Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn theo Nghị Định 123

Khi bối cảnh chuyển đổi số hóa ngày càng lan rộng, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng không thể tránh khỏi trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tăng tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, để thực hiện được điều này một cách hợp pháp và hiệu quả, việc đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật là điều cực kỳ quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi vào chi tiết về cách thức đăng ký hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định trong Nghị Định 123/2020/NĐ-CP và những điều cần lưu ý trong quá trình thực hiện quy trình này.

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?

1.1. Quy định mới về đăng ký hoá đơn điện tử

Theo Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 1, Điều 16, Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (gồm cả trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.=

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Nếu doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức trực trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, theo Khoản 6, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán cần có trách nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đối với biên lai thu phí, lệ phí, theo Khoản 4, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng biên lai điện tử theo định dạng của cơ quan thuế thì tổ chức thực hiện chuyển đổi để áp dụng, đăng ký sử dụng, thông báo phát hành theo Điều 34, Điều 36 và Điều 38 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất

1.2. Điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử

Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử rất quan trọng và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía doanh nghiệp. Đầu tiên, để việc đăng ký hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần phải thực hiện quy trình với những bước sau:

• Chuẩn bị phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật: Trước hết, doanh nghiệp cần đảm bảo đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng quy định. Điều này đảm bảo rằng chữ ký số có hiệu lực khi lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
• Có thiết bị và kết nối mạng internet đủ khả năng: Doanh nghiệp cần có thiết bị để truy cập mạng internet và đường truyền đủ khả năng để thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.
• Xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ: Cơ sở dữ liệu phải đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống lưu trữ trực tuyến được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
• Đào tạo nhân sự: Yêu cầu nhân sự phải được đào tạo để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. Việc chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 sẽ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
• Kết nối với phần mềm bán hàng hoặc kế toán: Đảm bảo rằng phần mềm bán hàng hoặc dịch vụ có thể kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán hoặc cơ sở dữ liệu tại thời điểm lập hoá đơn.
• Tuy nhiên, trên thực tế, không phải tất cả các Cơ quan thuế đều yêu cầu các doanh nghiệp mới thành lập phải có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của Cơ quan thuế quản lý trước khi tiến hành chuẩn bị.

1.3. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Trước hết, theo Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, cụ thể: 

• Đối với trường hợp đăng ký sử dụng thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Đối với trường hợp đăng ký sử dụng trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về vấn đề tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện và quy định để đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị một hồ sơ đầy đủ và chính xác để nộp cho cơ quan thuế. Hồ sơ này bao gồm các thành phần sau:

• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử: Đây là tài liệu thông báo cho cơ quan thuế biết rằng doanh nghiệp đã quyết định sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy truyền thống. Thông báo này cần diễn đạt rõ ràng và đầy đủ thông tin về quyết định của doanh nghiệp.
• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử: Đây là văn bản chính thức của doanh nghiệp, xác nhận việc quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. Quyết định này thường được ban hành bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp và phải tuân thủ các quy định và quy trình nộp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử mẫu: Đây là mẫu hóa đơn điện tử được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử. Mẫu này phải tuân thủ các quy định của pháp luật và cơ quan thuế đặt ra, bao gồm cả cấu trúc thông tin cần thiết và định dạng của hóa đơn. Việc chuẩn bị mẫu hóa đơn điện tử này đảm bảo rằng hóa đơn phát hành sau này sẽ đáp ứng được các yêu cầu pháp lý và kỹ thuật.

Một số điểm cần lưu ý khi doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử:

• Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
• Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.
• Tất cả các điều kiện trên đây đều là yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.

Tất cả các yêu cầu trên đều là cơ bản để đảm bảo doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.

2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở cửa, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.

2.1. Quy trình đăng ký hoá đơn điện tử theo Nghị định 123

Dưới đây là 3 bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo Nghị Định 123

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế. 

Hướng dẫn chi tiết Đăng ký thông tin sử dụng hoá đơn điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT thuộc Phụ lục IA của Nghị định 123:

• Truy cập vào Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế (tại website: hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ. 
• Tích lựa chọn hình thức hoá đơn có mã hoặc hoá đơn không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.
• Tích lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ.
• Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử.
• Lựa chọn loại hoá đơn khi sử dụng, bao gồm các loại: Hoá đơn giá trị gia tăng; Hoá đơn bán hàng; Hoá đơn bán tài sản công; Hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hoá đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hoá đơn. 
• Điền các danh sách chứng thư số sử dụng.
• Đăng ký uỷ nhiệm lập hoá đơn (nếu có)
• Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế

Một số lưu ý khi gửi tờ khai đến cơ quan thuế:

• Theo quy định của cơ quan thuế thì các đơn vị có mã số thuế riêng (10 số hoặc 13 số) đều phải gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả trường hợp các đơn vị phụ thuộc có mã số thuế riêng nhưng kê khai thuế giá trị gia tăng chung với đơn vị mẹ trong cùng tỉnh/thành). 
• Mỗi đơn vị phải sử dụng chữ ký số riêng để ký số tờ khai và phát hành hóa đơn sau này (không dùng chữ ký số chung với đơn vị mẹ).
• Trường hợp cơ quan thuế phản hồi Lỗi dữ liệu (hoặc không chấp nhận, không tiếp nhận), đơn vị cần xem nội dung phản hồi các mục khai báo sai, sau đó tạo mới tờ khai và gửi lại. 

Bước 2: Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử 

Điều này có nghĩa là sau khi doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế hoặc cá nhân kinh doanh đã hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, cơ quan này sẽ gửi một thông báo điện tử xác nhận việc tiếp nhận đăng ký.

Thông báo này sẽ được gửi đến địa chỉ email đã được doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế hoặc cá nhân kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế. Thông báo sẽ chứa các thông tin liên quan đến việc tiếp nhận đăng ký, bao gồm thông tin về thời gian và ngày tiếp nhận, số hồ sơ, và các hướng dẫn cụ thể nếu cần thiết.

Thông báo này là một phần quan trọng của quy trình đăng ký, bởi nó xác nhận rằng hồ sơ đăng ký đã được cơ quan thuế nhận và đang được xem xét. Doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế hoặc cá nhân kinh doanh có thể sử dụng thông báo này như một bằng chứng về việc họ đã thực hiện đúng quy trình đăng ký theo quy định của pháp luật và có thể tiếp tục quá trình sử dụng hoá đơn điện tử một cách hợp pháp.

Bước 3: Thời hạn giải quyết hồ sơ

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng  hoá đơn điện tử.

Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, nếu được chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.

Có thể xảy ra các trường hợp sau: –

• Một là, trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hoá đơn điện tử theo Nghị định 123.
• Hai là, trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Bên cạnh đó, Nghị định 123 còn quy định một số nội dung như, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng  hoá đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.

Đồng thời, theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.

2.2. Thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định của Khoản 4, Điều 15 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi có sự thay đổi về thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần thực hiện các bước sau:

• Thực hiện thay đổi thông tin: Đầu tiên, các đơn vị cần điều chỉnh hoặc cập nhật thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo yêu cầu mới.
• Gửi thông tin thay đổi: Sau khi điều chỉnh thông tin, đơn vị cần gửi thông tin về thay đổi đó cho cơ quan thuế. Việc gửi thông tin này được thực hiện thông qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA, mà Tổng cục Thuế đã ban hành và có thể thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Tiếp nhận và xử lý thông tin: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin từ doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế. Cơ quan thuế sau đó sẽ thực hiện xử lý thông tin theo quy định tại Khoản 2 của Điều 15 trong Nghị định.

Quy trình này nhằm đảm bảo rằng thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử luôn được cập nhật và chính xác, đồng thời giúp cơ quan thuế có cơ sở dữ liệu chính xác để quản lý và kiểm tra việc sử dụng hoá đơn điện tử của các đơn vị.

3. Arito hỗ trợ doanh nghiệp mới thiết kế miễn phí và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Trong thời kỳ bùng nổ của thị trường hóa đơn điện tử, việc lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm phù hợp đang trở nên vô cùng quan trọng. Dù có nhiều đơn vị tham gia trở thành nhà cung cấp trong lĩnh vực này, nhưng không phải tất cả đều được cơ quan thuế khuyến khích sử dụng và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập.

Với bối cảnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử Arito từ nhà cung cấp Arito Solutions nổi bật lên như một giải pháp tin cậy. Được chứng thực bởi cơ quan thuế trên cả nước và tuân thủ đầy đủ các quy định của Thông tư 68/2019/TT-BTC, Arito đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ cho các hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Hơn nữa, Arito không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn thông tin trong quá trình xử lý hóa đơn. Được biết đến là đối tác độc quyền của các thương hiệu hàng đầu, Arito hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý tài chính và hóa đơn điện tử, mang lại sự thuận tiện và hiệu suất cao cho các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày của họ.

Arito đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hóa đơn theo các quy định như Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng theo các thay đổi như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Phần mềm này hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý doanh thu, báo cáo, và kê khai thuế, đồng thời đáp ứng đa dạng tình huống phát hành hóa đơn, từ hóa đơn giấy truyền thống đến các loại hóa đơn điện tử

Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý hoá đơn điện tử Arito:

• Phần mềm Online hoàn toàn trên nền tảng Web/App, sử dụng mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.
• Tích hợp với các hệ thống hoá đơn điện tử và phát hành hoá đơn trực tiếp trên phần mềm kế toán giúp giảm thiểu một công việc phải thực hiện nhiều lần.
• Công cuộc xử lý hoá đơn đầu vào giúp kế toán kiểm tra trực tiếp được tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn và loại trừ những hoá đơn có rủi ro về thuế, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán.
• Các mẫu báo cáo thuế, tờ khai quyết toán, báo cáo tài chính được cập nhật mới liên tục theo quy định của nhà nước.
• Chuyển đổi các dạng báo cáo từ chuẩn mực Việt Nam sang chuẩn mực quốc tế.
• Giá thành sản xuất, xây dựng được tính chi tiết cho sản phẩm, bán thành phẩm, đơn hàng, lệnh sản xuất hoặc từng giai đoạn sản xuất và linh động thiết lập, khai báo.
• Quy trình phê duyệt nhiều cấp: duyệt trên phần mềm, hệ thống notification tới người quản trị được phân quyền thông qua Email, App,…
• Cung cấp đầy đủ các mẫu báo cáo về công nợ, tài sản, ngân sách và sổ sách chi tiết của kế toán.
• Báo cáo đa dạng, cho phép người dùng tự chọn và chủ động khởi tạo theo dạng pivot.
• Tính bảo mật dữ liệu cao, đảm bảo quá trình lưu trữ thông tin của khách hàng. 

Trong quá trình đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đúng đắn đóng vai trò quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Trong số nhiều lựa chọn, phần mềm Arito của Arito Solutions đã được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao. 

 

Arito không chỉ là một phần mềm hóa đơn điện tử tiện ích với nhiều tính năng hiện đại, mà còn là đối tác đáng tin cậy được cơ quan thuế chứng thực. Với Arito, quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.