu thị trường có thể làm thay đổi mức độ quan trọng của sản phẩm đó.
• Không linh hoạt trong quản lý chi phí: Nguyên tắc ABC thường tập trung vào việc quản lý các mặt hàng theo mức độ quan trọng. Tuy nhiên, nó có thể bỏ qua việc quản lý chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí lưu trữ và chi phí đặt hàng, gây ra sự thiếu cân nhắc trong quản lý chi phí tổng thể.

>>> Xem thêm: Chi tiết quy trình quản lý kho theo ISO cho các doanh nghiệp

Tóm lại, việc áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng cung cấp nhiều lợi ích nhưng cũng có nhược điểm và hạn chế. Để tối ưu hóa hiệu quả, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và linh hoạt trong việc sử dụng nguyên tắc này.

Trên đây là một số thông tin về nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng, ARITO mong rằng qua bài viết này, các bạn sẽ có thêm thông tin để áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng một cách hiệu quả, góp phần mang lại nhiều kết quả kinh doanh tốt cho doanh nghiệp của mình. 

8. Phần mềm quản lý kho Arito hỗ trợ quản lý kho hàng đơn giản, chính xác

Arito là giải pháp phần mềm quản lý kho toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa, nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận. Arito sở hữu các tính năng linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.

Điểm nổi bật của phần mềm quản lý kho Arito:

• Kết nối đa bộ phận: Arito liên kết tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp như Bán hàng, Mua hàng, Sản xuất, Kho, Tài chính, Nhân sự, CRM trên cùng một hệ thống, giúp loại bỏ việc nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng năng suất vận hành lên đến 60%.
• Quản lý kho hàng hiệu quả: Arito cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý kho hàng chuyên sâu, bao gồm:
  • Tính giá vốn vật tư: Tự động tính toán giá vốn vật tư chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi giá trị hàng hóa và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
  • Thiết lập hạn mức tồn kho: Cho phép thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng, giúp hạn chế tình trạng dư thừa vật tư, ứ đọng vốn và lãng phí tài nguyên.
  • Quản lý thông tin vật tư: Lưu trữ đầy đủ thông tin chi tiết về hàng hóa như đặc tính, vị trí, số seri, nhà cung cấp,… giúp dễ dàng phân loại và kiểm soát hàng hóa theo nhóm A, B, C.
  • Lập chứng từ kho bãi: Tự động tạo lập các chứng từ xuất kho, nhập kho, điều chuyển kho, kiểm kê,… theo quy chuẩn, giúp đơn giản hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
  • Kiểm kê hàng hóa: Hỗ trợ kiểm kê hàng hóa nhanh chóng và chính xác, giúp theo dõi số lượng tồn kho theo từng thời điểm, kịp thời phát hiện hàng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Arito có thể được tùy chỉnh để đáp ứng mọi nhu cầu quản lý kho đặc thù của doanh nghiệp, từ quy trình nghiệp vụ đến báo cáo dữ liệu.
• Dễ dàng sử dụng: Giao diện phần mềm trực quan, thân thiện, dễ dàng thao tác, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.
• Bảo mật cao: Hệ thống an ninh mạng tiên tiến đảm bảo bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với Arito để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý kho hàng!