Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Quy định và thông tin mới nhất 2024

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là các giấy tờ chứng minh việc trừ một phần thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập của người lao động hoặc cá nhân có thu nhập chịu thuế. Trong bài chia sẻ hôm nay, Arito sẽ cung cấp thông tin mới nhất về quy định và thủ tục liên quan đến việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Rất mong quý bạn đọc sẽ theo dõi để nắm bắt thông tin hữu ích từ bài viết này.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại chứng từ. 

Do đó, để hiểu rõ khái niệm về chứng từ khấu trừ thuế TNCN chúng ta cần hiểu rõ bản chất “chứng từ” và “khấu trừ thuế” là gì.

Theo quy định tại tại Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ có khái niệm như sau:

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC: 

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

Như vậy, qua quy định trên, chúng ta có thể hiểu rằng:

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại giấy tờ do tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập dưới dạng chứng từ giấy (quyển biên lai) – đặt in, tự in hoặc chứng từ điện tử. 

Tuy nhiên, căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/7/2022 quy định: Từ ngày 01/07/2022 các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử.

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Xét theo các trường hợp được ghi nhận trong luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được sử dụng với các mục đích sau:

• Chứng minh số tiền thuế TNCN được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế.
• Cung cấp thông tin cho người lao động (NLĐ) về việc có phải đóng thuế TNCN hay không và xác định mức độ khấu trừ có đúng không.
• Tạo ra sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà NLĐ được khấu trừ thuế.
• Là một phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với NLĐ tự quyết toán với cơ quan thuế, như đã ghi nhận trong Phụ lục I của Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
• Trong trường hợp tổ chức ngừng hoạt động và không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho NLĐ, cơ quan thuế có thể dựa vào cơ sở dữ liệu của họ để xem xét hồ sơ quyết toán thuế cho NLĐ mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế.

3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc không?

Căn cứ pháp lý tại Khoản 2, Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là bắt buộc trong hai trường hợp sau:

• Tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp từ thu nhập của người lao động trước khi trả thu nhập đó cho họ, và
• Người lao động đã bị khấu trừ thuế đó yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho họ.

Tuy nhiên, trong trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập, thì tổ chức hoặc cá nhân đó không cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

4. Trường hợp nào phải khấu trừ Thuế TNCN và khi nào thì được cấp chứng từ?

Căn cứ vào Điểm b Khoản 2, Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, có các quy định cụ thể về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) như sau:

• Đối với người lao động (NLĐ) không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: NLĐ có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần bị khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần bị khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Đối với NLĐ ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập chỉ cấp cho NLĐ 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Ngoài ra, NLĐ có quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu NLĐ đã bị khấu trừ thuế từ các khoản thu nhập yêu cầu thực hiện khấu trừ thuế TNCN.

 

5. Khấu trừ thuế TNCN cần chuẩn bị gì?

Để thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bạn cần chuẩn bị các tài liệu và thông tin sau:

• Thông tin cá nhân: Đầy đủ thông tin về họ tên, số CMND/CCCD, ngày sinh và địa chỉ cư trú hợp lệ của người lao động.
• Hợp đồng lao động: Cần có thông tin chi tiết về hợp đồng lao động, bao gồm ngày bắt đầu làm việc, chức vụ, mức lương và các điều khoản về thuế TNCN.
• Các tài liệu liên quan đến thu nhập: Bao gồm bảng lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp hoặc các thu nhập khác như lương tháng 13, tiền lãi, hoa hồng, và các khoản thu nhập không chịu thuế khác.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Là bản kê khai thông tin về thu nhập và các khoản khấu trừ thuế theo quy định của pháp luật thuế TNCN.
• Các chứng từ và giấy tờ pháp lý khác: Bao gồm các giấy tờ xác nhận hôn nhân, giấy chứng nhận con cái, giấy chứng nhận gia đình đặc biệt (nếu có) để áp dụng mức giảm trừ gia cảnh.

Nhớ rằng việc chuẩn bị các thông tin này phải tuân theo các quy định cụ thể của pháp luật thuế thu nhập cá nhân đang có hiệu lực tại thời điểm bạn thực hiện các thủ tục khấu trừ thuế TNCN.

 

6. Quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123

Như đã nhắc tới ở nội dung trên, hiện nay các tổ chức/cá nhân cần chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành ngày 19/10/2022. 

Dưới đây là một số quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:

6.1 Bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Bắt đầu từ ngày 01/07/2022, các tổ chức/doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP; đồng thời ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn trước đó.

6.2 Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Đúng, theo quy định tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) diễn ra tại thời điểm tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với người lao động.

Ngoài ra, thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể không trùng khớp. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN xảy ra khi người lao động yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cấp chứng từ này cho mình.

6.3 Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 32 quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ về những nội dung cần phải có trên loại chứng từ này như sau:

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
2. a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
3. b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
4. c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
5. d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

 đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

1. e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
2. g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

6.4 Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn tồn

Ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn số 2455/TCT-DNNCN hướng dẫn về quy định triển khai, vận hành hóa đơn và chứng từ điện tử. Cụ thể:

• Nếu chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ điện tử thì các tổ chức (bao gồm Cơ quan thuế) được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự phát hành theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã thông báo phát hành trước ngày 01/07/2022.
• Đối với trường hợp vẫn đang còn tồn chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy do cơ quan thuế cấp cũng được phép tiếp tục sử dụng.

Lưu ý: Từ ngày 01/07/2022, Cơ quan Thuế sẽ không tiếp tục cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN do CQT đặt in. Do vậy, nếu đã sử dụng hết chứng từ tự in, còn tồn thì tổ chức bắt buộc phải chuyển sang chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

7. Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Tính từ ngày 01/07/2022, các tổ chức chi trả thu nhập sẽ sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Các tổ chức thực hiện khấu trừ thuế tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử không cần phải đăng ký hay thông báo phát hành, cũng như không cần phải chuyển dữ liệu điện tử đến Cơ quan Thuế.

Đồng thời, các tổ chức chi trả thu nhập không phải thực hiện thủ tục gửi hồ sơ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên cổng thông tin HCM Tax theo hướng dẫn mục 2 của Công văn số 7563/CTTPHCM-TTHT và Công văn số 7564/CTTPHCM-TTHT về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.

8. Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử uy tín ở đâu?

Nhằm đáp ứng ngay lập tức nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo Nghị định 123 và Thông tư 78, liên hệ ngay Arito để được tư vấn về chứng từ điện tử. Phần mềm chứng từ điện tử của chúng tôi cung cấp đầy đủ các chức năng mới nhất và mang lại nhiều lợi ích đặc biệt, bao gồm:

• Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu theo Thông tư 78: Đơn vị sử dụng mẫu đăng ký này có thể nộp đăng ký với Cơ quan Thuế.
• Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Hỗ trợ tự động thiết lập mẫu, lập và ký điện tử các chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
• Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót: Cung cấp khả năng xử lý các chứng từ đã lập khi phát hiện sai sót.
• Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến Cơ quan Thuế: Hỗ trợ quy trình lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến cơ quan thuế.
• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ: Bao gồm đăng ký Mã số thuế (MST) cá nhân, đăng ký người phụ thuộc, lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử, quyết toán thuế TNCN, kê khai thuế theo kỳ và nhiều nghiệp vụ khác.

>>> Liên hệ ngay để được tư vẫn miễn phí!

9. Các thay đổi về thuế TNCN trong năm 2024  

Ngày 28/12/2023, Chính phủ đã ban hành Nghị định 94/2023/NĐ-CP hướng dẫn giảm thuế GTGT, về cơ bản, chính sách giảm thuế vẫn được áp dụng đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ đang áp dụng mức thuế suất thuế GTGT 10% (còn 8%), trừ nhóm hàng hóa, dịch vụ sau:

• Viễn thông, hoạt động tài chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, kim loại, sản phẩm từ kim loại đúc sẵn, sản phẩm khai khoáng (không kể khai thác than), than cốc, dầu mỏ tinh chế, sản phẩm hoá chất;
• Sản phẩm hàng hóa và dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt;
• Công nghệ thông tin.

Trước đó, tại Nghị quyết 110/2023/QH15 ngày 29/11/2023, Quốc hội đã thông qua chính sách giảm 2% thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Theo đó, Nghị quyết quy định:

Giảm 2% thuế suất thuế giá trị gia tăng đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ quy định tại điểm a mục 1.1 khoản 1 Điều 3 của Nghị quyết số 43/2022/QH15 của Quốc hội về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế – xã hội trong thời gian từ ngày 01 tháng 01 năm 2024 đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2024.

Như vậy, thuế GTGT sẽ tiếp tục được giảm từ ngày 01/01 đến hết ngày 30/6/2024.