Quản trị là gì? Khái niệm và Vai trò Cốt Lõi trong Doanh Nghiệp

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, thuật ngữ “quản trị” xuất hiện thường xuyên, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về bản chất và tầm quan trọng của nó. Từ việc định hình chiến lược, tổ chức nhân sự đến điều phối các nguồn lực, quản trị đóng vai trò then chốt trong việc đạt được mục tiêu và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vậy thực chất, quản trị là gì? Bài viết này của Arito sẽ đi sâu vào khái niệm, chức năng và vai trò của quản trị trong tổ chức, giúp bạn có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về lĩnh vực quan trọng này.

1. Quản trị là gì?

Quản trị là một khái niệm đa dạng, có thể hiểu theo nhiều cách tùy thuộc vào góc nhìn khác nhau. Hiện nay vẫn chưa có định nghĩa thống nhất về quản trị. Để có cái nhìn tổng quan, chúng ta có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong và ngoài nước:

• PGS.TS. Văn Tất Thu – Nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ: “Quản trị là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị qua các hoạt động như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, đồng thời sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra.”
• Harold Koontz và Cyril O’Donnell – Giáo sư Quản trị kinh doanh tại Đại học California: “Quản trị là việc thiết lập và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc và phối hợp hiệu quả với nhau.”
• James Stoner và Stephen Robbins – Học giả và tác giả nổi tiếng về quản trị tại Hoa Kỳ: “Quản trị là tiến trình gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của thành viên tổ chức, nhằm khai thác các nguồn lực để đạt mục tiêu.”

Tóm lại, quản trị có thể được hiểu là công việc tổ chức và điều hành doanh nghiệp hay tổ chức nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Quản trị bao gồm việc lập kế hoạch, lãnh đạo, kiểm soát, và đo lường, tất cả nhằm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

2. Bản chất của quản trị

Quản trị là yếu tố quan trọng trong mọi tổ chức hay doanh nghiệp. Bản chất của quản trị thể hiện qua các đặc điểm sau:

• Gồm nhiều chủ thể: Quản trị là “chỉ huy” và “tuân theo,” đòi hỏi ít nhất 2-3 người tham gia vào quá trình.
• Làm việc theo nhóm: Khối lượng công việc lớn đòi hỏi việc tổ chức đội nhóm để đạt mục tiêu chung.
• Lãnh đạo và giám sát: Quá trình quản trị cần một người giữ vai trò định hướng và giám sát hoạt động của nhóm.
• Xác định mục tiêu rõ ràng: Quản trị cần thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận. Mục tiêu này là “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động của tổ chức.
• Xác định nguồn lực: Quản trị liên quan đến việc khai thác các nguồn lực như nhân lực, tài chính và thông tin, đảm bảo sử dụng tối ưu.

3. Một số khái niệm khác quan trọng trong quản trị

3.1 Nhà quản trị là gì?

Nhà quản trị là người đảm nhiệm vai trò lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực như nhân sự, tài chính và thông tin để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu. Nhà quản trị được phân chia thành 3 nhóm chính: nhà quản trị cấp cơ sở, nhà quản trị cấp trung và nhà quản trị cấp cao.

3.2. Ban quản trị là gì?

Ban quản trị bao gồm các cá nhân đứng đầu và điều hành hoạt động của tổ chức. Nhiệm vụ của ban quản trị là định hình văn hóa tổ chức, quản lý rủi ro, và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Ban quản trị thường được gọi là ban điều hành hay ban quản lý cấp cao, bao gồm Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc, và các vị trí cấp cao khác.

3.3. Mô hình quản trị là gì?

Mô hình quản trị là phương pháp để tổ chức và điều hành doanh nghiệp. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp duy trì sự cân bằng trong các quy trình, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bên liên quan như nhân viên, khách hàng và cổ đông.

3.4. Môi trường quản trị là gì?

Môi trường quản trị, hay môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược và kế hoạch doanh nghiệp:

• Yếu tố chủ quan: Các yếu tố nội bộ mà doanh nghiệp có thể kiểm soát, như nguồn vốn và năng lực chuyên môn.
• Yếu tố khách quan: Các yếu tố bên ngoài mà doanh nghiệp khó kiểm soát, như biến động thị trường và đối thủ cạnh tranh.

3.5. Quyết định quản trị là gì?

Quyết định quản trị là hành động của nhà quản trị để lựa chọn phương án tối ưu giúp đạt mục tiêu hoặc giải quyết vấn đề. Quyết định này có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh, như chiến lược bán hàng, quản trị nhân sự và quản trị tài chính.

3.6. Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị là báo cáo nội bộ cung cấp cho nhà quản trị các thông tin tài chính và phi tài chính, giúp họ đưa ra quyết định và chiến lược phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

3.7. Hàm ý quản trị là gì?

Trong kinh doanh, hàm ý quản trị là những ý nghĩa, thông điệp mà nhà quản trị cần truyền đạt và áp dụng vào quá trình điều hành, như xác định mục tiêu kinh doanh, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và cam kết quyền lợi cổ đông.

3.8. Kỹ năng quản trị là gì?

Kỹ năng quản trị là những phẩm chất và năng lực mà nhà quản trị cần có, như kỹ năng hoạch định, kỹ năng đàm phán và kỹ năng giải quyết vấn đề.

4. 3 nhóm vai trò của quản trị trong doanh nghiệp

Theo Giáo sư Henry Mintzberg, nhà quản trị có 10 vai trò khác nhau, chia thành 3 nhóm chính:

4.1. Nhóm vai trò tương tác với các cá nhân, tổ chức

Nhà quản trị có vai trò như:

• Đại diện doanh nghiệp trong các hoạt động quan trọng.
• Dẫn dắt và khuyến khích nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.
• Kết nối với các đối tác bên ngoài như khách hàng, cổ đông.

4.2. Nhóm vai trò tiếp nhận và truyền đạt thông tin

Vai trò này bao gồm:

• Thu thập và đánh giá thông tin để nhận thức cơ hội và thách thức.
• Phổ biến thông tin nội bộ để duy trì sự gắn kết giữa các phòng ban.
• Là người phát ngôn của doanh nghiệp khi làm việc với báo chí hoặc đối tác.

4.3. Nhóm vai trò ra quyết định

Nhà quản trị cần đưa ra các quyết định quan trọng qua:

• Phân tích và lập chiến lược để nâng cao năng lực cạnh tranh.
• Giải quyết các biến động và duy trì hoạt động ổn định.
• Phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• Đàm phán với các bên liên quan để đạt lợi ích cho doanh nghiệp.

5. 4 chức năng của quản trị

Theo James Stoner và Stephen Robbins, quản trị bao gồm 4 chức năng chính: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Các chức năng này có vai trò tương đương và cần được cân bằng trong quản trị.

5.1. Hoạch định (Planning)

Hoạch định giúp nhà quản trị xác định mục tiêu và các bước cần thiết để đạt được chúng. Các doanh nghiệp mới thường tập trung tăng nhận diện thương hiệu, trong khi doanh nghiệp lớn chú trọng tối ưu hóa lợi nhuận.

5.2. Tổ chức (Organizing)

Tổ chức bao gồm việc thiết lập cơ cấu nhân sự và nhiệm vụ phòng ban. Thông qua các KPI, nhà quản trị có thể đánh giá hiệu suất công việc một cách hiệu quả.

5.3. Lãnh đạo (Leading)

Lãnh đạo là việc chỉ huy và thúc đẩy nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. Nhà quản trị cũng cần lắng nghe và giải quyết xung đột để xây dựng mối quan hệ tôn trọng.

5.4. Kiểm soát (Controlling)

Kiểm soát là theo dõi và đo lường hiệu quả công việc để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng. Nhà quản trị cần phát hiện và xử lý các sai sót kịp thời để duy trì hoạt động ổn định.

6. Quản trị bao gồm những gì? Cách phân loại quản trị

Quản trị có thể được phân loại theo nhiều cách, phổ biến nhất là theo cấp độ và theo chức năng.

6.1. Quản trị theo cấp độ

Quản trị theo cấp độ phân loại nhà quản trị dựa trên vị trí trong doanh nghiệp:

• Quản trị cấp cao: Phụ trách hoạch định chiến lược dài hạn và đòi hỏi kỹ năng phán đoán.
• Quản trị cấp trung: Đây là cấp quản trị đóng vai trò trung gian giữa quản trị cấp cao và quản trị cấp cơ sở. Nhà quản trị cấp trung thường là trưởng phòng, giám đốc bộ phận, chịu trách nhiệm giám sát, triển khai kế hoạch từ cấp trên xuống cấp dưới và quản lý các hoạt động hàng ngày. Họ cần có khả năng giao tiếp hiệu quả, biết cách quản lý con người và duy trì tinh thần đội nhóm.
• Quản trị cấp cơ sở: Nhà quản trị cấp cơ sở thường là những người trực tiếp giám sát hoạt động của các nhân viên hoặc các công việc cụ thể. Đây là cấp quản trị gần gũi nhất với hoạt động thực tế, có trách nhiệm đảm bảo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày, đồng thời báo cáo trực tiếp lên cấp trung. Nhà quản trị cấp cơ sở cần có kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý nhân viên tại hiện trường.

6.2. Quản trị theo chức năng

Cách phân loại này dựa trên các lĩnh vực chức năng mà nhà quản trị đảm nhận, với các lĩnh vực quản trị phổ biến như:

Quản trị nhân sự: Đây là chức năng quản trị tập trung vào việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhà quản trị nhân sự có vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa công ty, thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên và giải quyết các xung đột trong nội bộ.

Quản trị tài chính: Quản trị tài chính là hoạt động kiểm soát và phân bổ các nguồn lực tài chính của tổ chức, đảm bảo tính ổn định và bền vững của doanh nghiệp. Nhà quản trị tài chính thường đảm nhận các nhiệm vụ như phân tích chi phí, lập kế hoạch ngân sách, dự báo tài chính và đưa ra các quyết định đầu tư phù hợp.

Quản trị marketing: Đây là chức năng đảm bảo doanh nghiệp tiếp cận được khách hàng mục tiêu và duy trì mối quan hệ lâu dài với họ. Nhà quản trị marketing tập trung vào việc xây dựng chiến lược quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ, từ đó tăng cường doanh thu và thị phần của doanh nghiệp.

Quản trị sản xuất: Đây là chức năng đảm bảo quy trình sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ được diễn ra hiệu quả và đạt tiêu chuẩn chất lượng. Nhà quản trị sản xuất có nhiệm vụ giám sát các quy trình sản xuất, tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu lãng phí.

Quản trị thông tin: Trong thời đại công nghệ, quản trị thông tin ngày càng trở thành một chức năng quan trọng, đảm bảo việc thu thập, phân tích và bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp. Nhà quản trị thông tin thường làm việc với các bộ phận IT để tối ưu hóa hệ thống thông tin, hỗ trợ ra quyết định chiến lược và bảo vệ an toàn dữ liệu doanh nghiệp.

7. Sự khác biệt giữa quản lý và quản trị

Nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa hai khái niệm quản lý và quản trị, tuy nhiên, đây là hai hoạt động có mục tiêu và bản chất khác nhau.

• Quản lý tập trung vào việc thực hiện các nhiệm vụ và kế hoạch đã được vạch ra một cách cụ thể. Nhà quản lý chịu trách nhiệm quản lý và giám sát công việc hằng ngày, đảm bảo các hoạt động được tiến hành theo đúng quy trình và tiêu chuẩn.
• Quản trị tập trung vào việc định hình hướng đi, thiết lập chiến lược dài hạn, xây dựng tầm nhìn và sứ mệnh cho tổ chức. Nhà quản trị đóng vai trò hoạch định chiến lược, xây dựng văn hóa và xác định mục tiêu cho doanh nghiệp.

Do đó, quản trị mang tính chiến lược và dài hạn hơn, trong khi quản lý mang tính ngắn hạn và cụ thể hơn.

8. Tầm quan trọng của quản trị trong tổ chức

Quản trị đóng vai trò không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào, ảnh hưởng đến mọi mặt của doanh nghiệp. Những vai trò chính của quản trị bao gồm:

• Định hướng chiến lược: Quản trị giúp tổ chức định hình được tầm nhìn dài hạn, từ đó xác định các mục tiêu cần đạt được và phương hướng thực hiện.
• Đảm bảo hiệu quả tổ chức: Nhờ các chức năng quản trị như lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, tổ chức có thể hoạt động một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa các nguồn lực.
• Thúc đẩy sự gắn kết nội bộ: Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên đóng góp và gắn bó với tổ chức.
• Thích ứng với thay đổi: Quản trị giúp tổ chức nhanh chóng điều chỉnh khi gặp biến động từ môi trường bên ngoài như thay đổi công nghệ, thị trường, chính sách pháp luật,…

Kết luận

Quản trị là một chức năng nền tảng, không thể thiếu trong mọi tổ chức và doanh nghiệp. Với khả năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, quản trị giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, xây dựng sự ổn định và phát triển bền vững. Quản trị không chỉ là công tác điều hành hằng ngày, mà còn là định hướng chiến lược dài hạn, đưa tổ chức phát triển vươn tầm ra thị trường.