(Tải Ngay) 10 Mẫu Bảng Lương Nhân Viên Mới Nhất 2026

Bảng lương là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp tổng hợp thu nhập, ngày công, phụ cấp, các khoản khấu trừ và xác định chính xác số tiền thực nhận của từng nhân viên. Tuy nhiên, nếu không có một mẫu quản lý chung, thiếu công thức hoặc kiểm soát dữ liệu không chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ gặp sai sót liên quan đến ngày công, BHXH, thuế TNCN và các khoản chi trả. Trong bài viết này, ARITO tổng hợp 10 mẫu bảng lương nhân viên mới nhất 2026 theo nhiều hình thức tính lương phổ biến, kèm hướng dẫn lựa chọn mẫu phù hợp để doanh nghiệp dễ dàng tải về và áp dụng.

1. Mẫu bảng lương là gì?

Mẫu bảng lương là biểu mẫu dùng để tổng hợp và tính toán các khoản thu nhập mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động trong một kỳ lương nhất định. Bảng thường thể hiện các thông tin như ngày công, mức lương, phụ cấp, thưởng, tăng ca, các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận của từng nhân viên.

Tùy vào cách tổ chức và phương pháp trả lương, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu bảng lương theo thời gian, ngày công, sản phẩm, doanh số, KPI hoặc lương 3P. Việc xây dựng bảng lương rõ ràng, chính xác giúp bộ phận nhân sự  kế toán kiểm soát chi phí tiền lương, hạn chế sai sót và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

2. Một mẫu bảng lương chuẩn cần có những thông tin gì?

Một mẫu bảng lương nhân viên cần thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến người lao động, thời gian làm việc, các khoản thu nhập, khấu trừ và số tiền thực nhận. Việc sắp xếp dữ liệu rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra, đối chiếu và hạn chế sai sót trong quá trình tính lương.

2.1. Thông tin doanh nghiệp và kỳ lương

Bảng lương nên ghi rõ tên doanh nghiệp, phòng ban hoặc đơn vị áp dụng và kỳ tính lương cụ thể theo tháng hoặc khoảng thời gian. Đây là cơ sở để lưu trữ, tra cứu và đối chiếu dữ liệu giữa các kỳ.

2.2. Thông tin nhân viên

Các thông tin cơ bản thường gồm mã nhân viên, họ tên, phòng ban, chức vụ hoặc vị trí công việc. Doanh nghiệp nên thống nhất cách ghi thông tin để thuận tiện khi tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận.

2.3. Ngày công, giờ làm, tăng ca

Bảng lương cần thể hiện số ngày công thực tế, ngày nghỉ, giờ làm thêm hoặc số ca làm việc của từng nhân viên nếu có. Dữ liệu này thường được lấy từ bảng chấm công và là căn cứ quan trọng để tính lương chính xác.

2.4. Thu nhập và phụ cấp

Phần thu nhập có thể bao gồm lương cơ bản, lương theo ngày công, tiền tăng ca, thưởng, hoa hồng và các khoản phụ cấp như ăn trưa, đi lại, điện thoại hoặc trách nhiệm. Các khoản nên được tách riêng để người lập bảng và nhân viên dễ kiểm tra.

2.5. Các khoản khấu trừ

Doanh nghiệp cần thể hiện rõ những khoản được khấu trừ khỏi thu nhập của người lao động như BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tạm ứng hoặc các khoản khấu trừ khác nếu phát sinh. Việc phân tách từng khoản giúp bảng lương minh bạch và thuận tiện khi đối chiếu.

2.6. Lương thực nhận

Lương thực nhận là số tiền cuối cùng người lao động được nhận sau khi cộng các khoản thu nhập và trừ các khoản khấu trừ. Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất trên bảng lương và cần được kiểm tra kỹ trước khi doanh nghiệp thực hiện chi trả.

3. Tổng hợp mẫu bảng lương thông dụng hiện nay

Tùy vào đặc thù công việc, cách chấm công và chính sách trả lương, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu bảng lương phù hợp để thuận tiện trong quá trình tính toán và quản lý. Dưới đây là 10 mẫu bảng lương nhân viên phổ biến có thể áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp hiện nay.

3.1. Mẫu bảng lương theo thời gian

Mẫu bảng lương theo thời gian tính thu nhập dựa trên số giờ, ngày hoặc tháng làm việc thực tế của nhân viên. Mẫu này có cấu trúc đơn giản, dễ theo dõi và phù hợp với các doanh nghiệp có thời gian làm việc tương đối ổn định.

Doanh nghiệp nên dùng bảng lương này khi trả lương theo giờ, ngày hoặc tháng, đặc biệt với nhân viên văn phòng và lao động làm việc theo thời gian cố định.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương theo thời gian

3.2. Mẫu bảng lương theo ngày công

Mẫu bảng lương theo ngày công xác định thu nhập dựa trên số ngày làm việc thực tế trong kỳ. Doanh nghiệp có thể kết hợp dữ liệu chấm công, ngày nghỉ phép và ngày nghỉ không lương để tính mức lương tương ứng.

Doanh nghiệp nên dùng bảng lương này khi có chính sách tính lương dựa trực tiếp trên số ngày công thực tế của từng nhân viên.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương theo ngày công

3.3. Mẫu bảng lương theo sản phẩm

Mẫu bảng lương theo sản phẩm tính thu nhập dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá được quy định cho từng sản phẩm hoặc công đoạn. Cách tính này giúp gắn thu nhập với năng suất và kết quả lao động.

Bảng lương này phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, gia công hoặc các đơn vị có thể đo lường rõ số lượng sản phẩm hoàn thành.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương theo sản phẩm

3.4. Mẫu bảng lương theo doanh số

Mẫu bảng lương theo doanh số thường gồm lương cố định kết hợp với hoa hồng hoặc thưởng dựa trên doanh thu mà nhân viên tạo ra. Bảng lương cần thể hiện rõ doanh số đạt được, tỷ lệ hoa hồng và tổng thu nhập tương ứng.

Mẫu này phù hợp cho đội ngũ kinh doanh, tư vấn bán hàng, telesales hoặc các vị trí có thu nhập gắn với doanh số.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương theo doanh số

3.5. Mẫu bảng lương theo KPI

Mẫu bảng lương theo KPI tính một phần thu nhập dựa trên mức độ hoàn thành các chỉ tiêu hiệu suất đã đặt ra. Ngoài lương cố định, bảng có thể bổ sung tỷ lệ hoàn thành KPI, mức thưởng và các khoản điều chỉnh liên quan.

Doanh nghiệp nên dùng khi đã áp dụng hệ thống đánh giá hiệu suất và muốn gắn thu nhập với kết quả công việc.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương theo KPI

3.6. Mẫu bảng lương 3P

Mẫu bảng lương 3P xây dựng thu nhập dựa trên ba yếu tố gồm Position – vị trí công việc, Person – năng lực cá nhân và Performance – hiệu quả công việc. Cách tính này giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách lương có hệ thống và tạo sự liên kết giữa năng lực, trách nhiệm và kết quả. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp đã có hệ thống chức danh, khung năng lực và KPI tương đối hoàn chỉnh.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương 3P

3.7. Mẫu bảng lương nhân viên văn phòng

Mẫu bảng lương nhân viên văn phòng thường gồm lương cơ bản, ngày công, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm, thuế và các khoản khấu trừ. Đây là mẫu tương đối phổ biến và có thể tùy chỉnh theo chính sách của từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên dùng mẫu này khi có nhân viên hành chính, kế toán, marketing, nhân sự và các bộ phận văn phòng khác.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương nhân viên văn phòng

3.8. Mẫu bảng lương nhân viên sản xuất

Mẫu bảng lương nhân viên sản xuất thường cần theo dõi thêm ca làm việc, tăng ca, sản lượng, phụ cấp ca đêm hoặc các khoản hỗ trợ khác. Vì có nhiều yếu tố biến động, bảng lương nên được thiết kế rõ ràng để hạn chế sai sót khi tổng hợp.

Mẫu bảng lương này nên dùng cho nhà máy, xưởng sản xuất hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn lao động trực tiếp.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương nhân viên sản xuất

3.9. Mẫu bảng lương nhân viên thời vụ

Mẫu bảng lương nhân viên thời vụ thường được xây dựng đơn giản, tập trung vào số ngày hoặc số giờ làm việc, đơn giá và tổng tiền công. Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm phụ cấp hoặc các khoản khấu trừ nếu phát sinh.

Doanh nghiệp nên dùng mẫu bảng lương này khi thuê lao động ngắn hạn, nhân viên bán thời gian hoặc lao động theo mùa vụ.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương nhân viên thời vụ

3.10. Mẫu bảng lương làm theo ca

Mẫu bảng lương làm theo ca giúp doanh nghiệp tổng hợp số ca làm việc, ca đêm, ca ngày, số giờ tăng ca và mức lương tương ứng. Mẫu này thường cần liên kết chặt chẽ với dữ liệu chấm công để đảm bảo độ chính xác.

Mẫu bảng lương này phù hợp với nhà hàng, khách sạn, bán lẻ, sản xuất, logistics hoặc các doanh nghiệp tổ chức làm việc theo nhiều ca.

> Tải ngay: Mẫu bảng lương làm theo ca

4. Những sai sót thường gặp khi lập bảng lương

Trong quá trình tổng hợp và tính lương, chỉ một sai lệch nhỏ về ngày công, công thức hoặc khoản khấu trừ cũng có thể khiến số tiền thực nhận của nhân viên không chính xác. Dưới đây là những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi lập bảng lương:

• Sai ngày công: Dữ liệu chấm công không được cập nhật đầy đủ, thiếu ngày nghỉ, đi muộn, về sớm hoặc giờ tăng ca có thể khiến tiền lương bị tính sai.
• Sai công thức tính lương: Khi sử dụng Excel, việc nhập sai công thức, tham chiếu nhầm ô hoặc thay đổi cấu trúc bảng có thể làm sai kết quả của nhiều nhân viên cùng lúc.
• Sai mức đóng BHXH: Doanh nghiệp có thể áp dụng chưa đúng mức tiền lương làm căn cứ đóng hoặc chưa cập nhật kịp thời các thông tin liên quan, dẫn đến sai lệch khoản khấu trừ.
• Sai thuế TNCN: Việc xác định chưa chính xác thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ hoặc số thuế phải khấu trừ có thể khiến bảng lương và nghĩa vụ thuế phát sinh chênh lệch.
• Quản lý quá nhiều file Excel: Khi dữ liệu chấm công, KPI, hoa hồng và bảng lương nằm ở nhiều file khác nhau, bộ phận nhân sự – kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp và dễ xảy ra tình trạng dữ liệu không đồng nhất.
• Rò rỉ dữ liệu lương: Bảng lương chứa nhiều thông tin nhạy cảm về thu nhập của nhân viên. Nếu doanh nghiệp chia sẻ file không đúng quyền hoặc lưu trữ thiếu kiểm soát, dữ liệu có thể bị truy cập ngoài phạm vi cho phép.

Để hạn chế các sai sót trên, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình chấm công – tính lương, kiểm tra dữ liệu trước khi chi trả và phân quyền rõ ràng đối với những người được phép truy cập bảng lương.

5. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý tiền lương?

Excel vẫn là công cụ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhân sự nhỏ và cách tính lương đơn giản. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng, dữ liệu chấm công đến từ nhiều nguồn hoặc chính sách lương – thưởng ngày càng phức tạp, việc quản lý bằng bảng tính có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian tổng hợp và dễ phát sinh sai sót.

Doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý tiền lương khi:

• Số lượng nhân viên ngày càng tăng: Việc nhập liệu, kiểm tra và đối chiếu bảng lương thủ công trở nên mất nhiều thời gian hơn khi quy mô nhân sự lớn.
• Có nhiều ca làm việc: Ca ngày, ca đêm, ca xoay, tăng ca và các khung giờ khác nhau khiến quá trình tổng hợp ngày công trên Excel phức tạp hơn.
• Áp dụng KPI, hoa hồng hoặc nhiều chính sách thưởng: Khi thu nhập gồm nhiều thành phần như KPI, doanh số, phụ cấp và thưởng, doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng thiết lập công thức tính lương linh hoạt.
• Chấm công tại nhiều chi nhánh: Dữ liệu phân tán tại nhiều địa điểm dễ dẫn đến tình trạng thiếu thông tin, trùng lặp hoặc mất thời gian tổng hợp trước mỗi kỳ lương.
• Muốn giảm sai sót và tiết kiệm thời gian: Tự động hóa quá trình chấm công, tổng hợp dữ liệu và tính lương giúp giảm thao tác thủ công, đồng thời hỗ trợ kiểm soát bảng lương chính xác hơn.

Thay vì quản lý ngày công, KPI, phụ cấp và bảng lương trên nhiều file Excel riêng biệt, doanh nghiệp có thể sử dụng ARITO HRM – phần mềm quản lý nhân sự tích hợp chấm công và tính lương để tập trung dữ liệu trên cùng một hệ thống. Phần mềm hỗ trợ kết nối dữ liệu chấm công với quá trình tính lương, thiết lập công thức tính lương theo đặc thù doanh nghiệp và quản lý các thành phần như lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ, BHXH và thuế TNCN. Nhờ đó, bộ phận nhân sự – kế toán có thể giảm thời gian tổng hợp dữ liệu, hạn chế sai sót và kiểm soát bảng lương thuận tiện hơn khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng.

6. Câu hỏi thường gặp về mẫu bảng lương (FAQ)

6.1. Bảng lương có bắt buộc theo mẫu cố định không?

Không, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng một mẫu bảng lương cố định. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế bảng lương phù hợp với quy mô, cách trả lương và chính sách nội bộ, nhưng cần đảm bảo thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết để người lao động kiểm tra thu nhập. Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, khi trả lương, người sử dụng lao động phải cung cấp bảng kê trả lương, trong đó nêu rõ tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm việc ban đêm và các khoản bị khấu trừ nếu có.

6.2. Có thể lập bảng lương bằng Excel không?

Có, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập bảng lương bằng Excel. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp có ít nhân viên, cách chấm công và tính lương tương đối đơn giản. Tuy nhiên, khi số lượng nhân sự tăng hoặc xuất hiện nhiều yếu tố như ca làm, KPI, hoa hồng, phụ cấp và nhiều mức khấu trừ, việc quản lý bằng Excel có thể trở nên phức tạp, mất nhiều thời gian kiểm tra và dễ phát sinh sai sót.

6.3. Bảng lương cần lưu bao lâu?

Doanh nghiệp nên lưu bảng lương tối thiểu theo thời hạn áp dụng đối với loại hồ sơ mà bảng lương thuộc về. Trường hợp bảng lương và các chứng từ liên quan được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính thì có thể thuộc nhóm tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp nên đồng thời xây dựng quy trình lưu trữ, sao lưu và phân quyền truy cập để thuận tiện khi đối chiếu nhưng vẫn đảm bảo bảo mật thông tin tiền lương.

6.4. Doanh nghiệp nhỏ nên dùng Excel hay phần mềm?

Doanh nghiệp nhỏ có ít nhân viên và cách tính lương đơn giản có thể sử dụng Excel, nhưng nên chuyển sang phần mềm khi quy trình bắt đầu phức tạp. Những dấu hiệu thường gặp gồm số lượng nhân viên tăng, có nhiều ca làm việc, áp dụng KPI hoặc hoa hồng, chấm công tại nhiều chi nhánh và phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều file khác nhau. Khi đó, phần mềm chấm công – tính lương có thể giúp giảm thao tác thủ công, đồng bộ dữ liệu và kiểm soát bảng lương thuận tiện hơn.

6.5. Bảng lương có phải thể hiện đầy đủ BHXH và thuế TNCN không?

Bảng lương không bắt buộc phải theo một cấu trúc cố định với riêng từng cột BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN, nhưng các khoản thực tế bị khấu trừ nên được thể hiện rõ. Việc tách riêng từng khoản bảo hiểm, thuế và khấu trừ khác giúp người lao động dễ kiểm tra số tiền thực nhận, đồng thời giúp bộ phận nhân sự – kế toán thuận tiện hơn khi đối chiếu và kiểm soát dữ liệu.

7. Kết luận

Mẫu bảng lương là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tổng hợp ngày công, thu nhập, phụ cấp, thưởng, các khoản khấu trừ và xác định chính xác lương thực nhận của người lao động. Tùy vào phương pháp trả lương, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu theo thời gian, ngày công, sản phẩm, doanh số, KPI, 3P hoặc từng nhóm nhân sự cụ thể; trong đó Excel vẫn phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ và cách tính lương đơn giản. Khi số lượng nhân viên, ca làm và chính sách lương – thưởng ngày càng phức tạp, doanh nghiệp có thể cân nhắc ARITO HRM – phần mềm quản trị nhân sự tích hợp chấm công và tính lương để tập trung dữ liệu, giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tiền lương.