Task Management là gì? Các phương pháp task management hiệu quả

Task Management (quản lý tác vụ) là nền tảng của sự cộng tác trong quản lý dự án. Khi các tác vụ được quản lý đúng cách, chúng sẽ mang lại cho tổ chức một quy trình làm việc hiệu quả – yếu tố cốt lõi giúp hợp tác và điều phối mọi dự án trong doanh nghiệp.

Cùng Arito Solution tìm hiểu thêm về task management và tìm ra các phương pháp quản lý tác vụ hiệu quả nhất hiện nay.

Tìm hiểu về Task Management

Trước khi tìm ra giải pháp quản lý tác vụ hiệu quả, các bạn cần hiểu rõ khái niệm của tác vụ và quản lý tác vụ là gì.

Tác vụ là gì?

Tác vụ bao gồm tất cả các hạng mục và nhiệm vụ cần được hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Các nhóm quản lý dự án được giao quyền kiểm soát hiệu quả các nhiệm vụ này trong suốt thời gian dự án diễn ra. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân và phòng ban, cùng với việc phân bổ hiệu quả các tác vụ đã, đang và sẽ triển khai.

Thông thường, các tác vụ được thể hiện trên biểu đồ Gantt, cho thấy mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng; tức là, một tác vụ cần hoàn thành trước khi tác vụ khác có thể bắt đầu.

Quản lý tác vụ là gì?

Quản lý tác vụ (Task Management) là việc kiểm soát chặt chẽ tiến độ từ khi khởi tạo đến khi hoàn thành và báo cáo của một chuỗi các tác vụ được thiết lập theo lịch trình dự án. Các nhà quản lý dự án (Project Managers) cần tuân theo các quy trình quản lý để giám sát một cách hệ thống tất cả các khía cạnh của tác vụ.

Các quy trình này bao gồm việc thiết lập danh sách các việc cần làm, phân công tác vụ, lên kế hoạch ngày thực hiện và kết thúc, quản lý các tác vụ phụ thuộc, ưu tiên tác vụ và kiểm soát tiến độ.

Tại sao lại phải quản lý tác vụ hiệu quả trong công việc

Khi làm việc theo nhóm, quản lý tác vụ là chìa khóa để tạo ra sự công bằng, hài hòa và cải thiện hiệu suất của đội ngũ.

Nó cung cấp một hệ thống nhiệm vụ rõ ràng và sự liên kết giữa chúng trong tổng thể dự án, giúp các cá nhân nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Với lịch trình tác vụ cụ thể, mọi người có thể sắp xếp thời gian triển khai phù hợp, đảm bảo hiệu suất và chất lượng dự án.

Với sự phát triển mạnh mẽ của các công cụ quản lý dự án, việc cộng tác trong quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Những công cụ này hỗ trợ ban lãnh đạo quản lý hiệu quả ngay cả những dự án phức tạp nhất, dựa trên sự cộng tác trong dòng chảy tác vụ của các cá nhân và phòng ban tham gia dự án.

Sự cộng tác trong quản lý dự án đang định hình lại cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Các công cụ hỗ trợ kết hợp với quy trình quản lý tác vụ chất lượng giúp:

• Nhân viên biết được tác vụ cần ưu tiên thực hiện
• Hoàn thành tác vụ đúng deadline
• Cân bằng khối lượng tác vụ
• Đồng bộ hóa tất cả thông tin về các nhiệm vụ
• Giảm căng thẳng và áp lực trong tác vụ

Quản lý tác vụ và quản lý công khác có gì khác nhau?

Quản lý Tác vụ	Quản lý Dự án
Liên quan chặt chẽ và là một phần của quản lý dự án.	Không liên quan đến các khía cạnh lâu dài của kinh doanh.
Có thể là một quá trình ngắn hạn, dài hạn hoặc xuyên suốt.	Là một quy trình tạm thời, luôn có ngày hoàn thành và tiêu chí thành công rõ ràng.
Đòi hỏi nhà quản lý sử dụng các kỹ thuật, công cụ phần mềm để chia nhỏ các mục tiêu thành nhiệm vụ, phân công và theo dõi tiến độ thực hiện.	Bao gồm nhiều chi tiết đơn lẻ như lập kế hoạch chiến lược, dự trù ngân sách, quản lý tài nguyên, tài liệu và theo dõi các tác vụ.
Phân công tác vụ cho từng cá nhân, phòng ban gắn với thời hạn cụ thể.	Mục tiêu là phân phối một dịch vụ, sản phẩm hoặc tính năng trong một ngân sách cụ thể.
Giám sát các khía cạnh liên quan đến tác vụ.	Quản lý toàn bộ quá trình dự án, từ lập kế hoạch đến triển khai và hoàn thành.

Các phương pháp quản lý tác vụ hiệu quả

Có rất nhiều phương pháp tiếp cận khác nhau để nhà quản lý có thể quản trị tác vụ một cách hiệu quả. Các phương pháp phổ biến thường là các phần mềm quản lý dưới dạng dịch vụ SaaS, có tính linh hoạt cao và có thể ứng dụng hiệu quả trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Mô hình thác nước (Waterfall)

Thác nước là một phương pháp tiếp cận tuyến tính đòi hỏi nhà quản lý phải lập kế hoạch sâu rộng. Các nhiệm vụ cố định, được xác định chi tiết trước khi triển khai, thể hiện rõ sự phụ thuộc: tác vụ ở giai đoạn trước phải hoàn thành thì nhiệm vụ sau mới được bắt đầu.

• Điểm mạnh: Có thể dự đoán chính xác thời điểm kết thúc dự án.
• Điểm yếu: Thiếu tính linh hoạt, chỉ áp dụng cho các dự án cố định, không có sự thay đổi từ lập kế hoạch tới khi triển khai.

Mô hình Agile

Agile không hẳn là một kỹ thuật quản lý tác vụ mà là một tập hợp các nguyên tắc, ban đầu được áp dụng cho các dự án phát triển phần mềm. Bốn giá trị chính được mô tả trong Tuyên ngôn Agile là:

• Cá nhân và sự cộng tác quan trọng hơn quy trình và công cụ.
• Thích ứng thay đổi hơn là bám sát kế hoạch.
• Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng.
• Phần mềm chạy tốt tốt hơn là tài liệu đầy đủ.

Điểm mạnh: Thích ứng linh hoạt với tình hình thực tế, phù hợp với các dự án phức tạp và không thể đoán trước.

Điểm yếu: Đòi hỏi sự thay đổi liên tục và sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên.

Mô hình Scrum

Là một hình thức quản lý tác vụ Agile, Scrum ủng hộ việc trao quyền cho một nhóm nhỏ, tự tổ chức để xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ.

Ba vai trò chính trong Scrum:

• Product Owner (PO): Chịu trách nhiệm lập kế hoạch ban đầu, thiết lập các ưu tiên và phối hợp với các bộ phận khác của công ty.
• Scrum Master: Chịu trách nhiệm giám sát công việc trong suốt quá trình thực hiện.
• Dev Team: Các thành viên của nhóm Scrum có trách nhiệm thực hiện phần việc trên mỗi sprint.

Điểm mạnh: Tính linh hoạt cao, năng suất lao động cao do quy trình cải tiến liên tục.

Điểm yếu: Khả năng thất bại cao nếu các thành viên không đủ kinh nghiệm, năng lực và nhiệt huyết.

Mô hình Kanban

Kanban sử dụng các thẻ thị giác nhằm trực quan hóa tác vụ và luồng công việc, giúp cải thiện chất lượng đầu ra bằng cách tăng sự tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng.

Cấu trúc của bảng Kanban:

• Việc cần làm (To Do)
• Đang thực hiện (In Progress)
• Đã hoàn thành (Done)

Điểm mạnh: Trực quan hóa quy trình làm việc, giúp phát hiện điểm nóng dễ dàng và xử lý kịp thời.

Điểm yếu: Có thể trở nên phức tạp nếu không quản lý tốt.

Mô hình GTD (Getting Things Done)

Được tạo ra bởi David Allen, GTD là một hệ thống quản lý công việc dựa trên nguyên tắc “người đứng đầu là người có ý tưởng, không nắm giữ chúng”.

Các bước trong GTD:

• Thu thập: Ghi lại tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành.
• Làm rõ và sắp xếp: Loại bỏ các tác vụ không khả thi, thực hiện ngay các nhiệm vụ đơn giản, chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp.
• Đánh giá thường xuyên: Đánh giá và cập nhật danh sách nhiệm vụ ít nhất 1 lần/tuần.
• Triển khai: Phân loại, ưu tiên và chia nhỏ các nhiệm vụ để thực thi dễ dàng.

Điểm mạnh: Giải tỏa tâm trí và cải thiện năng suất bằng cách chuyển ý tưởng thành hành động cụ thể.

Điểm yếu: Đòi hỏi sự kiên nhẫn và khả năng quản lý thời gian tốt.

Giới thiệu công cụ quản lý công việc Arito hỗ trợ quản lý tác vụ hiệu quả

Arito là phần mềm quản lý công việc hàng đầu, được đánh giá cao về khả năng cải thiện năng suất nhân sự và hỗ trợ cộng tác hiệu quả trên một hệ thống duy nhất.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc Arito

• Khởi tạo tác vụ nhanh chóng: Arito cho phép bạn khởi tạo tác vụ một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Phân quyền chi tiết: Bạn có thể phân quyền chi tiết cho từng tác vụ bao gồm deadline, người thực hiện và người theo dõi.
• Môi trường cộng tác hiệu quả: Arito tạo ra một môi trường cộng tác hiệu quả trong dự án, giúp việc triển khai diễn ra liền mạch và thuận lợi.

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc Arito

Sử dụng Arito, bạn có thể:

• Quản lý công việc cá nhân và nhóm: Theo dõi và quản lý công việc của cá nhân cũng như nhóm một cách hiệu quả.
• Quản lý dự án và tác vụ theo nhiều mô hình: Arito hỗ trợ các mô hình như Gantt, Kanban và lịch biểu để quản lý dự án và tác vụ trong dự án.
• Quản lý chi tiết tiến độ từng tác vụ: Theo dõi tiến độ của từng tác vụ chi tiết và chính xác.
• Đánh giá chất lượng công việc: Đánh giá chất lượng công việc theo từng nhân sự để cải thiện hiệu suất.
• Báo cáo toàn diện: Cung cấp các báo cáo chi tiết để đánh giá và theo dõi hiệu quả công việc.

Arito là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý công việc và nâng cao hiệu suất làm việc.