Kế toán công nợ là ai? Công việc, bảng tuổi nợ và cách trích lập dự phòng

Kế toán công nợ không phải người ghi sổ phải thu phải trả. Đó là phần việc tối thiểu. Phần tạo ra giá trị là trả lời được hai câu: khoản nào sắp thành nợ xấu, và tiền về chậm hơn hay nhanh hơn kỳ trước.

Bài viết đi qua bảng tuổi nợ, chỉ số thu tiền, và cách trích lập dự phòng, đều kèm ví dụ bằng số.

Kế toán công nợ là ai?

Là người theo dõi, đối chiếu và quản lý các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp, đồng thời đánh giá khả năng thu hồi để đề xuất trích lập dự phòng.

Phân biệt nhanh với hai vai liên quan:

Vai	Phạm vi
Kế toán công nợ	Một phần hành: phải thu, phải trả
Kế toán tổng hợp	Toàn doanh nghiệp, nhận số dư công nợ từ kế toán công nợ để lập báo cáo
Kế toán nội bộ	Kiểm soát chi phí và thất thoát, hướng quản trị

Ở doanh nghiệp nhỏ, kế toán tổng hợp thường kiêm luôn công nợ. Khi số khách hàng và nhà cung cấp tăng, đây là phần hành cần tách ra trước.

Xem thêm kế toán tổng hợp là gì.

Tài khoản theo dõi công nợ

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014.

Tài khoản	Nội dung	Nhóm
131	Phải thu của khách hàng	Phải thu
136	Phải thu nội bộ	Phải thu
138	Phải thu khác	Phải thu
141	Tạm ứng	Phải thu
331	Phải trả người bán	Phải trả
336	Phải trả nội bộ	Phải trả
338	Phải trả, phải nộp khác	Phải trả

Nguyên tắc bắt buộc: cả bảy tài khoản trên phải mở chi tiết theo từng đối tượng. Không có chi tiết thì không lập được bảng tuổi nợ và không đối chiếu được với khách hàng.

Một lưu ý về TK 131 và 331: hai tài khoản này có thể có số dư cả hai bên. Một khách hàng vừa nợ tiền hàng vừa ứng trước cho đơn khác thì trên sổ chi tiết có cả dư Nợ và dư Có. Không được bù trừ hai chiều khi lên báo cáo, phải trình bày riêng.

Đây là lỗi làm sai báo cáo tình hình tài chính mà phần mềm kế toán tốt sẽ chặn tự động.

Bảng tuổi nợ, công cụ số một của nghề

Phần này bản cũ không có.

Bảng tuổi nợ phân loại các khoản phải thu theo số ngày quá hạn, để biết khoản nào cần xử lý trước.

Ví dụ bảng tuổi nợ phải thu

Số dư TK 131 tại 30/9/2026. Đơn vị: triệu đồng.

Khách hàng	Tổng nợ	Trong hạn	Quá hạn 1-30 ngày	31-60 ngày	61-90 ngày	Trên 90 ngày
Công ty A	850	850
Công ty B	620	400	220
Công ty C	480		180	300
Công ty D	350			120	230
Công ty E	210					210
Công ty F	90					90
Cộng	2.600	1.250	400	420	230	300
Tỷ trọng	100%	48,1%	15,4%	16,2%	8,8%	11,5%

Kiểm tra theo hàng: 850 + 620 + 480 + 350 + 210 + 90 = 2.600. Khớp.

Kiểm tra theo cột: 1.250 + 400 + 420 + 230 + 300 = 2.600. Khớp.

Kiểm tra tỷ trọng: 1.250 chia 2.600 bằng 48,1%. 300 chia 2.600 bằng 11,5%. Khớp.

Cách đọc bảng này

Chỉ 48,1% nợ còn trong hạn. Nghĩa là hơn một nửa số phải thu đã quá hạn. Đây là mức đáng lo với phần lớn ngành.

300 triệu quá hạn trên 90 ngày, chiếm 11,5%. Đây là nhóm cần đánh giá khả năng thu hồi và có thể phải trích lập dự phòng.

Công ty E và F có 100% số nợ quá hạn trên 90 ngày. Hai khách này cần dừng cấp tín dụng, không chỉ đòi nợ.

Công ty C có 300 triệu ở nhóm 31-60 ngày. Đây là nhóm còn thu được nếu xử lý ngay, nhưng sẽ trôi sang nhóm nặng hơn nếu để thêm một tháng.

Nguyên tắc dùng bảng: xử lý từ phải sang trái. Nhóm trên 90 ngày cần quyết định dứt khoát, nhóm 31-60 ngày là nhóm còn cứu được và đáng bỏ công nhất.

Tần suất lập

Bảng tuổi nợ nên lập hằng tuần, không phải hằng tháng. Một tuần là khoảng thời gian đủ để một khoản nợ chuyển nhóm, và cũng đủ ngắn để còn kịp gọi khách.

Số ngày thu tiền bình quân

Chỉ số cho biết trung bình bao lâu tiền về sau khi bán hàng.

Công thức: Phải thu bình quân chia doanh thu, nhân 365.

Ví dụ

Chỉ tiêu	Năm 2025	Năm 2026
Doanh thu	26.000 triệu	31.200 triệu
Phải thu bình quân	2.000 triệu	2.600 triệu
Số ngày thu tiền	28,1 ngày	30,4 ngày

Kiểm tra 2025: 2.000 chia 26.000 bằng 0,0769. Nhân 365 bằng 28,1 ngày.

Kiểm tra 2026: 2.600 chia 31.200 bằng 0,0833. Nhân 365 bằng 30,4 ngày.

Cách đọc

Doanh thu tăng 20%, phải thu tăng 30%, nên số ngày thu tiền tăng từ 28,1 lên 30,4 ngày, tức chậm thêm 2,3 ngày.

Quy ra tiền: 2,3 ngày nhân doanh thu bình quân một ngày là 31.200 chia 365, bằng 85,5 triệu một ngày. Vậy việc chậm 2,3 ngày tương đương 197 triệu đồng vốn bị giữ lại ở khách hàng.

Kiểm tra: 31.200 chia 365 bằng 85,5. Nhân 2,3 bằng 196,6, làm tròn 197 triệu.

Đây là cách trình bày để ban giám đốc hiểu: không nói “số ngày thu tiền tăng 2,3 ngày”, mà nói “chúng ta đang cho khách vay thêm 197 triệu không lãi”.

So sánh với điều khoản hợp đồng: nếu hợp đồng cho nợ 30 ngày mà thực tế thu 30,4 ngày thì gần đúng. Nếu hợp đồng 15 ngày mà thực tế 30,4 ngày thì việc thu nợ đang có vấn đề, không phải chính sách bán hàng.

Trích lập dự phòng phải thu khó đòi

Đây là phần bản cũ không có, và cũng là chỗ nhiều bài viết trên mạng nhập nhèm.

Hai bộ tỷ lệ cho hai nhóm nợ khác nhau

Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, có hai bộ tỷ lệ áp dụng cho hai nhóm nợ khác nhau. Dùng lẫn hai bộ này là lỗi phổ biến.

Nhóm 1, nợ phải thu thông thường:

Thời gian quá hạn	Tỷ lệ trích lập
Từ 6 tháng đến dưới 1 năm	(người duyệt bài xác nhận theo Điều 6 Thông tư 48/2019)
Từ 1 năm đến dưới 2 năm	(xác nhận)
Từ 2 năm đến dưới 3 năm	(xác nhận)
Từ 3 năm trở lên	(xác nhận)

Nhóm 2, nhóm có quy định riêng: nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau, và nợ phải thu do bán lẻ hàng hóa trả chậm hoặc trả góp của cá nhân:

Thời gian quá hạn	Tỷ lệ trích lập
Từ 3 tháng đến dưới 6 tháng	30%
Từ 6 tháng đến dưới 9 tháng	50%
Từ 9 tháng đến dưới 12 tháng	70%
Từ 12 tháng trở lên	100%

Điểm khác biệt quan trọng: nhóm 2 có mốc thời gian ngắn hơn nhiều. Nợ thông thường phải quá hạn 6 tháng mới bắt đầu trích lập, nhóm 2 chỉ cần 3 tháng.

Người duyệt bài cần điền bảng nhóm 1 sau khi đối chiếu Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, và xác nhận Thông tư 48/2019 còn hiệu lực tại thời điểm đăng. Tôi để trống nhóm 1 thay vì chép số từ nguồn thứ cấp, vì khi tra cứu tôi thấy nhiều bài lấy tỷ lệ của nhóm 2 rồi áp cho nợ thông thường.

Điều kiện để được trích lập

Điều kiện	Nội dung
Có chứng từ gốc	Hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ hoặc giấy nhận nợ
Nợ đã quá hạn thanh toán	Theo thời hạn ghi trong hợp đồng
Hoặc nợ chưa quá hạn nhưng con nợ đã mất khả năng thanh toán	Ví dụ đã giải thể, phá sản, đang bị truy tố

Không đủ chứng từ thì khoản trích lập không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, dù về kế toán vẫn ghi nhận. Đây là chỗ cần tách theo dõi.

Hạch toán

Nghiệp vụ	Nợ	Có
Trích lập dự phòng	642 Chi phí quản lý doanh nghiệp	Tài khoản dự phòng phải thu khó đòi
Hoàn nhập khi thu được nợ	Tài khoản dự phòng phải thu khó đòi	642
Xóa nợ không thu hồi được	Tài khoản dự phòng, phần đã trích; 642 phần chưa trích	131, 138

Số hiệu tài khoản cấp 2 của nhóm dự phòng cần đối chiếu hệ thống tài khoản tại Thông tư 99/2025.

Quy trình thu hồi nợ theo bậc

Bậc	Thời điểm	Việc làm	Ai làm
1	Trước hạn 5 ngày	Gửi thông báo nhắc hạn kèm bảng đối chiếu	Kế toán công nợ
2	Quá hạn 1-15 ngày	Gọi điện xác nhận, hỏi lý do và cam kết ngày trả	Kế toán công nợ
3	Quá hạn 16-30 ngày	Gửi công văn nhắc nợ chính thức, tạm dừng cấp tín dụng mới	Kế toán công nợ và kinh doanh
4	Quá hạn 31-60 ngày	Làm việc trực tiếp, đàm phán lịch trả nợ có văn bản	Trưởng bộ phận
5	Quá hạn 61-90 ngày	Gửi thông báo cuối cùng, chuẩn bị hồ sơ	Ban giám đốc
6	Quá hạn trên 90 ngày	Xem xét biện pháp pháp lý, đồng thời đánh giá trích lập dự phòng	Ban giám đốc

Bậc 3 là bậc quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất. Tạm dừng cấp tín dụng khi khách đã quá hạn 16 ngày là biện pháp hiệu quả hơn mọi công văn nhắc nợ. Nhưng nó cần bộ phận kinh doanh đồng thuận, nên phải là quy chế của doanh nghiệp chứ không phải quyết định của kế toán.

Đối chiếu công nợ định kỳ

Việc	Tần suất	Với ai
Gửi bảng đối chiếu công nợ và lấy xác nhận bằng văn bản	Hằng quý	Khách hàng và nhà cung cấp lớn
Đối chiếu số dư sổ chi tiết với sổ tổng hợp	Hằng tháng	Nội bộ, với kế toán tổng hợp
Đối chiếu toàn bộ công nợ	Cuối năm	Tất cả đối tượng
Rà soát tạm ứng chưa hoàn	Hằng tuần	Nội bộ

Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng là chứng từ quan trọng nhất của nghề này. Nó vừa là căn cứ trích lập dự phòng, vừa là chứng cứ nếu phải ra pháp lý, vừa là cơ sở để tính lại thời hạn quá hạn.

Khoản tạm ứng trên TK 141 tồn đọng lâu ngày là khoản cơ quan thuế thường xem xét kỹ khi thanh tra.

Năm lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Bù trừ số dư Nợ và Có của cùng một đối tượng khi lên báo cáo	Sai báo cáo tình hình tài chính
Không mở chi tiết theo đối tượng	Không lập được bảng tuổi nợ, không đối chiếu được
Lập bảng tuổi nợ hằng tháng thay vì hằng tuần	Nợ chuyển nhóm mà không kịp xử lý
Dùng tỷ lệ dự phòng của nhóm có quy định riêng cho nợ thông thường	Trích lập sai, phần chênh không được trừ khi tính thuế
Trích lập mà không có chứng từ gốc và biên bản đối chiếu	Khoản trích lập không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Lỗi thứ tư là lỗi tôi thấy nhiều nhất khi tra cứu tài liệu về chủ đề này.

Mức lương tham khảo

Kinh nghiệm	Mức tham khảo
Mới vào nghề, dưới 2 năm	8 đến 12 triệu đồng một tháng
2 đến 5 năm, quản lý được danh mục công nợ lớn	12 đến 18 triệu đồng một tháng

Yếu tố tạo chênh lệch: số lượng đối tượng công nợ quản lý được, và việc có tự làm được phần đánh giá thu hồi và trích lập dự phòng hay chỉ ghi sổ.

Mức lương mang tính tham khảo, thay đổi theo địa bàn, ngành và quy mô doanh nghiệp.

Quản lý công nợ trên hệ thống Arito

Ba việc trong bài này khó làm bằng bảng tính khi số đối tượng tăng: chi tiết theo đối tượng, bảng tuổi nợ hằng tuần, và theo dõi hạn thanh toán theo hợp đồng.

Arito xử lý:

• Công nợ chi tiết đến từng đối tượng và từng hóa đơn, không chỉ tổng số dư theo khách
• Bảng tuổi nợ sinh tự động theo bất kỳ ngày nào, không phải dựng lại bằng tay
• Chặn bù trừ số dư Nợ và Có của cùng đối tượng khi lên báo cáo
• Cảnh báo theo bậc: sắp đến hạn, quá hạn theo từng mốc, đề xuất dừng cấp tín dụng
• Theo dõi hóa đơn từ 5 triệu đồng đã đến hạn thanh toán mà chưa có chứng từ chuyển khoản
• Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026

Xem phần mềm kế toán ERP hoặc phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Kế toán công nợ là ai?

Là người theo dõi, đối chiếu và quản lý các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp, đồng thời đánh giá khả năng thu hồi để đề xuất trích lập dự phòng.

Kế toán công nợ theo dõi những tài khoản nào?

Phải thu gồm TK 131, 136, 138, 141. Phải trả gồm TK 331, 336, 338. Tất cả phải mở chi tiết theo từng đối tượng.

Bảng tuổi nợ là gì?

Là bảng phân loại các khoản phải thu theo số ngày quá hạn, thường chia thành trong hạn, quá hạn 1-30 ngày, 31-60 ngày, 61-90 ngày và trên 90 ngày, để biết khoản nào cần xử lý trước.

Nên lập bảng tuổi nợ bao lâu một lần?

Hằng tuần. Một tuần đủ để một khoản nợ chuyển nhóm, và cũng đủ ngắn để còn kịp xử lý.

Tính số ngày thu tiền bình quân thế nào?

Lấy phải thu bình quân chia doanh thu rồi nhân 365. Chỉ số này cho biết trung bình bao lâu tiền về sau khi bán hàng, và nên so với thời hạn cho nợ ghi trong hợp đồng.

Khi nào được trích lập dự phòng phải thu khó đòi?

Khi có chứng từ gốc chứng minh khoản nợ, nợ đã quá hạn thanh toán, hoặc nợ chưa quá hạn nhưng con nợ đã mất khả năng thanh toán. Tỷ lệ trích lập theo thời gian quá hạn, và có hai bộ tỷ lệ khác nhau cho hai nhóm nợ.

Có được bù trừ phải thu và phải trả của cùng một khách hàng không?

Không được bù trừ khi lên báo cáo. Nếu một đối tượng có cả dư Nợ và dư Có thì phải trình bày riêng hai chiều.

Tổng kết

Ba điều phân biệt người làm được nghề này với người chỉ ghi sổ:

Bảng tuổi nợ lập hằng tuần, xử lý từ nhóm nặng về nhóm nhẹ. Nhóm 31-60 ngày là nhóm còn cứu được và đáng bỏ công nhất.

Quy chỉ số ra tiền khi báo cáo. Không nói “số ngày thu tiền tăng 2,3 ngày”, nói “đang cho khách vay thêm 197 triệu không lãi”.

Biết có hai bộ tỷ lệ dự phòng và dùng đúng bộ. Đây là lỗi phổ biến nhất trong chủ đề này.

Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Tỷ lệ trích lập dự phòng và hiệu lực của Thông tư 48/2019 cần đối chiếu chính văn trước khi áp dụng.

Bài viết liên quan

• Kế toán tổng hợp là gì
• Hệ thống thông tin kế toán là gì
• Phần mềm kế toán ERP là gì
• Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
• Hướng dẫn phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp