Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa: 7 mẫu file Word và Excel mới nhất

Biên bản giao nhận hàng hóa thường được ký cho xong rồi cất vào cặp hồ sơ. Đến khi khách khiếu nại hàng thiếu, hoặc khi cơ quan thuế hỏi căn cứ ghi nhận doanh thu, mới phát hiện biên bản không ghi tình trạng hàng, không ghi giờ giao, hoặc người ký không đủ thẩm quyền.

Bài viết cung cấp 7 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cho các tình huống khác nhau ở cả định dạng Word và Excel, kèm phần giải thích giá trị pháp lý và cách xử lý khi phát hiện sai lệch ngay tại thời điểm giao.

Chọn mẫu nào cho tình huống của bạn?

Tình huống	Dùng mẫu	Đặc điểm
Giao hàng thông thường giữa hai doanh nghiệp	Mẫu 1: Đơn giản	Gọn nhất, đủ dùng cho đa số trường hợp
Muốn gộp chung với chứng từ xuất kho	Mẫu 2: Kiêm phiếu xuất kho	Giảm một loại giấy tờ
Hàng cần kiểm tra chất lượng trước khi chấp nhận	Mẫu 3: Kèm nghiệm thu	Có phần kết luận đạt hoặc không đạt
Chuyển hàng giữa các bộ phận, chi nhánh trong công ty	Mẫu 4: Nội bộ	Không có yếu tố mua bán
Có bên trung gian như đơn vị vận chuyển	Mẫu 5: Ba bên	Xác định rõ trách nhiệm từng chặng
Kiểm đếm hàng tồn tại kho	Mẫu 6: Kiểm kê	Có cột chênh lệch sổ sách và thực tế
Lô hàng nhiều mã, cần tính tự động	Mẫu 7: Bảng tính Excel	Công thức tự cộng, lọc được theo mã hàng

Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản ghi nhận việc bên giao đã chuyển giao và bên nhận đã tiếp nhận hàng hóa, với số lượng, chủng loại và tình trạng cụ thể tại một thời điểm xác định, có chữ ký xác nhận của các bên.

Ba yếu tố tạo nên giá trị của biên bản: ghi tại thời điểm giao, ghi tình trạng thực tế, và có chữ ký của người có thẩm quyền ở cả hai bên. Thiếu bất kỳ yếu tố nào thì khi tranh chấp, biên bản chỉ còn giá trị tham khảo.

Biên bản giao nhận và biên bản bàn giao khác nhau không?

Về pháp lý, hai cụm này không được định nghĩa riêng và thường được dùng thay thế cho nhau. Khác biệt chủ yếu nằm ở sắc thái sử dụng.

Tiêu chí	Biên bản giao nhận hàng hóa	Biên bản bàn giao hàng hóa
Nhấn mạnh	Cả hành vi giao và hành vi nhận	Hành vi chuyển giao từ một bên sang bên kia
Thường dùng cho	Giao dịch mua bán giữa hai bên	Chuyển giao nội bộ, bàn giao tài sản, bàn giao khi thay người phụ trách
Giá trị pháp lý	Như nhau, phụ thuộc nội dung và chữ ký chứ không phụ thuộc tên gọi	Như nhau

Kết luận thực tế: không cần lo chọn đúng tên. Điều quan trọng là nội dung bên trong có đủ các mục bắt buộc hay không.

Phân biệt bốn loại chứng từ dễ nhầm

Đây là phần hay gây lúng túng khi lập hồ sơ.

Chứng từ	Mục đích	Ai lập	Có phải chứng từ kế toán không
Biên bản giao nhận hàng hóa	Xác nhận hàng đã được giao và nhận, ghi tình trạng	Hai bên cùng lập và ký	Là chứng từ chứng minh, đi kèm hồ sơ
Phiếu xuất kho	Ghi nhận việc xuất hàng ra khỏi kho, làm căn cứ ghi giảm tồn kho	Bên bán, nội bộ	Có, là chứng từ kế toán
Phiếu giao hàng của đơn vị vận chuyển	Xác nhận đơn vị vận chuyển đã giao hàng đến địa chỉ	Đơn vị vận chuyển	Không, là chứng từ của bên vận chuyển
Biên bản nghiệm thu	Xác nhận hàng hóa đạt yêu cầu chất lượng, làm căn cứ thanh toán	Hai bên	Là chứng từ chứng minh, thường gắn với điều khoản thanh toán

Sai lầm phổ biến: dùng phiếu giao hàng của đơn vị vận chuyển thay cho biên bản giao nhận. Phiếu đó chỉ chứng minh hàng đã tới địa chỉ, không chứng minh bên mua đã kiểm tra và chấp nhận số lượng, chủng loại.

Giá trị pháp lý và vai trò trong hồ sơ thuế

Đây là lý do biên bản giao nhận đáng được làm nghiêm túc thay vì ký cho xong.

1. Xác định thời điểm chuyển rủi ro

Hợp đồng mua bán thường quy định rủi ro về mất mát, hư hỏng hàng hóa chuyển từ bên bán sang bên mua kể từ thời điểm hai bên ký biên bản giao nhận. Biên bản chính là bằng chứng cho thời điểm đó.

Không có biên bản, khi hàng hỏng sau khi giao thì hai bên không có căn cứ để phân định trách nhiệm.

2. Căn cứ ghi nhận doanh thu đúng kỳ

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua. Biên bản giao nhận là chứng từ chứng minh thời điểm đó, đặc biệt quan trọng với các lô hàng giao vào cuối kỳ kế toán.

Giao hàng ngày 30/12 nhưng biên bản ký ngày 05/01 có thể dẫn đến tranh cãi về việc doanh thu thuộc kỳ nào.

3. Liên quan đến thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Biên bản giao nhận là chứng từ xác định thời điểm này.

Quy định về hóa đơn điện tử được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định hiện hành khi xác định thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch.

4. Chứng từ trong hồ sơ khấu trừ thuế và chi phí được trừ

Khi cơ quan thuế kiểm tra, bộ hồ sơ chứng minh một giao dịch mua vào thường gồm: hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Thiếu biên bản giao nhận làm suy yếu tính thuyết phục của bộ hồ sơ, đặc biệt với các giao dịch có giá trị lớn hoặc với nhà cung cấp mới.

Về chứng từ thanh toán, Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng đã hạ ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt xuống 5 triệu đồng.

5. Thời hạn lưu trữ

Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Biên bản giao nhận đi kèm bộ chứng từ nên áp dụng cùng thời hạn lưu trữ để bảo đảm tính đầy đủ của hồ sơ.

Năm nội dung bắt buộc phải có

#	Nội dung	Chi tiết	Hậu quả nếu thiếu
1	Thông tin hai bên	Tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện và chức vụ	Không xác định được chủ thể
2	Thời gian và địa điểm	Ghi cả giờ và ngày tháng năm, địa điểm giao nhận cụ thể	Không xác định được thời điểm chuyển rủi ro
3	Danh mục hàng hóa	Tên hàng, mã hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, tình trạng	Không đối chiếu được khi có khiếu nại
4	Tình trạng hàng hóa khi giao	Nguyên đai nguyên kiện, có hư hỏng gì không, số lượng thực nhận	Đây là mục hay bị bỏ trống nhất và cũng quan trọng nhất
5	Chữ ký hai bên	Người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ	Biên bản không ràng buộc pháp nhân

Về con dấu: theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định về việc sử dụng con dấu. Biên bản có chữ ký của người có thẩm quyền vẫn có giá trị dù không đóng dấu, nhưng nhiều đối tác vẫn yêu cầu dấu theo thói quen.

7 MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đơn giản

Dùng cho đa số trường hợp giao hàng giữa hai doanh nghiệp. Gọn nhất nhưng vẫn đủ năm nội dung bắt buộc.

Tải file Word mẫu: >> Tải file Word mẫu này (.docx).

Biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kh

Gộp hai chứng từ làm một, giảm giấy tờ. Bổ sung so với Mẫu 1:

Bổ sung phần đầu:
   Kho xuất hàng: ………………………………………………….
   Thủ kho: ……………………………………………………….
   Lý do xuất: …………………………………………………….

Bổ sung vào bảng hàng hóa hai cột:
   | Đơn giá | Thành tiền |

Bổ sung phần cuối:
   Tổng giá trị hàng hóa: …………….. đồng
   (Bằng chữ: ……………………………………………………..)

Bổ sung chữ ký:
   THỦ KHO          NGƯỜI VẬN CHUYỂN          KẾ TOÁN

Lưu ý: khi gộp hai chứng từ, cần bảo đảm mẫu vẫn đáp ứng các nội dung của chứng từ kế toán theo quy định, vì phiếu xuất kho là chứng từ kế toán còn biên bản giao nhận thì không.

Tải file Word mẫu >> Tải file Word mẫu này (.docx).

Biên bản giao nhận kèm nghiệm thu chất lượng

Dùng khi hàng cần kiểm tra trước khi chấp nhận. Bổ sung so với Mẫu 1:

BỔ SUNG MỤC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG

1. Phương pháp kiểm tra: …………………………………………….
2. Tiêu chuẩn áp dụng: ………………………………………………
3. Kết quả kiểm tra:

| STT | Chỉ tiêu kiểm tra | Yêu cầu | Kết quả thực tế | Đánh giá |
|—–|——————-|———|—————–|———-|
|  1  |                   |         |                 | Đạt / Không đạt |

4. Số lượng đạt yêu cầu: …………….
   Số lượng không đạt: …………….

5. Kết luận nghiệm thu:
   ☐ Chấp nhận toàn bộ
   ☐ Chấp nhận một phần, số lượng: …………….
   ☐ Không chấp nhận, lý do: …………………………………………

6. Xử lý phần không đạt: …………………………………………….

     ĐẠI DIỆN BÊN GIAO    ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN    CÁN BỘ KIỂM TRA

Tải file Word mẫu >> Tải file Word mẫu này (.docx).

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Dùng khi chuyển hàng giữa các bộ phận, kho hoặc chi nhánh trong cùng doanh nghiệp. Không có yếu tố mua bán nên không cần mã số thuế và giá trị.

Tải file Word mẫu >> Tải file Word mẫu này (.docx).

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

Dùng khi có đơn vị vận chuyển hoặc bên trung gian. Điểm quan trọng là xác định rõ trách nhiệm từng chặng.

Tải file Word mẫu >> Tải file Word mẫu này (.docx).

Lưu ý: mục phân định trách nhiệm là phần có giá trị nhất của mẫu này. Ghi rõ tình trạng hàng ở từng chặng để khi phát hiện hư hỏng còn xác định được nó xảy ra ở đâu.

Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa

Dùng khi kiểm đếm hàng tồn tại kho, có cột đối chiếu sổ sách và thực tế.

Tải file Word mẫu 2.6: >> Tải file Word mẫu này (.docx).

 

Biên bản giao nhận hàng hóa dạng bảng tính

Dùng cho lô hàng nhiều mã, có công thức tự tính và lọc được theo mã hàng. Đây là mẫu tải về ở định dạng bảng tính.

Cấu trúc các cột:

Cột	Nội dung	Công thức
A	Số thứ tự
B	Mã hàng
C	Tên hàng hóa
D	Quy cách, xuất xứ
E	Đơn vị tính
F	Số lượng theo chứng từ	Nhập tay
G	Số lượng thực nhận	Nhập tay
H	Chênh lệch	= G − F
I	Đơn giá	Nhập tay
J	Giá trị thực nhận	= G × I
K	Tình trạng	Danh sách chọn: Đạt / Hư hỏng / Thiếu
L	Ghi chú

Phần cuối bảng có ba dòng tổng: tổng số lượng theo chứng từ, tổng số lượng thực nhận và tổng giá trị. Kèm ô tổng hợp số mã hàng có chênh lệch để phát hiện nhanh.

Biên bản giao nhận điện tử

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2024 thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu. Biên bản giao nhận ký bằng chữ ký số có giá trị như bản giấy, với điều kiện bảo đảm toàn vẹn nội dung và xác định được người ký.

Hình thức	Giá trị chứng minh	Phù hợp khi
Bản giấy ký tay và đóng dấu	Cao, quen thuộc với mọi đối tác	Giao dịch thông thường
Ký bằng chữ ký số của tổ chức	Tương đương bản giấy	Đối tác thường xuyên, khối lượng giao dịch lớn
Ký trên thiết bị di động tại điểm giao	Tùy giải pháp và hình thức xác thực	Giao hàng nhiều điểm, cần cập nhật ngay

Lưu ý ảnh chụp chữ ký dán vào tập tin không phải chữ ký điện tử hợp lệ. Chi tiết trong bài quy trình ký hợp đồng điện tử.

Số hóa biên bản giao nhận trên hệ thống

Với doanh nghiệp giao hàng nhiều điểm mỗi ngày, biên bản giấy tạo ra hai vấn đề: chứng từ về đến kế toán chậm vài ngày, và mất thời gian đối chiếu giữa số giao và số nhập kho.

Phân hệ quản lý kho của Arito ERP xử lý phần này:

• Biên bản giao nhận tạo từ chính đơn hàng
  

  và phiếu xuất kho, không nhập lại thông tin hàng hóa

• Ghi nhận số thực nhận ngay tại điểm giao, chênh lệch so với chứng từ được cảnh báo tức thì
• Liên thông bán hàng và tài chính kế toán, số liệu giao nhận chảy thẳng vào ghi nhận doanh thu và công nợ
• Lưu trữ tập trung theo từng khách hàng và từng đơn hàng, tra cứu theo nhiều tiêu chí
• Kết nối hóa đơn điện tử qua SafeInvoice, xuất hóa đơn từ chính phiếu giao đã xác nhận
• Hệ thống tài khoản và biểu mẫu cập nhật theo Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026

Xem thêm quy trình quản lý kho hoặc đăng ký demo.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Là văn bản ghi nhận việc bên giao đã chuyển giao và bên nhận đã tiếp nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại và tình trạng cụ thể tại một thời điểm xác định, có chữ ký xác nhận của các bên.

Biên bản giao nhận và biên bản bàn giao khác nhau không?

Về pháp lý không có khác biệt, hai cụm thường được dùng thay thế cho nhau. Giá trị của văn bản phụ thuộc vào nội dung bên trong và chữ ký, không phụ thuộc tên gọi.

Biên bản giao nhận có bắt buộc không?

Pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng đây là chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ chứng minh giao dịch khi cơ quan thuế kiểm tra, và là căn cứ xác định thời điểm chuyển rủi ro theo hợp đồng.

Biên bản giao nhận có cần đóng dấu không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định về việc sử dụng con dấu. Biên bản có chữ ký của người có thẩm quyền vẫn có giá trị dù không đóng dấu, nhưng nhiều đối tác vẫn yêu cầu dấu theo thói quen.

Ai được ký biên bản giao nhận hàng hóa?

Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Với giao dịch thường xuyên, doanh nghiệp nên ban hành văn bản ủy quyền cho thủ kho hoặc nhân viên giao nhận trong phạm vi giá trị nhất định.

Phát hiện thiếu hàng khi nhận thì làm gì?

Ghi số lượng thực nhận vào cột riêng của biên bản, không sửa số trên chứng từ gốc, ghi rõ chênh lệch và cho cả hai bên cùng ký xác nhận ngay tại chỗ.

Biên bản giao nhận lưu trữ bao lâu?

Nên lưu cùng thời hạn với bộ chứng từ kế toán liên quan. Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm.

Ký biên bản giao nhận bằng chữ ký số có được không?

Được. Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu. Cần dùng chữ ký số của tổ chức được cấp phép, không dùng ảnh chụp chữ ký.

Tổng kết

Biên bản giao nhận hàng hóa có giá trị nằm ở ba chỗ: ghi tại thời điểm giao, ghi tình trạng thực tế, và có chữ ký của người đủ thẩm quyền. Mẫu nào cũng được miễn đủ ba yếu tố đó.

Mục hay bị bỏ trống nhất lại là mục quan trọng nhất: tình trạng hàng hóa và số lượng thực nhận. Không có hai thông tin này thì biên bản chỉ còn là tờ giấy xác nhận đã có việc giao hàng, không dùng được khi cần phân định trách nhiệm.

Với doanh nghiệp giao nhiều đơn mỗi ngày, nên chuyển sang mẫu bảng tính hoặc ghi nhận trực tiếp trên hệ thống, vì tốc độ chứng từ về đến kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến việc ghi nhận doanh thu đúng kỳ.

Cần tư vấn giải pháp quản lý kho và chứng từ giao nhận, liên hệ với Arito.