Kế toán công nợ là ai? Công việc của các kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là một vị trí quan trọng trong hệ thống tài chính của mỗi doanh nghiệp, chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thu và phải trả. Vai trò này không chỉ đảm bảo dòng tiền ổn định mà còn góp phần quan trọng vào việc tối ưu hóa tài chính và duy trì mối quan hệ bền vững với đối tác, khách hàng. Cùng Arito tìm hiểu thêm về kế toán công nợ trong bài viết dưới đây.

1. Kế toán công nợ là ai?

Kế toán công nợ (tiếng Anh là Accounting Liabilities) là người chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thu hồi hoặc thanh toán. Việc kiểm soát chặt chẽ công nợ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà và hiệu quả hơn.

2. Những lý do doanh nghiệp phát sinh công nợ

Việc doanh nghiệp phát sinh công nợ có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như:

• Doanh nghiệp chưa huy động đủ nguồn tài chính để thanh toán cho các giao dịch với nhà cung cấp.
• Khách hàng chưa thể thanh toán ngay cho doanh nghiệp do thiếu khả năng tài chính, dẫn đến việc nợ lại số tiền đã mua hàng.
• Doanh nghiệp muốn đẩy mạnh doanh số bằng cách cho phép khách hàng nhận hàng trước và thanh toán sau.
• Một số sản phẩm hoặc dịch vụ cho phép người mua thanh toán sau khi giao dịch thương mại đã hoàn tất.
• Bên mua vay tiền để trả các khoản lãi suất cao hơn, dẫn đến việc nợ các khoản lãi suất thấp.

3. Đối tượng phải theo dõi công nợ

• Nợ phải thu (TK 131): Công nợ từ khách hàng cần thu hồi.
• Nợ phải trả (TK 331): Công nợ cần thanh toán cho nhà cung cấp.
• Tạm ứng/Hoàn ứng (TK 141): Công nợ phát sinh từ nội bộ doanh nghiệp.
• Các khoản phải thu khác (TK 138): Những khoản nợ phải thu ngoài các giao dịch chính.
• Các khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338): Những khoản nợ cần thanh toán hoặc nộp ngoài các giao dịch chính.
• Khoản phải thu nội bộ (TK 136): Công nợ giữa các chi nhánh và công ty.
• Khoản phải trả nội bộ (TK 336): Công nợ giữa các chi nhánh và công ty.

4. Kế toán công nợ có phải là kế toán nội bộ không?

Kế toán công nợ là một phần của kế toán nội bộ. Kế toán công nợ chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp, đảm bảo rằng các giao dịch tài chính liên quan đến công nợ được ghi nhận và xử lý chính xác. Đây là một trong nhiều vai trò trong hệ thống kế toán nội bộ, cùng với các vị trí như kế toán kho, kế toán thuế, và kế toán thanh toán.

5. Công việc của các kế toán công nợ là gì?

Công việc hàng ngày của kế toán công nợ chủ yếu xoay quanh việc quản lý công nợ và xử lý nợ xấu, bao gồm:

5.1. Nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế

• Cập nhật thông tin của nhà cung cấp, khách hàng, đối tác mới vào hệ thống hoặc các sổ sách liên quan.
• Chỉnh sửa thông tin của nhà cung cấp, khách hàng mỗi khi có thay đổi hoặc chuyển nhượng.
• Kiểm tra và rà soát kỹ lưỡng các điều khoản thanh toán trong hợp đồng với từng đối tác, khách hàng, hoặc nhà cung cấp để đảm bảo chính xác.

5.2. Kiểm tra công nợ định kỳ

• Định kỳ kiểm tra thông tin, hạn mức tín dụng, và thời hạn thanh toán của các đơn hàng dựa trên hợp đồng bán hàng đã ký.
• Kiểm tra cẩn thận về chủng loại, số lượng, giá bán sản phẩm, và thời hạn thanh toán đối với các đối tác, khách hàng.
• Giám sát chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, đối tác, khách hàng, bao gồm: thời hạn thanh toán, số tiền đã thanh toán, và nợ quá hạn.
• Báo cáo công nợ định kỳ cho các bộ phận liên quan hoặc quản lý cấp trên.

5.3. Theo dõi tiến trình thanh toán của khách hàng

• Khi có phát sinh công nợ từ hợp đồng hoặc hóa đơn bán hàng, kế toán công nợ sẽ theo dõi tình hình thanh toán của từng đối tác, khách hàng.

5.4. Tham gia thu hồi nợ xấu

• Tích cực tham gia vào quá trình đôn đốc và thu hồi các khoản công nợ xấu, khó đòi.

5.5. Quản lý công nợ tạm ứng trong nội bộ doanh nghiệp

• Theo dõi và nhắc nhở các đối tượng, bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp về việc thanh toán tạm ứng.
• Tổng hợp danh sách các khoản tạm ứng đã quá hạn để đốc thúc việc thanh toán công nợ hàng tuần hoặc khi có yêu cầu từ cấp trên.

5.6. Xử lý công nợ ủy thác

• Định khoản các nghiệp vụ tài chính liên quan dựa trên hóa đơn.
• Điều chỉnh các số liệu chưa khớp hoặc còn chênh lệch dựa theo chứng từ hợp đồng.
• Theo dõi các khoản công nợ ủy thác của từng đối tượng.
• Kiểm tra và in bảng sao kê chứng từ liên quan để báo cáo cho kế toán viên phụ trách hoặc trưởng kiểm soát.

5.7. Quản lý các khoản vay trong doanh nghiệp

• Thanh lý hợp đồng cũ và lập hợp đồng mới khi có nghiệp vụ tài chính phát sinh.
• Theo dõi và đốc thúc việc thanh toán theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
• Định khoản và điều chỉnh bút toán để khớp với tỷ giá phát sinh.
• Trường hợp doanh nghiệp có khoản lãi phải thanh toán, kế toán công nợ phải tính toán và lập chứng từ để chi trả cho từng hợp đồng và từng đối tượng liên quan.

6. Kế toán công nợ phải thu

6.1. Nợ phải thu là gì?

Nợ phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp cần thu từ khách hàng sau khi họ đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ nhưng chưa thanh toán đầy đủ. Những khoản nợ này được xem là tài sản lưu động của doanh nghiệp, có thể sử dụng làm tài sản thế chấp để đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ vay ngắn hạn.

Các loại nợ phải thu trong doanh nghiệp bao gồm:

• Nợ phải thu từ khách hàng: Khoản tiền khách hàng chưa thanh toán sau khi mua sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Nợ phải thu nội bộ: Các khoản mà doanh nghiệp cần thu từ các quan hệ tài chính hoặc thương mại với các cấp dưới hoặc chi nhánh trực thuộc.
• Nợ phải thu khác: Bao gồm tạm ứng, ký cược, ký quỹ, và các khoản phải thu do cá nhân hoặc tập thể đã được xử lý bồi thường.

6.2. Công việc cụ thể của kế toán công nợ phải thu

• Hạch toán chi tiết: Ghi chép cẩn thận từng khoản nợ phải thu và các lần thanh toán liên quan.
• Thu hồi nợ: Tích cực đôn đốc và thu hồi nợ nhanh chóng để tránh tình trạng doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn hoặc phát sinh nợ xấu.
• Lập chứng từ: Chuẩn bị các chứng từ hợp lệ khi khách hàng thanh toán bằng cách đổi hàng, bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả, hoặc xử lý nợ xấu bằng hàng hóa.
• Xác minh nợ: Kiểm tra và xác nhận tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản công nợ lâu ngày hoặc khó đòi.

7. Kế toán công nợ phải trả

7.1. Công nợ phải trả là gì?

Nợ phải trả là các khoản nợ phát sinh khi doanh nghiệp mua vật liệu hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong tình huống này, nhà cung cấp được coi là chủ nợ của doanh nghiệp.

Dựa vào thời gian thanh toán, các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp được chia thành hai loại chính:

• Nợ phải trả ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn thanh toán trong vòng 01 năm trở lại, bao gồm tiền gửi của khách hàng, tiền lãi phải trả, tiền lương và tiền công phải trả, và các khoản nợ từ nhà cung cấp.
• Nợ phải trả dài hạn: Là các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính khác mà thời hạn thanh toán kéo dài hơn 01 năm, chẳng hạn như vay kinh doanh hoặc thế chấp, và các khoản nợ ngắn hạn được gia hạn.

Ngoài ra, trong nội bộ doanh nghiệp còn phát sinh các khoản nợ phải trả như sau:

• Các khoản phải trả nội bộ: Bao gồm các khoản phải nộp, phải cấp, hoặc các khoản đơn vị trong doanh nghiệp đã chi hoặc thu hộ cấp trên, cấp dưới, hoặc đơn vị thành viên khác.
• Các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước: Bao gồm các khoản nợ vay, nhận ký cược, ký quỹ, nợ phải trả nội bộ, đóng BHXH, BHYT cho người lao động, chi phí công đoàn,…

7.2. Công việc cụ thể của kế toán nợ phải trả

• Theo dõi và cập nhật: Ghi chép và hạch toán chi tiết các đối tượng đã nhận tiền trước và đã hoàn thành bàn giao.
• Ghi sổ kế toán: Ghi nhận các khoản nợ phải trả liên quan, thực hiện các bút toán để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu.

8. Các câu hỏi thường gặp về kế toán công nợ

8.1. Kế toán công nợ cần có những kỹ năng gì?

• Nền tảng kiến thức chuyên môn vững chắc: Hiểu biết sâu rộng về kế toán là nền móng quan trọng giúp kế toán công nợ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Điều này bao gồm khả năng định khoản, sắp xếp chứng từ, và lập báo cáo một cách hiệu quả.
• Thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn: Khả năng nắm vững và thực hiện các nghiệp vụ kế toán công nợ là yếu tố then chốt, giúp theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng, phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí, quản lý hóa đơn, thời hạn thanh toán, cũng như thực hiện các bút toán bù trừ khi cần thiết.
• Sử dụng tin học văn phòng thành thạo: Kế toán công nợ cần thành thạo trong việc sử dụng các công cụ tin học, đặc biệt là Excel và các phần mềm kế toán, quản lý hóa đơn. Việc này giúp xử lý số liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống linh hoạt: Óc phân tích sắc bén và khả năng đưa ra quyết định đúng đắn trong các tình huống phức tạp là kỹ năng cần thiết. Cùng với đó, kỹ năng giao tiếp và ứng xử linh hoạt sẽ giúp kế toán xây dựng và duy trì các mối quan hệ bền vững cả trong và ngoài doanh nghiệp.
• Cẩn thận, trung thực và tỉ mỉ: Việc quản lý công nợ đòi hỏi sự tập trung cao độ, tính cẩn thận và tỉ mỉ để tránh sai sót. Sự trung thực cũng là phẩm chất không thể thiếu, giúp đảm bảo tính chính xác và tin cậy trong công việc.

8.2. Thu nhập của kế toán công nợ là bao nhiêu?

Mức lương của kế toán công nợ phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Kinh nghiệm và kỹ năng: Thu nhập sẽ thay đổi tùy theo mức độ kinh nghiệm, năng lực chuyên môn, và các kỹ năng bổ trợ như ngoại ngữ, tin học văn phòng, và sử dụng phần mềm kế toán.
• Quy mô và tình hình tài chính của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mô lớn và hoạt động hiệu quả thường có chính sách đãi ngộ tốt hơn cho nhân viên.
• Khu vực làm việc: Mức lương cũng khác nhau theo vùng địa lý. Tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, và Đà Nẵng, nơi có mức sống cao hơn, thu nhập của kế toán công nợ cũng sẽ cao hơn.

Hiện nay, với yêu cầu kinh nghiệm từ 1-3 năm, mức lương trung bình của kế toán công nợ dao động từ 8-10 triệu đồng/tháng. Mức lương này có thể cao hơn nếu làm việc cho các tập đoàn lớn tại các trung tâm kinh tế lớn.

Tóm lại, kế toán công nợ đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Với kiến thức chuyên môn vững chắc, kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt và tính cẩn thận, tỉ mỉ, kế toán công nợ không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững trong dài hạn.