[Tải ngay] Biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị chuẩn nhất 2024

Trong bối cảnh công nghiệp 4.0 phát triển mạnh mẽ, việc áp dụng công nghệ vào quản lý máy móc thiết bị đã trở thành một yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sản xuất và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị không chỉ đáp ứng các tiêu chuẩn về quản lý tài sản, mà còn tích hợp những tính năng thông minh giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, bảo dưỡng và tối ưu hóa hoạt động của máy móc. 

Bài viết dưới đây, Arito sẽ giới thiệu những biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị giúp doanh nghiệp nắm bắt và áp dụng một cách hiệu quả nhất.

1. Các loại biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị trên excel

Máy móc thiết bị là tài sản cố định có giá trị lớn của doanh nghiệp, nên việc quản lý và theo dõi các thiết bị này luôn được ưu tiên hàng đầu. Để giúp bạn quản lý máy móc đúng quy trình chuẩn, dưới đây là một số biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị trên Excel do Arito tổng hợp.

1.1 Biểu mẫu quản lý danh mục thiết bị

Biểu mẫu quản lý danh mục thiết bị càng chi tiết và chính xác, việc quản lý máy móc thiết bị sẽ càng dễ dàng hơn. Một biểu mẫu quản lý danh mục thiết bị chuẩn sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Tên thiết bị: Tên gọi của từng loại máy móc thiết bị.
• Ký hiệu của máy: Mã ký hiệu do nhà sản xuất đặt.
• Mã số sản phẩm: Mã số do doanh nghiệp đặt theo quy trình quản lý thiết bị máy móc.
• Vị trí đặt thiết bị: Vị trí cụ thể của thiết bị trong doanh nghiệp.
• Tính năng sử dụng: Chức năng và công dụng của từng loại máy móc.
• Nước sản xuất: Quốc gia sản xuất máy móc thiết bị.
• Nhà cung cấp: Tên đơn vị cung cấp máy móc.
• Thời gian sử dụng: Thời điểm thiết bị bắt đầu được sử dụng.
• Tần suất hoạt động: Tần suất hoạt động của thiết bị (hàng ngày, cách ngày, hàng tháng).
• Ngày quản lý: Thời điểm bắt đầu quản lý thiết bị.
• Người quản lý: Tên người chịu trách nhiệm quản lý máy móc thiết bị.

Một biểu mẫu quản lý danh mục thiết bị đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và bảo dưỡng máy móc hiệu quả hơn, đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và suôn sẻ.

TẢI NGAY BIỂU MẪU QUẢN LÝ DANH MỤC THIẾT BỊ

1.2. Biểu mẫu bàn giao máy móc thiết bị

Khi bàn giao thiết bị, cần có biên bản bàn giao giữa hai bên để đảm bảo quyền lợi và tránh tranh chấp. Biểu mẫu này khá đơn giản và có thể bao gồm các nội dung sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm lập biên bản bàn giao.
• Tên biên bản: BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
• Thời gian lập biên bản: Điền đầy đủ thông tin về giờ, ngày tháng năm lập biên bản bàn giao.
• Thông tin bên A (bên giao): Họ và tên, chức vụ.
• Thông tin bên B (bên nhận): Họ và tên, chức vụ.
• Thông tin về thông số kỹ thuật của máy móc thiết bị: Tên thiết bị, mã số thiết bị, ký hiệu thiết bị, thông số kỹ thuật, số lượng máy móc và tình trạng thiết bị.
• Nội dung xác nhận: Xác nhận đã kiểm tra, đối chiếu sản phẩm đạt chuẩn và tiến hành ký kết bàn giao sản phẩm.

TẢI NGAY BIỂU MẪU BÀN GIAO MÁY MÓC, THIẾT BỊ

Một biểu mẫu bàn giao đầy đủ và chi tiết không chỉ giúp quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ mà còn tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho cả hai bên.

1.3 Biểu mẫu thông tin, lý lịch thiết bị

Biểu mẫu lý lịch thiết bị được ghi chép rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình trạng hoạt động và bảo dưỡng thiết bị, từ đó linh hoạt giải quyết các sự cố gặp phải. Dưới đây là mẫu biểu mẫu thông tin thiết bị bạn có thể tham khảo:

• Tên thiết bị:
• Mã số thiết bị:
• Ký hiệu thiết bị:
• Ngày mua:
• Ngày lắp đặt:
• Nơi sản xuất:
• Nhà cung cấp:
• Tính năng sử dụng:
• Vị trí đặt thiết bị:
• Thông số kỹ thuật:
• Tình trạng hiện tại:
• Lịch sử bảo dưỡng:
  • Ngày bảo dưỡng:
  • Nội dung bảo dưỡng:
  • Đơn vị thực hiện bảo dưỡng:
• Các sự cố đã gặp và cách giải quyết:
  • Ngày xảy ra sự cố:
  • Mô tả sự cố:
  • Cách giải quyết:
• Người quản lý: Tên người chịu trách nhiệm quản lý thiết bị

TẢI NGAY BIỂU MẪU LÝ LỊCH THIẾT BỊ

Một biểu mẫu thông tin và lý lịch thiết bị chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng máy móc dễ dàng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và bảo trì thiết bị.

1.4. Biểu mẫu theo dõi sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị

Lập biểu mẫu theo dõi quá trình sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị máy móc đúng chuẩn sẽ giúp người quản lý nắm bắt tình trạng bảo dưỡng của từng thiết bị. Dưới đây là mẫu ví dụ về biểu mẫu theo dõi quá trình bảo dưỡng thiết bị:

• Tên thiết bị:
• Mã số thiết bị:
• Ký hiệu thiết bị:
• Ngày bắt đầu sử dụng:
• Vị trí đặt thiết bị:
• Lịch sử sửa chữa và bảo dưỡng:
  • Ngày thực hiện:
  • Loại hình thực hiện (sửa chữa/bảo dưỡng):
  • Mô tả công việc:
  • Người thực hiện:
  • Đơn vị thực hiện:
  • Chi phí thực hiện:
  • Tình trạng thiết bị sau sửa chữa/bảo dưỡng:
• Lịch bảo dưỡng định kỳ:
  • Ngày dự kiến:
  • Công việc cần thực hiện:
• Ghi chú thêm:

TẢI NGAY BIỂU MẪU THEO DÕI SỬA CHỮA, BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ

Biểu mẫu theo dõi sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị

Một biểu mẫu theo dõi sửa chữa và bảo dưỡng chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thiết bị hiệu quả, giảm thiểu sự cố và tối ưu hóa hoạt động của máy móc.

2. Phương pháp quản lý máy móc thiết bị hiệu quả và khắc phục hạn chế của excel

2.1. Những bất cập khi quản lý máy móc trên file Excel/ Word

Excel/Word là một công cụ phổ biến trong nhiều doanh nghiệp để tạo biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel trong quản lý máy móc gặp nhiều khó khăn và hạn chế, cụ thể như sau:

• Khó khăn trong thao tác: Đối với các ngành nghề đặc trưng sử dụng nhiều máy móc chuyên dụng, đội ngũ kỹ thuật phải tiếp xúc nhiều với công việc sửa chữa máy móc. Việc thao tác bằng Excel/Word trên máy tính trở nên bất tiện và không linh hoạt.
• Giới hạn về quy mô: Excel/Word không thể kiểm soát hiệu quả số lượng lớn máy móc, chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và ít thiết bị. Khi số lượng máy móc tăng lên, việc quản lý trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót.
• Bảo mật thấp: Tính bảo mật của Excel/Word không cao. File có thể bị xóa hoặc chỉnh sửa mà không thể khôi phục lại dữ liệu cũ, gây rủi ro mất mát dữ liệu quan trọng.
• Khả năng lưu trữ hạn chế: Excel/Word lưu trữ dữ liệu một cách riêng lẻ, không có khả năng tổng hợp dữ liệu một cách hệ thống. Điều này gây phiền toái trong việc phân tích và quản lý dữ liệu.
• Thiếu tính năng quản lý chuyên sâu: Excel/Word không cung cấp các tính năng quản lý chuyên sâu, chẳng hạn như theo dõi lịch bảo dưỡng, tình trạng máy móc, hoặc quản lý hồ sơ liên quan đến từng thiết bị.

Những bất cập này khiến nhiều doanh nghiệp lớn thường không lựa chọn Excel để quản lý máy móc thiết bị.

2.2. Quản lý máy móc thiết bị trên phần mềm quản lý máy móc thiết bị Arito 

Quản lý máy móc thiết bị là một khâu quan trọng để tối ưu hóa năng suất hoạt động và đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp. Do việc sử dụng Excel/ Word gặp nhiều khó khăn, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý như Arito để quản lý máy móc thiết bị.

=> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý máy móc thiết bị tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý thiết bị máy móc Arito là một giải pháp tối ưu, được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản lý máy móc thiết bị hiệu quả hơn:

• Quản lý số lượng thiết bị: Theo dõi thiết bị trong nhiều kho hàng, ngày nhập/xuất, hàng tồn kho và thời gian bảo hành.
• Quản lý tình trạng máy móc: Giám sát tình trạng hoạt động của thiết bị và kịp thời sửa chữa khi cần thiết.
• Quản lý hồ sơ: Quản lý hồ sơ máy móc, đơn hàng, hợp đồng, báo giá và công nợ liên quan đến từng mặt hàng.
• Quản lý thông tin khuyến mãi: Kiểm tra nhanh chóng thông tin khuyến mãi áp dụng cho từng sản phẩm, giúp nhân viên bán hàng báo giá nhanh chóng và chính xác.

>>> Xem thêm: [Download] 6 Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa mới nhất 2024