Mẫu quyết định nghỉ việc 2026: 4 mẫu và quy định pháp lý cần biết

Nhiều doanh nghiệp ra “quyết định nghỉ việc” theo thói quen mà không biết Bộ luật Lao động 2019 không quy định loại văn bản này. Thứ luật yêu cầu là thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng lao động. Hiểu sai điểm này dẫn đến hai rủi ro: dùng sai văn bản cho sai tình huống, và bỏ sót nghĩa vụ mà luật thực sự đặt ra.

Bài viết cung cấp 4 mẫu cho các tình huống chấm dứt khác nhau, kèm phần quy định pháp lý mà doanh nghiệp cần nắm để không xử lý sai.

Quyết định nghỉ việc là gì và có bắt buộc không?

Quyết định nghỉ việc, hay quyết định thôi việc, là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng lao động với một người lao động cụ thể.

Điểm cần làm rõ: Bộ luật Lao động 2019 không quy định phải ban hành “quyết định nghỉ việc”. Điều 45 quy định người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động, trừ các trường hợp quy định tại khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34.

Nói cách khác:

Vấn đề	Thực tế
Luật có bắt buộc ra “quyết định nghỉ việc” không	Không. Luật yêu cầu thông báo bằng văn bản
Vậy ra quyết định có sai không	Không sai. Quyết định là một hình thức văn bản, đáp ứng được yêu cầu thông báo
Doanh nghiệp nên dùng cái nào	Tùy tình huống. Xem bảng phân biệt bên dưới
Không có văn bản nào thì sao	Vi phạm nghĩa vụ thông báo, gây khó khi chốt bảo hiểm và dễ dẫn đến tranh chấp

Trên thực tế, quyết định nghỉ việc vẫn cần thiết vì nó là căn cứ nội bộ để chốt lương, chốt sổ bảo hiểm xã hội và làm hồ sơ nhân sự.

Phân biệt 5 loại văn bản dễ nhầm lẫn

Văn bản	Ai lập	Khi nào dùng	Tính chất
Đơn xin nghỉ việc	Người lao động	Người lao động chủ động nghỉ	Đề nghị, cần được chấp thuận hoặc là căn cứ báo trước
Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động	Người sử dụng lao động	Mọi trường hợp chấm dứt, trừ các khoản 4, 5, 6, 7, 8 Điều 34	Nghĩa vụ theo Điều 45
Quyết định nghỉ việc, quyết định thôi việc	Người sử dụng lao động	Ghi nhận chấm dứt, làm căn cứ nội bộ	Thực tiễn quản lý, không phải văn bản luật định
Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng	Hai bên	Hai bên cùng đồng ý chấm dứt	Thể hiện sự thỏa thuận, cả hai cùng ký
Quyết định xử lý kỷ luật sa thải	Người sử dụng lao động	Sa thải theo Điều 125	Phải qua trình tự xử lý kỷ luật, có cuộc họp và biên bản

Lỗi hay gặp nhất: dùng quyết định nghỉ việc cho trường hợp sa thải. Sa thải là hình thức kỷ luật lao động, phải tuân thủ trình tự riêng gồm thông báo, tổ chức cuộc họp có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động, lập biên bản, rồi mới ra quyết định. Bỏ qua trình tự này thì quyết định sa thải có nguy cơ bị tuyên trái pháp luật.

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động

Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các trường hợp chấm dứt. Bảng dưới đây tóm tắt những trường hợp phổ biến và văn bản tương ứng nên dùng.

Trường hợp	Văn bản nên dùng	Có phải thông báo theo Điều 45
Hết hạn hợp đồng lao động	Thông báo chấm dứt hoặc quyết định nghỉ việc	Có
Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng	Thông báo chấm dứt	Có
Hai bên thỏa thuận chấm dứt	Biên bản thỏa thuận cộng quyết định	Có
Người lao động đơn phương chấm dứt hợp pháp	Quyết định nghỉ việc theo nguyện vọng	Có
Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt	Thông báo chấm dứt kèm quyết định	Có
Người lao động bị sa thải	Quyết định xử lý kỷ luật sa thải	Không thuộc diện phải thông báo theo Điều 45
Người lao động bị kết án tù, cấm làm công việc cũ	Quyết định chấm dứt	Không thuộc diện phải thông báo
Người lao động chết, mất tích	Quyết định chấm dứt để hoàn tất hồ sơ	Không thuộc diện phải thông báo
Thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế	Quyết định cho thôi việc kèm phương án sử dụng lao động	Có

Thời hạn báo trước

Đây là nội dung hay bị bỏ sót nhất và cũng dễ dẫn đến tranh chấp nhất.

Khi người lao động đơn phương chấm dứt (Điều 35)

Loại hợp đồng	Thời hạn báo trước
Không xác định thời hạn	Ít nhất 45 ngày
Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng	Ít nhất 30 ngày
Xác định thời hạn dưới 12 tháng	Ít nhất 3 ngày làm việc

Một số ngành nghề đặc thù có thời hạn báo trước riêng theo nghị định hướng dẫn, doanh nghiệp trong các ngành này cần đối chiếu quy định cụ thể.

Các trường hợp người lao động không phải báo trước: không được bố trí đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc điều kiện làm việc như đã thỏa thuận; không được trả đủ lương hoặc trả không đúng hạn; bị ngược đãi, đánh đập, xúc phạm danh dự nhân phẩm; bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc; lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở y tế; đủ tuổi nghỉ hưu; người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.

Khi người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt (Điều 36)

Thời hạn báo trước tương tự như bảng trên, tùy loại hợp đồng. Điểm khác là người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt trong các trường hợp luật quy định, ví dụ người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí đánh giá đã ban hành, hoặc người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng.

Rủi ro nếu vi phạm: đơn phương chấm dứt trái pháp luật buộc người sử dụng lao động phải nhận lại người lao động, trả tiền lương và các khoản trong những ngày không được làm việc, cộng thêm khoản bồi thường theo quy định.

Nội dung cần có trong quyết định nghỉ việc

Nội dung	Chi tiết	Vì sao cần
Số quyết định và ngày ban hành	Theo hệ thống văn bản của doanh nghiệp	Truy xuất hồ sơ
Căn cứ pháp lý	Bộ luật Lao động 2019, điều lệ công ty, hợp đồng lao động số	Thể hiện cơ sở ban hành
Căn cứ thực tế	Đơn xin nghỉ việc, biên bản thỏa thuận, hoặc thông báo chấm dứt	Gắn quyết định với sự kiện cụ thể
Thông tin người lao động	Họ tên, ngày sinh, số căn cước, chức danh, bộ phận, số hợp đồng	Xác định đúng đối tượng
Ngày chấm dứt hợp đồng	Ghi rõ ngày cuối cùng làm việc	Căn cứ tính lương, bảo hiểm, trợ cấp
Lý do chấm dứt	Theo đúng khoản nào của Điều 34	Ảnh hưởng đến quyền hưởng trợ cấp
Trách nhiệm bàn giao	Bàn giao công việc, tài sản, tài liệu, hạn hoàn thành	Tránh tranh chấp về sau
Quyền lợi được hưởng	Lương còn lại, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp nếu có	Minh bạch nghĩa vụ hai bên
Trách nhiệm thi hành	Các bộ phận liên quan	Phân công rõ ai làm gì
Chữ ký và dấu	Người có thẩm quyền theo điều lệ hoặc ủy quyền	Bảo đảm giá trị pháp lý

4 MẪU QUYẾT ĐỊNH NGHỈ VIỆC

Mẫu 1: Mẫu quyết định nghỉ việc theo nguyện vọng cá nhân

Mẫu quyết định này được sử dụng khi người lao động chủ động nộp đơn xin nghỉ việc và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo trước theo quy định. Nội dung quyết định thường bao gồm thông tin nhân viên, thời điểm nghỉ việc, trách nhiệm bàn giao và các quyền lợi được hưởng sau khi chấm dứt hợp đồng.

Tải ngay: Mẫu quyết định nghỉ việc theo nguyện vọng cá nhân mới 2026

Mẫu 2: Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận

Trường hợp doanh nghiệp và người lao động thống nhất chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận và ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng để làm căn cứ thực hiện các thủ tục liên quan.

Tải ngay: Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận

Mẫu 3: Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động khi hết hạn

Dùng khi hợp đồng xác định thời hạn sắp hết hạn và doanh nghiệp không ký tiếp. Đây là văn bản đáp ứng đúng nghĩa vụ thông báo theo Điều 45.

Tải ngay: Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động khi hết hạn

Mẫu 4: Quyết định cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, lý do kinh tế

Dùng khi doanh nghiệp cắt giảm lao động. Trường hợp này phải xây dựng phương án sử dụng lao động và trao đổi với tổ chức đại diện người lao động trước khi ra quyết định.

Tải ngay: Mẫu quyết định cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, lý do kinh tế

Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm

Hai khoản này khác nhau và hay bị nhầm.

Tiêu chí	Trợ cấp thôi việc (Điều 46)	Trợ cấp mất việc làm (Điều 47)
Áp dụng khi	Chấm dứt theo các khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9, 10 Điều 34	Chấm dứt do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế, chia tách sáp nhập
Điều kiện	Làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên	Làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên
Mức hưởng	Mỗi năm làm việc bằng nửa tháng tiền lương	Mỗi năm làm việc bằng 1 tháng tiền lương, ít nhất bằng 2 tháng tiền lương
Không áp dụng khi	Người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu, hoặc tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên không có lý do chính đáng

Cách xác định thời gian tính trợ cấp, đây là điểm quan trọng nhất:

Thời gian tính trợ cấp = Tổng thời gian đã làm việc thực tế − Thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp − Thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm

Bảo hiểm thất nghiệp được triển khai từ năm 2009. Với người lao động vào làm sau thời điểm đó và tham gia bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ, thời gian tính trợ cấp thôi việc thường bằng 0. Nhiều doanh nghiệp tính nhầm và trả thừa, hoặc ngược lại người lao động đòi khoản mà mình không thuộc diện được hưởng.

Ví dụ: người lao động làm việc liên tục từ tháng 1/2020 đến tháng 12/2025, tổng 6 năm, tham gia bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ toàn bộ thời gian đó.

Thời gian tính trợ cấp thôi việc = 6 năm − 6 năm = 0. Người lao động không được nhận trợ cấp thôi việc từ doanh nghiệp, mà hưởng trợ cấp thất nghiệp từ quỹ bảo hiểm thất nghiệp nếu đủ điều kiện.

Với người có thời gian làm việc trước năm 2009 hoặc có giai đoạn không tham gia bảo hiểm thất nghiệp, phần thời gian đó mới được tính trợ cấp thôi việc.

Tiền lương làm căn cứ tính là tiền lương bình quân theo hợp đồng lao động của 6 tháng liền kề trước khi chấm dứt.

Nghĩa vụ của doanh nghiệp khi chấm dứt hợp đồng

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019:

Nghĩa vụ	Thời hạn
Thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của mỗi bên	14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng
Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại sổ
Trả lại bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động
Cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu	Chi phí do người sử dụng lao động trả

Thời hạn 14 ngày làm việc có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định, ví dụ doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, hoặc do thiên tai, hỏa hoạn.

Quy trình xử lý nghỉ việc chuẩn

Bước	Việc làm	Bộ phận	Kết quả
1	Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc hoặc khởi tạo thông báo chấm dứt	Nhân sự	Xác định loại trường hợp và ngày chấm dứt
2	Kiểm tra thời hạn báo trước, loại hợp đồng, các ràng buộc còn lại	Nhân sự, pháp chế	Xác định có hợp pháp không
3	Phê duyệt và ra văn bản	Cấp có thẩm quyền	Quyết định hoặc thông báo
4	Bàn giao công việc, tài liệu, tài sản	Bộ phận sử dụng lao động	Biên bản bàn giao có chữ ký
5	Đối chiếu công nợ nội bộ, tạm ứng chưa hoàn	Kế toán	Xác định số phải thu, phải trả
6	Tính lương, phép năm, trợ cấp	Nhân sự, kế toán	Bảng thanh toán cuối cùng
7	Chốt sổ bảo hiểm xã hội, trả giấy tờ	Nhân sự	Hoàn tất trong 14 ngày làm việc
8	Lưu hồ sơ nhân sự	Nhân sự	Hồ sơ đầy đủ phục vụ thanh tra và tranh chấp

Checklist bàn giao khi nghỉ việc

Nhóm	Nội dung cần bàn giao
Công việc	Danh sách việc đang làm, tiến độ, đầu mối liên hệ, hồ sơ dở dang
Tài liệu	Hợp đồng, chứng từ, file dữ liệu, mật khẩu tài khoản công việc
Tài sản	Máy tính, điện thoại, xe, thẻ ra vào, chìa khóa, đồng phục, công cụ
Tài chính	Tạm ứng chưa hoàn, công nợ khách hàng đang phụ trách, thẻ tín dụng công ty
Quyền truy cập	Thu hồi tài khoản hệ thống, email, quyền vào phần mềm nội bộ
Khách hàng	Bàn giao danh sách khách và tình trạng từng khách cho người tiếp nhận

Việc thu hồi quyền truy cập hệ thống hay bị làm muộn nhất và cũng rủi ro nhất. Nên xử lý ngay trong ngày làm việc cuối cùng.

Bảy lỗi thường gặp

Lỗi	Rủi ro
Dùng quyết định nghỉ việc cho trường hợp sa thải	Quyết định sa thải có nguy cơ bị tuyên trái pháp luật do thiếu trình tự
Không thông báo bằng văn bản	Vi phạm nghĩa vụ tại Điều 45, khó chứng minh khi tranh chấp
Đơn phương chấm dứt không đủ căn cứ luật định	Phải nhận lại người lao động và bồi thường
Không báo trước hoặc báo trước thiếu ngày	Phải bồi thường tiền lương những ngày không báo trước
Tính trợ cấp thôi việc mà không trừ thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp	Trả thừa, hoặc tranh chấp khi phát hiện
Chậm chốt sổ bảo hiểm xã hội quá thời hạn	Vi phạm Điều 48, ảnh hưởng quyền lợi người lao động
Giữ bản chính giấy tờ của người lao động	Không đúng quy định, dễ bị khiếu nại

Quản lý quy trình nghỉ việc trên hệ thống

Quy trình nghỉ việc chạm vào nhiều bộ phận cùng lúc: nhân sự ra văn bản, bộ phận quản lý xác nhận bàn giao, kế toán đối chiếu tạm ứng, công nghệ thông tin thu hồi tài khoản. Làm rời rạc thì luôn có khâu bị sót.

Phân hệ quản lý nhân sự của Arito xử lý theo luồng khép kín:

• Khởi tạo quy trình nghỉ việc từ đơn của người lao động hoặc từ đề nghị của quản lý
• Luồng phê duyệt theo cấp thẩm quyền, cảnh báo khi thời hạn báo trước chưa đủ
• Danh mục bàn giao theo vai trò, hệ thống liệt kê sẵn tài sản và quyền truy cập đang cấp cho người đó
• Tự động tính lương kỳ cuối, phép năm chưa nghỉ và trợ cấp, có trừ thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp
• Liên thông phân hệ tài chính kế toán để đối chiếu tạm ứng và sinh bút toán
• Lưu hồ sơ nhân sự tập trung, phục vụ thanh tra lao động và tranh chấp về sau

Đăng ký demo để xem quy trình chạy thực tế.

Câu hỏi thường gặp

Quyết định nghỉ việc có bắt buộc không?

Bộ luật Lao động 2019 không quy định phải ban hành quyết định nghỉ việc. Điều luật yêu cầu là thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 45, trừ một số trường hợp tại Điều 34. Tuy nhiên quyết định vẫn cần thiết làm căn cứ nội bộ để chốt lương, chốt bảo hiểm và lưu hồ sơ.

Ai có thẩm quyền ký quyết định nghỉ việc?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, hoặc người được ủy quyền hợp lệ bằng văn bản theo điều lệ công ty. Trưởng phòng nhân sự ký mà không có ủy quyền có thể làm quyết định bị coi là không hợp lệ.

Không có quyết định nghỉ việc thì chốt sổ bảo hiểm xã hội được không?

Cơ quan bảo hiểm xã hội cần hồ sơ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng lao động. Doanh nghiệp có thể dùng thông báo chấm dứt, quyết định, hoặc biên bản thỏa thuận. Không có văn bản nào thì thủ tục sẽ vướng.

Nghỉ việc bao lâu thì được nhận lương và sổ bảo hiểm?

Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, theo Điều 48. Thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt.

Người lao động nghỉ ngang không báo trước thì xử lý thế nào?

Đây là đơn phương chấm dứt trái pháp luật. Người lao động không được trợ cấp thôi việc, phải bồi thường nửa tháng tiền lương cộng khoản tiền tương ứng với những ngày không báo trước, và phải hoàn trả chi phí đào tạo nếu có cam kết.

Có phải cứ nghỉ việc là được trợ cấp thôi việc không?

Không. Cần làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên và chấm dứt thuộc các trường hợp luật định. Quan trọng hơn, thời gian tính trợ cấp phải trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp, nên nhiều trường hợp kết quả bằng 0.

Doanh nghiệp có phải trả bản sao hồ sơ cho người lao động không?

Có, nếu người lao động yêu cầu. Chi phí sao chụp do người sử dụng lao động chi trả theo Điều 48.

Quyết định nghỉ việc và quyết định sa thải khác nhau thế nào?

Sa thải là hình thức xử lý kỷ luật lao động, phải qua trình tự gồm thông báo, tổ chức cuộc họp có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động, lập biên bản rồi mới ra quyết định. Dùng quyết định nghỉ việc thông thường cho trường hợp sa thải là sai và rủi ro cao.

Tổng kết

Quyết định nghỉ việc là văn bản quản lý nội bộ, còn thứ luật yêu cầu là thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng lao động. Nắm đúng điểm này giúp doanh nghiệp chọn đúng loại văn bản cho từng tình huống, đặc biệt là không dùng nhầm quyết định nghỉ việc cho trường hợp sa thải.

Ba việc dễ sai nhất cần kiểm tra lại: thời hạn báo trước theo đúng loại hợp đồng, cách tính trợ cấp thôi việc có trừ thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp chưa, và thời hạn 14 ngày làm việc để thanh toán và chốt sổ bảo hiểm.

Bài viết cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng tình huống cụ thể. Với các trường hợp đơn phương chấm dứt hoặc cắt giảm lao động, nên tham vấn luật sư trước khi ra văn bản.

Cần tư vấn giải pháp quản lý nhân sự, liên hệ với Arito.