10 phần mềm quản lý cửa hàng Sơn miễn phí hiệu quả nhất

Cửa hàng sơn không giống cửa hàng tạp hóa. Một mã sản phẩm có thể có bốn dung tích, hàng chục mã màu, và phần lớn màu không có sẵn mà pha tại chỗ theo công thức. Khách hàng lớn nhất thường là thợ sơn và nhà thầu, mua chịu, thanh toán sau khi xong công trình.

Phần mềm bán hàng phổ thông xử lý được phần bán lẻ, nhưng đến khoản pha màu, quy đổi lon với thùng và công nợ thợ sơn thì bắt đầu đuối. Bài viết so sánh 10 phần mềm quản lý cửa hàng sơn theo đúng những đặc thù đó, và nói rõ bản miễn phí thực sự cho bạn những gì.

Quản lý cửa hàng sơn thủ công khó ở đâu?

Vấn đề	Biểu hiện cụ thể
Không kiểm soát được tồn theo mã màu	Biết còn 40 thùng sơn nội thất nhưng không biết màu nào còn, màu nào hết
Nhầm lẫn đơn vị tính	Nhập theo thùng, bán theo lon, tồn trên sổ và tồn thực tế lệch nhau
Công thức pha màu nằm trong đầu nhân viên	Người pha nghỉ là cả cửa hàng lúng túng, pha lại không ra đúng màu
Công nợ thợ sơn không rõ ràng	Ghi sổ tay, đến lúc đòi thì mỗi bên một con số
Không biết mặt hàng nào thực sự có lãi	Bán nhiều nhưng không rõ sau chiết khấu cho thầu còn lại bao nhiêu
Hàng tồn lâu quá hạn sử dụng	Sơn có hạn dùng, để lâu bị lắng, đóng cục, phải hủy
Chương trình hỗ trợ của hãng bị bỏ sót	Không theo dõi được doanh số theo hãng nên mất khoản thưởng cuối kỳ

Điểm chung: cửa hàng nào cũng biết mình bán được bao nhiêu, nhưng ít cửa hàng biết mình lãi bao nhiêu và ai đang nợ mình bao nhiêu.

12 tiêu chí chọn phần mềm quản lý cửa hàng sơn

Đây là bảng nên mang theo khi xem demo. Sáu tiêu chí đầu là đặc thù ngành sơn, sáu tiêu chí sau là yêu cầu chung của mọi phần mềm bán hàng.

#	Tiêu chí	Vì sao cần với cửa hàng sơn
1	Quản lý sản phẩm nhiều thuộc tính	Một dòng sơn có nhiều mã màu và nhiều dung tích, cần quản lý theo biến thể chứ không tạo hàng trăm mã rời
2	Quy đổi đơn vị tính	Nhập theo thùng, bán theo lon hoặc theo lít, phải có hệ số quy đổi tự động
3	Lưu công thức pha màu	Ghi lại tỷ lệ tinh màu cho từng mã màu, ai pha cũng ra kết quả giống nhau
4	Trừ kho tinh màu khi pha	Pha màu tiêu hao tinh màu, nếu không trừ kho thì tồn tinh màu luôn sai
5	Quản lý lô và hạn sử dụng	Sơn có hạn dùng, cần xuất theo nguyên tắc hết hạn trước xuất trước
6	Công nợ và chiết khấu theo nhóm khách	Thợ sơn, nhà thầu và khách lẻ có bảng giá và điều khoản khác nhau
7	Quản lý nhiều cửa hàng, nhiều kho	Xem tồn từng điểm và tồn hợp nhất, chuyển hàng giữa các điểm
8	Bán hàng nhanh và in hóa đơn	Giờ cao điểm không thể để khách chờ
9	Báo cáo lãi lỗ theo mặt hàng	Biết dòng sơn nào thực sự sinh lời sau chiết khấu
10	Kết nối hóa đơn điện tử	Bắt buộc với hộ kinh doanh và doanh nghiệp theo quy định hiện hành
11	Ứng dụng di động	Chủ cửa hàng xem doanh thu và công nợ khi không có mặt tại quầy
12	Phân quyền và lưu vết	Nhân viên không tự sửa giá, không xóa đơn đã bán

Câu hỏi kiểm tra nhanh khi xem demo: “Cho tôi bán thử một đơn gồm 2 thùng sơn màu pha theo công thức, 3 lon lẻ cùng dòng khác màu, và 1 bộ cọ lăn, khách là thầu công nợ 30 ngày.” Nếu phần mềm làm trọn đơn đó mà không phải nhập tay chỗ nào, đó là ứng viên nghiêm túc.

NHÓM 1: GIẢI PHÁP CHO CHUỖI VÀ ĐẠI LÝ CÓ KẾ TOÁN

1. Arito

Loại: giải pháp quản trị tổng thể, phù hợp đại lý cấp một, nhà phân phối và chuỗi cửa hàng sơn có bộ máy kế toán.

Điểm phù hợp với ngành sơn:

• Quản lý sản phẩm theo nhiều thuộc tính: hãng, dòng sản phẩm, mã màu, dung tích, không phải tạo hàng trăm mã rời
• Quy đổi đơn vị tính theo hệ số khai báo sẵn giữa thùng, lon và lít
• Quản lý kho theo lô và hạn sử dụng, hỗ trợ xuất theo nguyên tắc hết hạn trước xuất trước
• Bảng giá riêng theo nhóm khách: khách lẻ, thợ sơn, nhà thầu, đại lý cấp dưới
• Theo dõi công nợ phải thu chi tiết theo từng thợ và từng công trình, có hạn mức công nợ và cảnh báo khi vượt
• Theo dõi công nợ hai chiều với hãng sơn, gồm cả các khoản chiết khấu và thưởng doanh số cuối kỳ
• Tính giá vốn và lãi lỗ theo từng mặt hàng, từng cửa hàng, xem được bất kỳ lúc nào
• Liên thông tài chính kế toán, số liệu bán hàng tự lên sổ, không nhập lại
• Kết nối hóa đơn điện tử qua SafeInvoice

Ưu điểm: đây là nhóm duy nhất trong danh sách giải quyết được đồng thời bài toán bán hàng và bài toán kế toán. Với đại lý có doanh số vài chục tỷ mỗi năm, việc biết chính xác lãi gộp theo từng dòng sơn sau chiết khấu quan trọng hơn nhiều so với tốc độ bấm máy tính tiền.

Hạn chế: không phải giải pháp cho cửa hàng nhỏ một điểm bán. Cần thời gian khảo sát, chuẩn hóa danh mục hàng hóa và đào tạo. Không có bản miễn phí.

Phù hợp với: đại lý cấp một, nhà phân phối sơn, chuỗi từ ba cửa hàng trở lên, đơn vị vừa bán lẻ vừa cung cấp cho công trình. Đăng ký demo.

 

2. MekongSoft

Loại: đơn vị phát triển phần mềm theo yêu cầu tại Việt Nam, có giải pháp cho ngành vật liệu xây dựng và sơn.

Điểm phù hợp với ngành sơn: làm theo đặt hàng nên có thể xây dựng đúng nghiệp vụ riêng của cửa hàng, gồm cả phần pha màu và quản lý công nợ thầu theo cách bạn đang làm.

Ưu điểm: linh hoạt, không bị bó trong khuôn của sản phẩm đóng gói. Đội phát triển trong nước, trao đổi thuận tiện.

Hạn chế: chi phí và thời gian phụ thuộc phạm vi yêu cầu, khó dự đoán trước. Phần mềm làm riêng thường phụ thuộc vào đơn vị phát triển trong việc bảo trì và nâng cấp lâu dài. Cần làm rõ điều khoản bàn giao mã nguồn và tài liệu ngay từ đầu.

Phù hợp với: doanh nghiệp có quy trình đặc thù và ngân sách cho một giải pháp riêng.

3. S2Retail

Loại: giải pháp quản lý bán lẻ cho chuỗi cửa hàng.

Điểm phù hợp với ngành sơn: quản lý nhiều điểm bán tập trung, đồng bộ tồn và giá giữa các cửa hàng, phân quyền theo cửa hàng.

Ưu điểm: hướng đến mô hình chuỗi nên phần quản lý nhiều điểm và báo cáo hợp nhất làm khá tốt. Có thể mở rộng khi tăng số cửa hàng.

Hạn chế: là giải pháp bán lẻ chung, phần đặc thù ngành sơn như công thức pha màu và trừ kho tinh màu cần kiểm tra kỹ hoặc yêu cầu tùy chỉnh thêm. Không thay thế được phần mềm kế toán.

Phù hợp với: chuỗi cửa hàng vật liệu xây dựng và sơn quy mô vừa.

NHÓM 2: PHẦN MỀM CHUYÊN NGÀNH SƠN

4. VzSoft

Loại: phần mềm quản lý bán hàng có bản dành riêng cho cửa hàng sơn, có chính sách miễn phí.

Điểm phù hợp với ngành sơn:

• Được thiết kế hướng tới cửa hàng sơn nên các danh mục và nghiệp vụ gần với thực tế ngành
• Quản lý tồn kho theo mã hàng, hỗ trợ nhiều cửa hàng trong chuỗi
• Quản lý công nợ khách hàng

Ưu điểm: có bản miễn phí, rào cản bắt đầu gần như bằng không. Hợp lý cho cửa hàng lần đầu chuyển từ sổ tay sang phần mềm.

Hạn chế: cần kiểm tra kỹ điều kiện đi kèm của bản miễn phí như giới hạn số người dùng, số cửa hàng và mức hỗ trợ kỹ thuật. Phần kế toán và tính giá vốn theo chuẩn không phải trọng tâm.

Phù hợp với: cửa hàng sơn nhỏ và vừa, một đến hai điểm bán, muốn bắt đầu không tốn chi phí.

5. Wpro

Loại: phần mềm quản lý bán hàng hướng tới cửa hàng vật liệu xây dựng và sơn.

Điểm phù hợp với ngành sơn: quản lý hàng hóa nhiều quy cách, theo dõi nhập xuất tồn, quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp.

Ưu điểm: hiểu đặc thù nhóm hàng vật liệu xây dựng, giao diện hướng tới người dùng không rành công nghệ.

Hạn chế: cần xác minh trực tiếp về mức độ hỗ trợ công thức pha màu, quy đổi đơn vị và khả năng mở rộng khi có thêm cửa hàng.

Phù hợp với: cửa hàng vật liệu xây dựng kiêm bán sơn, quy mô nhỏ và vừa.

6. HiVi Painting

Loại: giải pháp hướng riêng vào ngành sơn.

Điểm phù hợp với ngành sơn: tập trung vào nghiệp vụ của cửa hàng và đại lý sơn thay vì bán lẻ nói chung.

Ưu điểm: vì chuyên ngành nên các khái niệm trong phần mềm gần với cách nói của người trong nghề, thời gian làm quen ngắn.

Hạn chế: giải pháp chuyên ngành thường có hệ sinh thái hẹp hơn, cần kiểm tra khả năng kết nối hóa đơn điện tử, kết nối kế toán và lộ trình phát triển sản phẩm trước khi chọn.

Phù hợp với: cửa hàng và đại lý sơn muốn công cụ đúng ngành, không cần mở rộng sang mảng khác.

NHÓM 3: PHẦN MỀM BÁN LẺ PHỔ THÔNG

Nhóm này không thiết kế riêng cho ngành sơn nhưng được nhiều cửa hàng dùng nhờ dễ tiếp cận và chi phí thấp.

7. KiotViet

Loại: phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất trong nhóm cửa hàng nhỏ tại Việt Nam.

Điểm phù hợp với ngành sơn:

• Quản lý hàng hóa theo thuộc tính, có thể dùng để tách theo màu và dung tích
• Quản lý tồn theo từng chi nhánh, chuyển hàng giữa các điểm
• Bán hàng nhanh, in hóa đơn, quản lý công nợ khách
• Ứng dụng di động cho chủ cửa hàng xem doanh thu từ xa

Ưu điểm: rất dễ dùng, nhân viên làm quen trong một buổi. Triển khai gần như tức thì. Chi phí thấp. Hệ sinh thái phụ trợ rộng gồm thiết bị bán hàng và kết nối hóa đơn điện tử.

Hạn chế: không có công thức pha màu và không trừ kho tinh màu khi pha, đây là khoảng trống lớn nhất với cửa hàng sơn. Không phải phần mềm kế toán, không tính giá vốn theo chuẩn để lên báo cáo tài chính.

Phù hợp với: cửa hàng sơn nhỏ, bán chủ yếu màu có sẵn, ít pha màu.

8. Sapo

Loại: nền tảng bán hàng đa kênh của Việt Nam.

Điểm phù hợp với ngành sơn: quản lý tồn theo nhiều kho và nhiều cửa hàng, đồng bộ với website bán hàng nếu cửa hàng có kênh online, kết nối đơn vị vận chuyển.

Ưu điểm: mạnh nhất ở bài toán bán nhiều kênh. Hệ sinh thái đầy đủ từ website đến điểm bán. Hỗ trợ trong nước tốt.

Hạn chế: tương tự KiotViet, không có nghiệp vụ pha màu. Trọng tâm là bán hàng chứ không phải kho sâu hay kế toán.

Phù hợp với: cửa hàng sơn có bán thêm qua website hoặc sàn, cần đồng bộ tồn giữa các kênh.

9. GoSELL

Loại: nền tảng bán hàng đa kênh, gộp bán tại cửa hàng, website và ứng dụng.

Điểm phù hợp với ngành sơn: quản lý sản phẩm theo biến thể, tồn kho tập trung nhiều chi nhánh, chương trình khách hàng thân thiết.

Ưu điểm: một nhà cung cấp lo cả website, ứng dụng và điểm bán, phù hợp cửa hàng muốn gọn đầu mối.

Hạn chế: chức năng kho ở mức cơ bản, không có nghiệp vụ ngành sơn. Không thay thế phần mềm kế toán.

Phù hợp với: cửa hàng sơn muốn phát triển thêm kênh bán online.

10. PosApp

Loại: giải pháp bán hàng cho cửa hàng bán lẻ, thường đi kèm thiết bị máy bán hàng.

Điểm phù hợp với ngành sơn: bán hàng nhanh tại quầy, quản lý tồn cơ bản, quản lý công nợ, in hóa đơn.

Ưu điểm: trọn gói cả phần mềm và thiết bị nên cửa hàng không phải tự mua sắm ghép nối. Có bản dùng thử.

Hạn chế: thiên về máy bán hàng tại quầy, phần quản lý kho theo lô, hạn dùng và pha màu không phải thế mạnh.

Phù hợp với: cửa hàng bán lẻ sơn và phụ kiện, cần giải pháp gọn cả phần cứng lẫn phần mềm.

Bảng so sánh 10 phần mềm theo tiêu chí ngành sơn

Phần mềm	Nhóm	Nhiều thuộc tính màu, dung tích	Công thức pha màu	Lô, hạn dùng	Công nợ theo thợ, công trình	Liên thông kế toán	Có bản miễn phí
Arito	Chuỗi có kế toán	Có	Theo cấu hình	Có	Có, có hạn mức	Có	Không
MekongSoft	Chuỗi có kế toán	Theo đặt hàng	Theo đặt hàng	Theo đặt hàng	Theo đặt hàng	Theo đặt hàng	Không
S2Retail	Chuỗi có kế toán	Có	Cần kiểm tra	Cơ bản	Có	Hạn chế	Không
VzSoft	Chuyên ngành	Có	Cần kiểm tra	Cơ bản	Có	Hạn chế	Có
Wpro	Chuyên ngành	Có	Cần kiểm tra	Cơ bản	Có	Hạn chế	Cần kiểm tra
HiVi Painting	Chuyên ngành	Có	Cần kiểm tra	Cần kiểm tra	Có	Hạn chế	Cần kiểm tra
KiotViet	Bán lẻ phổ thông	Có	Không	Cơ bản	Có	Không	Bản dùng thử
Sapo	Bán lẻ phổ thông	Có	Không	Cơ bản	Có	Không	Bản dùng thử
GoSELL	Bán lẻ phổ thông	Có	Không	Cơ bản	Có	Không	Bản dùng thử
PosApp	Bán lẻ phổ thông	Có	Không	Cơ bản	Có	Không	Bản dùng thử

Các ô ghi “cần kiểm tra” là những chức năng mà nhà cung cấp có thể có hoặc không tùy phiên bản, bạn nên yêu cầu demo trực tiếp thay vì tin vào mô tả trên trang giới thiệu. Chức năng và chính sách giá thay đổi theo thời gian.

Năm sai lầm khi chọn phần mềm cho cửa hàng sơn

Chọn phần mềm bán lẻ chung mà quên phần pha màu. Đây là khoảng trống lớn nhất và cũng là thứ khó bù bằng cách làm tay.

Bỏ qua quy đổi đơn vị tính. Nhập theo thùng bán theo lon mà không có hệ số thì tồn kho sai ngay từ ngày đầu.

Không tính đến công nợ thợ sơn. Đây là đặc thù ngành, phần mềm không quản lý được thì vẫn phải giữ sổ tay song song.

Chọn bản miễn phí rồi nhập cả năm dữ liệu vào đó. Đến khi cần nâng cấp hoặc chuyển sang phần mềm khác, việc lấy dữ liệu ra có thể rất khó.

Không cho nhân viên bán hàng thử trước. Người dùng hằng ngày là nhân viên đứng quầy, không phải chủ cửa hàng.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý cửa hàng sơn miễn phí nào tốt nhất?

VzSoft có chính sách miễn phí rõ ràng nhất trong danh sách, còn KiotViet, Sapo, PosApp và GoSELL chủ yếu cung cấp bản dùng thử ngắn hạn. Nên xác minh trực tiếp điều kiện đi kèm của bản miễn phí như giới hạn người dùng, số cửa hàng và mức hỗ trợ.

Cửa hàng sơn cần chức năng gì khác với cửa hàng thường?

Sáu chức năng đặc thù: quản lý sản phẩm theo mã màu và dung tích, quy đổi đơn vị tính, lưu công thức pha màu, trừ kho tinh màu khi pha, quản lý lô và hạn sử dụng, và công nợ theo thợ sơn hoặc theo công trình.

Phần mềm bán hàng thông thường có dùng cho cửa hàng sơn được không?

Được nếu cửa hàng bán chủ yếu màu có sẵn và ít pha màu. Nếu pha màu thường xuyên thì cần phần mềm có công thức pha và trừ kho tinh màu, nếu không tồn tinh màu sẽ luôn sai.

Đại lý sơn lớn nên chọn loại phần mềm nào?

Nên chọn giải pháp có liên thông kế toán để biết chính xác giá vốn và lãi gộp theo từng dòng sản phẩm sau chiết khấu, đồng thời theo dõi được công nợ hai chiều với hãng gồm cả chiết khấu và thưởng doanh số.

Chi phí phần mềm quản lý cửa hàng sơn khoảng bao nhiêu?

Nhóm bán lẻ phổ thông thường ở mức thuê bao theo tháng và theo số chi nhánh, chi phí thấp. Nhóm giải pháp cho chuỗi và đại lý có kế toán tính theo phạm vi và số người dùng, cần báo giá sau khảo sát. Nhớ tính thêm chi phí thiết bị như máy quét mã vạch và máy in.

Chuyển từ sổ tay sang phần mềm mất bao lâu?

Với cửa hàng nhỏ dùng giải pháp đóng gói, khoảng một đến hai tuần, phần lớn thời gian dành cho việc chuẩn hóa danh mục hàng và kiểm kê thực tế. Với chuỗi và đại lý lớn, thường từ một đến ba tháng.

Có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?

Có. Hộ kinh doanh và doanh nghiệp đều thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành, nên phần mềm cần kết nối được với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Làm sao quản lý công nợ thợ sơn cho chặt?

Ba việc: đặt hạn mức công nợ cho từng thợ và để hệ thống chặn khi vượt, gắn công nợ với từng công trình thay vì gộp chung, và đối chiếu công nợ định kỳ có ký xác nhận thay vì chỉ ghi sổ.

Tổng kết

Cửa hàng sơn có ba đặc thù mà phần mềm bán lẻ thông thường thường bỏ qua: pha màu, quy đổi đơn vị tính, và công nợ thợ sơn. Chọn phần mềm nên bắt đầu từ ba điểm này chứ không từ bảng tính năng.

Cửa hàng nhỏ bán chủ yếu màu có sẵn thì nhóm bán lẻ phổ thông hoặc bản miễn phí là đủ. Cửa hàng pha màu thường xuyên nên ưu tiên nhóm chuyên ngành. Đại lý và chuỗi có bộ máy kế toán thì cần giải pháp liên thông kế toán, vì lúc đó câu hỏi quan trọng nhất không còn là bán được bao nhiêu mà là lãi bao nhiêu sau chiết khấu.

Cần tư vấn giải pháp cho đại lý hoặc chuỗi cửa hàng sơn, liên hệ với Arito hoặc tham khảo phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm quản lý kho.