Thông tư 08/2026/TT-BNV: Doanh nghiệp cần biết gì về hợp đồng lao động điện tử từ 1/7/2026?

Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thi hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử. Thông tư chính thức có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. Doanh nghiệp chưa nắm rõ và chuẩn bị kịp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý và gián đoạn trong quản lý lao động.

Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước thời điểm 1/7/2026? Cùng ARITO tìm hiểu những điểm đáng chú ý trong Thông tư 08/2026/TT-BNV dưới đây.

1. Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định những gì?

1.1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định chi tiết và hướng dẫn việc:

• Cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID).
• Cấp, khóa, mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
• Quản lý, sử dụng, khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Cập nhật, khai thác, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng.

1.2. Đối tượng áp dụng

Thông tư áp dụng cho ba nhóm chính:

• Người lao động và người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động năm 2019 giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
• Nhà cung cấp eContract – tổ chức cung cấp dịch vụ giao kết hợp đồng lao động điện tử.
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện các quy định tại Thông tư này.

1.3. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia là gì?

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là hệ thống thông tin quốc gia do Bộ Nội vụ quản lý và vận hành. Đây là trung tâm tiếp nhận, lưu trữ và quản lý toàn bộ hợp đồng lao động điện tử được giao kết trên cả nước.

Khi một hợp đồng lao động điện tử được giao kết hợp lệ và gửi lên Nền tảng, hệ thống sẽ cấp mã định danh (ID) duy nhất cho hợp đồng đó. Các cơ quan nhà nước sử dụng ID này làm mã quản lý dữ liệu số để tra cứu, đối soát và khai thác thông tin lao động theo thẩm quyền.

>> Xem thêm: Hợp đồng lao động điện tử là gì?

2. 3 điều doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện từ 1/7/2026

2.1. Gửi hợp đồng lao động điện tử lên Nền tảng quốc gia

Kể từ ngày 01/7/2026, mọi hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết đều phải được nhà cung cấp eContract gửi lên Nền tảng để cấp ID.

Nền tảng tiếp nhận, kiểm tra thông tin và cấp ID trong vòng 24 giờ. Phụ lục hợp đồng, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt hợp đồng phát sinh về sau cũng được gắn cùng ID của hợp đồng gốc.

2.2. Đăng ký và sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID

Để truy cập Nền tảng, doanh nghiệp (với tư cách người sử dụng lao động) thực hiện đăng ký theo quy định như sau:

• Người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp. Trường hợp tổ chức chưa đăng ký được tài khoản định danh tổ chức, đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng.
• Người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân.
• Người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân.

Nền tảng tự động khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản định danh từ VNeID và điều chỉnh quyền truy cập tương ứng khi tài khoản bị khóa hoặc thay đổi trạng thái.

2.3. Kết nối thông qua eContract được cấp phép

Doanh nghiệp không kết nối trực tiếp với Nền tảng quốc gia mà phải thông qua một nhà cung cấp eContract đã được Bộ Nội vụ cấp tài khoản kết nối. Nhà cung cấp eContract phải nộp hồ sơ đề nghị kết nối đến Bộ Nội vụ (trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua Cổng Dịch vụ công quốc gia), bao gồm văn bản đề nghị, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và phương án kỹ thuật kết nối. Bộ Nội vụ kiểm tra và cấp tài khoản kết nối trong vòng 20 ngày làm việc.

Vì vậy, việc doanh nghiệp lựa chọn đúng nhà cung cấp eContract đã được kết nối Nền tảng là điều kiện tiên quyết để hợp đồng được cấp ID và tuân thủ quy định.

3. Mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) là gì?

Một trong những điểm đáng chú ý tại Thông tư 08/2026/TT-BNV là việc áp dụng mã định danh cho hợp đồng lao động điện tử.

3.1. Cấu trúc mã ID hợp đồng

Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được cấp ID sẽ có một mã gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số, do Nền tảng thực hiện theo thuật toán tự động. Trong đó:

• 2 ký tự số đầu tiên là 2 số cuối của năm hợp đồng được cấp ID.
• 10 ký tự số còn lại là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.

ID được cấp một lần duy nhất, không thay đổi kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt.

3.2. Ý nghĩa các nhóm ký tự A/B/C

Ký tự chữ đứng đầu mã ID phản ánh nguồn gốc của hợp đồng:

• A – Hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01/7/2026 trở đi thông qua eContract đảm bảo quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
• B – Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo đúng quy trình quy định.
• C – Hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026, sau đó được rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu đúng quy định rồi gửi lên Nền tảng.

3.3. Thời gian cấp mã trong vòng 24 giờ

Sau khi nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lên Nền tảng, hệ thống tự động kiểm tra và cấp ID trong vòng 24 giờ. Nếu xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ, việc cấp ID được thực hiện ngay sau khi sự cố được khắc phục. Thông tin về ID được gửi đồng thời về hệ thống của nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng hợp đồng.

3.4. Không có ID có làm hợp đồng vô hiệu không?

Không. Theo Thông tư 08, việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hay thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên ký kết hợp lệ. ID chỉ là mã quản lý dữ liệu số phục vụ cơ quan nhà nước, không phải điều kiện có hiệu lực của hợp đồng. Tuy nhiên, hợp đồng không có ID sẽ không được hệ thống quốc gia ghi nhận, gây khó khăn khi đối soát, báo cáo và thực hiện các nghĩa vụ liên quan.

4. Rủi ro doanh nghiệp có thể gặp nếu chưa đáp ứng Thông tư 08

4.1. Hợp đồng không được cấp mã định danh

Nền tảng sẽ từ chối cấp ID và tự động thông báo lý do về hệ thống của nhà cung cấp eContract trong các trường hợp: hợp đồng giao kết từ 01/7/2026 không đảm bảo các điều kiện kỹ thuật theo Điều 6 Nghị định 337/2025; hợp đồng chuyển đổi từ giấy không đúng quy trình; hợp đồng giao kết trước 01/7/2026 không đảm bảo yêu cầu rà soát bổ sung hoặc thông tin xác thực định danh không đúng. 

Hợp đồng không có ID sẽ không tồn tại trên hệ thống quốc gia, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không có bằng chứng số hợp lệ về quan hệ lao động đó.

4.2. Khó đối soát và quản lý dữ liệu lao động

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là hệ thống trung tâm để cơ quan nhà nước tra cứu, đối soát thông tin lao động và bảo hiểm xã hội. Nếu hợp đồng không được cấp ID và đồng bộ lên Nền tảng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong báo cáo tình hình sử dụng lao động – vốn là nghĩa vụ định kỳ theo quy định của pháp luật lao động.

4.3. Rủi ro về trách nhiệm pháp lý và báo cáo

Người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi về lao động thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện kỹ thuật và quy trình theo Thông tư 08 có thể không thực hiện được nghĩa vụ báo cáo này, dẫn đến vi phạm quy định về quản lý lao động.

5. Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước ngày 1/7/2026?

5.1. Rà soát toàn bộ hợp đồng lao động điện tử hiện có

Với hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trước ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp eContract để rà soát bổ sung: chữ ký số của các bên, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract. Sau khi hoàn thành rà soát, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lên Nền tảng để cấp ID nhóm C.

Với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy muốn chuyển đổi sang điện tử, quy trình yêu cầu ghi đầy đủ nhật ký chuyển đổi, chữ ký số chuyên dùng hoặc công cộng của tổ chức thực hiện chuyển đổi, kèm dấu thời gian và xác nhận đối chiếu với bản giấy gốc.

5.2. Chuẩn hóa quy trình ký số và xác thực

Từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử mới giao kết phải đảm bảo đầy đủ: chữ ký số của các chủ thể giao kết, dấu thời gian gắn kèm từng chữ ký và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract. Doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình nội bộ phê duyệt và ký hợp đồng đã tích hợp đầy đủ các bước này, tránh tình trạng hợp đồng ký xong nhưng không đủ điều kiện để Nền tảng cấp ID.

5.3. Lựa chọn nền tảng eContract đáp ứng quy định mới

Đây là bước quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần xác nhận nhà cung cấp eContract hiện tại đã hoặc đang trong quá trình hoàn tất kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia theo Điều 9 Thông tư 08. 

6. ARITO eContract – Giải pháp hợp đồng lao động điện tử đã sẵn sàng đáp ứng

ARITO eContract giúp doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử nhanh chóng, an toàn và đáp ứng các yêu cầu pháp lý mới. Nền tảng được phát triển theo định hướng sẵn sàng kết nối với hệ thống quản lý hợp đồng lao động điện tử quốc gia, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình ký kết, lưu trữ và quản lý dữ liệu.

6.1. Tính năng nổi bật của ARITO eContract

• Ký hợp đồng điện tử từ xa: Cho phép ký mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị mà không cần gặp mặt trực tiếp, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ nhân sự.
• Tự động hóa quy trình ký kết: Thiết lập luồng ký, phê duyệt, nhắc ký và lưu trữ tự động, hạn chế thao tác thủ công và giảm sai sót trong quá trình xử lý hợp đồng.
• Ký số hàng loạt: Hỗ trợ doanh nghiệp ký đồng thời nhiều hợp đồng lao động điện tử, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.
• Quản lý hợp đồng tập trung: Lưu trữ dữ liệu tập trung trên nền tảng số, dễ dàng tra cứu, phân loại và quản lý trạng thái hợp đồng theo từng phòng ban hoặc nhân sự.
• Phân quyền linh hoạt: Cho phép phân quyền xem, ký, quản lý hoặc tải tài liệu theo vai trò người dùng, góp phần tăng cường kiểm soát và bảo mật dữ liệu nội bộ.
• Bảo mật và xác thực nhiều lớp: Tích hợp các hình thức xác thực như OTP, chữ ký số và kiểm soát truy cập nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu và hạn chế rủi ro giả mạo.
• Sẵn sàng đáp ứng quy định mới: Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị cho việc đồng bộ dữ liệu, quản lý mã định danh hợp đồng điện tử (ID) và kết nối nền tảng theo yêu cầu pháp lý mới.

6.2. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử trên ARITO eContract

Bước 1: Doanh nghiệp khởi tạo và gửi hợp đồng điện tử tới người lao động.

Bước 2: Các bên thực hiện xác thực và ký số trực tuyến trên nền tảng.

Bước 3: Hợp đồng được lưu trữ điện tử, đồng bộ dữ liệu và sẵn sàng phục vụ tra cứu, đối soát theo quy định.

Bước 4: Doanh nghiệp quản lý trạng thái hợp đồng tập trung trên hệ thống và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

6.3. Lợi ích khi sử dụng ARITO eContract

• Tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ giấy
• Rút ngắn thời gian ký kết và xử lý hợp đồng lao động
• Tự động hóa quy trình quản lý hợp đồng và phê duyệt nội bộ
• Hạn chế thất lạc hồ sơ, tăng khả năng tra cứu và quản lý dữ liệu
• Nâng cao trải nghiệm cho bộ phận HR và người lao động
• Hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng lộ trình chuyển đổi số và quy định pháp lý mới

Doanh nghiệp đang triển khai hợp đồng lao động điện tử có thể liên hệ ARITO để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy định mới, đồng thời chuẩn bị sẵn sàng cho lộ trình kết nối và quản lý dữ liệu hợp đồng điện tử từ ngày 1/7/2026.

>> Xem thêm: Giải pháp hợp đồng lao động điện tử ARITO eContract.