Cách làm hợp đồng điện tử và quy trình ký số đảm bảo giá trị pháp lý

Cách làm hợp đồng điện tử đang trở thành nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp trong thời đại số. Bài viết này giúp hiểu rõ từng bước tạo hợp đồng điện tử, cách sử dụng chữ ký số đúng chuẩn và những yếu tố cần thiết để tài liệu điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý khi áp dụng thực tế.

1. Hợp đồng điện tử là gì và vì sao doanh nghiệp cần áp dụng?

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo lập, ký kết và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng dữ liệu số thông qua các nền tảng trực tuyến. Thay vì ký tay trên giấy, các bên sử dụng chữ ký số hoặc phương thức xác thực điện tử để hoàn tất giao dịch, nhưng vẫn đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định.

Vai trò của hợp đồng điện tử trong hoạt động kinh doanh

Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, rút ngắn thời gian ký kết và đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ. Mọi thao tác từ tạo lập, gửi nhận đến lưu trữ đều được thực hiện trực tuyến, phù hợp với mô hình làm việc hiện đại.

Lợi ích khi chuyển sang hợp đồng điện tử

Áp dụng cách làm hợp đồng điện tử mang lại nhiều giá trị thiết thực như tiết kiệm chi phí, giảm thời gian xử lý, hạn chế sai sót thủ công và tăng tính minh bạch. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi trạng thái hợp đồng, bảo mật dữ liệu tốt hơn và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.

>> Xem thêm: Khái niệm chi tiết hợp đồng điện tử là gì?

2. Điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý

Hợp đồng điện tử chỉ được công nhận khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý cần thiết. Doanh nghiệp cần nắm rõ những điều kiện quan trọng để bảo đảm tài liệu ký kết hợp lệ và có thể sử dụng làm căn cứ pháp lý khi cần.

• Cơ sở pháp lý

Hợp đồng điện tử được pháp luật Việt Nam công nhận nếu thể hiện rõ sự thỏa thuận giữa các bên và được ký bằng phương thức điện tử hợp lệ. Khi đáp ứng đúng quy định về giao dịch điện tử, hợp đồng có giá trị tương đương hợp đồng giấy.

• Yêu cầu về chữ ký số

Chữ ký số là yếu tố cốt lõi để xác thực danh tính người ký và bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng. Chữ ký phải được cấp bởi đơn vị chứng thực uy tín, gắn với cá nhân hoặc tổ chức cụ thể và có khả năng kiểm tra, đối chiếu khi cần.

• Bảo mật và lưu trữ

Hợp đồng điện tử cần được lưu trữ an toàn, có khả năng truy xuất và bảo vệ khỏi việc chỉnh sửa trái phép. Hệ thống ký kết phải ghi nhận đầy đủ lịch sử thao tác để đảm bảo tính minh bạch và toàn vẹn dữ liệu.

• Sai lầm thường gặp

Sử dụng chữ ký hình ảnh thay cho chữ ký số, ký trên nền tảng không đạt chuẩn hoặc lưu trữ thiếu bảo mật là những lỗi phổ biến khiến hợp đồng điện tử mất giá trị pháp lý.

>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử có hợp pháp không?

3. Cần chuẩn bị gì trước khi làm hợp đồng điện tử?

Trước khi triển khai hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị đầy đủ về công cụ và quy trình làm việc. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình ký kết diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật. Đây là bước quan trọng để bảo đảm cách làm hợp đồng điện tử được áp dụng hiệu quả trong thực tế.

• Xác định loại hợp đồng cần số hóa

Doanh nghiệp cần xác định rõ những loại hợp đồng sẽ chuyển sang hình thức điện tử như hợp đồng lao động, mua bán hoặc dịch vụ. Việc phân loại ngay từ đầu giúp lựa chọn cách triển khai và quy trình phù hợp.

>> Xem thêm: Các loại hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay.

• Chuẩn bị chữ ký số hợp lệ

Chữ ký số là điều kiện bắt buộc để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý. Cần đảm bảo chữ ký còn hiệu lực, được cấp bởi đơn vị chứng thực hợp pháp và đúng thông tin người ký.

• Lựa chọn nền tảng ký hợp đồng điện tử phù hợp

Nền tảng ký kết phải đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, xác thực, quản lý luồng ký và lưu trữ hợp đồng. Lựa chọn hệ thống phù hợp sẽ giúp quá trình thực hiện nhanh gọn và an toàn hơn.

>> Xem thêm: Nền tảng hợp đồng điện tử Arito giúp tạo, ký số và quản lý hợp đồng tập trung. 

• Thiết lập quy trình nội bộ

Doanh nghiệp cần quy định rõ trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt, ký và lưu trữ hợp đồng. Quy trình nội bộ thống nhất sẽ giúp việc áp dụng cách làm hợp đồng điện tử diễn ra hiệu quả và hạn chế sai sót.

4. Hướng dẫn cách làm hợp đồng điện tử từng bước

Quy trình thực hiện hợp đồng điện tử được thiết kế đơn giản và dễ áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Chỉ cần tuân theo đúng các bước cơ bản, bạn có thể tạo và ký kết hợp đồng nhanh chóng mà vẫn đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý.

Bước 1: Tạo nội dung hợp đồng trên hệ thống

Người dùng bắt đầu bằng việc soạn thảo hoặc tải lên nội dung hợp đồng trực tiếp trên nền tảng điện tử. Hệ thống cho phép sử dụng các mẫu có sẵn hoặc tạo mới theo nhu cầu thực tế, giúp chuẩn hóa nội dung và hạn chế sai sót.

Bước 2: Thiết lập thông tin các bên tham gia ký

Sau khi hoàn thiện nội dung, cần khai báo đầy đủ thông tin của các bên liên quan như người ký, vị trí ký và thứ tự ký. Việc thiết lập chính xác ngay từ đầu giúp quy trình diễn ra suôn sẻ và đúng thẩm quyền.

Bước 3: Gửi hợp đồng cho đối tác

Hợp đồng được gửi tới các bên qua email hoặc tài khoản trên hệ thống để tiến hành ký số. Mọi thao tác gửi nhận đều thực hiện trực tuyến, không cần in ấn hay chuyển phát tài liệu giấy.

Bước 4: Theo dõi trạng thái xử lý hợp đồng

Trong quá trình ký kết, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình trạng hợp đồng theo thời gian thực. Hệ thống hiển thị rõ ai đã ký, ai chưa ký và các bước còn lại cần thực hiện.

Bước 5: Hoàn tất và lưu trữ hợp đồng điện tử

Khi tất cả các bên đã ký thành công, hợp đồng được tự động hoàn tất và lưu trữ an toàn trên hệ thống. Người dùng có thể tra cứu, tải về hoặc sử dụng làm căn cứ pháp lý bất cứ lúc nào.

>> Xem thêm: Hướng dẫn tạo hợp đồng điện tử bằng phần mềm Arito nhanh chóng nhất.

5. Quy trình ký số đảm bảo giá trị pháp lý

Quy trình ký số là bước quan trọng quyết định tính hợp pháp của hợp đồng điện tử. Việc thực hiện đúng chuẩn giúp bảo đảm tài liệu được xác thực, minh bạch và an toàn trong suốt quá trình sử dụng.

Cách sử dụng chữ ký số trong hợp đồng đúng chuẩn

Khi thực hiện tạo hợp đồng điện tử, việc sử dụng chữ ký số trong hợp đồng phải được thực hiện trên nền tảng hợp lệ và gắn đúng với danh tính người ký. Chữ ký số cần do đơn vị chứng thực uy tín cung cấp, đảm bảo tài liệu không bị thay đổi sau khi hoàn tất.

Các phương thức ký số phổ biến hiện nay

Doanh nghiệp có thể ký số bằng USB Token, ký số từ xa hoặc ký trực tuyến trên hệ thống hợp đồng điện tử. Mỗi phương thức đều phải đáp ứng yêu cầu xác thực và bảo mật để đảm bảo tính pháp lý cho tài liệu đã ký.

Quy trình xác thực danh tính người ký

Trước khi ký, hệ thống cần xác minh người ký thông qua tài khoản, mã OTP hoặc chứng thư số. Bước xác thực này giúp bảo đảm đúng người có thẩm quyền đang tham gia ký kết, hạn chế rủi ro giả mạo.

Cách kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng sau khi ký

Sau khi hoàn tất, hợp đồng điện tử cho phép kiểm tra trạng thái chữ ký, thời gian ký và lịch sử thao tác. Việc kiểm tra này giúp xác nhận tài liệu còn nguyên vẹn và đủ điều kiện sử dụng làm bằng chứng pháp lý.

6. Những lưu ý quan trọng khi áp dụng hợp đồng điện tử

Việc triển khai hợp đồng điện tử không chỉ dừng lại ở tạo và ký kết. Doanh nghiệp cần quan tâm đến nhiều yếu tố quan trọng để bảo đảm an toàn thông tin và giá trị pháp lý trong suốt quá trình sử dụng.

• Bảo mật dữ liệu hợp đồng: Hợp đồng điện tử phải được mã hóa và phân quyền truy cập chặt chẽ, tránh rò rỉ hoặc chỉnh sửa trái phép.
• Lưu trữ và tra cứu hợp đồng điện tử: Tài liệu sau khi ký cần được lưu trữ tập trung, dễ tìm kiếm và truy xuất nhanh khi cần sử dụng.
• Thời hạn hiệu lực và tính pháp lý lâu dài: Cần theo dõi hiệu lực hợp đồng và tình trạng chữ ký số để bảo đảm tài liệu luôn hợp lệ theo quy định.
• Cách xử lý khi xảy ra tranh chấp: Hệ thống phải cung cấp đầy đủ lịch sử ký kết và bằng chứng điện tử để làm căn cứ giải quyết tranh chấp.

7. Giải pháp hợp đồng điện tử của Arito

Giải pháp hợp đồng điện tử của Arito giúp doanh nghiệp thực hiện làm hợp đồng điện tử một cách nhanh chóng và đúng chuẩn pháp lý. Hệ thống được thiết kế để tối ưu toàn bộ quy trình tạo, ký số và quản lý hợp đồng trên một nền tảng tập trung.

Giới thiệu tổng quan về hệ thống

AritoContract là nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình ký kết, từ khâu soạn thảo đến lưu trữ. Giải pháp giúp đơn giản hóa việc sử dụng chữ ký số trong hợp đồng, rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch trong quản lý tài liệu.

Các tính năng chính của AritoContract

• Ký kết thông minh: Cho phép ký hợp đồng từ xa, mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc vào vị trí hay thời gian làm việc tại văn phòng.
• Tự động hóa quy trình ký: Hỗ trợ tạo luồng ký, phê duyệt, gửi hợp đồng, nhắc ký và lưu trữ tài liệu hoàn toàn tự động, giúp giảm thao tác thủ công.
• Ký hợp đồng hàng loạt: Cho phép ký cùng lúc nhiều tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế tình trạng chậm trễ trong công việc.
• Quản lý tài liệu tập trung: Hợp đồng được lưu trữ, phân loại và tra cứu trên một nền tảng thống nhất, giúp hạn chế thất lạc và dễ dàng đối soát.
• Phân quyền linh hoạt: Cho phép phân quyền xem, ký, điều phối và tải tài liệu theo từng bộ phận, phòng ban, giúp kiểm soát truy cập hiệu quả.
• An toàn và bảo mật: Áp dụng cơ chế xác thực người ký bằng mật khẩu và mã OTP, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình ký kết.
• Chi phí phù hợp: Mô hình chi phí linh hoạt, đáp ứng nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Hệ thống tuân thủ quy định pháp luật về hợp đồng điện tử, giúp doanh nghiệp yên tâm khi triển khai và sử dụng.

>> Tìm hiểu chi tiết: Hệ thống hợp đồng điện tử AritoContract

8. Kết luận

Hợp đồng điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình ký kết, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí vận hành. Khi áp dụng đúng quy trình tạo hợp đồng, sử dụng chữ ký số trong hợp đồng hợp lệ và lựa chọn nền tảng phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bảo đảm giá trị pháp lý cho mọi giao dịch.

Việc chuyển sang hợp đồng điện tử không chỉ giúp tối ưu công việc mà còn là bước quan trọng trong hành trình chuyển đổi số bền vững.

>> Xem thêm: Giải pháp quản lý và ký kết hợp đồng điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp.