[TẢI NGAY] Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp CHUẨN cho mọi doanh nghiệp

Để quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là gia tăng doanh thu hiệu quả, bạn cần xây dựng một bộ quy trình quản lý doanh nghiệp khoa học và tối ưu. Vậy vai trò của bộ quy trình này là gì và làm thế nào để xây dựng nó một cách hiệu quả? Hãy cùng Arito tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là một chuỗi các bước quản trị được thực hiện bởi các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Mục đích của việc xây dựng bộ quy trình này là để đạt được các mục tiêu cụ thể đã được đề ra. Mỗi bước trong quy trình sẽ được giao cho một cá nhân hoặc một nhóm thực hiện.

Bộ quy trình quản trị doanh nghiệp cũng được coi như một tập hợp các hoạt động và nhiệm vụ có liên quan đến nhau. Khi tất cả những nhiệm vụ này được hoàn thành, doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu chung đã được đề ra ngay từ ban đầu. Bộ phận quản lý thường sẽ được giao nhiệm vụ xây dựng bộ quy trình quản trị cho doanh nghiệp.

2. Những khó khăn khi chưa chuẩn hóa quy trình công việc

Thực tế cho thấy, việc quản lý và trao đổi công việc, dự án qua các ứng dụng chat, email hay Excel đang gây ra nhiều chậm trễ và sai sót, làm giảm hiệu suất nhân sự. Theo một nghiên cứu, 60% công việc của doanh nghiệp thất bại là do công tác quản lý, trong đó 76% nguyên nhân quản lý kém hiệu quả xuất phát từ việc doanh nghiệp thiếu một quy trình quản lý khoa học.

Tại Việt Nam, quy trình làm việc tại các phòng ban trong các tổ chức doanh nghiệp thường mang tính chắp vá, làm đến đâu quản lý đến đó mà không theo một trình tự xuyên suốt và thống nhất. Tình trạng này diễn ra ở 52% doanh nghiệp, dẫn đến nội bộ phân mảnh, rời rạc. Việc phối hợp và giao tiếp giữa các phòng ban không được kiểm soát chặt chẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc, doanh số, chi phí thời gian chết, và năng suất làm việc của doanh nghiệp.

Nhìn rộng hơn, những bất cập này trong bối cảnh bình thường mới, khi các doanh nghiệp cần tăng tốc kinh doanh, sẽ trở thành vấn đề dai dẳng nếu doanh nghiệp không có lời giải tối ưu.

3. Vai trò của bộ quy trình quản lý doanh nghiệp

Bộ quy trình quản trị doanh nghiệp có vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là tại các doanh nghiệp và công ty có quy mô lớn. Dưới đây là một số các vai trò nổi bật của bộ quy trình quản lý doanh nghiệp mang lại

• Giúp nhân viên xác định rõ công việc cần làm và thứ tự thực hiện: Việc áp dụng một quy trình quản trị phù hợp giúp mọi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi hơn. Nhân viên sẽ xác định được công việc cần làm và phải hoàn thành như thế nào để đạt đúng yêu cầu.
• Phân công lao động rõ ràng: Làm việc theo một quy trình thống nhất giúp cấp quản lý dễ dàng phân việc, xác định vai trò, trách nhiệm và quản trị nhân sự một cách hiệu quả.
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Quy trình quản lý giúp nhân viên chăm sóc khách hàng tận tâm và sát sao hơn. Nhờ đó, tỷ lệ tái mua hàng từ khách hàng cũ và khả năng tiếp cận khách hàng mới sẽ được gia tăng.
• Tăng lợi thế cạnh tranh: Việc xây dựng một bộ quy trình quản lý nội bộ hiệu quả giúp bộ máy nhân sự làm việc nhịp nhàng hơn, tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể so với các đối thủ.

4. Các bước xây dựng bộ quy trình quản trị doanh nghiệp

Xây dựng bộ quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức của bạn. Sau đây, hãy cùng Arito khám phá quy trình 4 bước xây dựng bộ quy trình quản trị doanh nghiệp đơn giản với nội dung dưới đây:

4.1 Thiết kế quy trình

Công tác thực hiện thiết kế bộ quy trình quản lý nội bộ công ty cần phải được tuân thủ theo 5 yếu tố cốt lõi như sau:

• Xác định nhu cầu, phạm vi và mục tiêu: Đầu tiên, bạn cần xác định rõ nhu cầu, phạm vi của quy trình quản lý và mục đích cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được khi xây dựng bộ quy trình này.
• Mô hình hoá chi tiết: Tạo các bản mô tả chi tiết về các yếu tố quan trọng trong quy trình. Những bản mô tả này sẽ là khung tham chiếu để nhân viên có thể điều chỉnh công việc sao cho hiệu quả nhất.
• Phân loại đối tượng tham gia: Đảm bảo các đối tượng tham gia trực tiếp vào quy trình được phân chia nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý và tối ưu.
• Phương pháp kiểm soát và kiểm tra: Xác định rõ các phương pháp kiểm soát và kiểm tra trong quá trình xây dựng quy trình, giúp đưa ra các đánh giá và đề xuất phương án cải thiện phù hợp.
• Dự trù và hướng dẫn: Tính toán công tác dự trù và cung cấp thêm những thông tin hướng dẫn vào văn bản quy chuẩn để giúp nhân viên tiếp thu quy trình tốt hơn.

4.2 Mô hình hóa quy trình

Trong giai đoạn thiết kế, phần lớn nội dung sẽ mang đậm tính lý thuyết. Khi bước sang giai đoạn mô hình hóa, tất cả lý thuyết đó sẽ được minh họa lại bằng những hình ảnh, mô hình, biểu đồ… nhằm đạt các mục đích sau:

• Xem xét và đánh giá: Đánh giá lại bộ quy trình quản lý tiêu chuẩn, bao gồm chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra.
• Thiết kế lại quy trình: Tạo bản tham chiếu cho việc tái thiết kế, nhận thấy các vấn đề cần lượt bỏ hoặc bổ sung thêm.
• Cung cấp tài liệu: Tạo bản tài liệu giúp nhân viên, đặc biệt là người mới, hiểu cách thức vận hành quy trình.

4.3 Triển khai quy trình

Sau khi hoàn thành hai giai đoạn đầu, nhà quản lý sẽ bắt đầu triển khai bộ quy trình quản lý vào thực tế. Quá trình triển khai có thể thực hiện theo hai cách:

• Triển khai trên giấy tờ.
• Sử dụng phần mềm công nghệ: Trong thời kỳ 4.0, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, việc sử dụng giấy tờ trong quản lý đã trở nên lỗi thời. Thay vào đó, các phần mềm quản lý nhân sự, quản trị doanh nghiệp và bộ tài liệu quản lý doanh nghiệp 4.0 ngày càng phổ biến.

4.4 Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh quy trình

Đây là giai đoạn cuối cùng và là nền tảng cho việc cập nhật và phát triển tất cả hoạt động của bộ quy trình quản trị doanh nghiệp. Bất cứ vấn đề nào xảy ra trong khi triển khai quy trình sẽ được ghi lại và đánh giá. Từ đó, nhà quản lý sẽ xem xét điều chỉnh, cải tiến quy trình nhằm phù hợp hơn với tình hình thực tế.

Một quy trình quản lý thường được vận hành liên tục, do đó, công tác đánh giá và điều chỉnh cũng phải diễn ra thường xuyên. Mục đích là nhằm hạn chế tối đa các lỗi có thể xảy ra và nâng cao hiệu quả cuối cùng của doanh nghiệp.

5. Chuẩn hóa & nâng cao hiệu suất công việc với Bộ quy trình mẫu của Arito Solutions

TẢI NGAY BỘ QUY TRÌNH MẪU CỦA ARITO SOLUTIONS

5.1 Quy trình mẫu phòng Hành chính-Nhân sự

Để hỗ trợ các doanh nghiệp chuẩn hóa công tác phòng hành chính – nhân sự một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bộ quy trình mẫu cho phòng Nhân sự bao gồm các quy trình sau:

• Quy trình tuyển dụng
• Quy trình tiếp nhận nhân sự
• Quy trình đào tạo
• Quy trình xử lý kỷ luật
• Quy trình tiếp nhận nghỉ việc

5.2 Quy trình mẫu phòng Kế toán

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa nghiệp vụ chuyên môn của bộ phận kế toán theo một trình tự khoa học nhằm tinh gọn bộ máy và tiết kiệm thời gian. Tài liệu của 1Office bao gồm 6 quy trình mẫu sau:

• Quy trình xét duyệt tăng lương
• Quy trình tính và thanh toán lương
• Quy trình tạm ứng và quyết toán công tác
• Quy trình thanh toán
• Quy trình thu/chi tiền mặt
• Quy trình lập dự chi ngân sách và kiểm soát dự chi

5.3 Quy trình mẫu phòng Kinh doanh

Để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh, quản lý báo cáo kết quả và cung cấp thông tin quan trọng cho cấp quản lý nhằm đưa ra quyết định chính xác cho việc vận hành và phát triển kinh doanh, 1Office cung cấp bộ quy trình mẫu cho phòng Kinh doanh, bao gồm:

• Quy trình xây dựng KPI
• Quy trình bán hàng
• Quy trình ký hợp đồng với khách hàng
• Quy trình thanh lý hợp đồng

5.4 Quy trình mẫu phòng Marketing

Để giúp các doanh nghiệp xây dựng và triển khai chiến lược marketing hiệu quả, 1Office cung cấp bộ quy trình mẫu cho phòng Marketing, bao gồm:

• Quy trình lập kế hoạch marketing: Xây dựng kế hoạch marketing chi tiết, từ việc nghiên cứu thị trường đến việc thiết lập mục tiêu và chiến lược.
• Quy trình thực hiện chiến dịch marketing: Triển khai các chiến dịch quảng cáo và khuyến mãi, từ việc thiết kế đến việc phân phối và theo dõi hiệu quả.
• Quy trình phân tích và báo cáo hiệu quả marketing: Đánh giá hiệu quả của các hoạt động marketing, phân tích dữ liệu và lập báo cáo để điều chỉnh chiến lược.
• Quy trình quản lý ngân sách marketing: Quản lý và phân bổ ngân sách cho các hoạt động marketing, theo dõi chi phí và đánh giá ROI (Return on Investment).
• Quy trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm: Thu thập phản hồi từ thị trường, phân tích xu hướng và nhu cầu khách hàng để phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm hiện tại.
• Quy trình quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, xử lý khiếu nại và phản hồi, và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

5.5 Quy trình mẫu phòng Vận hành

Để tối ưu hóa hoạt động và quản lý hiệu quả các hoạt động trong phòng Vận hành, 1Office cung cấp bộ quy trình mẫu cho phòng Vận hành bao gồm:

• Quy trình quản lý và theo dõi đơn hàng: Xử lý đơn hàng từ khi nhận đến khi giao hàng, bao gồm các bước kiểm tra tồn kho, đóng gói, và giao hàng.
• Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm: Đảm bảo các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng trước khi xuất xưởng, bao gồm kiểm tra, thử nghiệm, và đánh giá chất lượng.
• Quy trình bảo trì và sửa chữa thiết bị: Quản lý bảo trì định kỳ và sửa chữa thiết bị, đảm bảo thiết bị hoạt động hiệu quả và giảm thiểu thời gian chết.
• Quy trình quản lý kho và tồn kho: Theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho, bao gồm kiểm kê định kỳ, kiểm soát nhập xuất hàng, và duy trì mức tồn kho tối ưu.
• Quy trình lập kế hoạch sản xuất: Xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thị trường, bao gồm phân bổ nguồn lực, lập lịch sản xuất, và giám sát tiến độ.
• Quy trình xử lý và phản hồi khiếu nại: Xử lý các khiếu nại từ khách hàng liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, từ việc tiếp nhận khiếu nại đến việc giải quyết và phản hồi khách hàng.

6. Phần mềm ERP Arito Solutions giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Phần mềm ERP Arito Solutions là giải pháp quản lý doanh nghiệp tiên tiến, được thiết kế để tối ưu hóa các hoạt động nội bộ và giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao nhất. Với Arito Solutions, các quy trình quản lý phức tạp được đơn giản hóa, mang lại sự hiệu quả và linh hoạt cho doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật của Arito Solutions

1. Quản lý tài chính và kế toán:
   • Tích hợp hệ thống kế toán tự động, giúp quản lý chi tiết mọi giao dịch tài chính.
   • Cung cấp báo cáo tài chính chính xác và toàn diện.
   • Đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính và pháp lý.
2. Quản lý nhân sự:
   • Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, và tính lương một cách hiệu quả.
   • Đánh giá hiệu suất làm việc và lập kế hoạch đào tạo nhân viên.
   • Hỗ trợ quy trình tuyển dụng và phát triển nhân tài.
3. Quản lý sản xuất:
   • Lập kế hoạch và điều phối sản xuất để tối ưu hóa quy trình.
   • Quản lý tồn kho nguyên liệu và sản phẩm một cách hiệu quả.
   • Theo dõi tiến độ và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
4. Quản lý bán hàng và quan hệ khách hàng (CRM):
   • Quản lý toàn bộ quy trình bán hàng, từ đặt hàng đến giao hàng.
   • Theo dõi thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch.
   • Hỗ trợ các chiến dịch tiếp thị và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
5. Quản lý mua hàng và tồn kho:
   • Tối ưu hóa quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp.
   • Kiểm soát tồn kho và lập kế hoạch đặt hàng thông minh.
   • Đảm bảo quy trình nhập hàng và kiểm tra chất lượng diễn ra trơn tru.

Phần mềm ERP Arito Solutions là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp mong muốn nâng cao hiệu quả quản lý và đạt được mục tiêu kinh doanh. Với những tính năng ưu việt và lợi ích rõ ràng, Arito Solutions giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh mạnh mẽ trong thị trường. Trải nghiệm Arito Solutions ngay hôm nay để khám phá tiềm năng và nâng cao quản lý doanh nghiệp của bạn.