Hướng dẫn tạo bảng chấm công trên excel đầy đủ và chi tiết nhất

Tải ngày 17+ mẫu bảng chấm công trên excel/ word tiện lợi

Không thể phủ nhận rằng bảng chấm công Excel là một trong những công cụ không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp, giúp chúng ta tự tin hơn trong việc quản lý nhân sự. Hãy cùng Arito Solutions khám phá cách tạo bảng chấm công trên Excel để nâng cao hiệu quả công việc của bạn.

1. Xác định mô hình bảng chấm công trên excel

Để tạo bảng chấm công trên Excel một cách hiệu quả, người lập cần có một kế hoạch cụ thể về cấu trúc của bảng chấm công. Dưới đây là những gợi ý để bạn có thể hình dung được mô hình bảng chấm công:

1. Số lượng Sheet: Một bảng chấm công hoàn chỉnh sẽ bao gồm 13 sheet, trong đó 1 sheet sẽ dành cho việc liệt kê danh sách toàn bộ nhân viên trong công ty, và 12 sheet còn lại sẽ tương ứng với 12 tháng trong năm.
2. Số lượng nhân viên trên mỗi sheet: Tùy thuộc vào tổng số nhân viên trong công ty, số lượng nhân viên trên mỗi sheet có thể dao động từ khoảng 20 nhân viên trở lên.
3. Ký hiệu chấm công: Mỗi nhân viên sẽ có một ký hiệu chấm công riêng, được sử dụng xuyên suốt trong 12 tháng. Điều này giúp phân biệt và nhận diện dễ dàng.
4. Cấu trúc cột: Bảng chấm công cần phải có đầy đủ các cột cho tháng, ngày, và thứ. Để phân biệt các ngày cuối tuần, có thể sử dụng màu sắc khác nhau cho thứ 7 và Chủ nhật.
5. Chấm công: Công của nhân viên sẽ được ghi vào cột tương ứng với ngày, và tổng kết vào ngày cuối cùng của mỗi tháng.
6. Liên kết giữa các sheet: Có thể thêm liên kết giữa các tháng với nhau để dễ dàng chuyển đổi và thao tác trên các bảng chấm công.

Những gợi ý trên sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về cách tổ chức và thiết kế bảng chấm công trên Excel, từ đó giúp bạn đạt được kết quả mong muốn mà không cần phải chỉnh sửa nhiều lần.

2. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên Excel

Bước 1: Thiết lập bố cục các sheet:

• Đầu tiên, bạn cần tạo hai sheet: một cho danh sách nhân viên (DSNV) và một cho tháng mẫu (ví dụ: Tháng 1). Điều này giúp tổ chức và quản lý dữ liệu dễ dàng hơn.

Bước 2: Tạo sheet Danh sách nhân viên:

• Tạo các cột “Tên” và “Mã nhân viên”, cũng như các thông tin khác về nhân viên như quê quán, ngày sinh, số CCCD/CMND, ngày bắt đầu làm việc. Điều này giúp bạn có một cơ sở dữ liệu nhân viên đầy đủ và rõ ràng.
• Định dạng các cột liên quan đến ngày tháng để hiển thị đồng bộ và dễ đọc.

Bước 3: Tạo sheet cho các tháng:

• Tạo khung cho bảng chấm công với các thông tin cần thiết như tiêu đề, tháng, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng. Điều này giúp bạn tổ chức dữ liệu một cách logic và có thể dễ dàng tìm kiếm.
• Tạo các cột bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày), cột quy ra công, và cột ghi chú. Điều này giúp bạn ghi nhận thông tin chấm công một cách chi tiết.
• Căn độ rộng của các cột sao cho gọn gàng và dễ nhìn, giúp việc nhập liệu và đọc dữ liệu trở nên thuận tiện hơn.

Bước 4: Tạo ngày tháng trong bảng chấm công:

• Xác định năm sử dụng và nhập vào ô tương ứng để có thể sử dụng cho việc tính toán sau này.
• Tạo ngày đầu tiên của tháng và các ngày tiếp theo trong tháng. Điều này giúp bạn tự động tạo ra lịch làm việc cho mỗi tháng một cách chính xác.
• Đổi màu cho các ngày cuối tuần để phân biệt dễ dàng giữa các ngày làm việc và ngày nghỉ.
• Điều chỉnh các ô ngày trống (như ngày 29, 30, 31 của các tháng không đều đặn) để tự động bôi xám và không hiển thị ngày không tồn tại.

Bước 5: Đặt ký hiệu chấm công tương ứng:

• Đặt các ký hiệu chấm công phù hợp cho từng loại công việc (ví dụ: ngày công, nửa ngày công, nghỉ hưởng lương, nghỉ không lương, nghỉ ốm đau). Điều này giúp bạn ghi nhận và phân loại công việc của nhân viên một cách dễ dàng và chính xác.

Bước 6: Tạo công thức và hàm:

• Tạo các công thức để tính số ngày công thực tế, nửa ngày công, nghỉ hưởng lương, nghỉ không lương, nghỉ ốm đau cho mỗi nhân viên. Điều này giúp bạn tự động tính toán và ghi nhận dữ liệu chấm công một cách hiệu quả.

Dưới đây là một số công thức và hàm được sử dụng trong quá trình tạo bảng chấm công trên Excel:

1. Đếm số ngày công thực tế:
   • Sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của ký hiệu chấm công của ngày công thực tế trong một dãy cụ thể.
   • Ví dụ: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34).
2. Đếm số ngày nửa công:
   • Tương tự, sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của ký hiệu chấm công của ngày nửa công trong một dãy cụ thể.
   • Ví dụ: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$35).
3. Đếm số ngày nghỉ hưởng lương:
   • Sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của ký hiệu chấm công của ngày nghỉ hưởng lương trong một dãy cụ thể.
   • Ví dụ: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$36).
4. Đếm số ngày nghỉ không lương:
   • Sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của ký hiệu chấm công của ngày nghỉ không lương trong một dãy cụ thể.
   • Ví dụ: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$37).
5. Đếm số ngày nghỉ ốm đau, thai sản:
   • Sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của ký hiệu chấm công của ngày nghỉ ốm đau, thai sản trong một dãy cụ thể.
   • Ví dụ: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$38).

• Sao chép các công thức xuống các ô tương ứng cho các nhân viên khác. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong dữ liệu chấm công.

Tổng hợp lại, việc thực hiện từng bước một theo trình tự này sẽ giúp bạn tạo bảng chấm công trên Excel một cách chi tiết, đúng cách và hiệu quả.

3. Những lưu ý trong làm bảng chấm công excel

Để tạo bảng chấm công chính xác và hiệu quả trên Excel, bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau:

1. Đồng bộ quy định và hình thức bảng chấm công:
   • Xác định rõ ràng các quy định về thời gian làm việc, tính công, tính lương, nghỉ phép, làm thêm giờ, làm bù, và các chế độ khác.
   • Thiết kế bảng chấm công sao cho phản ánh chính xác thời gian làm việc và nghỉ của nhân viên theo từng ngày, tuần hoặc tháng.
2. Thiết kế tiêu chí chính:
   • Xác định những tiêu chí quan trọng như tên nhân viên, mã nhân viên, thời gian làm việc, ngày nghỉ, loại công, số giờ làm thêm, và các thông tin khác cần thiết.
   • Phân chia bảng chấm công thành các mục nhỏ để dễ quản lý và tổng hợp dữ liệu sau này. Tránh thiết kế quá phức tạp để giữ cho bảng chấm công dễ hiểu và sử dụng.
3. Ghi rõ thời gian hoàn thành:
   • Ghi lại thời gian khi hoàn thành dữ liệu chấm công thô để có thể theo dõi và kiểm tra lại khi cần thiết.
   • Đảm bảo rằng mọi người sử dụng bảng chấm công đều biết và tuân thủ theo quy trình quy định.

Những lưu ý này giúp bạn tạo ra bảng chấm công chính xác, tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi của nhân sự trong quá trình tính lương và quản lý thời gian làm việc.

4. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công với phần mềm Arito Solutions

Sử dụng Excel để tạo bảng chấm công là một giải pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp nhỏ lựa chọn tạm thời. Tuy nhiên, việc chấm công thủ công bằng Excel có thể tốn thời gian của nhân sự và gặp khó khăn trong việc tổng hợp, quản lý chấm công. Điều này có thể dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực, thời gian, công sức cũng như hạn chế năng suất làm việc của toàn phòng HR trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay.

Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm công nghệ thay thế Excel đang được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên và sử dụng. Trong đó, Arito là một trong những giải pháp tốt nhất, nhận được đánh giá tích cực từ nhân sự C&B và nhà quản lý.

Arito là một sản phẩm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể Arito HRM – phần mềm được hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, giúp giảm 50% sức lao động, tăng 30% hiệu quả làm việc.

Trước khi sử dụng Arito	Sau khi dùng Arito
Công ty có nhiều chi nhánh, khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu công.	Tự động thiết lập thời gian làm việc cho nhân viên, toàn bộ dữ liệu công được đồng bộ.
Xin nghỉ phép, đi muộn phải làm đơn, xin chữ ký quản lý, làm email tốn thời gian.	Tự làm đơn, quản lý duyệt đơn ngay trên phần mềm, không cần giấy tờ thủ công.
Chấm công thủ công bằng Excel tốn rất nhiều thời gian, công sức, độ chính xác chưa cao.	Chấm công đa dạng hình thức với khuôn mặt, vân tay, GPS, dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
Không có cái nhìn tổng quát về tình hình chấm công, làm báo cáo mất nhiều thời gian.	Tự động tạo báo cáo theo nhiều dạng khác nhau, lãnh đạo, quản lý dễ dàng theo dõi tình hình nhân viên đi làm.

>>> 10 Phần mềm HRM với nhiều tính năng hỗ trợ HR hữu ích nhất