[Tải miễn phí] Mẫu báo cáo mua hàng chuẩn mới nhất 2026

Trong hoạt động vận hành doanh nghiệp, mua hàng không chỉ là việc đặt mua nguyên vật liệu, hàng hóa hay dịch vụ. Đây còn là một mắt xích quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tồn kho, tiến độ sản xuất, dòng tiền và hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, báo cáo mua hàng là công cụ cần thiết giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu toàn bộ quy trình mua sắm. Cùng Arito tìm hiểu báo cáo mua hàng là gì, gồm những nội dung nào và cách tự động hóa báo cáo mua hàng để quản lý hiệu quả hơn.

1. Báo cáo mua hàng là gì?

Báo cáo mua hàng là tài liệu tổng hợp, phân tích các thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này thường bao gồm dữ liệu về đơn mua hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, giá trị mua, chi phí phát sinh, tiến độ giao hàng, tình trạng nhập kho và công nợ liên quan.

Tùy theo nhu cầu quản trị, báo cáo mua hàng có thể được lập theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc theo từng dự án, từng nhà cung cấp, từng nhóm vật tư, hàng hóa.

2. Vai trò của báo cáo mua hàng đối với doanh nghiệp

Báo cáo mua hàng không chỉ phục vụ bộ phận mua hàng mà còn hỗ trợ nhiều phòng ban khác như kế toán, kho, sản xuất, tài chính và ban lãnh đạo. Dưới đây là những vai trò quan trọng của báo cáo mua hàng trong doanh nghiệp.

2.1 Kiểm soát chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, biên lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh. Thông qua báo cáo mua hàng, doanh nghiệp có thể theo dõi tổng chi phí mua theo từng kỳ, từng nhà cung cấp, từng mặt hàng hoặc từng đơn hàng.

Báo cáo giúp phát hiện các khoản chi phí tăng bất thường, so sánh giá mua giữa các nhà cung cấp và đánh giá mức độ phù hợp của chi phí so với ngân sách đã lập.

2.2 Theo dõi tiến độ đơn mua

Một đơn mua hàng có thể trải qua nhiều trạng thái như đề nghị mua, duyệt đơn, đặt hàng, chờ giao, đã giao một phần, đã nhập kho hoặc hoàn tất. Nếu không có báo cáo theo dõi, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chậm hàng, thiếu nguyên vật liệu hoặc gián đoạn sản xuất.

Báo cáo mua hàng giúp bộ phận phụ trách nắm được đơn nào đang chờ xử lý, đơn nào sắp đến hạn giao, đơn nào bị trễ tiến độ để có phương án điều chỉnh kịp thời.

2.3 Đánh giá hiệu quả nhà cung cấp

Nhà cung cấp là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng và chi phí mua vào. Báo cáo mua hàng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như giá cả, thời gian giao hàng, tỷ lệ giao đúng số lượng, chất lượng hàng hóa và mức độ ổn định.

Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp hơn, đàm phán lại điều khoản mua hàng hoặc xây dựng danh sách nhà cung cấp chiến lược.

2.4 Quản lý tồn kho hợp lý

Hoạt động mua hàng có mối liên hệ chặt chẽ với tồn kho. Nếu mua quá nhiều, doanh nghiệp có thể bị tồn kho cao, tăng chi phí lưu kho và gây áp lực dòng tiền. Nếu mua quá ít, doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng, chậm sản xuất hoặc mất cơ hội bán hàng.

Báo cáo mua hàng giúp doanh nghiệp cân đối giữa nhu cầu mua, lượng tồn kho hiện tại và kế hoạch sử dụng trong tương lai, từ đó hạn chế tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.

2.5 Hỗ trợ ra quyết định mua hàng

Khi có dữ liệu mua hàng đầy đủ, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác hơn về thời điểm mua, số lượng mua, nhà cung cấp nên chọn và ngân sách cần phân bổ.

Báo cáo mua hàng cũng là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua sắm, dự báo nhu cầu vật tư, tối ưu dòng tiền và nâng cao hiệu quả vận hành.

3. Báo cáo mua hàng gồm những nội dung gì?

Một báo cáo mua hàng thường bao gồm các nội dung chính sau:

• Thông tin đơn mua hàng: mã đơn, ngày lập, người đề nghị, bộ phận yêu cầu.
• Thông tin nhà cung cấp: tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, điều khoản thanh toán.
• Thông tin hàng hóa, vật tư: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Giá trị mua hàng: tổng tiền hàng, thuế, chiết khấu, chi phí vận chuyển, chi phí phát sinh.
• Trạng thái đơn hàng: đã duyệt, đang đặt hàng, đã giao, đã nhập kho, hoàn tất hoặc hủy.
• Tiến độ giao hàng: ngày đặt hàng, ngày dự kiến giao, ngày thực tế giao.
• Thông tin nhập kho: số lượng đã nhập, số lượng còn thiếu, kho nhận hàng.
• Công nợ và thanh toán: số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải trả.
• Ghi chú hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng.

Tùy theo quy mô doanh nghiệp, báo cáo có thể được thiết kế đơn giản hoặc chi tiết hơn để phục vụ nhu cầu quản trị chuyên sâu.

4. Các mẫu báo cáo mua hàng phổ biến

Mỗi doanh nghiệp có cách theo dõi hoạt động mua hàng khác nhau. Dưới đây là các mẫu báo cáo mua hàng phổ biến thường được sử dụng.

4.1 Mẫu bảng kê mua hàng theo thông tư 99

Mẫu bảng kê mua hàng theo thông tư 99 giúp doanh nghiệp ghi nhận thông tin hàng hóa, dịch vụ mua vào một cách rõ ràng, có hệ thống. Mẫu này phù hợp để theo dõi giá trị mua hàng, thông tin người bán, chứng từ liên quan và hỗ trợ quá trình tổng hợp dữ liệu kế toán khi cần. 

>> Tải ngay: Bảng kê mua hàng theo thông tư 99

4.2 Mẫu báo cáo theo nhà cung cấp

Báo cáo theo nhà cung cấp giúp doanh nghiệp tổng hợp giá trị mua hàng, số lượng đơn hàng, tình trạng giao hàng và công nợ theo từng nhà cung cấp.

Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp có thể đánh giá nhà cung cấp nào đang chiếm tỷ trọng mua hàng lớn, nhà cung cấp nào thường xuyên giao trễ hoặc phát sinh vấn đề về chất lượng.

>> Tải ngay: Mẫu báo cáo mua hàng theo nhà cung cấp

4.4 Mẫu báo cáo doanh thu hàng ngày 

Bên cạnh báo cáo mua hàng, doanh nghiệp cũng cần theo dõi doanh thu hằng ngày để nắm bắt tình hình kinh doanh và đối chiếu với chi phí đầu vào. Mẫu báo cáo doanh thu hàng ngày giúp tổng hợp doanh số, số lượng đơn bán, hình thức thanh toán và kết quả bán hàng theo từng ngày. 

>> Tải ngay: Mẫu báo cáo bán hàng hàng ngày

4.4 Mẫu báo cáo bán hàng theo năm

Mẫu báo cáo bán hàng theo năm giúp doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ kết quả kinh doanh trong một năm, từ đó đánh giá xu hướng doanh thu, hiệu quả bán hàng và lập kế hoạch cho kỳ tiếp theo. Đây là mẫu báo cáo hữu ích để ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động bán hàng.  

>> Tải ngay: Báo cáo doanh thu bán hàng theo năm

5. Cách lập báo cáo mua hàng hiệu quả

Để lập báo cáo mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu báo cáo trước khi xây dựng biểu mẫu. Báo cáo phục vụ kiểm soát chi phí sẽ khác với báo cáo phục vụ đánh giá nhà cung cấp hoặc theo dõi tiến độ đơn mua.

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa dữ liệu đầu vào như mã hàng, mã nhà cung cấp, đơn vị tính, bộ phận yêu cầu và trạng thái đơn hàng. Việc thống nhất dữ liệu giúp quá trình tổng hợp báo cáo dễ dàng hơn và hạn chế sai sót.

Ngoài ra, báo cáo cần được cập nhật định kỳ, có người phụ trách rõ ràng và sử dụng các chỉ số phù hợp như tổng giá trị mua hàng, tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn, thời gian xử lý đơn mua, tỷ lệ hàng lỗi hoặc mức chênh lệch giữa giá mua thực tế và ngân sách.

Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc phát sinh nhiều đơn hàng, nên sử dụng phần mềm quản lý mua hàng để tự động hóa quá trình tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo.

6. Những khó khăn khi lập báo cáo mua hàng bằng Excel

Excel là công cụ quen thuộc với nhiều doanh nghiệp khi lập báo cáo mua hàng. Tuy nhiên, khi dữ liệu ngày càng nhiều và quy trình mua hàng phức tạp hơn, việc quản lý bằng Excel dễ phát sinh nhiều hạn chế.

6.1 Dữ liệu phân tán

Thông tin mua hàng thường nằm ở nhiều file khác nhau như file đề nghị mua, file đơn đặt hàng, file nhập kho, file công nợ và file theo dõi nhà cung cấp. Khi dữ liệu phân tán, việc tổng hợp báo cáo mất nhiều thời gian và dễ bị thiếu thông tin.

6.2 Tổng hợp thủ công mất thời gian

Nhân sự phụ trách thường phải sao chép, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn khiến báo cáo khó được cập nhật liên tục.

6.3 Dễ sai sót công thức

Khi báo cáo mua hàng được lập bằng Excel, các công thức tính toán, liên kết file hoặc thao tác nhập liệu thủ công có thể bị sai. Một lỗi nhỏ trong công thức cũng có thể làm sai lệch toàn bộ kết quả báo cáo.

6.4 Khó theo dõi theo thời gian thực

Excel thường không phản ánh dữ liệu theo thời gian thực. Nhà quản lý chỉ có thể xem báo cáo sau khi nhân sự đã tổng hợp xong. Điều này khiến doanh nghiệp khó nắm bắt kịp thời các đơn mua bị trễ, chi phí vượt ngân sách hoặc tồn kho biến động.

6.5 Khó đánh giá hiệu quả toàn bộ chuỗi mua hàng

Hoạt động mua hàng liên quan đến nhiều bộ phận như mua hàng, kho, kế toán và tài chính. Nếu chỉ dùng Excel, doanh nghiệp khó có cái nhìn tổng thể về toàn bộ chuỗi mua hàng, từ đề nghị mua đến đặt hàng, nhập kho, ghi nhận công nợ và thanh toán.

7. Phần mềm quản lý mua hàng giúp tự động hóa báo cáo mua hàng như thế nào?

Trong doanh nghiệp, báo cáo mua hàng giúp theo dõi chi phí, đơn mua, nhà cung cấp và hỗ trợ ra quyết định. Tuy nhiên, khi lập thủ công bằng Excel, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng dữ liệu rời rạc, cập nhật chậm và mất nhiều thời gian tổng hợp.

Phần mềm quản lý mua hàng giúp tự động ghi nhận, cập nhật và tổng hợp dữ liệu từ đơn mua, nhập kho, hóa đơn đến công nợ nhà cung cấp, giúp báo cáo chính xác và theo dõi dễ dàng hơn.

7.1 Tự động cập nhật dữ liệu từ đơn mua đến nhập kho

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý mua hàng là khả năng tự động cập nhật dữ liệu xuyên suốt quy trình mua hàng. Thay vì phải nhập liệu thủ công từ phiếu đề nghị mua, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và liên kết dữ liệu giữa các bước.

Khi bộ phận mua hàng tạo đơn mua, thông tin về mã hàng, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp, thời gian giao hàng và trạng thái đơn hàng sẽ được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống. Sau khi hàng được giao và nhập kho, dữ liệu này tiếp tục được cập nhật tự động vào báo cáo mua hàng.

7.2 Dashboard theo thời gian thực

Phần mềm quản lý mua hàng còn hỗ trợ hiển thị dữ liệu trên dashboard theo thời gian thực. Thay vì phải chờ nhân sự tổng hợp báo cáo cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng, nhà quản lý có thể theo dõi tình hình mua hàng ngay khi dữ liệu phát sinh.

Dashboard có thể thể hiện các chỉ số như tổng giá trị mua hàng, số lượng đơn mua đang xử lý, đơn hàng chờ duyệt, đơn hàng đã nhận, công nợ nhà cung cấp, tiến độ giao hàng và tình trạng nhập kho. Các thông tin này giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện những vấn đề như đơn hàng bị trễ, chi phí mua hàng tăng bất thường hoặc tồn kho chưa được bổ sung đúng kế hoạch.

7.3 Phân tích KPI mua hàng

Ngoài việc tổng hợp dữ liệu, phần mềm quản lý mua hàng còn giúp doanh nghiệp phân tích các chỉ số KPI quan trọng trong hoạt động mua hàng. Đây là yếu tố giúp báo cáo mua hàng không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận số liệu mà còn trở thành công cụ đánh giá hiệu quả vận hành.

Một số KPI mua hàng thường được theo dõi gồm tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn, thời gian xử lý đơn mua, mức tiết kiệm chi phí, tỷ lệ đơn hàng phát sinh sai lệch, giá mua trung bình theo từng mặt hàng và hiệu quả đàm phán với nhà cung cấp.

7.4 Đánh giá nhà cung cấp

Nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, chất lượng hàng hóa và tiến độ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, việc đánh giá nhà cung cấp là nội dung không thể thiếu trong báo cáo mua hàng.

Phần mềm quản lý mua hàng có thể tự động ghi nhận các dữ liệu liên quan đến từng nhà cung cấp như thời gian giao hàng, tỷ lệ giao đúng số lượng, chất lượng hàng hóa, mức độ ổn định về giá, lịch sử giao dịch và tình trạng công nợ. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng so sánh hiệu quả giữa các nhà cung cấp khác nhau.

7.5 Kết nối với Kho, Kế toán và Tài chính

Một báo cáo mua hàng chính xác không thể tách rời dữ liệu từ kho, kế toán và tài chính. Nếu các bộ phận này làm việc trên những file riêng lẻ, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng sai lệch số liệu giữa đơn mua, hàng nhập kho, hóa đơn và thanh toán.

Phần mềm quản lý mua hàng giúp kết nối dữ liệu giữa các phòng ban trên cùng một hệ thống. Khi hàng được nhập kho, bộ phận kho có thể xác nhận số lượng thực nhận. Kế toán có thể đối chiếu hóa đơn, công nợ và chứng từ thanh toán. Bộ phận tài chính có thể theo dõi dòng tiền, kế hoạch chi trả và ngân sách mua hàng.

Với giải pháp như Arito ERP – phân hệ mua hàng, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ quy trình mua hàng từ đề nghị mua, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho đến đối chiếu công nợ và lập báo cáo. Dữ liệu được liên kết đồng bộ giúp báo cáo mua hàng trở nên đầy đủ, chính xác và dễ kiểm soát hơn.

Nhờ sự kết nối này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo mà còn nâng cao khả năng kiểm soát chi phí, quản lý tồn kho và tối ưu dòng tiền.

Kết luận

Tự động hóa báo cáo mua hàng bằng phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp cần thiết giúp doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị. Thay vì mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ hoạt động mua hàng trên một hệ thống tập trung.

Với các tính năng như cập nhật dữ liệu tự động, dashboard thời gian thực, phân tích KPI, đánh giá nhà cung cấp và kết nối với kho, kế toán, tài chính, phần mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình mua hàng chặt chẽ hơn. Đặc biệt, Arito ERP – phân hệ mua hàng là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình, tự động hóa báo cáo và nâng cao hiệu quả quản lý mua hàng trong dài hạn.