Điểm danh 8 kỹ năng quản lý công việc giúp bạn làm việc tốt hơn

Chúng ta thường tự biện minh rằng cuộc sống có nhiều điều cần phải lo lắng, chấp nhận việc phải làm việc 8 giờ mỗi ngày và 60 giờ mỗi tuần, kể cả vào cuối tuần. Bạn thức đến 2-3 giờ sáng chỉ để hoàn thành báo cáo, và thời gian dành cho gia đình ngày càng ít đi vì công việc quá tải.

Nhưng bạn đã bao giờ dừng lại và tự hỏi: liệu nguyên nhân có phải do công việc quá nhiều, hay do bạn chưa biết cách quản lý công việc hiệu quả? Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày, nhưng tại sao có người luôn hoàn thành công việc đúng hạn và vẫn có thời gian cho những việc khác, trong khi người khác lại liên tục bị công việc chất đống?

Để trả lời câu hỏi này, bạn cần hiểu một kỹ năng quan trọng tạo nên sự khác biệt – kỹ năng quản lý công việc. Cùng theo dõi với Arito nhé!

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là quá trình tổ chức và sắp xếp các công việc hiện tại và tương lai một cách cụ thể. Nói một cách đơn giản, đó là việc bạn lên kế hoạch, sắp xếp, theo dõi và xử lý công việc từ đầu đến cuối một cách khoa học. Mục tiêu là tăng năng suất, hiệu quả và đơn giản hóa các bước thực hiện.

Kỹ năng này không chỉ giúp bạn làm chủ thời gian mà còn giúp bạn kiểm soát tốt hơn bản thân trước các tình huống hàng ngày.

Kỹ năng quản lý công việc hợp lý mang lại lợi ích gì?

1. Hiểu rõ công việc hơn

Khi quản lý và sắp xếp công việc một cách hợp lý, bạn sẽ nắm bắt thông tin chính xác hơn. Bạn biết rõ mình cần làm gì tiếp theo, với thứ tự và thời gian cụ thể, giúp giảm bớt lo lắng không cần thiết và dự đoán, xử lý các sự cố một cách dễ dàng hơn.

2. Làm việc hiệu quả hơn

Kỹ năng quản lý công việc giúp bạn loại bỏ những việc lãng phí thời gian bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng trước. Nếu bạn vẫn đang loay hoay với những việc không đáng, hiệu quả công việc sẽ bị giảm sút và khiến bạn mãi mắc kẹt trong trạng thái bận rộn mà không tiến lên được.

3. Tiết kiệm chi phí

Nhờ kỹ năng quản lý công việc, bạn có thể phân bổ ngân sách hợp lý cho từng nhiệm vụ, đảm bảo không bị thiếu trước hụt sau và duy trì tiến độ công việc.

8 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ 

1. Kỹ năng lên kế hoạch cụ thể cho tất cả công việc

Mỗi ngày, hãy dành một khoảng thời gian để lên kế hoạch cho công việc của ngày mai và tuần tới. Việc này giúp bạn kiểm soát khối lượng công việc và đảm bảo hoàn thành chúng một cách hiệu quả nhất.

Đặt mục tiêu cụ thể cho từng công việc, bởi mục tiêu chính là kim chỉ nam dẫn đường giúp bạn đạt được kết quả mong muốn. Đồng thời, mục tiêu cũng là nguồn động lực mạnh mẽ thúc đẩy bạn làm việc chăm chỉ và hiệu quả hơn.

Hãy phân loại công việc theo mức độ ưu tiên. Công việc quan trọng nên được đặt lên hàng đầu, sau đó mới đến những công việc có tầm quan trọng thấp hơn. Việc dành quá nhiều thời gian vào những nhiệm vụ kém quan trọng sẽ không mang lại kết quả xứng đáng.

Sau khi hoàn thành một công việc, hãy đánh dấu và đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên mục tiêu đã đặt ra. Điều này giúp bạn nhận biết mình đã làm tốt đến đâu và cần cải thiện điểm nào để thực hiện tốt hơn trong tương lai.

2. Kỹ năng phân loại công việc theo ưu tiên quan trọng

Để sắp xếp công việc một cách khoa học và hiệu quả, việc phân loại các đầu việc là bước không thể thiếu. Một trong những phương pháp phân loại nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi là mô hình Eisenhower, giúp bạn ưu tiên và quản lý công việc một cách hợp lý.

Mô hình Eisenhower chia các nhiệm vụ thành bốn nhóm chính dựa trên hai tiêu chí: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Dưới đây là cách áp dụng mô hình này:

1. Việc quan trọng và khẩn cấp (Do first):
   • Đây là những công việc cần được thực hiện ngay lập tức vì chúng có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng và không thể trì hoãn. Ví dụ: xử lý sự cố khẩn cấp, họp quan trọng với khách hàng.
   • Những công việc này nên được ưu tiên hàng đầu trong danh sách công việc hàng ngày của bạn.
2. Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (Schedule):
   • Đây là những công việc quan trọng nhưng không đòi hỏi phải hoàn thành ngay. Chúng liên quan đến kế hoạch dài hạn và sự phát triển cá nhân hoặc tổ chức. Ví dụ: lập kế hoạch chiến lược, phát triển kỹ năng cá nhân.
   • Bạn nên dành thời gian lên lịch cụ thể để thực hiện những công việc này mà không để chúng trở thành khẩn cấp.
3. Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (Delegate):
   • Những công việc này có thể không quan trọng nhưng lại cần được xử lý nhanh chóng. Ví dụ: trả lời email không quan trọng, xử lý yêu cầu đột xuất từ người khác.
   • Hãy cân nhắc ủy thác hoặc giao lại những công việc này cho người khác nếu có thể, để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn.
4. Việc không quan trọng và không khẩn cấp (Eliminate):
   • Đây là những công việc không mang lại giá trị lớn và cũng không cần thiết phải làm ngay. Ví dụ: lướt mạng xã hội, tham gia các cuộc họp không liên quan.
   • Những công việc này nên được loại bỏ hoặc thực hiện khi bạn có thời gian rảnh.

Sau khi hoàn thành một công việc, hãy đánh dấu và đánh giá mức độ hoàn thành của nó dựa trên mục tiêu đã đặt ra. Bạn có thể sử dụng trọng số như 60%, 80%, hoặc 100% để biểu thị mức độ hoàn thiện của từng công việc. Điều này không chỉ giúp bạn theo dõi tiến độ mà còn cung cấp thông tin để cải thiện hiệu suất trong tương lai.

Sự kết hợp giữa việc phân loại công việc theo mô hình Eisenhower và đánh giá mức độ hoàn thành sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách khoa học, hiệu quả và có tổ chức.

3. Kỹ năng giới hạn thời gian cho công việc

Bạn có biết về Quy luật Parkinson không?

Quy luật Parkinson cho rằng công việc sẽ kéo dài theo thời gian bạn có để hoàn thành nó. Ví dụ, nếu bạn có 24 giờ để hoàn thành một dự án, áp lực thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung hoàn toàn, và bạn sẽ làm những gì cần thiết nhất. Nếu có một tuần, bạn có thể dành sáu ngày để quan trọng hóa mọi thứ.

Trong công việc, điều này cũng áp dụng tương tự. Khi bạn có 8 tiếng để làm việc, bạn sẽ dùng đủ 8 tiếng; nếu bạn có 15 tiếng, bạn sẽ làm việc đủ 15 tiếng. Nhưng nếu có việc gấp và phải rời đi trong hai giờ, bạn vẫn có thể hoàn thành tất cả công việc trong khoảng thời gian đó.

Do đó, kỹ năng giới hạn thời gian cho công việc là vô cùng quan trọng. Hãy đặt ra các deadline hợp lý, vì một thời hạn cụ thể sẽ tạo động lực và thúc đẩy bạn không trì hoãn.

4. Kỹ năng nhắc nhở công việc hiệu quả

Khi khối lượng công việc lớn, việc quản lý tất cả các nhiệm vụ trở nên khó khăn. Đừng phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ; hãy sử dụng các công cụ nhắc nhở. Điều này giúp công việc được hoàn thành đầy đủ và hiệu quả hơn.

Nếu bạn làm việc theo nhóm, việc sử dụng công cụ nhắc nhở cũng rất quan trọng. Các phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn lập kế hoạch cụ thể và nhắc nhở các thành viên khi deadline đến gần.

5. Kỹ năng phân chia công việc khi làm việc nhóm

Làm việc nhóm và phân công nhiệm vụ sao cho hợp lý luôn là thách thức. Trưởng nhóm thường phải thực hiện điều này ít nhất hai tuần một lần.

Để việc phân công trở nên dễ dàng hơn, hãy lập bảng phân công chi tiết và phân nhiệm vụ theo năng lực của từng thành viên. Tránh ôm đồm quá nhiều công việc vào mình, điều này không chỉ khiến bạn mệt mỏi mà còn ảnh hưởng đến tính công bằng trong nhóm.

Ngoài ra, hãy lắng nghe ý kiến của các thành viên khác, vì đôi khi ý tưởng của họ có thể mang lại cho bạn những kinh nghiệm và kiến thức mới.

6. Kỹ năng đánh giá công việc theo từng giai đoạn

Việc tổng kết công việc theo từng giai đoạn thời gian (tuần, tháng, quý, năm) rất quan trọng. Điều này giúp bạn rút ra những kinh nghiệm quý giá, nâng cao chất lượng công việc và đưa ra những đánh giá chính xác nhất cho bản thân và nhóm.

7. Kỹ năng sử dụng giải pháp phần mềm quản lý công việc

Dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc áp dụng máy móc và phần mềm hỗ trợ luôn mang lại lợi ích đáng kể cho công việc. Đặc biệt, xu hướng ứng dụng các giải pháp quản lý công việc đang ngày càng phổ biến và mạnh mẽ tại nhiều doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý công việc để quản lý hay lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây đã trở thành lựa chọn hàng đầu nhờ vào tính hiệu quả mà chúng mang lại. Tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu công việc, bạn có thể chọn một phần mềm phù hợp để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Hiện nay, một trong những phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp và phổ biến nhất là Arito, được tin tưởng bởi hơn 5.000 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. Với các tính năng đa dạng và linh hoạt, Arito giúp bạn quản lý công việc một cách khoa học và đạt hiệu quả cao nhất.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc Arito:

• Lập kế hoạch làm việc và lên danh sách công việc: Giúp bạn tổ chức công việc rõ ràng, dễ dàng theo dõi và phân công nhiệm vụ.
• Cập nhật tiến độ công việc qua các màn hình báo cáo Gantt và Kanban: Cung cấp cái nhìn trực quan về tiến độ, giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn.
• Hệ thống tự động nhắc nhở và cảnh báo về kế hoạch sắp đến hạn hoặc quá hạn: Đảm bảo bạn luôn nắm bắt được các công việc cần ưu tiên và không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.
• Đánh giá hiệu quả và hiệu suất làm việc thực tế so với kế hoạch: Giúp bạn đo lường, theo dõi hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc liên tục.

Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn tạo điều kiện để bạn làm việc một cách khoa học, có kế hoạch và hiệu quả hơn.

8. Hãy nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý

Một nghiên cứu của công ty tư vấn McKinsey vào năm 2012 cho thấy nhân viên dành hơn 60% thời gian để sử dụng công cụ giao tiếp trực tuyến hoặc lướt internet, và chỉ 30% để đọc và trả lời emails. Tuy nhiên, nhiều người vẫn cảm thấy mình hoàn thành được nhiều công việc.

Bận rộn có thể là cách để tránh né những nhiệm vụ quan trọng nhưng không dễ chịu. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng:

• Làm tốt một việc không quan trọng sẽ không làm cho việc đó quan trọng hơn.
• Công việc mất nhiều thời gian hơn không có nghĩa là nó quan trọng hơn.

Xác định một vài nhiệm vụ chính yếu, chiếm 80% kết quả, và lên lịch cho chúng trong thời gian ngắn và cụ thể. Khi bạn xóa bỏ những thói quen kém hiệu quả, khả năng tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng sẽ tăng lên, và bạn sẽ có thêm thời gian để nghỉ ngơi.

Quản lý công việc tốt không phải là vùi đầu vào công việc liên tục, mà là biết tận dụng các kỹ năng quản lý và dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Lập kế hoạch nghỉ ngơi dựa trên khối lượng công việc và tình trạng sức khỏe. Tránh nhận thêm công việc trong thời gian nghỉ và học cách từ chối một cách khéo léo, nhưng vẫn giữ mối quan hệ tốt với đối tác.