Ký hợp đồng điện tử: Phân biệt 3 hình thức ký điện tử phổ biến hiện nay

Ký hợp đồng điện tử đang được nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn nhờ tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, không phải hình thức ký điện tử nào cũng có giá trị pháp lý như nhau. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt 3 hình thức ký hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay, làm rõ hợp đồng có được ký điện tử không và cách ký hợp đồng điện tử đúng quy định pháp luật.

1. Ký hợp đồng điện tử là gì?

Ký hợp đồng điện tử là hình thức các bên tham gia hợp đồng sử dụng phương tiện điện tử để thể hiện sự chấp thuận đối với nội dung hợp đồng, thay cho việc ký tay trên văn bản giấy. Theo Luật Giao dịch điện tử, hợp đồng được ký bằng phương thức điện tử vẫn có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Phân biệt ký hợp đồng điện tử và các hình thức ký online phổ biến

Trong thực tế, ký kết hợp đồng điện tử đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp cho:

• Hợp đồng lao động

• Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ

• Thỏa thuận hợp tác và các văn bản nội bộ

Việc ký hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí in ấn và hỗ trợ lưu trữ, tra cứu hợp đồng thuận tiện hơn so với phương thức truyền thống.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm hợp đồng điện tử nhanh chóng, tiện lợi.

2. Hợp đồng có được ký điện tử không? Căn cứ pháp lý hiện hành

Hợp đồng có được ký điện tử không là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp và cá nhân quan tâm khi chuyển sang giao dịch số. Theo quy định pháp luật Việt Nam, hợp đồng được phép ký điện tử và có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo luật.

4. Cách ký hợp đồng điện tử đúng quy định pháp luật

Để ký hợp đồng điện tử có hiệu lực và hạn chế rủi ro tranh chấp, cần tuân thủ đầy đủ các điều kiện và kiểm tra kỹ các yếu tố pháp lý ngay từ đầu.

Hợp đồng ký điện tử được công nhận hợp pháp khi đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Các bên tham gia có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi dân sự

• Nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội

• Hình thức hợp đồng phù hợp với quy định về giao dịch điện tử

• Chữ ký điện tử dùng để ký hợp đồng có khả năng xác định được người ký và thể hiện rõ sự chấp thuận nội dung hợp đồng

Nếu thiếu một trong các điều kiện trên, hợp đồng có thể bị tranh chấp về hiệu lực.

Những lỗi thường gặp khiến hợp đồng ký điện tử vô hiệu

Trong thực tế, nhiều hợp đồng ký điện tử bị rủi ro pháp lý do các lỗi sau:

• Sử dụng chữ ký scan hoặc chữ ký hình ảnh thay cho chữ ký điện tử hợp lệ

• Người ký không có thẩm quyền đại diện hợp pháp

• Nội dung hợp đồng bị chỉnh sửa sau khi đã ký mà không có cơ chế kiểm soát

• Không lưu trữ được dữ liệu ký hoặc không chứng minh được thời điểm ký

• Áp dụng ký điện tử cho loại hợp đồng pháp luật yêu cầu hình thức khác

Nhận diện sớm các lỗi này giúp doanh nghiệp ký kết hợp đồng điện tử đúng quy định, tránh mất thời gian và chi phí xử lý tranh chấp về sau.

5. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử cơ bản theo từng bước

Trước khi ký kết, cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và tài liệu cần thiết:

• Nội dung hợp đồng đã được các bên thống nhất

• Thông tin pháp lý của các bên tham gia hợp đồng

• Xác định người có thẩm quyền ký kết

• Lựa chọn hình thức ký điện tử phù hợp với loại hợp đồng

Việc chuẩn bị kỹ giúp quá trình ký hợp đồng điện tử diễn ra nhanh chóng và hạn chế sai sót.

Bước 2: Thực hiện ký kết hợp đồng điện tử

Sau khi hoàn tất khâu chuẩn bị, tiến hành ký kết hợp đồng điện tử theo các bước:

• Tải hợp đồng lên hệ thống hoặc nền tảng ký điện tử

• Các bên kiểm tra lại toàn bộ nội dung hợp đồng

• Thực hiện ký bằng chữ ký điện tử theo đúng trình tự

• Xác nhận hoàn tất quá trình ký kết

Tại bước này, cần đảm bảo chữ ký điện tử thể hiện rõ ý chí chấp thuận của người ký đối với toàn bộ nội dung hợp đồng.

Bước 3: Lưu trữ và tra cứu hợp đồng sau khi ký

Sau khi ký xong, hợp đồng điện tử cần được lưu trữ đúng cách để phục vụ tra cứu và đối soát:

• Lưu trữ hợp đồng ở định dạng điện tử an toàn

• Đảm bảo hợp đồng không bị chỉnh sửa sau khi ký

• Có thể truy xuất thông tin khi cần kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp

Việc lưu trữ đúng quy trình giúp hợp đồng ký điện tử giữ được giá trị pháp lý trong suốt thời gian thực hiện.

6. Giải pháp quản lý và ký kết hợp đồng điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp

Khi nhu cầu ký hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến, việc sử dụng một giải pháp chuyên biệt giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt quy trình ký kết, lưu trữ và tra cứu hợp đồng trở nên cần thiết. Thay vì thực hiện rời rạc qua nhiều công cụ, phần mềm hợp đồng điện tử giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình trên một nền tảng thống nhất.

Một giải pháp hợp đồng điện tử tiêu biểu mà doanh nghiệp có thể tham khảo là AritoContract, với các lợi ích nổi bật sau:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Giao diện được thiết kế trực quan, giúp người dùng dễ dàng tạo mới, chỉnh sửa và quản lý hợp đồng mà không cần nhiều thao tác kỹ thuật phức tạp.

• Tính bảo mật cao: Hệ thống đảm bảo an toàn cho thông tin hợp đồng và chữ ký số, hạn chế rủi ro rò rỉ dữ liệu và các vấn đề liên quan đến an ninh thông tin.

• Linh hoạt và dễ tùy chỉnh: Cho phép tùy chỉnh điều khoản, nội dung hợp đồng theo từng nhu cầu cụ thể, phù hợp với nhiều loại giao dịch và mô hình doanh nghiệp khác nhau.

• Tối ưu hóa quy trình ký kết: Tự động hóa các bước ký, xác nhận và lưu trữ hợp đồng, giúp tiết kiệm thời gian xử lý và giảm tải công việc thủ công cho các bộ phận liên quan.

• Hỗ trợ tích hợp hệ thống: Có khả năng kết nối với các hệ thống quản lý khác như tài chính, khách hàng hoặc nhân sự, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung và đồng bộ hơn.

Việc áp dụng giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp không chỉ giúp ký kết hợp đồng điện tử đúng quy định pháp luật, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và giảm rủi ro trong quản lý hợp đồng dài hạn.

>>> Liên hệ ngay với Arito để được tư vấn miễn phí!

>>> Xem thêm: Giải pháp quản lý và ký kết hợp đồng điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp.