Hướng dẫn ứng dụng ERP cho doanh nghiệp đúng cách và hiệu quả

1. Thống kê về tình hình triển khai ERP tại Việt Nam

1.1 Thống kê

Việc triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) trong các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam đang ngày càng phổ biến. Theo các báo cáo từ các công ty nghiên cứu thị trường, tỷ lệ triển khai ERP tăng trung bình từ 10% đến 15% mỗi năm. Hiện tại, khoảng 30-40% các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đã hoặc đang triển khai ERP nhằm cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Việc triển khai ERP đã và đang được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp tại Việt Nam. Trong đó, ngành sản xuất chiếm tỷ trọng lớn nhất, với hơn 50% các doanh nghiệp sản xuất đã áp dụng hệ thống này để tối ưu hóa quy trình và quản lý hiệu quả hơn. Ngành bán lẻ và phân phối cũng chứng kiến sự gia tăng mạnh mẽ trong việc áp dụng ERP, nhờ vào sự phát triển của thương mại điện tử và nhu cầu tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Ngoài ra, các tổ chức tài chính và ngân hàng đang sử dụng ERP để quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro, và tuân thủ các quy định, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

1.2 Lợi ích 

Lợi ích của việc ứng dụng ERP cho doanh nghiệp có thể không dễ dàng nhận thấy ngay lập tức, nhưng đó là những giá trị dài hạn và bền vững mà doanh nghiệp sẽ gặt hái được theo thời gian. Một số lợi ích nổi bật mà các giải pháp ERP mang lại bao gồm:

• Truy cập thông tin nhanh chóng với độ chính xác, an toàn, và ổn định cao.
• Đồng bộ hóa các nguồn dữ liệu theo quy trình, tránh trùng lặp trong công việc.
• Giám sát và cân đối khả năng tài chính cùng hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
• Theo dõi chặt chẽ tiến độ cung ứng hàng hóa cho khách hàng và việc tiếp nhận vật tư từ nhà cung cấp.
• Tăng cường khả năng thích ứng nhanh chóng với các quy trình kinh doanh thay đổi.
• Mở rộng hệ thống sản xuất kinh doanh một cách đồng bộ và nhanh chóng.
• Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng tiền hàng, hàng hóa, và vật tư.
• Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số hiện đại.
• Giảm thiểu các chi phí không cần thiết và giám sát chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh.

Những lợi ích này không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn mà còn tạo ra nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong tương lai.

1.3 Thách thức

Các doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP thường có quy trình sản xuất và mô hình tổ chức phức tạp, đòi hỏi sự chính xác cao trong quản lý. Tuy nhiên, ERP không phải là giải pháp phù hợp cho tất cả mọi doanh nghiệp. Mặc dù những lợi ích và hiệu quả mà ERP mang lại là rõ ràng, nhưng chi phí đầu tư cho một dự án ERP là rất lớn, đây là một khoản đầu tư đáng kể cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Chỉ những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, với khả năng tài chính vững mạnh và có thể nhanh chóng hoàn vốn, mới đủ điều kiện để triển khai ERP.

Một trong những lý do chính là trình độ nhân sự từ cấp quản lý đến cấp dưới ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa đáp ứng đủ yêu cầu, năng lực nhân sự không đồng đều và quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa, thường phải thay đổi để thích ứng với sự phát triển nhanh chóng. Các giải pháp ERP nếu phải “gò ép” theo quy trình lạc hậu của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. Đặc biệt, đối với những quy trình sản xuất nhiều công đoạn thủ công, việc điều chỉnh giải pháp ERP để phù hợp có thể trở thành “cơn ác mộng” đối với nhà cung cấp. Có những doanh nghiệp dù đã triển khai ERP nhưng không thể tận dụng hết năng lực của hệ thống, nhiều nơi chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát cơ bản.

Ngoài ra, một nguyên nhân khác đến từ phía các công ty triển khai ERP tại Việt Nam là số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn rất ít, và không phải nhà cung cấp nào cũng có đội ngũ chuyên gia chất lượng. Để triển khai hệ thống ERP hiệu quả, 80% khối lượng công việc là tư vấn, chỉ 20% là kỹ thuật. Tuy nhiên, đa phần các công ty triển khai ERP tại Việt Nam hiện nay còn thiếu kinh nghiệm và uy tín, đội ngũ tư vấn viên của họ thường chỉ dừng lại ở mức độ triển khai, thiếu khả năng tư vấn sâu sắc về các quy trình nghiệp vụ cho khách hàng.

Những khó khăn và thách thức từ nhiều phía khiến nhiều doanh nghiệp vẫn gặp lúng túng khi quyết định triển khai ERP, mặc dù lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong quản lý đã quá rõ ràng, và thị trường không thiếu những đối thủ cạnh tranh đã ứng dụng thành công ERP từ nhiều năm trước. Để đạt được lợi ích cao nhất từ ERP, mỗi doanh nghiệp cần tự trang bị kiến thức về ERP và quy trình triển khai dự án, thay vì chỉ phụ thuộc vào các nhà cung cấp.

1.4 Xu hướng tương lai

Trong những năm gần đây, việc sử dụng ERP tại Việt Nam đã chứng kiến sự tăng trưởng đáng kể khi các doanh nghiệp tìm cách hợp lý hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý. Mặc dù rất khó để xác định chính xác số lượng doanh nghiệp đã triển khai ERP tại Việt Nam, nhưng xu hướng này đang ngày càng phát triển mạnh mẽ. 

Với nhu cầu ngày càng tăng về chuyển đổi số và sự xuất hiện của các công nghệ mới, tương lai của ERP tại Việt Nam hứa hẹn sẽ rất tiềm năng. Các giải pháp ERP đã được sử dụng rộng rãi bởi các tổ chức trên toàn cầu để quản lý tài chính, nguồn nhân lực, chuỗi cung ứng, sản xuất, và quan hệ khách hàng. Hệ thống ERP không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp, bao gồm việc tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (ML), và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA). 

Hơn nữa, ERP mobile cũng trở nên phổ biến hơn, cho phép người dùng truy cập và quản lý các chức năng của ERP qua thiết bị di động, cung cấp khả năng truy cập dữ liệu theo thời gian thực và linh hoạt. Mặc dù các dự án ERP có thể phức tạp và tốn kém, nhưng nếu được triển khai hiệu quả, chúng có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí và cải thiện quản lý.

2. Các doanh nghiệp đã triển khai ERP thành công

2.1 Nhà hàng Bắc Kim Thang

Nhà hàng Bắc Kim Thang, tọa lạc tại Tầng 5 Crescent Mall, Quận 7, TP.HCM, là điểm đến ẩm thực độc đáo, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mới mẻ kể từ Quý 2 năm 2024. Với không gian tinh tế, hiện đại, được chiếu sáng tự nhiên, nhà hàng không chỉ là nơi thưởng thức ẩm thực mà còn là chốn thư giãn ấm cúng và sang trọng. Thực đơn phong phú kết hợp với dịch vụ chuyên nghiệp tạo nên trải nghiệm ẩm thực đáng nhớ cho mọi thực khách.

Để quản lý hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển bền vững, Nhà hàng Bắc Kim Thang đã lựa chọn giải pháp AritoERP. Đây là hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện, được thiết kế riêng cho ngành F&B (Food and Beverage). AritoERP tích hợp từ quản lý tài chính, kế toán đến kho bãi và bán hàng, giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro. Đặc biệt, hệ thống này còn kết nối mượt mà với các thiết bị POS (Point of Sale), cho phép quản lý doanh thu và tồn kho một cách chính xác và minh bạch.

Kết quả nghiệm thu dự án AritoERP kết nối POS cho Nhà hàng Bắc Kim Thang đã đem lại những cải tiến rõ rệt. Dự án triển khai thành công đã giúp cải thiện quản lý tài chính và kế toán, đồng thời tối ưu hóa hoạt động vận hành của nhà hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ cao và hướng đến sự phát triển bền vững.

2.2 Công ty Đảo Hải Sản

Đảo Hải Sản là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp hải sản tươi sống tại Việt Nam, với mục tiêu mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao và dịch vụ tốt nhất. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu mở rộng và tối ưu hóa hoạt động, Đảo Hải Sản đã quyết định triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) với sự hỗ trợ của Arito Solutions.

Trước khi triển khai ERP, Đảo Hải Sản gặp phải nhiều thách thức trong việc quản lý kho hàng, theo dõi đơn hàng, và quản lý tài chính. Với sự phát triển nhanh chóng, các quy trình thủ công đã trở nên quá tải và không đáp ứng được nhu cầu vận hành hiệu quả.

Arito Solutions đã tiến hành phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của Đảo Hải Sản và thiết kế một hệ thống ERP tùy chỉnh để phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống này không chỉ tập trung vào việc quản lý kho hàng và đơn hàng, mà còn tích hợp các chức năng quản lý tài chính, nhân sự, và quan hệ khách hàng (CRM).

Sau khi triển khai ERP, Đảo Hải Sản đã ghi nhận những cải thiện rõ rệt:

1. Tối Ưu Hóa Quản Lý Kho Hàng: Hệ thống ERP giúp theo dõi chính xác số lượng và vị trí hàng hóa, giảm thiểu thất thoát và lãng phí.
2. Quản Lý Đơn Hàng Hiệu Quả: Việc xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn, giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu.
3. Tích Hợp Quản Lý Tài Chính: ERP cho phép Đảo Hải Sản quản lý dòng tiền, lập báo cáo tài chính một cách dễ dàng và chính xác.
4. Cải Thiện Quy Trình Nhân Sự: Từ việc tuyển dụng đến quản lý hiệu suất, tất cả đều được tự động hóa và chuẩn hóa thông qua hệ thống ERP.

Việc triển khai ERP không chỉ giúp Đảo Hải Sản giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Hệ thống ERP từ Arito Solutions đã giúp doanh nghiệp này nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và mở rộng quy mô một cách linh hoạt.

Sự thành công của Đảo Hải Sản khi triển khai ERP đã chứng minh tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ từ Arito Solutions, Đảo Hải Sản đã không chỉ duy trì mà còn nâng cao vị thế của mình trên thị trường, mang lại giá trị vượt trội cho khách hàng và đối tác.

2.3 VietinBank

VietinBank từng đối mặt với nhiều khó khăn khi quản lý hệ thống dữ liệu bằng các phần mềm truyền thống. Trong lĩnh vực kế toán tài chính, dữ liệu phức tạp và khối lượng thông tin lớn dẫn đến nguy cơ trùng lặp cao khi sử dụng các phần mềm cũ. Hơn nữa, các phần mềm quản lý truyền thống không đáp ứng đủ nhu cầu quản lý nguồn nhân lực khi số lượng nhân viên tăng cao, dẫn đến hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu, và nhân sự phải tốn nhiều thời gian để phân tích, tổng hợp báo cáo.

Việc triển khai ERP đã giúp VietinBank nâng cao hiệu quả và chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý. Nhờ ERP, VietinBank có thể quản lý tài chính nội bộ, nguồn nhân lực, bảng lương, xây dựng và quản lý ngân sách, truy xuất báo cáo, và hạn chế trùng lặp dữ liệu một cách hiệu quả hơn. ERP đã giúp cụ thể hóa các quy trình nghiệp vụ, giúp việc kiểm soát trở nên dễ dàng và chính xác hơn, đồng thời góp phần đẩy mạnh sự phát triển và chuyên nghiệp hóa của VietinBank.

2.4 Vinamilk

Trước khi áp dụng thành công hệ thống quản lý ERP như hiện nay, Vinamilk đã gặp nhiều khó khăn khi phải dựa vào Excel để quản lý sản xuất, chiến lược kinh doanh, và mua bán hàng hóa. Việc sử dụng Excel khiến một doanh nghiệp quy mô lớn như Vinamilk gặp khó khăn trong việc kiểm soát đầu vào và đầu ra của hàng hóa. Quá trình quản lý trở nên thiếu đồng bộ, dữ liệu khó chia sẻ và truyền tải giữa các khâu.

Năm 2007, Vinamilk quyết định triển khai ERP, và chỉ sau 2 năm thử nghiệm, họ đã gặt hái được những lợi ích rõ rệt trong việc quản lý kinh doanh. Nhờ ERP, thông tin trong toàn bộ hệ thống của Vinamilk trở nên thống nhất và đồng bộ, hỗ trợ việc truyền đạt và lưu trữ dữ liệu xuyên suốt, giúp nâng cao hiệu quả vận hành.

Hơn nữa, việc ứng dụng ERP đã giúp Vinamilk liên kết rõ ràng giữa trụ sở chính, các kho hàng, nhà máy, và hệ thống bán hàng trên toàn quốc. Điều này giúp Vinamilk dễ dàng quản lý và nắm bắt dữ liệu hơn bao giờ hết. Kể từ khi triển khai ERP, Vinamilk đã từng bước ổn định và phát triển mạnh mẽ hơn, tối ưu hóa và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Nhờ đó, Vinamilk đã xuất sắc lọt vào top 200 công ty có doanh thu tốt nhất ở khu vực Châu Á – Thái Bình Dương.

3. Cách ứng dụng ERP cho doanh nghiệp hiệu quả

Triển khai hệ thống ERP một cách hiệu quả đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kế hoạch cẩn thận. Dưới đây là một số bước để ứng dụng ERP cho doanh nghiệp:

1. Phân tích nhu cầu và lựa chọn phần mềm ERP:
   • Đầu tiên, xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Phân tích các quy trình kinh doanh, từ quản lý tài chính đến quản lý nhân sự.
   • Dựa vào nhu cầu, lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp. Cân nhắc tính năng, khả năng tùy chỉnh, và khả năng tích hợp.
2. Lập kế hoạch triển khai:
   • Xây dựng kế hoạch chi tiết về thời gian triển khai, nguồn lực, và ngân sách.
   • Đảm bảo sự tham gia của các bộ phận liên quan và đội ngũ triển khai.
3. Thiết lập hệ thống:
   • Cài đặt phần mềm ERP và tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.
   • Đảm bảo tích hợp với các hệ thống khác (ví dụ: hệ thống tài chính, quản lý kho).
4. Đào tạo nhân viên:
   • Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống ERP. Họ cần hiểu cách sử dụng và tối ưu hóa quy trình công việc.
   • Hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển đổi.
5. Theo dõi và tối ưu hóa:
   • Theo dõi hiệu suất hệ thống ERP sau triển khai. Điều chỉnh nếu cần thiết.
   • Tối ưu hóa quy trình kinh doanh dựa trên dữ liệu từ hệ thống ERP.

Nhớ rằng, sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo và sự tham gia của toàn bộ tổ chức là quan trọng để đạt được hiệu quả trong việc triển khai ERP. Chúc bạn thành công!