Quy trình mua hàng là gì? Các bước thực hiện quy trình mua hàng

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày nay, một quy trình mua hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Hơn nữa, nó còn giúp tạo ra một hệ thống liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Vậy để hiểu rõ hơn về quy trình mua hàng và tại sao nó là yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh, hãy cùng Arito đi vào chi tiết từng bước thực hiện của quy trình này.

1. Quy trình mua hàng là gì? 

Trong một doanh nghiệp, quy trình mua hàng là một loạt các bước cần thiết để thực hiện một giao dịch mua bán. Mỗi doanh nghiệp phải trải qua quy trình này khi họ cần mua bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp thường bao gồm các công việc như nghiên cứu thị trường để hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu, tìm kiếm nguồn cung hàng hóa phù hợp, thực hiện các cuộc đàm phán về giá cả và các điều khoản hợp đồng, cũng như lập hóa đơn và các tài liệu liên quan. Điều này phản ánh sự khác biệt đáng kể so với quy trình mua hàng của người tiêu dùng, vì trong môi trường doanh nghiệp, các quy trình này thường phức tạp hơn và yêu cầu sự chuyên môn và kỹ năng đàm phán cao hơn để đảm bảo rằng giao dịch được thực hiện một cách hiệu quả và có lợi ích nhất cho doanh nghiệp.

2. Lợi ích khi áp dụng quy trình mua hàng chính xác

Áp dụng một quy trình mua hàng chính xác mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng khi thực hiện quy trình mua hàng một cách hợp lý:

2.1. Đảm bảo nhà cung cấp thích hợp

Một trong những lợi ích chính của việc áp dụng quy trình mua hàng chính xác là đảm bảo rằng các nhà cung cấp được chọn lựa là những đối tác thích hợp. Thực hiện quy trình mua hàng một cách cẩn thận giúp doanh nghiệp xác định và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, có chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt và cung cấp giá cả cạnh tranh. Điều này giúp tránh rủi ro thương mại và đảm bảo sự cạnh tranh trên thị trường, đồng thời tạo ra một môi trường cung ứng ổn định và đáng tin cậy.

2.2. Loại bỏ các giao dịch mua hàng không phù hợp

Bằng cách thực hiện quy trình mua hàng chính xác, doanh nghiệp có thể loại bỏ các giao dịch mua hàng không phù hợp. Việc này giúp tránh lãng phí tài nguyên và thời gian của doanh nghiệp, đồng thời tăng cường hiệu quả trong việc quản lý nguồn lực và chi phí.

2.3. Quản lý hệ thống và mối quan hệ với những nhà cung cấp uy tín

Quy trình mua hàng chính xác cung cấp cơ hội cho doanh nghiệp quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp uy tín. Bằng cách tạo ra các tiêu chuẩn và tiêu chí cho việc lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể xây dựng và duy trì các mối quan hệ đối tác đáng tin cậy, giúp đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

2.4. Áp dụng cho toàn bộ tổ chức

Một quy trình mua hàng rõ ràng có thể được áp dụng cho toàn bộ tổ chức, giúp đồng bộ hóa và tăng cường hiệu suất trong quá trình mua hàng. Điều này giúp cải thiện sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý nguồn lực của doanh nghiệp.

2.5. Tạo ra một quy chuẩn chung cho hàng hóa, nguyên vật liệu

Quy trình mua hàng chính xác giúp doanh nghiệp xác định và thiết lập các tiêu chuẩn và quy chuẩn chung cho hàng hóa và nguyên vật liệu trước khi nhập kho. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và chất lượng của các sản phẩm cuối cùng được sản xuất hoặc cung cấp.

2.6. Hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi kiểm toán

Quy trình mua hàng chính xác cung cấp dữ liệu chính xác và đầy đủ cho bộ phận kế toán để theo dõi và kiểm toán các giao dịch mua hàng một cách chính xác. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp quản lý tài chính, hạch toán tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả và tiện lợi.

2.7. Tối ưu hóa quá trình mua hàng

Phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp các chiến lược tự động hóa, giúp quá trình mua hàng được tối ưu hóa và giảm thiểu chi phí. Điều này bao gồm việc tự động hóa các quy trình, tạo ra các thông báo cảnh báo và tối ưu hóa thời gian và nguồn lực được sử dụng trong quá trình mua hàng.

3. Một số hạn chế của quy trình mua hàng

Dưới đây là một số hạn chế thường gặp phải trong quá trình thực hiện mua hàng:, cụ thể như sau: 

3.1. Lạm dụng chức vụ và quyền hạn trong việc lựa chọn nhà cung cấp

Lạm dụng chức vụ và quyền hạn trong việc lựa chọn nhà cung cấp có thể là một hạn chế nghiêm trọng trong quy trình mua hàng. Trong một số trường hợp, người mua hàng có thể sử dụng quyền hạn của mình để chọn lựa nhà cung cấp không phù hợp, thường dựa trên các mối quan hệ cá nhân hoặc lợi ích riêng của họ. Một điều kiện cần thiết để ngăn chặn tình trạng này là tách bạch chức năng giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng, cũng như giữa người mua hàng và người sử dụng hàng.

Việc tách bạch chức năng này giúp tạo ra sự độc lập và khách quan trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp, đảm bảo rằng quyết định được đưa ra dựa trên các tiêu chuẩn và yêu cầu cụ thể, chứ không phải dựa trên mối quan hệ cá nhân hay lợi ích riêng của cá nhân. Điều này giúp đảm bảo rằng nhà cung cấp được chọn là nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.

Tách bạch chức năng cũng giúp tránh được hai vấn đề cụ thể:

• Người sử dụng hàng đồng thời là người mua hàng: Trong trường hợp người sử dụng hàng là người mua hàng, có thể xảy ra tình trạng lựa chọn nhà cung cấp dựa trên mối quan hệ cá nhân hoặc lợi ích cá nhân. Điều này có thể dẫn đến việc chọn lựa nhà cung cấp không phù hợp hoặc không đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Người duyệt mua hàng đồng thời là người đi mua hàng: Trong trường hợp người duyệt mua hàng là người đi mua hàng, có thể xảy ra tình trạng chọn lựa nhà cung cấp dựa trên mối quan hệ cá nhân, đẩy giá cả lên cao và nhận hoa hồng. Điều này không chỉ làm tăng chi phí mà còn có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp.

3.2. Rủi ro trong đề nghị mua hàng/dịch vụ

Rủi ro trong đề nghị mua hàng/dịch vụ là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải đối mặt và kiểm soát để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong quy trình mua hàng, cụ thể như: 

• Thiếu hiểu biết về tồn kho: Một trong những rủi ro phổ biến là khi hàng vẫn còn tồn kho nhưng người yêu cầu mua hàng không nắm rõ, dẫn đến việc mua hàng mà không kiểm tra kỹ càng. Điều này có thể gây ra lãng phí tài nguyên và chi phí không cần thiết. Để kiểm soát rủi ro này, cần đảm bảo rằng người yêu cầu mua hàng được cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tình trạng tồn kho trước khi ra quyết định mua hàng.
• Lý do không chính đáng: Rủi ro khác là khi hàng vẫn còn tồn kho nhưng vẫn mua vì lý do chính trị hoặc quyền lợi không chính đáng khác. Điều này có thể gây ra lãng phí nguồn lực và làm suy giảm hiệu suất của quy trình mua hàng. Để kiểm soát rủi ro này, cần thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình rõ ràng để đảm bảo rằng mọi quyết định mua hàng đều dựa trên nhu cầu và lợi ích của doanh nghiệp.
• Sử dụng quỹ công ty cho mục đích cá nhân: Một rủi ro khác là khi nhân viên sử dụng quỹ công ty để mua hàng phục vụ cho công việc cá nhân. Điều này không chỉ vi phạm quy định của công ty mà còn có thể gây ra lãng phí tài nguyên và làm suy giảm uy tín của doanh nghiệp. Để kiểm soát rủi ro này, cần thiết lập các chính sách và quy trình cụ thể về việc sử dụng quỹ công ty và thực hiện kiểm tra và kiểm soát nghiêm ngặt.
• Không đúng loại hàng cần dùng: Một lỗ hổng khác là khi đề nghị mua hàng không đúng loại cần dùng, dẫn đến việc lãng phí khi hàng không được sử dụng. Để kiểm soát rủi ro này, cần đảm bảo rằng mỗi đề nghị mua hàng được xem xét và phê duyệt bởi các bên liên quan để đảm bảo tính hợp lý và đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp.

Trong quy trình mua hàng, quản lý cần định rõ người phụ trách có nhiệm vụ xem xét các vấn đề khi mua hàng, bao gồm việc đánh giá cần thiết của mặt hàng, kiểm tra tình trạng tồn kho và đảm bảo tính hợp lý của các đề nghị mua hàng. Phiếu mua hàng cần được kiểm tra tính hợp lý bởi toàn bộ những người chịu trách nhiệm trước khi trình cho người có thẩm quyền duyệt. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi quyết định mua hàng được đưa ra dựa trên các tiêu chuẩn và quy trình cụ thể, đồng thời giảm thiểu rủi ro và lãng phí trong quy trình mua hàng.

3.3. Chọn nhà cung cấp không đúng yêu cầu

Chọn nhà cung cấp không đúng yêu cầu là một trong những nguy cơ thường gặp trong quy trình mua hàng và có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp. Để tránh rủi ro này, các doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau đây:

• Tránh mua hàng của những nhà cung cấp không đủ năng lực: Đây là một trong những lỗ hổng phổ biến nhất trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Các doanh nghiệp cần tránh mua hàng từ các nhà cung cấp không đủ năng lực, có thể cung cấp hàng kém chất lượng, hàng giả hoặc hàng nhái. Để kiểm soát rủi ro này, cần thực hiện các biện pháp như đánh giá năng lực của nhà cung cấp, kiểm tra chứng chỉ và chứng nhận liên quan, cũng như tìm hiểu về uy tín và lịch sử hoạt động của nhà cung cấp trước khi quyết định mua hàng.
• Tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp trước khi phê duyệt: Để đảm bảo chất lượng dịch vụ và hàng hóa, cần tiến hành việc tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp trước khi phê duyệt. Điều này bao gồm đánh giá đầy đủ các khía cạnh mà doanh nghiệp quan tâm như chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giá cả, thời gian giao hàng, và hỗ trợ sau bán hàng. Việc này giúp đảm bảo rằng nhà cung cấp được chọn là đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
• Tạo sự minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp: Để tránh rủi ro lựa chọn theo cảm tính hoặc theo mối quan hệ cá nhân, cần tạo sự minh bạch và công bằng trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Thay vì chỉ để một người quyết định, nên tham gia các bộ phận khác nhau trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Điều này giúp đảm bảo rằng quyết định mua hàng được đưa ra dựa trên các tiêu chuẩn và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời tránh được các ảnh hưởng từ các quan hệ cá nhân.
• Tham gia của các bộ phận liên quan: Cuối cùng, cần có sự tham gia của các bộ phận khác nhau trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Các bộ phận như kế toán, mua hàng, sử dụng, và kiểm tra chất lượng hàng hóa cần tham gia vào quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo tính toàn diện và khách quan trong quyết định mua hàng.

Việc tránh chọn nhà cung cấp không đúng yêu cầu đòi hỏi sự cẩn trọng và sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện các biện pháp kiểm soát và đánh giá cẩn thận, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ được cung cấp đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn của họ.

3.4. Hàng hóa đã được giao, dịch vụ đã được thực hiện trước khi đơn đặt hàng được phê duyệt

Một trong những rủi ro phổ biến trong quy trình mua hàng là việc hàng hóa đã được giao hoặc dịch vụ đã được thực hiện trước khi đơn đặt hàng được phê duyệt. Điều này có thể gây ra nhiều vấn đề và hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số nguy cơ và biện pháp phòng ngừa:

• Thực hiện đúng quy trình đặt hàng: Các bộ phận trong quy trình mua hàng cần chịu trách nhiệm thực hiện đúng, đủ và theo trình tự của quy trình đặt hàng. Việc làm đơn đặt hàng chỉ để hợp thức hóa cho vấn đề đã thực hiện có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và không hiệu quả.
• Xử lý đơn đặt hàng theo đúng quy trình: Đơn đặt hàng cần được xử lý theo đúng quy trình và chỉ được chuyển cho nhà cung cấp sau khi đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Việc chuyển đơn đặt hàng trước khi được phê duyệt có thể dẫn đến nhầm lẫn và làm mất kiểm soát đối với quy trình mua hàng.
• Tránh sai sót trên đơn hàng: Cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót về số lượng, thời gian giao hàng, và điều kiện thanh toán trên đơn hàng. Những sai sót này có thể dẫn đến việc nhận hàng không đúng theo yêu cầu, giao hàng muộn hoặc thậm chí là mất mát tài chính cho doanh nghiệp.

Để phòng ngừa các vấn đề này, cần thiết lập và tuân thủ các quy trình và quy định cụ thể về quy trình đặt hàng, đảm bảo rằng mọi giao dịch mua hàng đều được thực hiện theo đúng quy trình và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chuyển đến nhà cung cấp. Đồng thời, cần đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên để họ hiểu và tuân thủ quy trình mua hàng một cách chính xác và hiệu quả.

3.5. Lỗ hổng trong việc kiểm và nhận hàng

Lỗ hổng trong việc kiểm và nhận hàng có thể gây ra nhiều vấn đề và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để giảm thiểu rủi ro này, các biện pháp như dưới đây có thể được thực hiện:

• Kiểm soát bởi bộ phận chuyên môn: Để đảm bảo tính chính xác và đúng đắn của việc kiểm và nhận hàng, việc này nên được thực hiện bởi bộ phận chuyên môn kiểm hàng hoặc đơn vị chuyên môn của loại hàng đó. Ví dụ, trong trường hợp hàng là các thiết bị máy tính, việc kiểm tra nên được thực hiện bởi bộ phận IT.
• Không giao toàn bộ công việc cho thủ kho hoặc nhân viên thu mua: Đối với việc kiểm và nhận hàng, không nên chỉ giao hoàn toàn cho thủ kho hoặc nhân viên thu mua mà cần sự can thiệp và giám sát từ các bộ phận chuyên môn liên quan. Điều này giúp đảm bảo tính đa dạng và khách quan trong quá trình kiểm tra hàng hóa.
• Đảm bảo tính khách quan và có biên bản kiểm tra: Bộ phận chịu trách nhiệm phải đảm bảo tính khách quan trong quá trình kiểm tra hàng hóa. Cần lập biên bản kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, đồng thời ghi nhận mọi sự không phù hợp hoặc thiếu sót. Điều này giúp tạo ra bằng chứng cụ thể và minh bạch cho quá trình kiểm tra và nhận hàng.

3.6. Mua sai hàng

Mua sai hàng có thể gây ra nhiều vấn đề và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các mặt hàng kỹ thuật. Việc không cung cấp thông số kỹ thuật đúng có thể dẫn đến việc mua hàng về sai quy cách, không sử dụng được, và gây ra lãng phí tài nguyên. Để tránh những sai sót này và đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra một cách hiệu quả, có thể thực hiện các biện pháp như:

• Kiểm soát và phê duyệt đề nghị mua hàng một cách có hệ thống: Để đảm bảo rằng các mặt hàng được mua đều đáp ứng đúng yêu cầu và quy cách kỹ thuật, các đề nghị mua hàng cần được kiểm soát và phê duyệt một cách có hệ thống. Việc này bao gồm việc đánh giá cẩn thận các thông số kỹ thuật và yêu cầu kỹ thuật của mặt hàng trước khi quyết định mua hàng.
• Cung cấp thông số kỹ thuật đầy đủ: Để tránh sai sót trong việc mua hàng, các nhà cung cấp cần cung cấp đầy đủ thông số kỹ thuật cho các mặt hàng kỹ thuật. Thông số kỹ thuật chi tiết giúp người mua hiểu rõ về tính chất và quy cách của sản phẩm, từ đó đưa ra quyết định mua hàng chính xác.
• Kiểm tra đề nghị mua hàng kỹ lưỡng: Trước khi phê duyệt đề nghị mua hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các thông số kỹ thuật được cung cấp đầy đủ và chính xác. Việc này giúp tránh những sai sót và lãng phí sau này do mua sai hàng.

3.7. Rủi ro thanh toán

Rủi ro trong quá trình thanh toán có thể gây ra nhiều vấn đề phức tạp và ảnh hưởng đến tài chính và uy tín của doanh nghiệp. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến và các biện pháp kiểm soát cần thiết:

• Hồ sơ thanh toán không đầy đủ chứng từ quy định: Một trong những rủi ro phổ biến nhất là việc hồ sơ thanh toán không đầy đủ chứng từ quy định, dẫn đến khả năng bị từ chối hoặc chậm trễ trong quá trình thanh toán. Để tránh rủi ro này, cần đảm bảo rằng mọi chứng từ liên quan đến thanh toán được tổ chức và bảo quản một cách cẩn thận.
• Đơn hàng không được phê duyệt hoặc có vấn đề: Việc thanh toán cho các đơn hàng không được phê duyệt hoặc có vấn đề về chất lượng, số lượng hàng hóa có thể tạo ra rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp. Cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi thực hiện thanh toán để đảm bảo rằng mọi đơn hàng đều đáp ứng được các yêu cầu và quy định của doanh nghiệp.

Để đảm bảo việc thanh toán trong quy trình mua hàng được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả, kế toán cần thực hiện các bước kiểm tra sau đây:

• Kiểm tra nhập kho: Đảm bảo rằng hàng hóa đã được nhập kho và có phiếu nhập kho đi kèm để xác nhận việc nhận hàng.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa và có biên bản kiểm tra chất lượng để ghi nhận bất kỳ sự không phù hợp nào.
• Kiểm tra nghiệm thu: Đối với các máy móc, thiết bị hoặc công trình xây dựng, đảm bảo rằng quá trình nghiệm thu đã được thực hiện và có biên bản nghiệm thu để chứng minh việc đạt yêu cầu.
• Kiểm tra đơn đặt hàng và hóa đơn: Xác nhận rằng đơn đặt hàng đã được phê duyệt đúng thẩm quyền và hóa đơn của nhà cung cấp được phát hành đúng và hợp lệ.
• Kiểm tra đề nghị/Tờ trình thanh toán: Đảm bảo rằng mọi đề nghị hoặc tờ trình thanh toán đã được phê duyệt trả tiền theo quy định của doanh nghiệp.

Bằng cách thực hiện các biện pháp kiểm soát này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro trong quá trình thanh toán và đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính của mình.

4. Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp 

Doanh nghiệp không thể tự ý quyết định mua hàng nếu không có nhu cầu cụ thể. Thường thì nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp sẽ nảy sinh trong quá trình kinh doanh, từ kế hoạch tổng đến kế hoạch sản xuất. Khi đã xác định được nhu cầu này, quy trình mua hàng sẽ được xây dựng dựa trên các bước sau:

4.1. Xác định nhu cầu mua hàng 

Trong quy trình mua hàng, bước đầu tiên là lập đề nghị mua hàng. Đây là quá trình quan trọng để định rõ nhu cầu mua hàng và bắt đầu quá trình tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.

Nhu cầu mua hàng thường xuất phát từ kế hoạch sản xuất hoặc các nhu cầu cụ thể của các phòng ban trong doanh nghiệp, như nhu cầu về dụng cụ và tài sản phục vụ công việc hàng ngày. Các bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị mua hàng và gửi đến bộ phận mua hàng để tiến hành duyệt. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi nhu cầu mua hàng được đăng ký và xử lý một cách tổ chức và hiệu quả.

Trong hệ thống Arito ERP, quy trình này được thực hiện một cách tự động trên nền tảng của phần mềm. Cụ thể, các đề nghị mua hàng được gửi và duyệt thông qua chính sách duyệt PR đã được thiết lập trước đó. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình duyệt và giảm thiểu thời gian cũng như công sức cần thiết để xử lý các đề nghị.

Khi đề nghị mua hàng đã được duyệt, nhân viên mua hàng sẽ tiếp tục vào bước tiếp theo, đó là tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp nhất. Điều này đòi hỏi sự cẩn trọng và công phu để đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ hợp tác với những nhà cung cấp đảm bảo chất lượng và uy tín, từ đó đảm bảo rằng nhu cầu mua hàng sẽ được đáp ứng một cách tốt nhất.

4.2. Tạo đề nghị báo giá

Bước tiếp theo trong quy trình mua hàng là tạo đề nghị báo giá. Trong bước này, một đề nghị báo giá được gửi đến các nhà cung cấp hiện tại hoặc có thể là đơn vị mới để thẩm định và đánh giá lại. Mục tiêu của việc này là để tìm ra nhà cung cấp phù hợp nhất với các yêu cầu và điều kiện của bộ phận lập đề nghị mua hàng.

Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có cơ hội chọn lựa giữa các nhà cung cấp khác nhau và tìm ra lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu của mình. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ sẽ hợp tác với những nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng và có giá thành phù hợp.

Việc lập đề nghị báo giá cũng là cơ hội để doanh nghiệp tiếp tục tìm kiếm và mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp mới. Điều này có thể mở ra các cơ hội mới và đưa vào danh sách các nhà cung cấp có thể cung cấp giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp trong tương lai.

Có thể nói, hình thức lập đề nghị báo giá là bước quan trọng trong quy trình mua hàng, giúp doanh nghiệp tìm ra những nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và điều kiện của mình. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có cơ hội chọn lựa và hợp tác với những đối tác tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của mình.

4.3. Xem xét báo giá của nhà cung cấp

Bước tiếp theo trong quy trình mua hàng là theo dõi báo giá của các nhà cung cấp. Đây là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp chọn lựa nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của mình, cụ thể như: 

• Ghi nhận các báo giá từ nhà cung cấp: Các báo giá từ các nhà cung cấp được gửi về và ghi nhận. Điều này bao gồm việc thu thập và lưu trữ thông tin về các đề xuất giá cả từ các nhà cung cấp khác nhau.
• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Dựa vào các tiêu chí và điều kiện đã xác định trước đó, hệ thống tự động hoặc nhân viên phòng mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của doanh nghiệp. Quá trình này cần xem xét đến các yếu tố như chất lượng sản phẩm/dịch vụ, giá cả, thời gian giao hàng và các điều kiện giao dịch khác.
• Lập và theo dõi hợp đồng/đơn mua hàng: Dựa vào bảng báo giá của nhà cung cấp và chính sách duyệt PO (Purchase Order), phòng mua hàng sẽ tiến hành lập và theo dõi hợp đồng hoặc đơn mua hàng. Điều này đảm bảo rằng mọi giao dịch mua hàng được thực hiện một cách chính xác và tuân thủ theo đặc thù và tính chất mua bán của doanh nghiệp.

4.4. Phê duyệt báo giá

Phê duyệt báo giá đóng vai trò quan trọng và thường được thực hiện bởi các ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Đây là quá trình quan trọng để đảm bảo rằng các quyết định mua hàng được đưa ra một cách chín chắn và hiệu quả. Dưới đây là một số thông tin thường được xem xét khi phê duyệt báo giá:

• So sánh báo giá của các nhà cung cấp: Cùng một mặt hàng, ban lãnh đạo thường tiến hành so sánh các báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Điều này giúp đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp có giá cả hợp lý nhất và đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• So sánh báo giá cũ và mới: Ngoài việc so sánh giữa các nhà cung cấp khác nhau, ban lãnh đạo cũng thường so sánh giữa các báo giá cũ và mới từ cùng một nhà cung cấp. Điều này giúp đánh giá sự thay đổi về giá cả và các điều khoản giao dịch, từ đó đưa ra quyết định phê duyệt báo giá dựa trên thông tin cụ thể và hiện tại nhất.

Qua quá trình phê duyệt báo giá, ban lãnh đạo có thể đảm bảo rằng các quyết định mua hàng được đưa ra dựa trên sự cân nhắc và đánh giá kỹ lưỡng về giá trị và chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ thực hiện các giao dịch mua hàng một cách có hiệu quả và bền vững.

4.5. Lập hợp đồng/đơn mua hàng 

Bước tiếp theo trong quy trình mua hàng là việc lập hợp đồng hoặc đơn mua hàng với mô tả chi tiết như sau: :

• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Sau khi đã chọn được đơn vị cung cấp phù hợp, quy trình mua hàng tiến hành đến bước này. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp chỉ thực hiện các giao dịch mua hàng khi đã đảm bảo chất lượng và giá cả phù hợp từ nhà cung cấp được chọn.
• Lập hợp đồng mua hàng: Nhân viên phòng mua hàng sẽ lập hợp đồng mua hàng dựa trên các thông tin từ báo giá, bao gồm điều khoản thanh toán và thời điểm giao hàng. Trong hợp đồng, các điều khoản và điều kiện sẽ được xác định rõ ràng để đảm bảo sự hiểu biết và đồng ý từ cả hai bên.
• Ký kết hợp đồng: Đơn đặt hàng sau đó được gửi cho nhà cung cấp để ký kết hợp đồng giữa hai bên. Quá trình này đảm bảo rằng cả doanh nghiệp và nhà cung cấp đều cam kết thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
• Theo dõi và thực hiện: Nếu hợp đồng cần nhiều lần ký kết, đơn hàng sẽ được lập cho từng thời điểm thực hiện. Thông tin từ hợp đồng sẽ được in trên đơn hàng để phản ánh các điều khoản đã cam kết. Đơn hàng sau đó sẽ được chuyển đến các bộ phận, phòng ban liên quan như kế toán, bộ phận kho,… để theo dõi và thực hiện đúng thời hạn và các điều kiện đã thỏa thuận.

4.6. Tạo đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng

Trong quy trình mua hàng, lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng được xem là bước quan trọng trước khi hàng được nhập vào kho, trong đó: 

• Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng: Phòng mua hàng lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng, sau đó gửi đến các phòng ban liên quan để theo dõi và thực hiện. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo rằng mọi vấn đề liên quan đến hàng hóa được giải quyết và kiểm soát trước khi nhập vào kho.
• Quy trình mua hàng tích hợp: Trong quy trình mua hàng tích hợp trên hệ thống quản trị doanh nghiệp, việc này được thực hiện một cách tự động và hiệu quả hơn. Các thông tin về đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng được gửi đến các phòng ban liên quan một cách tự động, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường tính chính xác.
• Thống nhất công việc: Các phòng ban liên quan sẽ nhận được thông báo và tham gia vào quy trình khi đến công việc của mình. Điều này đảm bảo rằng mọi bước trong quy trình mua hàng được thực hiện đúng cách và mọi vấn đề có thể được giải quyết kịp thời trước khi hàng được nhập vào kho.

4.7. Nhập kho hàng hóa

Bộ phận kho thực hiện việc kiểm định/kiểm tính hàng hóa trước khi nhập kho với các bước như: 

• Kiểm định/kiểm tính hàng hóa: Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra và đánh giá tính chất và chất lượng của hàng hóa trước khi nhập kho. Tiêu chuẩn kiểm tra căn cứ vào các thông tin đã được xác nhận trong hợp đồng, bao gồm số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách hàng hóa, và các điều khoản khác. Các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn sẽ được thông báo đến phòng mua hàng để thực hiện quy trình đổi/trả hàng hóa.
• Ghi nhận thông tin: Trong quá trình nhập kho, bộ phận kho ghi nhận số lượng hàng hóa được nhập vào kho. Thông tin về giá cả thường được bổ sung bởi phòng mua hàng sau khi các giao dịch mua hàng được hoàn tất và các thông tin chính xác đã được xác định.
• Quản lý hàng hóa: Sau khi nhập kho, hàng hóa sẽ được quản lý và phân bổ tới các khu vực lưu trữ tương ứng. Các bản ghi về hàng hóa sẽ được cập nhật trong hệ thống quản lý kho để theo dõi và kiểm soát hiệu quả việc nhập xuất hàng hóa.

Tóm lại, việc nhập kho hàng hóa là bước quan trọng trong quy trình mua hàng, đảm bảo rằng hàng hóa được kiểm tra và ghi nhận một cách chính xác trước khi được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh tiếp theo.

4.8. Thanh toán và kết thúc quy trình mua hàng

Bước thanh toán và kết thúc quy trình mua hàng đánh dấu sự hoàn thành của quá trình mua hàng, đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện một cách hợp lý và đúng quy trình.

• Lập hồ sơ thanh toán: Phòng mua hàng sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và hóa đơn từ nhà cung cấp để lập hồ sơ thanh toán. Hồ sơ này sẽ chứa các thông tin về số lượng hàng đã nhận, giá cả, và các điều khoản thanh toán khác.
• Duyệt và thanh toán: Nếu hồ sơ thanh toán được duyệt, phòng kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo điều khoản đã thỏa thuận. Quá trình thanh toán này có thể bao gồm việc xác nhận số tiền, chuyển khoản hoặc thực hiện các phương thức thanh toán khác.
• Xử lý khi có vấn đề: Nếu hồ sơ thanh toán không đúng hoặc không đủ thông tin, kế toán sẽ phản hồi lại phòng mua hàng để bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin cần thiết. Việc này đảm bảo rằng mọi thanh toán được thực hiện một cách chính xác và hợp lý.
• Kết thúc quy trình mua hàng: Sau khi thanh toán được thực hiện và các vấn đề liên quan được giải quyết, quy trình mua hàng sẽ kết thúc. Các bộ phận liên quan sẽ cập nhật và lưu trữ thông tin liên quan đến giao dịch mua hàng để sử dụng cho mục đích theo dõi và báo cáo sau này.

5. Một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng 

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đưa ra các quyết định sáng suốt.

5.1. Thời điểm cần có hàng

Quản lý thời điểm cần có hàng là một phần không thể thiếu trong quy trình kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp. 

Đầu tiên, việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng đúng lúc giúp doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng, tạo ra sự hài lòng cho khách hàng và tăng cơ hội tiếp cận thị trường. Thứ hai, việc quản lý thời gian giao hàng cũng giúp giảm thiểu chi phí vận hành sản xuất, bằng cách tối ưu hóa lịch trình sản xuất và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Thứ ba, việc theo dõi dòng lưu chuyển của nguyên vật liệu đầu vào giúp doanh nghiệp dự đoán và ứng phó với các biến động của thị trường một cách linh hoạt. Cuối cùng, việc quản lý thời gian cần có hàng còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và tối đa hóa nguồn vốn cho các cơ hội kinh doanh tiềm năng khác. Tóm lại, việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình sản xuất mà còn giúp tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

5.2. Số lượng sản xuất và mức tồn kho an toàn

Khi tiến hành mua hàng, việc căn cứ vào kế hoạch sản xuất và khả năng sử dụng nguyên vật liệu hiện có là vô cùng quan trọng. Điều này giúp nhân viên xác định số lượng hàng cần đặt một cách chính xác, được gọi là “số lượng đặt hàng kinh tế” trong quy trình mua hàng. Tính toán này dựa trên nhu cầu thực tế và khả năng tài chính của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo rằng không có sự lãng phí hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Ngoài ra, quyết định mua hàng cũng có thể được ảnh hưởng bởi mức tồn kho an toàn. Trong một số trường hợp, việc điều chỉnh quy trình mua hàng dựa trên mức độ tồn kho an toàn có thể cần thiết. Điều này đảm bảo rằng sản xuất không bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc tồn kho quá lớn, gây lãng phí tài nguyên và chi phí lưu trữ. Do đó, quy trình mua hàng phải được thiết kế sao cho đảm bảo các điều kiện sản xuất cần thiết và duy trì mức tồn kho trong khoảng hạn chế được xác định trước.

5.3. Tình hình đợi hàng từ nhà cung cấp

Trên thực tế, với cùng một loại nguyên vật liệu, mỗi nhà cung cấp thường áp dụng mức giá khác nhau. Ví dụ, khi nhập hàng từ nước ngoài, thường phát sinh thêm chi phí vận chuyển và thời gian giao nhận lâu hơn. Những yếu tố này có thể ảnh hưởng đáng kể đến quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Đặc biệt, thời gian chờ đợi để nhận được hàng từ các đơn hàng quốc tế có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất. Để đối phó với tình hình này, nhiều doanh nghiệp thường đặt các đơn hàng quốc tế với số lượng lớn, đảm bảo rằng sẽ có đủ nguyên vật liệu để tiếp tục sản xuất trong các chu kỳ sản xuất tiếp theo.

Vì vậy, việc xây dựng một quy trình mua hàng rõ ràng và hiệu quả là điều cực kỳ quan trọng. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí mua hàng một cách hiệu quả mà còn đảm bảo nguồn nguyên liệu đủ dùng và thời gian sản xuất được tối ưu hóa.

6. Phần mềm quản lý mua hàng hiệu quả – Arito ERP

Phần mềm mua hàng Arito, sản phẩm do công ty Arito Smart Solutions phát triển, là một hệ sinh thái phần mềm đa dạng, chuyên về quản lý mua hàng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến lớn. Mục tiêu chính của Arito là nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quá trình quản lý mua hàng cho các doanh nghiệp hiện đại. Không chỉ là một sản phẩm quản lý các đơn hàng thông thường, Arito được thiết kế là một hệ thống đầy đủ với nhiều tính năng và dịch vụ chuyên sâu.

Với hơn 15.000 người dùng và 2000 doanh nghiệp vừa và nhỏ, Arito không chỉ chứng tỏ sức ảnh hưởng lớn mà còn xác nhận sự tin tưởng từ cộng đồng người dùng. Điều này không chỉ là minh chứng cho chất lượng và tính ổn định của phần mềm mà còn thể hiện cam kết của Arito đối với việc cung cấp giải pháp tài chính đáng tin cậy cho doanh nghiệp trên mọi quy mô.

Phần mềm mua hàng Arito không chỉ là một giải pháp đơn giản mà còn là một công cụ tự động hóa mạnh mẽ, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý mua sắm một cách hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng đặc biệt của Arito:

• Tự động hóa quy trình mua hàng: Arito tự động hóa quy trình mua hàng của doanh nghiệp thông qua việc áp dụng quy tắc và điều kiện thông minh. Các quy tắc này có thể được đặt dựa trên mức tồn kho hiện tại, các quy định về hậu cần, hoặc dự báo về đơn hàng bán và sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình mua sắm, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất.
• Lưu trữ, phân loại và đánh giá bảng báo giá: Arito cung cấp khả năng lưu trữ, phân loại và đánh giá các bảng báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra lựa chọn phù hợp nhất, tối ưu hóa quy trình đàm phán và đặt hàng.
• Dữ liệu hoàn toàn được kế thừa từ bộ phận này sang bộ phận khác và được phê duyệt theo nhiều cấp để đảm bảo số liệu không bị chênh lệch.
• Sở hữu quy trình quản trị, tuỳ biến theo doanh nghiệp: Quy trình bán hàng, thông tin xuyên suốt từ: Yêu cầu mua hàng – Phê duyệt – Đề nghị báo giá – lựa chọn Nhà cung cấp – Đơn hàng – Duyệt đơn hàng – Phiếu mua hàng – Hoá đơn.
• Đặt giá bán dựa trên mức giá từ nhà cung cấp: Arito hỗ trợ doanh nghiệp đặt giá bán sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác dựa trên mức giá từ phía nhà cung cấp đã được lựa chọn. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt trong chiến lược giá cả và giảm thiểu thời gian đặt giá thủ công.
• Triển khai đấu thầu mua hàng: Tính năng triển khai đấu thầu mua hàng của Arito cho phép doanh nghiệp tổ chức các cuộc đấu thầu với các nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn ra được mức giá mua và mức ưu đãi, chiết khấu tốt nhất cho mình, tăng tính cạnh tranh và tiết kiệm chi phí mua sắm.
• Thanh toán công nợ mua hàng cho nhà cung cấp: Arito hỗ trợ quá trình thanh toán các khoản công nợ mua hàng cho nhà cung cấp một cách hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp đồng thời tăng tính minh bạch, chính xác và tối ưu hóa trong quy trình thanh toán và quản lý công nợ.
• Tự động hóa thuế: Arito hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa việc hạch toán thuế GTGT, thuế nhập khẩu cùng nhiều loại thuế khác. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế một cách chính xác và hiệu quả.

Arito không chỉ là một phần mềm quản lý mua hàng thông thường mà còn là một công cụ tự động hóa toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm, tăng cường minh bạch và linh hoạt trong quản lý nguồn cung.

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày nay, việc áp dụng và hiểu rõ quy trình mua hàng là một yếu tố không thể phớt lờ. Từ việc xác định nhu cầu đến quản lý hợp đồng và nhập kho hàng hóa, mỗi bước trong quy trình đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

Việc sử dụng phần mềm mua hàng như Arito ERP không chỉ giúp tổ chức và quản lý dễ dàng hơn mà còn nâng cao tính toàn diện và hiệu quả của quy trình. Nhờ vào tính năng tự động hóa và tích hợp thông tin, Arito ERP giúp tối ưu hóa các hoạt động mua hàng từ việc tạo đề nghị mua hàng đến quản lý hợp đồng và thanh toán. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tạo ra một hệ thống quản lý linh hoạt và hiệu quả. Hãy để Arito trở thành người đồng hành đáng tin cậy trong cuộc hành trình phát triển kinh doanh của bạn bằng cách gọi ngay đến số hotline 028.7101.2288 để được tư vấn!

7. Các phương pháp tốt nhất cho quá trình mua hàng hiệu quả:

Tự động hóa quy trình mua hàng

Khi có thể, cân nhắc triển khai tự động hóa quy trình mua hàng. Với phần mềm tự động hóa mua hàng, doanh nghiệp có thể rút ngắn chu kỳ mua hàng, giảm công việc của những người liên quan, giảm lỗi và giới hạn giấy tờ. Phần mềm tự động hóa mua hàng đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp của bạn thực hiện nhiều giao dịch mua hàng định kỳ từ các nhà cung cấp khác nhau.

Bảo quản hồ sơ đáng tin cậy

Trong suốt quy trình mua hàng, hãy giữ hồ sơ đáng tin cậy. Điều này bao gồm hồ sơ của các nhà cung cấp tiềm năng, cuộc đàm phán, bán hàng, trả hàng và bất kỳ giao dịch nào khác. Có thể sẽ đến lúc bạn muốn xem xét một nhà cung cấp khác hoặc có một tranh chấp với nhà cung cấp hiện tại của bạn. Việc giữ hồ sơ đáng tin cậy về mọi giai đoạn của quy trình mua hàng giúp giảm thiểu các vấn đề và công việc trong tương lai.

Xem xét nhu cầu định kỳ

Nhu cầu của một doanh nghiệp thay đổi liên tục. Đôi khi một doanh nghiệp cần một cái gì đó hoàn toàn mới, trong khi đôi khi nó cần một phiên bản khác của cái đang sử dụng. Hãy tạo thói quen xem xét định kỳ trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn về những gì bạn cần hiện tại và xem liệu những gì bạn đang mua có đáp ứng được những nhu cầu đó không. Bằng cách thường xuyên kiểm tra hoạt động của mình, bạn có thể xác định và giải quyết các nhu cầu sớm hơn, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển trong khi đưa ra quyết định chi tiêu hiệu quả.