[Tải miễn phí] Mẫu quyết định nghỉ việc mới 2026

Quyết định nghỉ việc là văn bản quan trọng được doanh nghiệp ban hành khi người lao động chấm dứt quan hệ lao động theo quy định hoặc thoả thuận giữa các bên. Việc sử dụng đúng mẫu quyết định nghỉ việc giúp đảm bảo tính pháp lý, thuận tiện cho quá trình bàn giao công việc, thanh toán quyền lợi và hoàn tất hồ sơ nhân sự. Trong bài viết này, ARITO chia sẻ mẫu quyết định nghỉ việc mới 2026, hướng dẫn chi tiết cách lập quyết định và quy trình xử lý nghỉ việc chuẩn cho doanh nghiệp.

1. Khi nào doanh nghiệp cần ban hành quyết định nghỉ việc?

Quyết định nghỉ việc là văn bản xác nhận việc chấm dứt quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động. Tùy từng trường hợp nghỉ việc, doanh nghiệp cần ban hành quyết định để làm căn cứ thực hiện các thủ tục liên quan như bàn giao công việc, thanh toán chế độ, chốt sổ BHXH và lưu trữ hồ sơ nhân sự. Dưới đây là những trường hợp phổ biến doanh nghiệp cần ban hành quyết định nghỉ việc.

1.1. Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu đáp ứng các điều kiện và thời gian báo trước theo quy định của Bộ luật Lao động. Sau khi nhận được đơn xin nghỉ việc và xác nhận người lao động đã hoàn thành các nghĩa vụ liên quan, doanh nghiệp cần ban hành quyết định nghỉ việc để ghi nhận chính thức thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Quyết định này là cơ sở để các bộ phận liên quan thực hiện thủ tục bàn giao công việc, thu hồi tài sản công ty, thanh toán lương, trợ cấp (nếu có) và hoàn tất hồ sơ nhân sự cho người lao động.

1.2. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng

Trong nhiều trường hợp, người lao động và doanh nghiệp có thể thống nhất chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn thông qua văn bản thỏa thuận. Đây là hình thức chấm dứt hợp đồng được pháp luật công nhận khi có sự đồng thuận của cả hai bên.

Sau khi đạt được thỏa thuận, doanh nghiệp nên ban hành quyết định nghỉ việc hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động để xác nhận nội dung đã thống nhất, bao gồm thời gian nghỉ việc, trách nhiệm bàn giao và các quyền lợi liên quan. Điều này giúp hạn chế tranh chấp phát sinh trong tương lai.

1.3. Hết hạn hợp đồng lao động

Khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hiệu lực và các bên không tiếp tục gia hạn hoặc ký kết hợp đồng mới, quan hệ lao động sẽ chấm dứt theo quy định. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần ban hành quyết định nghỉ việc để ghi nhận việc kết thúc hợp đồng và thực hiện các thủ tục liên quan.

Mặc dù hợp đồng đã hết hạn, việc có quyết định nghỉ việc giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ hơn, đồng thời tạo căn cứ cho người lao động thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội hoặc chứng minh quá trình công tác khi cần thiết.

1.4. Người lao động bị sa thải hoặc buộc thôi việc

Trong trường hợp người lao động vi phạm kỷ luật lao động ở mức phải áp dụng hình thức sa thải hoặc thuộc các trường hợp chấm dứt hợp đồng theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần ban hành quyết định thôi việc hoặc quyết định sa thải theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.

Quyết định cần nêu rõ căn cứ pháp lý, lý do chấm dứt hợp đồng và thời điểm có hiệu lực. Đây là tài liệu quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả doanh nghiệp và người lao động, đồng thời là căn cứ giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp lao động nếu phát sinh.

2. Nội dung cần có trong mẫu quyết định nghỉ việc

Một mẫu quyết định nghỉ việc hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến việc chấm dứt quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động. Việc xây dựng nội dung rõ ràng, chính xác không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý mà còn hạn chế những tranh chấp phát sinh trong quá trình nghỉ việc. Dưới đây là những nội dung quan trọng cần có trong quyết định nghỉ việc.

2.1. Thông tin người lao động

Thông tin người lao động là nội dung bắt buộc phải có trong mọi mẫu quyết định nghỉ việc. Các thông tin này giúp xác định chính xác đối tượng được áp dụng quyết định và tránh nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Thông thường, quyết định nghỉ việc cần thể hiện các thông tin sau:

• Họ và tên người lao động.
• Mã nhân viên (nếu có).
• Chức danh, vị trí công tác.
• Bộ phận hoặc phòng ban làm việc.
• Số hợp đồng lao động hoặc thông tin liên quan đến hợp đồng.

Việc ghi nhận đầy đủ thông tin cá nhân và vị trí công tác giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hồ sơ, đồng thời tạo cơ sở để thực hiện các thủ tục bàn giao và thanh toán chế độ sau khi nghỉ việc.

2.2. Căn cứ pháp lý ban hành quyết định

Mỗi quyết định nghỉ việc cần nêu rõ căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc chấm dứt hợp đồng lao động. Đây là nội dung quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của quyết định.

Các căn cứ thường được sử dụng bao gồm:

• Bộ luật Lao động hiện hành.
• Hợp đồng lao động đã ký kết giữa hai bên.
• Đơn xin nghỉ việc của người lao động.
• Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
• Quyết định xử lý kỷ luật lao động (đối với trường hợp sa thải).

Việc viện dẫn đầy đủ căn cứ giúp doanh nghiệp chứng minh quyết định được ban hành đúng quy định, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả người sử dụng lao động và người lao động.

2.3. Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động

Quyết định nghỉ việc cần ghi rõ ngày có hiệu lực và thời điểm chính thức chấm dứt quan hệ lao động. Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm của các bên cũng như thời gian thực hiện các thủ tục liên quan.

Thông tin này thường bao gồm:

• Ngày làm việc cuối cùng của người lao động.
• Ngày quyết định có hiệu lực.
• Thời hạn hoàn tất việc bàn giao công việc (nếu có).

Việc xác định chính xác thời điểm nghỉ việc giúp doanh nghiệp thuận lợi trong công tác quản lý nhân sự, tính lương, bảo hiểm xã hội và các chế độ liên quan.

2.4. Trách nhiệm bàn giao công việc, tài sản

Trước khi nghỉ việc, người lao động có trách nhiệm hoàn tất việc bàn giao công việc và các tài sản được doanh nghiệp giao quản lý. Vì vậy, quyết định nghỉ việc nên quy định rõ trách nhiệm bàn giao để tránh thất thoát tài sản hoặc gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.

Nội dung bàn giao có thể bao gồm:

• Hồ sơ, tài liệu chuyên môn.
• Công việc đang thực hiện.
• Máy tính, điện thoại, thẻ nhân viên.
• Thiết bị, công cụ làm việc.
• Tài khoản phần mềm và dữ liệu liên quan.

Doanh nghiệp nên yêu cầu lập biên bản bàn giao để làm căn cứ xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ trước khi thanh toán các quyền lợi cho người lao động.

2.5. Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên

Bên cạnh việc xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc cũng cần quy định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp và người lao động sau khi nghỉ việc.

Một số nội dung thường được đề cập gồm:

• Thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập còn lại.
• Thanh toán ngày phép chưa sử dụng (nếu có).
• Trợ cấp thôi việc theo quy định.
• Hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH.
• Nghĩa vụ bảo mật thông tin của người lao động.
• Nghĩa vụ hoàn trả tài sản và công nợ với doanh nghiệp.

Việc quy định rõ các quyền lợi và trách nhiệm giúp quá trình nghỉ việc diễn ra minh bạch, hạn chế tranh chấp và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho các bên liên quan.

3. Mẫu quyết định nghỉ việc mới 2026

Tùy thuộc vào lý do chấm dứt quan hệ lao động, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu quyết định nghỉ việc khác nhau để đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật và tình huống thực tế. Dưới đây là một số mẫu quyết định nghỉ việc phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

3.1. Mẫu quyết định nghỉ việc theo nguyện vọng cá nhân

Mẫu quyết định này được sử dụng khi người lao động chủ động nộp đơn xin nghỉ việc và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo trước theo quy định. Nội dung quyết định thường bao gồm thông tin nhân viên, thời điểm nghỉ việc, trách nhiệm bàn giao và các quyền lợi được hưởng sau khi chấm dứt hợp đồng.

Tải ngay: Mẫu quyết định nghỉ việc theo nguyện vọng cá nhân mới 2026

3.2. Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận

Trường hợp doanh nghiệp và người lao động thống nhất chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận và ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng để làm căn cứ thực hiện các thủ tục liên quan.

Tải ngay: Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận

3.3. Mẫu quyết định thôi việc do doanh nghiệp ban hành

Mẫu này thường được áp dụng trong các trường hợp hết hạn hợp đồng lao động, tái cơ cấu nhân sự hoặc xử lý kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật. Quyết định cần nêu rõ lý do chấm dứt hợp đồng, căn cứ pháp lý và trách nhiệm của các bên liên quan.

Tải ngay: Mẫu quyết định thôi việc do doanh nghiệp ban hành

4. Quy trình xử lý nghỉ việc chuẩn trong doanh nghiệp

Để đảm bảo quá trình nghỉ việc diễn ra minh bạch, đúng quy định và không ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận nhân sự cần xây dựng quy trình xử lý nghỉ việc rõ ràng. Một quy trình chuẩn không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn giảm thiểu các rủi ro liên quan đến hồ sơ, tài sản và thủ tục pháp lý.

4.1. Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc

Khi người lao động có nhu cầu nghỉ việc, bước đầu tiên là gửi đơn xin nghỉ việc hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định. Bộ phận nhân sự sẽ tiếp nhận, kiểm tra thời gian báo trước và đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng lao động.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác nhận thông tin nghỉ việc, ghi nhận thời điểm dự kiến nghỉ và hướng dẫn người lao động thực hiện các thủ tục liên quan.

4.2. Phê duyệt nghỉ việc

Sau khi tiếp nhận đơn, quản lý trực tiếp và các bộ phận liên quan sẽ xem xét, đánh giá tình hình công việc để phê duyệt đề nghị nghỉ việc. Trường hợp người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện nghỉ việc theo quy định, doanh nghiệp sẽ tiến hành xác nhận và chuyển sang các bước tiếp theo.

Việc phê duyệt cần được thực hiện minh bạch, có lưu vết đầy đủ nhằm đảm bảo tính nhất quán trong công tác quản lý nhân sự.

4.3. Ban hành quyết định nghỉ việc

Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp tiến hành ban hành quyết định nghỉ việc hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Văn bản này là căn cứ pháp lý xác nhận thời điểm chấm dứt quan hệ lao động và trách nhiệm của các bên liên quan.

Quyết định nghỉ việc thường được gửi cho người lao động, bộ phận nhân sự, kế toán và các phòng ban liên quan để phối hợp xử lý các thủ tục tiếp theo.

4.4. Bàn giao công việc và tài sản

Trước ngày nghỉ việc chính thức, người lao động cần hoàn tất việc bàn giao công việc đang phụ trách, hồ sơ, dữ liệu và các tài sản được doanh nghiệp giao quản lý. Quá trình bàn giao nên được lập thành biên bản có xác nhận của các bên liên quan.

Việc kiểm soát chặt chẽ bước này giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát tài sản, đảm bảo tính liên tục trong công việc và tránh phát sinh tranh chấp sau khi người lao động nghỉ việc.

4.5. Thanh toán chế độ và hoàn tất hồ sơ nhân sự

Sau khi hoàn thành bàn giao, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục cuối cùng như thanh toán tiền lương, tiền phép năm chưa sử dụng (nếu có), trợ cấp thôi việc theo quy định và các khoản thu nhập khác liên quan đến người lao động.

Đồng thời, bộ phận nhân sự cần hoàn tất hồ sơ nghỉ việc, thực hiện thủ tục chốt bảo hiểm xã hội, cập nhật dữ liệu nhân sự và lưu trữ hồ sơ theo quy định. Đây là bước cuối cùng giúp khép lại quá trình nghỉ việc một cách đầy đủ và chuyên nghiệp.

Khi số lượng nhân sự lớn, việc quản lý quy trình nghỉ việc bằng email, Excel hoặc hồ sơ giấy dễ dẫn đến thiếu sót, chậm phê duyệt và thất lạc chứng từ. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự để tự động hóa quy trình off boarding, theo dõi trạng thái nghỉ việc và lưu trữ hồ sơ tập trung.

5. Số hóa quy trình nghỉ việc bằng phần mềm quản trị nhân sự AritoHRM

Việc quản lý quy trình nghỉ việc bằng giấy tờ, email hoặc bảng tính Excel có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý, dễ xảy ra sai sót và khó kiểm soát tiến độ bàn giao. Đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, việc theo dõi hồ sơ nghỉ việc, phê duyệt đơn từ và lưu trữ chứng từ thường gặp nhiều khó khăn.

Arito HRM giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình nghỉ việc trên một nền tảng tập trung, từ tiếp nhận đơn nghỉ việc đến hoàn tất thủ tục offboarding. Nhờ đó, bộ phận nhân sự có thể giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý.

Một số lợi ích nổi bật khi quản lý nghỉ việc bằng AritoHRM:

• Tạo và quản lý đơn xin nghỉ việc trực tuyến.
• Tự động luân chuyển quy trình phê duyệt theo cấp quản lý.
• Theo dõi trạng thái xử lý nghỉ việc theo thời gian thực.
• Lưu trữ tập trung quyết định nghỉ việc, biên bản bàn giao và hồ sơ nhân sự.
• Hỗ trợ truy xuất dữ liệu nhanh chóng khi cần đối chiếu hoặc kiểm tra.
• Đồng bộ dữ liệu với hồ sơ nhân viên trên toàn hệ thống.

Nhờ số hóa quy trình nghỉ việc, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ mà còn hạn chế rủi ro thất lạc chứng từ, đảm bảo tuân thủ quy định lao động và nâng cao trải nghiệm của nhân viên trong giai đoạn nghỉ việc.

>> Khám phá: Giải pháp Arito HRM quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự trên một nền tảng duy nhất.

6. Câu hỏi thường gặp về quyết định nghỉ việc

Trong quá trình xử lý thủ tục nghỉ việc, cả doanh nghiệp và người lao động thường có nhiều thắc mắc liên quan đến tính pháp lý, thẩm quyền ban hành và các hồ sơ cần thiết. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến giúp hiểu rõ hơn về quyết định nghỉ việc và các quy định liên quan.

6.1. Quyết định nghỉ việc có bắt buộc không?

Pháp luật lao động hiện hành không quy định mọi trường hợp nghỉ việc đều bắt buộc phải có quyết định nghỉ việc. Tuy nhiên, trên thực tế, đây là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp xác nhận việc chấm dứt quan hệ lao động và làm căn cứ thực hiện các thủ tục liên quan như bàn giao công việc, thanh toán chế độ, chốt bảo hiểm xã hội và lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Vì vậy, doanh nghiệp nên ban hành quyết định nghỉ việc hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động để đảm bảo tính minh bạch và hạn chế tranh chấp phát sinh sau này.

6.2. Ai là người có thẩm quyền ký quyết định nghỉ việc?

Người có thẩm quyền ký quyết định nghỉ việc thường là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định nội bộ. Tùy vào cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp, người ký có thể là: Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc, Chủ tịch công ty, Trưởng bộ phận nhân sự được ủy quyền, người quản lý có thẩm quyền theo quy chế của doanh nghiệp.

Để đảm bảo giá trị pháp lý, quyết định nghỉ việc cần được ký đúng thẩm quyền và đóng dấu (nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu trong hoạt động quản lý).

6.3. Nghỉ việc không có quyết định nghỉ việc có được chốt BHXH không?

Có. Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội không phụ thuộc hoàn toàn vào quyết định nghỉ việc. Cơ quan bảo hiểm xã hội căn cứ vào hồ sơ báo giảm lao động và các thủ tục do doanh nghiệp thực hiện để xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động.

Tuy nhiên, quyết định nghỉ việc là một trong những tài liệu thường được doanh nghiệp sử dụng để hoàn thiện hồ sơ nghỉ việc và làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Vì vậy, việc ban hành quyết định nghỉ việc vẫn được khuyến khích nhằm đảm bảo hồ sơ nhân sự đầy đủ và thống nhất.

6.4. Doanh nghiệp có phải giao bản quyết định nghỉ việc cho người lao động không?

Mặc dù pháp luật không quy định bắt buộc phải giao bản cứng quyết định nghỉ việc cho người lao động trong mọi trường hợp, doanh nghiệp nên cung cấp bản sao hoặc bản điện tử của quyết định khi người lao động có yêu cầu.

Việc cung cấp quyết định nghỉ việc giúp người lao động thuận tiện khi thực hiện các thủ tục liên quan như chốt bảo hiểm xã hội, chứng minh quá trình công tác, làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh sau khi nghỉ việc.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên lưu trữ quyết định nghỉ việc trong hồ sơ nhân sự để phục vụ công tác quản lý và đối chiếu khi cần thiết.