Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử

Mục lục

Chữ ký thường được sử dụng để thực hiện nhanh một số các giao dịch quan trọng trong doanh nghiệp. Một trong những giao dịch không thể thiếu là kê khai hóa đơn điện tử (HĐĐT). Vậy sử dụng chữ ký số để kê khai như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hoá đơn điện tử trong bài viết này của Arito

Chữ ký số được áp dụng trên Hoá đơn điện tử như thế nào?

Việc sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử chưa phổ biến. Vậy nên, vẫn còn rất nhiều khách hàng lúng túng khi sử dụng chữ ký số áp dụng đối với HĐĐT. Theo đó, khi bạn sử dụng HĐĐT, trên HĐĐT không bắt buộc yêu cầu cần phải có chữ ký số kèm theo. Một số những trường hợp dưới đây, khi mua hàng bằng HĐĐT sẽ không cần phải sử dụng chứng thư số:

  • Bên mua hàng thuộc đối tượng khách hàng lẻ. Không phải đối tượng doanh nghiệp hay đơn vị kế toán
  • Bên mua có thể thuộc đối tượng doanh nghiệp, đơn vị kế toán. Tuy nhiên, bên mua có đầy đủ chứng từ để chứng minh được quá trình cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Cụ thể như sau:

+ Hợp đồng kinh tế giữa bên bán và bên mua

+ Phiếu xuất kho khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế

+ Biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên bán và bên mua hàng

+ Biên nhận thanh toán cho quá trình buôn bán hàng hóa

+ Phiếu thu tiền của bên mua

Vậy nên, không phải bất cứ nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh đều cần phải áp dụng chữ ký số. Và trên HĐĐT cũng không nhất thiết cần phải có dấu của người bán hàng. Trừ những trường hợp thực hiện chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. Sẽ cần có dấu và chứng nhận của người bán hàng.

>>> Xem thêm: Phần mềm hoá đơn điện tử tin dùng nhất hiện nay

Sử dụng chữ ký số khi kê khai Hoá đơn điện tử

Để áp dụng chữ ký số khi tiến hành kê khai HĐĐT với Cục thuế hoặc Hải quan. Doanh nghiệp cần phải đáp ứng được đầy đủ những điều kiện như sau:

  • Chữ ký số mà doanh nghiệp đang sử dụng vẫn còn hiệu lực trong khoảng thời gian sử dụng.
  • Yêu cầu đối với máy tính sử dụng trong doanh nghiệp. Máy tính khi sử dụng để lập, phát hành HĐĐT đều phải đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên Token chuyên dụng cho doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp bắt buộc phải có phần mềm HĐĐT.

Khi doanh nghiệp đã đảm bảo được cả 3 yếu tố trên,  như vậy đã có thể áp dụng chữ ký số vào khâu kê khai HĐĐT.

Các bước kê khai Hoá đơn điện tử áp dụng chữ ký số

Sử dụng chữ ký số để kê khai hoá đơn điện tử như thế nào?  
Các bước kê khai HĐĐT áp dụng chữ ký số

Bước 1. Trước tiên, kế toán viên sẽ đăng nhập vào trong phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Sau đó, kế toán sẽ thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn điện tử theo đúng như quy định. Cụ thể như về mã số thuế, thông tin của người mua hàng, mức thuế được áp dụng, sản phẩm bán ra, giá thành sản phẩm..

Bước 2. Kế toán viên sẽ kiểm tra lại toàn bộ những thông tin về HĐĐT để đảm bảo được tính chính xác. Sau khi đã đảm bảo được toàn bộ tính chính xác ở trên hóa đơn, kế toán viên sẽ tiến hành “ Xuất hóa đơn”, sau đó tiến hành ký số trên hóa đơn.

Bước 3. Khi mà kế toán viên đã xuất hóa đơn xong. Lúc này, ở trên phần mềm HĐĐT sẽ hiện thông báo, yêu cầu kế toán cắm cổng token vào trong máy tính. Tiếp đó, bạn chỉ cần tiến hành đăng nhập tên và mật khẩu đã được cấp của chữ ký số. Cuối cùng, bạn tiến hành xác nhận chữ ký số trên văn bản.

Doanh nghiệp có gặp rủi ro khi áp dụng chữ ký số vào kê khai Hoá đơn điện tử?

Khi kê khai HĐĐT, doanh nghiệp có thể gặp phải một số rủi ro. Cụ thể như  sau:

  • Rủi ro khi chữ ký số đã quá hạn sử dụng. Khi gặp vấn đề này, kế toán có thể liên hệ đến nhà cung cấp để yêu cầu gia hạn thêm hiệu lực sử dụng chữ ký.
  • Rủi ro khi chữ ký kém chất lượng, bị hỏng hoặc không còn hoạt động được nữa. Nếu gặp trường hợp này, bạn cần liên hệ lại với nhà cung cấp để yêu cầu khắc phục lỗi.
  • Rủi ro trong trường hợp chữ ký số không thể liên kết được với phần mềm hóa đơn điện tử.

Chia sẻ

Bài viết liên quan:

Công nghệ

Giới thiệu phần mềm xử lý hoá đơn điện tử đầu vào tự động ARITO INVOICE

Bạn đang đau đầu với việc xử lý xếp hóa đơn đầu vào chờ ghi sổ. Bạn tốn nhiều thời gian cho việc xử lý thủ công hóa đơn điện tử. Bạn cảm thấy nhàm chán vì phải lặp đi lặp lại nhiều lần các thao tác để chuyển hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp qua chứng từ kế toán. Bạn lo lắng vì có thể có sai sót trong quá trình nhập liệu hóa đơn đầu vào. Bạn đang rất cần một giải pháp để có thể xử lý tự động, nhanh gọn, chính xác dữ liệu

mua phần mềm kế toán
Tin trong ngành

Nên mua phần mềm kế toán nào? So sánh 10 phần mềm kế toán tốt nhất

Phần mềm kế toán đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp tại Việt Nam. Nó giúp quản lý thông tin khách hàng, tồn kho, doanh thu và chi phí một cách hiệu quả. Đồng thời, phần mềm này cũng tối ưu hóa quy trình làm việc và cung cấp các báo cáo phân tích để hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược. Tóm lại, nó không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường cạnh tranh cho các doanh

phần mềm quản lý kho trên điện thoại
Tin trong ngành

10 phần mềm quản lý kho trên điện thoại tiện lợi nhất

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc quản lý tồn kho đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với các doanh nghiệp. Và để đáp ứng nhu cầu của môi trường kinh doanh ngày càng phát triển, phần mềm quản lý kho trên điện thoại đã trở thành công cụ không thể thiếu. Với sự thuận tiện và linh hoạt mà chúng mang lại, các ứng dụng này đã giúp cho việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu

Khách hàng

ARITOERP: Triển khai phần mềm giải pháp ERP cho Chuỗi Nhà hàng Chay Bà Xã

Chuỗi nhà hàng chay Bà Xã đã từng bước khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực ẩm thực chay với sự sáng tạo và tâm huyết trong mỗi món ăn. Với mong muốn nâng cao hiệu suất hoạt động và tối ưu hóa quy trình quản lý, chuỗi nhà hàng quyết định triển khai dự án với phần mềm giải pháp AritoERP. 1. Giới Thiệu về Nhà hàng Chay Bà Xã và AritoERP 1.1. Chuỗi Nhà hàng Chay Bà Xã Chuỗi nhà hàng chay Bà Xã không chỉ là nơi để thưởng thức những món ăn chay ngon

Arito sẽ liên hệ lại quý Anh/Chị ngay!