Chuyển hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy có cần đóng dấu không?

Hóa đơn điện tử và cả hóa đơn giấy đều rất quen thuộc đối với các doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy, trường hợp này có cần phải tiến hành đóng dấu treo hay không?

Hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua hàng và người bán hàng?

Định dạng của hóa đơn ĐT

Đối với định dạng của hóa đơn ĐT, nó sẽ được chia thành 2 phần như sau: Phần có chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử; Phần có chứa dữ liệu chữ ký số.

Còn đối với những hóa đơn điện tử mà có chứa mã của cơ quan thuế. Trường hợp này cần phải có thêm thành phần chứa dữ liệu quan trọng. Những dữ liệu này đều có liên quan đến cơ quan thuế.

Quy định về nội dung của hóa đơn ĐT

Ở trong hóa đơn ĐT bắt buộc cần phải chứa những nội dung như sau:

• Thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán hàng
• Thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua hàng
• Những thông tin liên quan đến mặt hàng bán ra như đơn vị, giá thành, số lượng
• Tổng số tiền cần phải thanh toán cho người mua hàng
• Chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán hàng
• Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán hàng
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Những quy định về chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán và bên mua hàng

• Nếu như bên bán hàng thuộc đối tượng doanh nghiệp hoặc các tổ chức. Chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp và của tổ chức.
• Đối với trường hợp bên mua hàng là cơ sở kinh doanh. Bên mua hàng và bên bán hàng đã có thỏa thuận trước về việc người mua đáp ứng được những điều kiện về chữ ký số. Vậy người mua sẽ ký số và ký điện tử ở trên hóa đơn.

Nguyên tắc của hóa đơn điện tử trong Thông tư 32/2011/TT-BTC

Đối với nguyên tắc của hóa đơn điện tử được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC vào ngày 14/11/2011. Quy định cụ thể như sau:

Bên bán hàng sẽ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử qua hình thức hóa đơn giấy. Hành động này được sử dụng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của các mặt hàng hữu hình của doanh nghiệp. Những mặt hàng này đang ở trong quá trình lưu thông và nó chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất.

Đối với hóa đơn ĐT, nó sẽ được thực hiện chuyển qua hóa đơn giấy để chứng minh được nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Tuy nhiên, bên phía bán hàng cần phải lưu ý đáp ứng được toàn bộ những quy định đã được nêu tại Khoản 2, 3, 4 trong Điều này. Và bên cạnh đó, trong hóa đơn cũng yêu cầu cần phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Cụ thể chữ ký của người bán và cả dấu của người bán hàng.

Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để chuyển đổi từ HĐĐT qua hóa đơn giấy, cần phải đáp ứng được những điều kiện như sau:

• Phản ánh được trọn vẹn toàn bộ những nội dung của HĐĐT gốc
• Trong hóa đơn đảm bảo đã có ký hiệu riêng và xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
• Trên hóa đơn phải đảm bảo có chữ ký và cả họ tên của những người trước đó đã thực hiện chuyển hóa đơn ĐT qua hóa đơn giấy.

Hóa đơn ĐT khi chuyển qua hóa đơn giấy cần phải có dấu của người bán

Đối với cả người mua hàng và người bán hàng, cả hai đối tượng đều có quyền chuyển đổi từ HĐĐT qua hóa đơn giấy. Điều này được thực hiện để phục vụ cho công việc lưu trữ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp theo đúng quy định.

Vậy nên trong trường hợp mà doanh nghiệp đã đáp ứng được toàn bộ những điều kiện về chuyển đổi HĐĐT qua hóa đơn giấy. Đáp ứng theo quy định tại khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Hệ thống HĐĐT có thể cho phép người dùng hoàn toàn kiểm soát chặt chẽ trong việc chuyển đổi hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy. Và bắt buộc HĐĐT khi chuyển đổi qua hóa đơn giấy cần phải có dấu của người bán hàng.