10 biểu mẫu Excel quản lý máy móc thiết bị 2026 (tải miễn phí)

Quản lý hàng chục đến hàng trăm máy móc thiết bị bằng sổ tay hoặc file rời rạc khiến doanh nghiệp khó tra cứu lịch sử bảo trì, dễ bỏ sót lịch kiểm tra định kỳ và sai sót khi kiểm kê tài sản cố định. Một bộ biểu mẫu Excel chuẩn giúp đội kỹ thuật, kế toán TSCĐ và quản lý sản xuất cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu.

Arito tổng hợp 10 biểu mẫu Excel đang được dùng phổ biến trong các nhà máy và doanh nghiệp dịch vụ, kèm hướng dẫn 5 bước triển khai, quy trình quản lý máy móc chuẩn, và FAQ giải đáp các vướng mắc thường gặp khi kê khai khấu hao và lập kế hoạch bảo trì.

1. Khi nào doanh nghiệp cần dùng biểu mẫu quản lý máy móc thiết bị?

Bạn nên triển khai bộ biểu mẫu Excel ngay nếu thuộc một trong các tình huống sau:

Tình huống	Vấn đề điển hình
Doanh nghiệp có từ 20 máy móc trở lên	Không tra được nhanh ai đang giữ máy, máy đặt ở đâu
Có lịch bảo trì định kỳ nhưng hay quên	Hết hạn bảo dưỡng mới phát hiện, máy hỏng đột xuất
Nhiều phòng ban dùng chung thiết bị	Khó xác định trách nhiệm khi xảy ra sự cố
Đang chuẩn bị kiểm kê TSCĐ cuối năm	Số liệu sổ kế toán lệch số liệu thực tế
Có nhiều chi nhánh, nhà máy	Báo cáo tổng hợp chậm, dữ liệu không đồng bộ
Chuẩn bị triển khai ISO 9001, ISO 14001	Bắt buộc có hồ sơ thiết bị, lịch sử bảo trì lưu trữ

2. Nội dung và trường dữ liệu chuẩn của file Excel quản lý máy móc

Một file Excel quản lý máy móc thiết bị tối thiểu cần có các cột sau, chia theo nhóm:

Nhóm định danh thiết bị

• Mã thiết bị (đặt theo quy ước nội bộ, ví dụ: MAY-CNC-001)
• Tên thiết bị, model, số seri của nhà sản xuất
• Vị trí lắp đặt (xưởng, dây chuyền, tầng)
• Nhà sản xuất, nước sản xuất, nhà cung cấp

Nhóm tài chính – kế toán

• Ngày mua, ngày đưa vào sử dụng
• Nguyên giá, thời gian khấu hao, giá trị còn lại
• Số chứng từ, hợp đồng mua

Nhóm vận hành

• Tình trạng hiện tại (đang chạy, dừng, hỏng, đang sửa)
• Tần suất hoạt động (8 giờ/ngày, 24/7, theo ca)
• Người phụ trách vận hành, người chịu trách nhiệm quản lý

Nhóm bảo trì

• Ngày bảo trì gần nhất, ngày dự kiến lần sau
• Nhà cung cấp dịch vụ bảo trì, số điện thoại liên hệ
• Lịch sử sự cố và chi phí sửa chữa

3. Mười biểu mẫu Excel quản lý máy móc thiết bị

3.1. Mẫu danh mục thiết bị / sổ tài sản cố định

Đây là file gốc liệt kê toàn bộ máy móc thiết bị của doanh nghiệp, đóng vai trò master data cho các biểu mẫu còn lại. Mỗi dòng là một thiết bị.

Các cột tối thiểu:

• Mã thiết bị, tên thiết bị, model, số seri
• Vị trí, phòng ban sử dụng
• Nguyên giá, ngày mua, thời gian khấu hao
• Tình trạng hiện tại, người quản lý

⬇ Tải mẫu Danh mục thiết bị (.xlsx)

3.2. Mẫu biên bản bàn giao máy móc thiết bị

Dùng khi giao máy giữa bộ phận mua hàng và bộ phận sử dụng, hoặc giữa hai nhân viên vận hành. Là cơ sở pháp lý khi xảy ra hỏng hóc, mất mát.

Nội dung bắt buộc:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày lập biên bản
• Bên giao (họ tên, chức vụ, phòng ban)
• Bên nhận (họ tên, chức vụ, phòng ban)
• Thông tin thiết bị: tên, mã, model, số seri, thông số kỹ thuật
• Tình trạng thiết bị tại thời điểm bàn giao (kèm ảnh nếu có)
• Phụ kiện đi kèm
• Chữ ký các bên và đại diện quản lý

⬇ Tải mẫu Biên bản bàn giao (.xlsx)

3.3. Mẫu lý lịch thiết bị (hồ sơ máy)

Mỗi máy có một file lý lịch riêng, lưu toàn bộ thông tin từ ngày mua đến khi thanh lý.

Cấu trúc gồm 4 phần:

1. Thông tin chung: mã, tên, nhà sản xuất, ngày mua, ngày lắp đặt, nguyên giá
2. Thông số kỹ thuật: công suất, điện áp, kích thước, trọng lượng
3. Lịch sử bảo trì: mỗi lần bảo dưỡng một dòng
4. Lịch sử sự cố và cách khắc phục

⬇ Tải mẫu Lý lịch thiết bị (.xlsx)

3.4. Mẫu theo dõi sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị

Ghi lại toàn bộ hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng đã thực hiện trên thiết bị để tính chi phí và đánh giá tuổi thọ máy.

Cột dữ liệu:

• Mã thiết bị, tên thiết bị
• Ngày thực hiện, loại hình (bảo dưỡng/sửa chữa/đại tu)
• Mô tả công việc, linh kiện thay thế
• Đơn vị thực hiện (nội bộ hay thuê ngoài), chi phí
• Tình trạng máy sau khi xử lý
• Ngày bảo trì lần kế tiếp

⬇ Tải mẫu Theo dõi sửa chữa bảo dưỡng (.xlsx)

3.5. Mẫu kế hoạch bảo trì định kỳ (PM Schedule)

Lên lịch bảo trì phòng ngừa cho cả năm, phân theo tuần/tháng/quý. Đây là chìa khoá giảm thời gian dừng máy đột xuất.

Bố cục đề xuất:

• Cột: Tuần 1 đến Tuần 52
• Hàng: Danh sách thiết bị
• Ô giao: Loại bảo trì cần thực hiện (kiểm tra, tra dầu, thay linh kiện, đại tu)
• Sheet phụ: Checklist công việc cho từng loại bảo trì

⬇ Tải mẫu Kế hoạch bảo trì định kỳ (.xlsx)

3.6. Mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa (Work Order)

Khi máy hỏng hoặc cần can thiệp, nhân viên vận hành điền phiếu này gửi bộ phận kỹ thuật.

Trường dữ liệu:

• Số phiếu, ngày yêu cầu
• Mã và tên thiết bị, vị trí
• Mô tả sự cố, mức độ khẩn cấp (thường/khẩn/cực khẩn)
• Người yêu cầu, người duyệt
• Phần dành cho kỹ thuật: ngày tiếp nhận, nguyên nhân, biện pháp xử lý, vật tư sử dụng, thời gian hoàn thành

⬇ Tải mẫu Phiếu yêu cầu sửa chữa (.xlsx)

3.7. Mẫu nhật ký vận hành máy theo ca

Dùng cho doanh nghiệp sản xuất 2-3 ca/ngày. Mỗi ca, nhân viên vận hành ghi lại các chỉ số quan trọng để theo dõi hiệu suất.

Cột chính:

• Ngày, ca làm việc, người vận hành
• Số giờ hoạt động, sản lượng thực tế
• Số lần dừng máy, lý do dừng
• Thông số bất thường (nhiệt độ, rung, tiếng ồn)
• Ghi chú bàn giao ca

⬇ Tải mẫu Nhật ký vận hành máy (.xlsx)

3.8. Mẫu kiểm kê thiết bị định kỳ

Phục vụ kiểm kê TSCĐ cuối quý hoặc cuối năm. So sánh số liệu thực tế với sổ sách kế toán.

Cấu trúc:

• Mã thiết bị, tên thiết bị (lấy từ danh mục)
• Số lượng theo sổ sách, số lượng kiểm đếm thực tế
• Chênh lệch, nguyên nhân
• Tình trạng (sử dụng tốt, hỏng, chờ thanh lý)
• Đề xuất xử lý
• Chữ ký kiểm kê: kế toán, kỹ thuật, đại diện đơn vị sử dụng

⬇ Tải mẫu Biên bản kiểm kê thiết bị (.xlsx)

3.9. Mẫu theo dõi khấu hao tài sản cố định

Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng (thông dụng nhất) hoặc theo sản lượng. Liên thông số liệu với sổ kế toán.

Cột tính toán:

• Mã TSCĐ, tên, nhóm TSCĐ (theo Thông tư 45/2013/TT-BTC)
• Nguyên giá, ngày bắt đầu khấu hao
• Thời gian khấu hao (năm), mức khấu hao/tháng
• Khấu hao luỹ kế, giá trị còn lại
• Ngày dự kiến hết khấu hao

⬇ Tải mẫu Theo dõi khấu hao TSCĐ (.xlsx)

3.10. Mẫu báo cáo sự cố

Mỗi lần máy dừng do hỏng hóc, lập báo cáo để phân tích nguyên nhân gốc và phòng tránh tái diễn.

Nội dung:

• Số báo cáo, ngày xảy ra, ca
• Thiết bị, vị trí
• Mô tả hiện tượng, mô tả nguyên nhân
• Thời gian dừng máy (Downtime), tổn thất sản lượng
• Biện pháp khắc phục tạm thời và biện pháp căn cơ
• Phân loại nguyên nhân: máy móc, con người, vật tư, môi trường (4M)

⬇ Tải mẫu Báo cáo sự cố máy móc (.xlsx)

4. Hướng dẫn 5 bước triển khai file Excel quản lý máy móc

Bước 1: Khảo sát và lập danh sách máy móc hiện có. Đi từng xưởng, ghi nhận mã hoặc đặt mã mới theo quy ước (ví dụ: NHA-MAY-DAYCHUYEN-STT).

Bước 2: Chuẩn hoá danh mục trong file Danh mục thiết bị (mẫu 3.1). Đây là master data, các file khác sẽ link tới qua mã thiết bị bằng hàm VLOOKUP hoặc XLOOKUP.

Bước 3: Tạo lý lịch thiết bị (mẫu 3.3) cho từng máy. Sao chép template ra một sheet riêng cho mỗi máy hoặc dùng một workbook riêng nếu hồ sơ dài.

Bước 4: Lên kế hoạch bảo trì cả năm (mẫu 3.5). Đặt công thức cảnh báo bằng Conditional Formatting để ô đổi màu khi ngày bảo trì gần đến.

Bước 5: Triển khai vận hành. Mỗi ca/mỗi sự kiện ghi vào nhật ký, phiếu yêu cầu, báo cáo sự cố. Cuối tháng tổng hợp ra dashboard.

Mẹo nhanh:

• Đặt mã QR trên thân máy, quét bằng điện thoại để mở lý lịch máy (kết hợp với Google Sheets).
• Dùng Pivot Table để tổng hợp chi phí bảo trì theo nhóm máy hoặc theo tháng.
• Đặt Data Validation ở cột “Tình trạng” để chỉ cho phép chọn các giá trị thống nhất (Đang chạy/Dừng/Hỏng/Sửa).

5. Quy trình quản lý máy móc thiết bị chuẩn

Áp dụng 6 bước theo vòng đời thiết bị:

1. Mua sắm và nghiệm thu: Lập biên bản bàn giao (mẫu 3.2), ghi nhận vào sổ TSCĐ (mẫu 3.1, 3.9).
2. Lắp đặt và đưa vào sử dụng: Mở lý lịch thiết bị (mẫu 3.3), gán mã, đào tạo nhân viên vận hành.
3. Vận hành hàng ngày: Ghi nhật ký theo ca (mẫu 3.7), phát hiện bất thường thì lập phiếu yêu cầu sửa chữa (mẫu 3.6).
4. Bảo trì định kỳ: Thực hiện theo kế hoạch (mẫu 3.5), ghi nhận vào file theo dõi (mẫu 3.4).
5. Sửa chữa khi sự cố: Lập báo cáo sự cố (mẫu 3.10), cập nhật lịch sử vào lý lịch máy.
6. Kiểm kê và thanh lý: Cuối kỳ kiểm kê (mẫu 3.8), khi máy hết khấu hao hoặc hỏng không sửa được thì lập biên bản thanh lý.

6. Hạn chế của Excel khi quy mô vượt 50 máy móc

Excel/Google Sheets phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi số lượng thiết bị tăng, một số vấn đề rõ rệt:

• Đa người dùng: Excel offline không cho nhiều người sửa đồng thời. Google Sheets cải thiện nhưng giới hạn 5 triệu ô.
• Phân quyền: Khó giới hạn ai được xem cột nguyên giá, ai chỉ thấy lịch bảo trì.
• Truy vết thay đổi: Khi ai đó xoá dữ liệu, khó phục hồi nếu không bật Version History.
• Cảnh báo tự động: Không gửi được email/SMS nhắc lịch bảo trì cho người phụ trách.
• Liên kết phòng ban: Kế toán dùng sổ TSCĐ, kỹ thuật dùng file riêng, dữ liệu lệch nhau.
• Báo cáo realtime: Pivot phải refresh thủ công, không có dashboard live.
• Mobile: Đội kỹ thuật khó cập nhật từ điện thoại trong xưởng.

7. So sánh Excel với phần mềm quản lý máy móc thiết bị

Tiêu chí	Excel/Google Sheets	Phần mềm chuyên dụng (CMMS/ERP)
Chi phí ban đầu	Gần như miễn phí	Có phí license/thuê bao
Triển khai	Vài ngày	1–3 tháng
Quy mô phù hợp	Dưới 50 thiết bị	Không giới hạn
Đa người dùng đồng thời	Hạn chế	Có
Phân quyền theo vai trò	Rất hạn chế	Có chi tiết
Cảnh báo tự động bảo trì	Không	Có (email, SMS, app)
Mobile app	Không	Có
Liên thông kế toán TSCĐ	Thủ công	Tự động
Quét mã QR/Barcode	Cần thiết lập riêng	Tích hợp sẵn
Báo cáo OEE, MTTR, MTBF	Phải tự tính	Có sẵn

8. Giải pháp Arito cho quản lý máy móc thiết bị

Khi Excel không còn đáp ứng, Phần mềm Quản lý Tài sản Arito đồng bộ dữ liệu thiết bị giữa phòng kỹ thuật, kế toán TSCĐ và sản xuất trên cùng một hệ thống:

• Mã hoá thiết bị kèm QR code, kỹ thuật quét điện thoại là mở được lý lịch máy
• Lịch bảo trì tự động gửi email/Zalo nhắc người phụ trách trước ngày đến hạn
• Work order điện tử thay phiếu giấy, ghi nhận giờ công và vật tư tiêu hao
• Tính khấu hao tự động theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, liên thông phần mềm kế toán Safebooks
• Dashboard OEE đo hiệu suất từng máy theo thời gian thực
• Liên kết sản xuất: tích hợp Phần mềm Quản lý Sản xuất Arito để gắn thiết bị với đơn hàng, kế hoạch sản xuất

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý máy móc thiết bị tốt nhất hiện nay và Mẫu biên bản bàn giao hàng hoá mới nhất.

9. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. File Excel có tính được khấu hao TSCĐ tự động không?

Có, dùng công thức =(Nguyên giá / (Thời gian khấu hao × 12)) cho mức khấu hao tháng theo phương pháp đường thẳng. Nhóm thiết bị và thời gian khấu hao tham khảo Thông tư 45/2013/TT-BTC. Mẫu 3.9 đã có sẵn công thức.

2. Mã thiết bị nên đặt theo quy tắc nào?

Phổ biến nhất: Loại-Phòng/Xưởng-STT. Ví dụ máy CNC số 3 ở xưởng A: CNC-XA-003. Tránh dùng số seri của nhà sản xuất vì quá dài và không có nghĩa khi đọc.

3. Có dùng được các mẫu này trên Google Sheets không?

Có. Upload file .xlsx lên Google Drive rồi mở bằng Google Sheets. Lợi thế là nhiều người sửa cùng lúc, có Version History và truy cập được từ điện thoại.

4. Một máy có nhiều phòng ban dùng chung thì quản lý ai chịu trách nhiệm?

Chia làm 2 vai trò: chủ sở hữu thiết bị (thường là bộ phận đầu tư – kế toán TSCĐ) và người vận hành thực tế (luân phiên theo ca). Biên bản bàn giao (mẫu 3.2) phải ghi rõ cả hai.

5. Phần mềm có thay thế hoàn toàn được Excel không?

Có, nhưng nên duy trì xuất Excel để báo cáo lên ban giám đốc, kiểm toán độc lập và liên thông với các đối tác chưa dùng phần mềm.

6. Bao lâu nên kiểm kê thiết bị một lần?

Tối thiểu 1 lần/năm trước khi đóng sổ kế toán. Với doanh nghiệp niêm yết hoặc có vốn nước ngoài thường kiểm kê cuối quý.

7. Có cần ghi lý lịch riêng cho công cụ dụng cụ giá trị nhỏ không?

Không bắt buộc. Công cụ dụng cụ (CCDC) dưới 30 triệu đồng và thời gian sử dụng dưới 1 năm phân bổ một lần vào chi phí, chỉ cần theo dõi danh mục. Trên ngưỡng đó mới ghi nhận TSCĐ và mở lý lịch.

8. Lưu trữ hồ sơ thiết bị bao lâu thì được huỷ?

Tối thiểu 5 năm sau khi thanh lý thiết bị, theo Luật Kế toán. Hồ sơ liên quan đến tranh chấp pháp lý, vụ kiện thì lưu cho đến khi giải quyết xong.