Lưu đồ quy trình mua hàng của một doanh nghiệp

Quy trình mua hàng chuẩn cho doanh nghiệp: Tối ưu hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Mua hàng là một trong những hoạt động then chốt của mọi doanh nghiệp. Một quy trình mua hàng hiệu quả không chỉ giúp công ty đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa ổn định, mà còn góp phần tối ưu hóa chi phí, nâng cao năng suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn đọc những kiến thức toàn diện về quy trình mua hàng, từ khái niệm, đặc điểm, lưu đồ cho đến nội dung chi tiết của từng bước.

1. Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng của một công ty là tập hợp các bước được thực hiện theo một trình tự nhất định, tuân theo đặc thù nghiệp vụ và quy định của từng doanh nghiệp. Mục tiêu chính của quy trình mua hàng là đảm bảo quá trình mua sắm diễn ra suôn sẻ, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

2. Đặc điểm của quy trình mua hàng hiệu quả

Một quy trình mua hàng được thiết kế và triển khai tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Đơn giản hóa quy trình: Giúp tinh gọn các bước mua hàng phức tạp, giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà.
• Tăng năng suất: Nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận mua hàng, từ đó tăng năng suất và quy mô sản xuất.
• Dễ dàng cải tiến: Tạo nền tảng để cải tiến và tối ưu quy trình mua hàng, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả.
• Chuẩn hóa nghiệp vụ: Giúp chuẩn hóa các yêu cầu chuyên môn trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên mua hàng.
• Tối ưu hóa quy trình: Cho phép tổ chức và gắn kết các hoạt động mua hàng thành một dây chuyền hoạt động mạch lạc.
• Kiểm soát và giám sát: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng.
• Ứng phó linh hoạt: Giúp doanh nghiệp dễ dàng ứng phó với các tình huống khủng hoảng nhân sự.
• Bảo mật thông tin: Tăng cường bảo mật thông tin trong quá trình mua hàng.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty trong mắt đối tác và khách hàng.

Tuy nhiên, việc áp dụng quy trình mua hàng cũng có thể gặp phải một số hạn chế, như:

• Thủ tục hành chính: Có thể phát sinh các thủ tục hành chính rắc rối, gây khó khăn cho việc mua hàng nhanh chóng.
• Hạn chế sáng tạo: Có thể hạn chế sự sáng tạo của nhân viên khi phải tuân theo quy trình một cách cứng nhắc.
• Nguy cơ tắc nghẽn: Dễ bị tắc nghẽn hoặc đổ vỡ nếu một bước trong quy trình không được thực hiện đúng hoặc bị chậm trễ.

3. Lưu đồ quy trình mua hàng cơ bản

Quy trình mua hàng của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau, nhưng về cơ bản thường bao gồm các bước sau:

3.1 Lưu đồ quy trình mua hàng

3.2 Nội dung chi tiết của quy trình mua hàng

• Bước 1: Lập “Yêu cầu mua hàng”

Các phòng ban có nhu cầu mua hàng hóa, vật tư, tài sản,… sẽ lập yêu cầu và gửi cho phòng mua hàng. Yêu cầu này cần được trưởng phòng hoặc người có trách nhiệm duyệt.

• Bước 2: Lập “Đề nghị báo giá”

Phòng mua hàng sẽ dựa vào “Yêu cầu mua hàng” để lập “Đề nghị báo giá” và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng.

>> Xem thêm: Đăng ký Nhà cung cấp là gì? 4 lợi ích của Đăng ký Nhà cung cấp trong Quy trình Mua hàng

• Bước 3: Theo dõi “Báo giá của nhà cung cấp”

Phòng mua hàng tiếp nhận báo giá từ các nhà cung cấp, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất dựa trên các tiêu chí đã được xác định.

• Bước 4: Phê duyệt báo giá

Ban lãnh đạo sẽ xem xét và phê duyệt báo giá của nhà cung cấp được lựa chọn.

• Bước 5: Lập “Hợp đồng/Đơn hàng mua”

Sau khi báo giá được duyệt, phòng mua hàng sẽ lập hợp đồng hoặc đơn hàng mua và gửi cho nhà cung cấp để ký kết.

• Bước 6: Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”

Để chuẩn bị cho việc nhập hàng, phòng mua hàng lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” gửi cho các bộ phận liên quan.

• Bước 7: Nhập hàng và kiểm hàng

Khi hàng được vận chuyển đến kho, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo các thông tin trên hợp đồng/đơn hàng.

• Bước 8: Thanh toán

Sau khi hàng hóa được nhập kho, phòng mua hàng sẽ lập hồ sơ thanh toán và chuyển cho phòng kế toán để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

Kết luận

Xây dựng và áp dụng một quy trình mua hàng hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức hữu ích về quy trình mua hàng.

Liên hệ Arito ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về phần mềm Quản lý Mua hàng (Procurement Suite) và các giải pháp chuyển đổi số.

ARITO Solutions – Giải pháp Quản trị Doanh nghiệp Toàn diện
Website: https://arito.vn
Hotline: 090 7479 288 | 079 4790 528
Email: consulting@arito.vn