Văn phòng số là gì? Giải pháp vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

Xu hướng chuyển đổi số cho các nơi làm việc đã diễn ra từ lâu, đặc biệt từ đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy quá trình này nhanh chóng hơn bao giờ hết. Thách thức đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay là làm sao tận dụng và triển khai văn phòng số hiệu quả nhất.

Vậy văn phòng số là gì và mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng Arito Solutions tìm hiểu trong bài viết sau!

1. Văn phòng số là gì?

Văn phòng số là một thuật ngữ được sử dụng để miêu tả một môi trường làm việc hoàn toàn dựa trên nền tảng kỹ thuật số. Mô hình này sử dụng các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh,… kết nối với phần mềm thông qua Internet để quản lý, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm thiểu thời gian và chi phí cho các hoạt động văn phòng truyền thống.

Lợi ích của văn phòng số

Văn phòng số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

1. Linh hoạt trong làm việc:
   • Cho phép nhân viên làm việc từ xa và kết nối với đồng nghiệp, khách hàng bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu.
   • Nâng cao tính linh hoạt và tăng năng suất làm việc.
2. Công cụ hỗ trợ toàn diện:
   • Cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết cho nhà quản lý và nhân viên để hoàn thành công việc, bao gồm quản lý dự án, quy trình, giao tiếp, truyền thông xã hội, lưu trữ dữ liệu,…
3. Tối ưu hóa công việc:
   • Nhiều doanh nghiệp hiện đã ứng dụng công nghệ số qua các công cụ như chat, bảng Excel quản lý công việc,…
   • Cần triển khai một hệ thống liên kết chặt chẽ nhằm tối đa hóa tính năng của tất cả các công cụ này.

Đặc trưng của văn phòng số

1. Hợp nhất:
   • Quản lý tập trung nhiều phần mềm riêng lẻ trên một nền tảng duy nhất, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
2. Hợp lý:
   • Dễ dàng lưu trữ, tra cứu thông tin qua giao diện trực quan và hệ thống công nghệ hiện đại.
3. An toàn:
   • Giám sát lịch sử thay đổi và phân quyền truy cập cho từng cá nhân, giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu kinh doanh.
4. Tinh gọn và tiện ích:
   • Trao quyền cho nhân viên làm việc, cộng tác từ xa, nhận thông báo và truy cập tức thì.

2. Một số ứng dụng tiêu biểu của mô hình văn phòng số

2.1. Hệ thống lưu trữ đám mây

Các nền tảng như Google Apps hay Microsoft Office 365 là những ứng dụng tiêu biểu hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuyển đổi không gian làm việc sang môi trường số. Những nền tảng này cho phép người dùng truy cập dữ liệu nội bộ từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối Internet.

2.2. Phòng họp ảo

Sau đại dịch, hầu hết cá nhân và tổ chức đều phải sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến để giao tiếp, học tập và làm việc. Các nền tảng như Zoom Meeting, Microsoft Teams, Google Meet và GoToMeeting đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người.

2.3. Công cụ quản lý công việc trực tuyến

Nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn phần mềm quản lý công việc để giám sát và thúc đẩy hiệu suất làm việc từ xa. Ví dụ, phần mềm quản lý công việc Arito là một giải pháp toàn diện cho việc quản lý và giám sát công việc/dự án.

Phần mềm quản lý công việc Arito Solution cho phép doanh nghiệp giao việc trực tiếp, thảo luận tập trung, theo dõi báo cáo đa chiều và gửi cảnh báo tiến độ liên phòng ban. Nhờ đó, nhà quản lý có thể kiểm soát tiến độ và hiệu quả làm việc một cách chính xác, mọi lúc mọi nơi.

3. Sự khác biệt giữa mô hình văn phòng số với mô hình văn phòng kiểu cũ

Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa mô hình văn phòng truyền thống và văn phòng số Arito theo các tiêu chí:

Tiêu chí	Văn phòng truyền thống	Văn phòng số
Nội thất và thiết bị văn phòng	– Trang bị những thiết bị cần thiết, cố định – Thiết bị cũ, không hiện đại – Sử dụng vách ngăn, tường xây, cửa để phân chia khu vực	– Làm việc chủ yếu Online – Tiết kiệm chi phí nội thất và thiết bị văn phòng
Công nghệ	– Chưa áp dụng hoàn toàn công nghệ – Quản lý dữ liệu lẻ tẻ – Danh sách công việc dễ phân tán	– Thực hiện công việc qua hệ thống – Dữ liệu đồng nhất trên nền tảng trực tuyến – Truy cập, xử lý dữ liệu dễ dàng
Không gian làm việc	– Nhân viên phải xếp hàng đợi chấm công – Công ty ồn ào, đông đúc vào giờ cao điểm	– Chấm công qua máy tính hoặc điện thoại – Sử dụng các tính năng như Face ID, nhận diện dấu vân tay
Xử lý công việc	– Xuất tài liệu qua Excel dễ gây sai sót – Tốn thời gian tìm kiếm và kiểm soát dữ liệu	– Dữ liệu cập nhật lên hệ thống – Nhân viên dễ dàng thao tác, xử lý dữ liệu

Bảng trên giúp bạn thấy rõ sự khác biệt giữa mô hình văn phòng truyền thống và văn phòng số, từ đó có cái nhìn tổng quan hơn về lợi ích của việc chuyển đổi sang văn phòng số.

4. Lợi ích khi ứng dụng mô hình văn phòng số tinh gọn

Áp dụng mô hình văn phòng số tinh gọn mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Giảm thời gian xử lý công việc thủ công: Điều này giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực và giảm chi phí vận hành, tạo ra sự hiệu quả cao hơn trong quy trình làm việc.
• Tăng cường hiệu suất làm việc: Quản lý dự án hiệu quả, quy trình làm việc minh bạch và truy cập nhanh chóng đến thông tin và tài nguyên đều góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
• Tạo điều kiện làm việc linh động cho nhân viên: Nhân viên có thể tự quyết định cách làm việc linh động và được cung cấp các công cụ hỗ trợ, giúp họ tự chủ hơn trong công việc.
• Sử dụng hợp đồng điện tử và chữ ký số: Giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến quá trình phê duyệt và ký kết hợp đồng, đồng thời tăng tính minh bạch và an toàn trong giao dịch.
• Tự động hóa các quy trình: Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ và tăng trưởng doanh thu thông qua hiệu quả và tính đồng bộ hóa trong hoạt động.

5. Các tính năng cần có của giải pháp văn phòng số tối ưu

5.1. Tính linh hoạt và di động

Văn phòng số cho phép người dùng truy cập và làm việc trên nhiều thiết bị và từ nhiều địa điểm khác nhau. Khi các nhóm làm việc từ xa, việc tìm kiếm thông tin có thể tốn thời gian, gây khó chịu và giảm năng suất. Hệ thống lưu trữ trong văn phòng số cung cấp kho quản trị thông tin khoa học và minh bạch, giúp người dùng dễ dàng chia sẻ thông tin liên quan đến từng cá nhân và phòng ban.

5.2. Hỗ trợ khả năng tích hợp

Văn phòng số có khả năng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác như CRM, ERP, và các ứng dụng doanh nghiệp khác, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành.

5.3. Tinh gọn, dễ sử dụng

Toàn bộ cán bộ nhân viên của công ty có thể cùng sử dụng chung một nền tảng. Đồng thời, mỗi cá nhân có thể tùy chỉnh giao diện làm việc theo sở thích và thói quen của mình. Các công cụ thông báo và mạng xã hội tin tức được cài đặt trực quan, khuyến khích sự tham gia của toàn thể thành viên.

5.4. Truy cập an toàn

Văn phòng số cung cấp đa dạng công cụ hiển thị đầy đủ dự án, nhiệm vụ, báo cáo, và quy trình không giới hạn. Bảo mật là yếu tố ưu tiên hàng đầu để doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu nội bộ và dữ liệu khách hàng. Môi trường làm việc số tiên tiến cho phép người dùng truy cập từ mọi nơi nhưng vẫn đảm bảo an toàn thông tin. Chỉ những người có quyền hạn hoặc trực tiếp giải quyết công việc mới được phép chỉnh sửa dữ liệu.

5.5. Cộng tác liền mạch

Quy trình làm việc đơn lẻ, lặp đi lặp lại có thể dẫn đến các khó khăn như sắp xếp sai thứ tự ưu tiên và chậm tiến độ. Giải pháp văn phòng số loại bỏ điều này bằng cách thiết lập và kết nối các quy trình đồng bộ. Từ quản lý đến nhân viên đều cộng tác trôi chảy, giảm thiểu giấy tờ và thời gian trình ký/phê duyệt.

5.6. Phân tích, đo lường

Đo lường mức độ tuân thủ và hiệu quả công việc luôn là một nhiệm vụ khó khăn đối với nhà quản lý. Văn phòng số cung cấp khả năng hiển thị số liệu đa chiều, chính xác và tức thời, giúp doanh nghiệp đánh giá tổng quan bức tranh tăng trưởng. Các báo cáo tự động cung cấp cơ sở khách quan để ban lãnh đạo điều chỉnh kế hoạch và hướng đến hoàn thành mục tiêu chung.

Hệ thống đo lường và thống kê trên phần mềm MISA AMIS Công việc là một ví dụ điển hình cho khả năng này, giúp doanh nghiệp nắm bắt tiến độ và năng suất của nhân viên ngay cả khi thao tác từ xa.

6. Một số thắc mắc thường gặp khi thiết lập văn phòng số

6.1. Có phải mô hình văn phòng số chỉ phù hợp với các công ty lớn?

Câu trả lời là không.

Một trong những ưu điểm nổi bật của văn phòng số là tính linh hoạt dựa trên nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Ngay cả khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn phát triển bứt phá, họ vẫn có thể tích hợp thêm các phần mềm nghiệp vụ mới. Đặc biệt, nhiều nhà cung cấp hiện nay đã tùy chỉnh các gói dịch vụ theo số lượng người dùng, giúp mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động, đều có thể triển khai dễ dàng.

6.2. Chi phí thiết lập văn phòng số có cao không?

Giải pháp văn phòng số thường được cung cấp bởi các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp. Người dùng chỉ cần trả một khoản phí duy trì quyền sử dụng hàng năm theo phạm vi và cấp độ triển khai. Trên thực tế, doanh nghiệp không phải đầu tư chi phí đắt đỏ, vì tất cả các kênh giao – nhận việc hàng ngày đã được chuẩn hóa trên một nền tảng thống nhất. Hơn nữa, một văn phòng số hiệu quả còn nâng cao năng suất làm việc và cắt giảm nhiều khoản chi phí lãng phí khác.

6.3. Công nghệ có phải điều kiện bắt buộc để triển khai văn phòng số?

Công nghệ là yếu tố cốt lõi mà doanh nghiệp cần trang bị khi quyết định chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng số. Với nhu cầu chuyển đổi số ngày càng cao, nhiều loại phần mềm đã được giới thiệu trên thị trường. Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

7. Giới thiệu giải pháp văn phòng số Arito Solutions

Arito Solutions là một trong những giải pháp phần mềm tiên tiến hỗ trợ doanh nghiệp kiến tạo môi trường làm việc số tối ưu nhất hiện nay. Arito Solutions đáp ứng đa dạng chức năng cho nhà lãnh đạo, quản lý và nhân viên, tối đa hiệu suất công việc và linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi nhờ vào hệ thống các phần mềm liên kết chặt chẽ, bao gồm:

• Phần mềm quản lý công việc Arito: Giúp giao việc và cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, tức thời. Hệ thống báo cáo tự động cảnh báo các công việc đến hạn và giúp theo dõi các dự án hoặc bộ phận có công việc tồn đọng.
• Phần mềm quản lý tài sản Arito: Quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng, loại bỏ các công việc thủ công và gia tăng hiệu suất công việc.
• Arito WeSign: Cho phép ban lãnh đạo ký tài liệu tiện lợi và nhanh chóng ở bất kỳ đâu, kể cả trên di động, loại bỏ chi phí in ấn tài liệu.

Arito Solutions sẽ thay đổi hoàn toàn trải nghiệm làm việc nhờ hệ thống công nghệ hiện đại. Mọi dữ liệu quan trọng được kế thừa giữa các phần mềm riêng lẻ, tạo thành nền tảng tập trung giúp tổ chức vượt qua mọi giới hạn làm việc thủ công, dẫn dắt đội ngũ tăng trưởng mạnh mẽ.