5 Bước chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp đơn giản

Quản lý các quy trình trong doanh nghiệp là một thách thức lớn. Nhiều CEO cho rằng việc xây dựng hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp sẽ tiêu tốn nhiều ngân sách và chỉ cần thiết đối với các công ty quy mô lớn.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy một doanh nghiệp dù ở quy mô nào muốn vận hành và phát triển bền vững thì chắc chắn không thể thiếu những quy trình làm việc chính xác và hiệu quả. Cùng Arito tìm hiểu thêm thông qua bài viết này.

1. Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý doanh nghiệp là tập hợp các công việc và nhiệm vụ được thực hiện theo một trật tự cố định. Những quy trình này giúp mọi công việc được hoàn thành trơn tru và đúng thời hạn, giúp nguồn vốn đầu tư sinh lời nhanh chóng.

Dựa trên các chức năng cơ bản, quy trình quản lý thường được phân thành 4 nhóm chính:

1. Quy trình quản lý vận hành
2. Quy trình quản lý khách hàng
3. Quy trình đổi mới
4. Quy trình xã hội/điều tiết cơ quan nhà nước

Để xây dựng một quy trình quản lý lý tưởng, mỗi doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và công sức nghiên cứu kỹ lưỡng. Điều này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng và kỹ năng chuyên môn vững chắc. Một quy trình quản lý hiệu quả không chỉ đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại mà còn hỗ trợ tầm nhìn chiến lược dài hạn, giúp doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai.

TẢI NGAY BỘ QUY TRÌNH MẪU CỦA ARITO SOLUTIONS

2. Vai trò của quy trình quản trị doanh nghiệp trong công tác vận hành

Theo thời gian, quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng trưởng tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc. Những doanh nghiệp không có bộ quy trình làm việc tiêu chuẩn sẽ dễ phát sinh mâu thuẫn nội bộ. Tình trạng này ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ và quá trình theo đuổi mục tiêu của tổ chức.

Ngược lại, ứng dụng các quy trình quản lý phù hợp sẽ cải thiện năng suất đáng kể. Quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả, giảm thiểu tối đa chi phí dư thừa.

Theo Harvard Business Review, việc tối ưu hóa quy trình không chỉ tăng hiệu suất mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro vận hành. Các doanh nghiệp áp dụng tối ưu hóa quy trình báo cáo tăng 31% lợi nhuận ròng và giảm 25% chi phí vận hành.

Các lợi ích khác mà quy trình quản lý mang lại bao gồm:

• Giảm thiểu rủi ro và sai sót: Quy trình chuẩn hóa giúp từng đầu việc được sắp xếp cụ thể và rõ ràng, giảm thiểu khả năng nhầm lẫn khi làm việc.
• Giải quyết triệt để các vấn đề: Loại bỏ công đoạn làm việc thủ công giúp doanh nghiệp cải tiến bộ máy, tạo ra những đột phá mới.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Hoàn thiện quy trình theo tiêu chuẩn quốc tế, giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả hơn trên thị trường.

Những lợi ích này chính là mục tiêu phát triển mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Do đó, bất kể ngành nghề hoạt động, người lãnh đạo và quản lý cần chú trọng xây dựng quy trình quản lý ngay từ giai đoạn đầu.

3. Quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể làm chủ quá trình xây dựng quy trình quản lý đạt chuẩn qua 5 bước sau:

Bước 1: Design – Thiết kế hệ thống quy trình quản trị doanh nghiệp

Bước 2: Modeling – Mô hình hóa các quy trình vận hành, phối hợp

Bước 3: Execution – Triển khai quy trình trong thực tế

Bước 4: Monitoring – Theo dõi, đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý doanh nghiệp

Bước 5: Optimization – Điều chỉnh và tối ưu quy trình quản lý

3.1. Thiết kế hệ thống quy trình quản trị doanh nghiệp

Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích công việc cần làm

Người quản lý cần xác định chính xác nhu cầu và phạm vi áp dụng của quy trình trên những cá nhân, phòng ban nào? Mục tiêu cuối cùng doanh nghiệp hướng đến khi lập ra các quy trình là gì?

Khi tổng hợp đầy đủ thông tin, đội ngũ thiết kế quy trình sẽ có căn cứ xây dựng luồng công việc phù hợp. Quá trình kết nối giữa các phòng ban sẽ diễn ra liên tục, thông suốt và đạt kết quả cao.

Ví dụ về quy trình tạm ứng:

1. Đề xuất tạm ứng
2. Xử lý và duyệt đề xuất
3. Cung cấp tạm ứng
4. Quản lý và theo dõi tạm ứng
5. Hoàn trả tạm ứng

Đối tượng của từng bước trong quy trình tạm ứng có thể thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp và ngành nghề cụ thể.

Thông thường, người yêu cầu tạm ứng là các nhân viên, đối tác hoặc đơn vị nội bộ trong tổ chức. Các bộ phận tài chính và quản lý của tổ chức có trách nhiệm xử lý, duyệt đề xuất tạm ứng, cung cấp tạm ứng và quản lý tạm ứng. Quy trình tạm ứng cung cấp số tiền tạm thời cho cá nhân/bộ phận để thực hiện công việc, đảm bảo những hoạt động liên quan diễn ra nhanh chóng, không gián đoạn. Chẳng hạn như tạm ứng chi phí di chuyển, thuê trang thiết bị, thuê địa điểm…

Cụ thể các bước:

1. Nhân sự/bộ phận nộp đơn đề xuất tạm ứng: Đơn đề xuất phải cung cấp chi tiết số tiền, mục đích, lý do, đơn vị nhận thanh toán…
2. Kế toán và người quản lý xác nhận thông tin: Kiểm tra tính hợp lệ, đáng tin cậy của yêu cầu. Bộ phận kế toán căn cứ vào kế hoạch ngân sách, khả năng tài chính hiện có để xác nhận.
3. Cung cấp tạm ứng: Sau khi yêu cầu được duyệt, số tiền tạm ứng được chuyển vào tài khoản của người phụ trách hoặc chuyển trực tiếp đến đơn vị nhận thanh toán.
4. Quản lý và theo dõi tạm ứng: Theo dõi tiến độ, nhận lại văn bản xác nhận, hợp đồng hoặc hóa đơn từ phía đối tác.
5. Hoàn trả tạm ứng: Nếu người nhận chưa sử dụng hết số tiền được cấp, họ cần hoàn trả đúng thời hạn và đúng số tiền dư căn cứ vào số thực chi theo chứng từ.

Chuẩn hóa quy trình dưới dạng bản mô tả

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn duy trì các quy trình liên phòng ban chỉ thông qua hướng dẫn truyền miệng, không có mô tả chi tiết. Điều này khiến việc bàn giao, chuyển tiếp công việc khó khăn hơn vì thiếu cơ sở đối chiếu. Người quản lý nên mô hình hóa những yếu tố, thao tác cần có trong quy trình thành dạng văn bản, hình ảnh, sơ đồ… Những bản mô tả sẽ được lưu trữ tập trung cho đội ngũ nhân viên sử dụng như khung tham chiếu.

Ví dụ về các bản mô tả quy trình:

Nội dung của bản mô tả quy trình quản lý được khuyến khích tuân thủ công thức 5W – H – 5M:

• Why: Mục tiêu, yêu cầu công việc. Trước khi xây dựng bất cứ quy trình nào, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi: Tại sao cần xây dựng quy trình này? Ý nghĩa của quy trình với tổ chức, bộ phận chức năng? Không có quy trình thì thực tế công việc gặp trở ngại gì?
• What: Xác định nội dung công việc. Sau khi vạch rõ yêu cầu công việc, doanh nghiệp tiếp tục liệt kê những nội dung cần làm, các bước thực hiện theo từng phần công việc.
• Where, When, Who: Doanh nghiệp làm rõ địa điểm, thời gian và nhân sự phụ trách nhiệm vụ.
• How: Lựa chọn phương pháp thực hiện công việc. Bản mô tả quy trình cần chỉ rõ cách thức thực hiện công việc, các loại tài liệu hỗ trợ hay cách vận hành máy móc…
• 5M:
  • Man: Nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?
  • Money: Ngân sách cho công việc là bao nhiêu? Phân bổ ngân sách như thế nào?
  • Material: Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng có những tiêu chuẩn gì?
  • Machine: Máy móc cần áp dụng những công nghệ tiên tiến nào để thực hiện công việc?
  • Method: Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp làm việc, tổ chức quản lý nào?

Phân loại các nhóm đối tượng tham gia vào quy trình

Các đối tượng tham gia trực tiếp vào quy trình phải được phân chia vai trò phù hợp theo đúng chuyên môn. Trong đó, 3 nhóm đối tượng phổ biến nhất là:

• Người thực hiện: Những cá nhân trực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước, các đầu công việc trong quy trình.
• Người giám sát: Người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
• Người hỗ trợ: Các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình nhưng hỗ trợ người thực hiện qua những góp ý, đào tạo, chia sẻ kiến thức/kỹ năng.

Giám sát quy trình

Trong quá trình vận dụng quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch ứng biến linh hoạt để đề phòng tình huống bất ngờ. Người quản lý cũng cần theo dõi, đánh giá và đưa ra những cải thiện phù hợp với bộ máy vận hành.

• Thống nhất thông số, công cụ đo lường hiệu quả công việc.
• Nắm chắc các điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
• Liệt kê số lượng, giai đoạn các bước cần phải kiểm tra.
• Quyết định tần suất kiểm tra, người tiến hành kiểm tra.
• Xác định phương pháp kiểm tra.

Nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót.

Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn

Tài liệu hướng dẫn không thể thiếu trong một quy trình quản lý để giúp nhân viên tiếp nhận quy trình mới tốt hơn. Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin thiết yếu qua các biểu mẫu chi tiết, tổng hợp thành kho tài liệu chung.

3.2. Mô hình hóa các quy trình vận hành, phối hợp

Ở giai đoạn hai, tất cả lý thuyết sẽ được chuẩn hóa thành hình ảnh cụ thể dưới dạng Flowchart. Nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý, đội ngũ nhân sự nắm bắt trình tự công việc nhanh chóng. Mục đích của bước này là cho phép doanh nghiệp đánh giá chuẩn xác chất lượng sản phẩm đầu ra, đồng thời giúp nhân viên hiểu rõ hơn cách thức hoạt động của quy trình định sẵn.

3.3. Triển khai quy trình trong thực tế

Quy trình quản lý được đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh theo hai cách khác nhau: thủ công và ứng dụng phần mềm công nghệ hiện đại.

• Thủ công: Áp dụng quy trình từ giấy tờ tới thực tiễn.
• Phần mềm công nghệ: Tự động hóa quy trình liên phòng ban, kết nối thông tin xuyên suốt, phê duyệt đề xuất Online trên mọi thiết bị, giảm thời gian chờ đợi phê duyệt, tăng khả năng phân luồng công việc, hỗ trợ thiết lập, viết, sửa quy trình mới theo đặc thù riêng của phòng ban hay doanh nghiệp, đánh giá khách quan mọi hoạt động nội bộ nhờ báo cáo thống kê, đo lường kết quả công việc trong quy trình, tiết kiệm không gian lưu trữ, tài nguyên giấy tờ và nhân lực trông coi văn bản hướng dẫn.

3.4. Theo dõi, đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý doanh nghiệp

Khi ứng dụng phần mềm quản lý quy trình, doanh nghiệp sẽ nhận được các thống kê, báo cáo trực quan nhất về hoạt động của các quy trình, thủ tục được tiến hành trên hệ thống. Nhà quản lý có thể nắm được số lượng quy trình đã tạo, đã xử lý theo thời gian thực cùng trạng thái cụ thể. Điều này giúp đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý một cách đa chiều, khách quan, đưa ra giải pháp khắc phục những điểm tiêu cực, thiếu sót kịp thời, hạn chế tối đa tổn thất cho tổ chức.

3.5. Điều chỉnh và tối ưu quy trình quản lý

Từ những điểm yếu kém được xác định trong giai đoạn trước, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh mạnh mẽ, tối ưu hóa toàn bộ quy trình hiện tại. Nhờ vậy, doanh nghiệp ngày càng phát triển, nắm bắt thêm cơ hội bứt phá.

4. Arito Solutions – Giải pháp quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Arito Solutions nổi bật với tính năng quản lý quy trình tự động. Hệ thống này giúp tự động hóa các quy trình liên phòng ban, đảm bảo các luồng thông tin và công việc được liên kết một cách mạch lạc và hiệu quả. Đặc biệt, thời gian phê duyệt và xử lý công việc được giảm thiểu đáng kể nhờ hệ thống phê duyệt trực tuyến trên mọi thiết bị.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp Arito Solutions cung cấp các báo cáo, thống kê chi tiết về tiến độ công việc và hiệu quả hoạt động của các quy trình. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Đây là cơ sở quan trọng để tối ưu hóa toàn bộ quy trình hiện tại và phát triển chiến lược dài hạn.

Arito Solutions không chỉ là một công cụ quản lý doanh nghiệp mà còn là một đối tác đồng hành đáng tin cậy. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và phát triển bền vững. Với Arito Solutions, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt cơ hội, vượt qua thách thức và vươn lên mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt.