Quyết toán thuế là gì? Hồ sơ, thời hạn và điểm khác giữa kỳ 2025 và 2026

Hồ sơ quyết toán thuế

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Thành phần

Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Báo cáo tài chính năm

Các phụ lục theo tình hình thực tế của doanh nghiệp

Về cách lập báo cáo tài chính, xem bài cách lập báo cáo tài chính. Lưu ý báo cáo tài chính năm 2026 trở đi lập theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Bên thực hiện	Hồ sơ chính
Tổ chức trả thu nhập	Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân kèm phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân
Cá nhân tự quyết toán	Tờ khai quyết toán, chứng từ khấu trừ thuế, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, chứng từ đóng góp từ thiện nếu có

Mẫu tờ khai cần tra theo văn bản hướng dẫn hiện hành, vì hệ thống biểu mẫu kê khai thuế đã có thay đổi. Không dùng lại mã mẫu từ các bài viết cũ mà chưa đối chiếu.

Checklist chuẩn bị trước khi quyết toán

#	Việc kiểm tra
1	Đối chiếu tổng thu nhập đã chi trả với sổ kế toán
2	Đối chiếu số thuế đã khấu trừ với số đã nộp ngân sách
3	Rà hồ sơ người phụ thuộc đã đăng ký, kiểm tra thời điểm bắt đầu tính giảm trừ
4	Rà danh sách người lao động nghỉ việc trong năm, xác định ai không thể ủy quyền
5	Rà các khoản thu nhập không thường xuyên: thưởng, làm thêm giờ, phụ cấp
6	Kiểm tra các khoản được miễn thuế đã áp dụng đúng
7	Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân tự quyết toán
8	Với thuế thu nhập doanh nghiệp: rà các khoản chi không được trừ

Mục số 4 hay bị bỏ sót. Người lao động đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán không thuộc diện được ủy quyền, doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế để họ tự quyết toán.

Mục số 3 ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế. Người phụ thuộc đăng ký muộn thì thời điểm được tính giảm trừ khác với thời điểm phát sinh, cần rà lại để không tính sai.

Quyết toán thuế với hộ kinh doanh

Phần này mới hoàn toàn so với bản cũ.

Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bỏ phương pháp thuế khoán, chuyển sang tự kê khai theo doanh thu thực tế ghi nhận qua hóa đơn điện tử. Đồng thời ngưỡng doanh thu chịu thuế nâng lên 1 tỷ đồng mỗi năm.

Thay đổi này kéo theo nghĩa vụ mới về ghi chép và kê khai. Hộ kinh doanh quen với mức khoán cố định nay phải theo dõi doanh thu thực tế và chịu trách nhiệm về số liệu.

Chi tiết ở bài một người đăng ký được bao nhiêu hộ kinh doanh.

Mức phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán

Căn cứ: Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 102/2021, Nghị định 310/2025 ngày 02/12/2025 và Nghị định 291/2026 ngày 21/7/2026.

Người duyệt bài cần điền: bảng mức phạt theo bản hợp nhất mới nhất. Các mức phạt lưu hành trên mạng phần lớn lấy từ bản gốc năm 2020 và chưa đối chiếu ba lần sửa đổi.

Cấu trúc chế tài phân theo số ngày chậm nộp, từ mức cảnh cáo với trường hợp chậm ít ngày có tình tiết giảm nhẹ, tăng dần theo thời gian chậm, và mức cao nhất áp dụng với trường hợp chậm trên 90 ngày có phát sinh số thuế phải nộp.

Tiền chậm nộp thuế tính theo tỷ lệ phần trăm trên số ngày chậm, cần đối chiếu mức hiện hành theo quy định về quản lý thuế.

Lưu ý về mức phạt với tổ chức và cá nhân: mức phạt tiền tại Nghị định 125/2020 áp dụng với tổ chức, cá nhân vi phạm cùng hành vi thì mức bằng một nửa. Cần kiểm tra nguyên tắc này còn giữ nguyên sau các lần sửa hay không.

Năm lỗi thường gặp khi quyết toán

Lỗi	Hậu quả
Nhầm biểu thuế giữa kỳ 2025 và kỳ 2026	Tính sai số thuế phải nộp
Ủy quyền quyết toán cho người không đủ điều kiện	Cá nhân vẫn phải tự quyết toán, phát sinh sai sót
Không cấp chứng từ khấu trừ cho người đã nghỉ việc	Cá nhân không tự quyết toán được
Đăng ký người phụ thuộc muộn nhưng tính giảm trừ từ đầu năm	Tính thiếu thuế
Dùng mức phạt từ bản gốc Nghị định 125/2020	Thông tin sai cho người đọc

Lỗi đầu tiên là lỗi đặc thù của giai đoạn 2026 và 2027, khi hai kỳ liền nhau áp dụng hai biểu thuế khác nhau.

Quyết toán thuế trên hệ thống

Phần tốn thời gian nhất khi quyết toán là đối chiếu giữa sổ kế toán, bảng lương và số đã nộp ngân sách.

Arito ERP hỗ trợ:

• Phân hệ nhân sự tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế và mức giảm trừ áp dụng cho từng kỳ tính thuế, lũy kế thu nhập cả năm phục vụ quyết toán
• Quản lý hồ sơ người phụ thuộc, tự áp dụng giảm trừ từ tháng đủ điều kiện
• Theo dõi người lao động nghỉ việc trong năm, cảnh báo trường hợp cần cấp chứng từ khấu trừ
• Phân hệ tài chính kế toán theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026, lập báo cáo tài chính phục vụ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
• Đối chiếu số thuế đã khấu trừ với số đã nộp

Đăng ký demo.

Câu hỏi thường gặp

Quyết toán thuế là gì?

Là việc xác định chính xác tổng số thuế phải nộp của một kỳ tính thuế, so với số đã tạm nộp trong kỳ để xác định số còn phải nộp thêm hoặc số nộp thừa được hoàn lại.

Thời hạn quyết toán thuế là khi nào?

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân do tổ chức thực hiện: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cá nhân tự quyết toán: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Ai được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Cá nhân chỉ có thu nhập tại một nơi theo hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và còn đang làm việc tại đó khi quyết toán. Trường hợp có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác thì phải đáp ứng điều kiện về mức thu nhập vãng lai và đã bị khấu trừ theo tỷ lệ.

Ai phải tự quyết toán thuế?

Người có thu nhập từ hai nơi trở lên không đủ điều kiện ủy quyền, người đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, người có số thuế nộp thừa muốn được hoàn, cá nhân nước ngoài kết thúc hợp đồng tại Việt Nam, và người có thu nhập từ nước ngoài.

Quyết toán kỳ 2025 và kỳ 2026 khác nhau thế nào?

Kỳ tính thuế 2025 áp dụng biểu thuế lũy tiến 7 bậc và mức giảm trừ cũ. Từ kỳ tính thuế 2026 áp dụng biểu 5 bậc, giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng và mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng mỗi tháng.

Nghỉ việc giữa năm thì quyết toán thế nào?

Người đã nghỉ việc và không còn làm tại tổ chức trả thu nhập khi quyết toán thì không thuộc diện được ủy quyền, phải tự quyết toán. Doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế để cá nhân thực hiện.

Chậm nộp hồ sơ quyết toán bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 125/2020, mức phạt tăng dần theo số ngày chậm nộp. Lưu ý nghị định này đã được sửa đổi ba lần, gần nhất là Nghị định 291/2026 ngày 21/7/2026, nên phải tra bản hợp nhất mới nhất thay vì dùng mức của bản gốc năm 2020.

Hộ kinh doanh có phải quyết toán thuế không?

Từ 01/01/2026 hộ kinh doanh bỏ phương pháp thuế khoán, chuyển sang tự kê khai theo doanh thu thực tế ghi nhận qua hóa đơn điện tử, kèm ngưỡng doanh thu chịu thuế 1 tỷ đồng mỗi năm. Nghĩa vụ kê khai và quyết toán cần đối chiếu văn bản hướng dẫn cho nhóm đối tượng này.

Tổng kết

Điểm cần chú ý nhất trong giai đoạn 2026 và 2027 là hai kỳ tính thuế liền nhau áp dụng hai biểu thuế khác nhau. Quyết toán kỳ 2025 dùng quy định cũ, trong khi khấu trừ hằng tháng của năm 2026 đã theo biểu 5 bậc và mức giảm trừ mới.

Ba việc nên làm trước kỳ quyết toán:

Rà danh sách người lao động nghỉ việc trong năm và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho họ. Đây là việc doanh nghiệp hay quên và khiến người lao động không tự quyết toán được.

Rà hồ sơ người phụ thuộc, kiểm tra thời điểm bắt đầu được tính giảm trừ khớp với thời điểm đăng ký.

Đối chiếu số thuế đã khấu trừ với số đã nộp ngân sách trước khi lập tờ khai, không đợi đến lúc nộp mới phát hiện lệch.

Về mức phạt chậm nộp, luôn tra bản hợp nhất mới nhất của Nghị định 125/2020. Phần lớn bảng mức phạt đang lưu hành trên mạng lấy từ bản gốc năm 2020 và chưa đối chiếu ba lần sửa đổi.

Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn thuế. Cần đối chiếu văn bản hiện hành về biểu mẫu, thời hạn và mức phạt tại thời điểm thực hiện. Cần trao đổi về hệ thống hỗ trợ quyết toán, liên hệ với Arito.