Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc, công thức tính và mẫu bảng

Định biên nhân sự là bài toán mà sai ở hai đầu đều tốn tiền: thiếu người thì quá tải và mất đơn hàng, thừa người thì gánh chi phí lương không tạo ra giá trị.

Bài viết giải thích định biên nhân sự là gì, ba nguyên tắc để xác định, các công thức tính kèm ví dụ bằng số cho ba tình huống khác nhau, và mẫu bảng để bạn tự làm.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, từng bộ phận trong doanh nghiệp, kèm theo yêu cầu về năng lực, để đáp ứng khối lượng công việc và mục tiêu kinh doanh với chi phí hợp lý.

Cụm này còn được gọi là biên chế lao động hoặc biên chế cán bộ, cách gọi phổ biến trong khối cơ quan nhà nước.

Định biên trả lời ba câu hỏi:

Câu hỏi	Nội dung xác định
Cần bao nhiêu người	Số lượng cho từng vị trí, từng bộ phận
Cần người như thế nào	Yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm
Cần vào lúc nào	Thời điểm tuyển, thời điểm điều chuyển

Định biên khác tuyển dụng: định biên xác định nhu cầu, tuyển dụng là hoạt động đáp ứng nhu cầu đó. Làm tuyển dụng mà không có định biên dẫn đến tuyển theo cảm tính và theo áp lực của trưởng bộ phận nào lên tiếng to nhất.

Vì sao doanh nghiệp cần định biên nhân sự?

Lợi ích	Biểu hiện cụ thể
Đủ người cho vận hành	Không rơi vào tình trạng thiếu người ở khâu quan trọng
Phân bổ công việc hợp lý	Đúng người đúng việc, giảm chồng chéo và bỏ sót
Giảm quá tải, tăng năng suất	Khối lượng việc tương xứng với số người
Cơ sở cho đào tạo và phát triển	Biết vị trí nào thiếu năng lực gì để bổ sung
Kiểm soát chi phí nhân sự	Tránh cả thiếu người lẫn thừa người
Cơ sở lập ngân sách	Quỹ lương năm sau tính được từ định biên
Rõ ràng về vai trò	Mỗi vị trí biết mình chịu trách nhiệm gì

Điều kiện cần có trước khi làm định biên

Làm định biên khi chưa có các điều kiện dưới đây thì kết quả chỉ là con số ước lượng.

Ở cấp doanh nghiệp:

• Có định hướng chiến lược rõ ràng cho kỳ tới
• Có kế hoạch kinh doanh cụ thể kèm ngân sách và các kịch bản dự phòng
• Có cơ cấu tổ chức đã được phê duyệt

Ở cấp bộ phận:

• Có bản mô tả công việc cho từng vị trí, nêu rõ nhiệm vụ và quyền hạn
• Xác định được tần suất của từng đầu việc: hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng hay theo mùa vụ
• Có tiêu chí đánh giá kết quả công việc
• Biết mức độ tự động hóa hiện tại, vì công việc đã được phần mềm xử lý thì không cần tính người

Thiếu bản mô tả công việc là vướng mắc phổ biến nhất. Không biết một vị trí phải làm những gì thì không tính được cần bao nhiêu người.

Ba nguyên tắc định biên nhân sự

Nguyên tắc 1: Tỷ lệ tương quan

Dựa trên mối quan hệ tỷ lệ giữa nhân sự với một chỉ tiêu kinh doanh, hoặc giữa các nhóm nhân sự với nhau.

Loại tương quan	Tỷ lệ tham khảo	Ghi chú
Doanh thu và nhân sự	Doanh thu tăng 30% thì nhân sự tăng khoảng 20%	Nhân sự tăng chậm hơn doanh thu, phần chênh là năng suất
Nhân sự trực tiếp và gián tiếp	Khoảng 65% trực tiếp, 35% gián tiếp	Tỷ lệ gián tiếp cao là dấu hiệu bộ máy nặng
Quản lý và nhân viên	Khoảng 15% quản lý, 85% nhân viên	Tương đương một quản lý phụ trách 5 đến 7 người

Cảnh báo khi dùng các tỷ lệ này: đây là con số tham khảo chung, không phải chuẩn mực. Doanh nghiệp sản xuất có tỷ lệ trực tiếp cao hơn nhiều so với doanh nghiệp dịch vụ. Cách dùng đúng là so sánh tỷ lệ của chính doanh nghiệp qua các năm và với doanh nghiệp cùng ngành cùng quy mô.

Nguyên tắc 2: Định mức lao động

Dựa trên khối lượng công việc mà một người có thể xử lý trong một đơn vị thời gian.

Cách xác định định mức	Ví dụ
Theo khối lượng sản phẩm	30 sản phẩm mỗi ca mỗi người
Theo chỉ tiêu kết quả	Mỗi nhân viên kinh doanh phụ trách doanh số 500 triệu đồng mỗi tháng
Theo số lượng chứng từ, hồ sơ	Một kế toán xử lý 400 chứng từ mỗi tháng
Theo số đối tượng phục vụ	Một nhân viên nhân sự phụ trách 80 nhân viên

Đây là nguyên tắc chính xác nhất nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải có định mức đáng tin cậy. Định mức lập từ nhiều năm trước và chưa cập nhật sẽ cho ra kết quả sai.

Nguyên tắc 3: Tần suất và thời lượng

Dựa trên số lượng đầu việc, tần suất phát sinh và thời gian thực hiện mỗi lần.

Cách làm: liệt kê toàn bộ đầu việc của vị trí, ghi tần suất và thời lượng, cộng tổng giờ cần trong năm rồi chia cho quỹ giờ làm việc của một người.

Đầu việc	Tần suất	Thời lượng mỗi lần	Tổng giờ mỗi năm
Đối chiếu công nợ	Hằng tháng	8 giờ	96
Lập báo cáo quản trị	Hằng tuần	3 giờ	156
Kiểm kê kho	Hằng quý	16 giờ	64
Quyết toán năm	Hằng năm	80 giờ	80
Xử lý chứng từ hằng ngày	Hằng ngày	5 giờ	1.250
Tổng			1.646

Nguyên tắc này phù hợp nhất với các vị trí gián tiếp như kế toán, hành chính, nhân sự, nơi công việc đa dạng và không đo được bằng sản lượng.

Tính hệ số quy đổi: phần nhiều tài liệu làm sai

Với các vị trí phải có người trực liên tục như bảo vệ, thu ngân, vận hành máy theo ca, số người cần lớn hơn số vị trí, vì mỗi người còn nghỉ tuần, nghỉ lễ và nghỉ phép.

Nhiều tài liệu đưa hệ số 1,32 như một con số dùng chung. Con số đó chỉ đúng với một chế độ nghỉ cụ thể. Cách đúng là tự tính theo chế độ của doanh nghiệp mình.

Hệ số quy đổi = Số ngày cần có mặt trong năm ÷ Số ngày làm việc thực tế của một người trong năm

Số ngày làm việc thực tế = 365 − Số ngày nghỉ hằng tuần − Số ngày nghỉ lễ tết − Số ngày nghỉ phép năm

So sánh hai chế độ tuần làm việc

Chỉ tiêu	Doanh nghiệp làm 6 ngày mỗi tuần	Doanh nghiệp làm 5 ngày mỗi tuần
Tổng số ngày trong năm	365	365
Nghỉ hằng tuần	52 ngày chủ nhật	104 ngày thứ bảy và chủ nhật
Nghỉ lễ tết theo quy định	11 ngày	11 ngày
Nghỉ phép năm	12 ngày	12 ngày
Số ngày làm việc thực tế	290 ngày	238 ngày
Hệ số quy đổi cho vị trí trực 365 ngày	365 ÷ 290 = 1,26	365 ÷ 238 = 1,53

Chênh lệch giữa hai chế độ là rất lớn. Áp dụng hệ số 1,32 cho doanh nghiệp làm 5 ngày mỗi tuần sẽ tính thiếu người đáng kể.

Ba điều chỉnh cần cân nhắc thêm:

1. Số ngày nghỉ phép theo Bộ luật Lao động 2019: 12 ngày với điều kiện làm việc bình thường, 14 ngày với công việc nặng nhọc độc hại và một số nhóm đặc thù, 16 ngày với công việc đặc biệt nặng nhọc độc hại. Cứ đủ 5 năm làm việc được cộng thêm 1 ngày.
2. Nghỉ ốm, nghỉ việc riêng, đào tạo: nên trừ thêm một khoản dự phòng, thường 5 đến 10 ngày mỗi người mỗi năm tùy đặc thù.
3. Vị trí không cần trực 365 ngày: nếu vị trí chỉ cần có mặt vào ngày làm việc của công ty thì tử số không phải 365 mà là số ngày công ty hoạt động.

Công thức tổng quát cho vị trí trực theo ca:

Số người cần = Số người mỗi ca × Số ca mỗi ngày × Hệ số quy đổi

Ba công thức tính định biên

Công thức	Cách tính	Dùng khi
Theo tỷ lệ tương quan	Số nhân sự cần = Số nhân sự hiện tại × Tỷ lệ tăng trưởng	Doanh nghiệp tăng trưởng ổn định, cơ cấu công việc không đổi
Theo định mức lao động	Số nhân sự cần = Tổng khối lượng công việc ÷ Định mức mỗi người	Có định mức đáng tin cậy, công việc đo lường được
Theo quỹ thời gian	Số nhân sự cần = Tổng giờ công cần trong năm ÷ Quỹ giờ làm việc một người	Vị trí gián tiếp, công việc đa dạng

Trong thực tế nên tính bằng ít nhất hai cách rồi đối chiếu. Hai kết quả lệch nhau nhiều là dấu hiệu có giả định sai ở đâu đó.

Ba ví dụ tính định biên

Ví dụ 1: Xưởng sản xuất, tính theo định mức lao động

Xưởng may cần sản xuất 60.000 áo trong tháng. Định mức 30 áo mỗi ca mỗi công nhân. Xưởng chạy 1 ca mỗi ngày, 26 ngày làm việc trong tháng.

Bước	Tính toán	Kết quả
Tổng số ca công cần	60.000 ÷ 30	2.000 ca công
Số công nhân cần nếu đi làm đủ	2.000 ÷ 26	77 người
Cộng dự phòng nghỉ ốm, nghỉ phép 8%	77 × 1,08	84 người

Nếu tỷ lệ phế phẩm là 3%, sản lượng phải làm thực tế là 60.000 ÷ 0,97 = 61.856 áo, khi đó số công nhân cần tăng lên khoảng 86 người.

Ví dụ 2: Cửa hàng, tính theo ca trực

Cửa hàng mở cửa 365 ngày mỗi năm, từ 8 giờ đến 22 giờ, chia 2 ca. Mỗi ca cần 3 người. Công ty áp dụng chế độ làm 6 ngày mỗi tuần, phép năm 12 ngày.

Bước	Tính toán	Kết quả
Số ngày làm việc thực tế một người	365 − 52 − 11 − 12	290 ngày
Hệ số quy đổi	365 ÷ 290	1,26
Số người cần	3 người × 2 ca × 1,26	7,6 làm tròn thành 8 người

Nếu công ty áp dụng chế độ làm 5 ngày mỗi tuần, hệ số là 1,53 và số người cần là 3 × 2 × 1,53 = 9,2 tức 10 người. Chênh 2 người chỉ vì khác chế độ tuần làm việc.

Ví dụ 3: Phòng kế toán, tính theo quỹ thời gian

Liệt kê đầu việc của phòng kế toán, tổng cộng cần 6.800 giờ công trong năm.

Bước	Tính toán	Kết quả
Số ngày làm việc thực tế một người	365 − 104 − 11 − 12	238 ngày
Trừ dự phòng nghỉ ốm và đào tạo 8 ngày	238 − 8	230 ngày
Quỹ giờ một người mỗi năm	230 × 8 giờ	1.840 giờ
Hiệu suất làm việc thực tế 85%	1.840 × 0,85	1.564 giờ
Số người cần	6.800 ÷ 1.564	4,3 làm tròn thành 4 đến 5 người

Hệ số hiệu suất 85% phản ánh thời gian họp, trao đổi, gián đoạn. Dùng 100% là cách nhanh nhất để có một định biên luôn thiếu người.

Mẫu bảng định biên nhân sự

Cấu trúc bảng để bạn dựng trên bảng tính.

Cột	Nội dung	Ghi chú
A	Bộ phận
B	Vị trí, chức danh
C	Nhóm: trực tiếp hay gián tiếp	Để tính tỷ lệ ở nguyên tắc 1
D	Định biên năm trước
E	Nhân sự hiện có
F	Cơ sở tính định biên	Ghi rõ theo nguyên tắc nào
G	Khối lượng công việc dự kiến	Sản lượng, doanh thu, số chứng từ
H	Định mức áp dụng
I	Định biên năm nay	Kết quả tính từ G và H
J	Chênh lệch so với hiện có	I trừ E
K	Hành động	Tuyển thêm, điều chuyển, cắt giảm, giữ nguyên
L	Thời điểm thực hiện	Quý mấy
M	Mức lương dự kiến	Để tính ngân sách
N	Chi phí tăng thêm	J nhân M nhân số tháng
O	Ghi chú	Ràng buộc, rủi ro

Ba dòng tổng cần có ở cuối bảng: tổng định biên, tổng chênh lệch, và tổng chi phí tăng thêm. Thêm hai ô tính tỷ lệ trực tiếp trên gián tiếp và tỷ lệ quản lý trên nhân viên để tự kiểm tra theo nguyên tắc 1.

Quy trình định biên nhân sự năm bước

Bước 1. Dự báo nhu cầu nhân sự

Xuất phát từ kế hoạch kinh doanh: sản lượng dự kiến, doanh thu mục tiêu, dự án sắp triển khai, thị trường mới. Từ đó xác định khối lượng công việc phát sinh cho từng bộ phận.

Bước 2. Phân tích thực trạng nhân sự hiện có

Nhóm yếu tố	Nội dung cần đánh giá
Số lượng và cơ cấu	Bao nhiêu người, phân bổ theo bộ phận và cấp bậc thế nào
Năng lực	Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm hiện có so với yêu cầu
Hiệu suất	Năng suất thực tế so với định mức
Yếu tố mềm	Mức độ gắn bó, tỷ lệ nghỉ việc, văn hóa làm việc

Cần tính cả tỷ lệ nghỉ việc dự kiến. Bộ phận có tỷ lệ nghỉ việc 20% mỗi năm thì định biên phải tính thêm phần tuyển bù.

Bước 3. Xác định phần tăng giảm

So sánh nhu cầu dự báo với thực trạng để ra con số thừa hoặc thiếu cho từng vị trí. Đây là lúc áp dụng các công thức ở phần trên.

Bước 4. Lập kế hoạch hành động

Tình huống	Phương án
Thiếu người	Tuyển mới, điều chuyển từ bộ phận thừa, thuê ngoài, tăng ca có kiểm soát
Thừa người	Điều chuyển sang bộ phận thiếu, đào tạo lại, cắt giảm theo đúng quy định pháp luật
Thiếu năng lực chứ không thiếu người	Đào tạo, kèm cặp, thay đổi phân công
Công việc có thể tự động hóa	Đầu tư công cụ thay vì tuyển thêm

Phương án cuối cùng hay bị bỏ qua. Trước khi tuyển thêm một kế toán để nhập chứng từ, nên tính xem việc nhập liệu đó có thể tự động hóa được không.

Bước 5. Theo dõi và đánh giá

So sánh định biên với thực tế theo tháng, phân tích chênh lệch và điều chỉnh cho kỳ sau. Ba giai đoạn quản lý định biên trong năm:

Giai đoạn	Nội dung
Thiết lập	Xây dựng định biên cho từng vị trí, từng bộ phận vào đầu năm
Đăng ký tuyển dụng	Bộ phận đăng ký tuyển trong phạm vi định biên đã duyệt
Theo dõi hằng tháng	Đối chiếu nhân sự thực tế với định biên, báo cáo chênh lệch

Nguyên tắc quan trọng: không tuyển vượt định biên nếu chưa có phê duyệt điều chỉnh. Không giữ nguyên tắc này thì định biên chỉ là tài liệu tham khảo.

Định biên nhân sự trên hệ thống

Định biên là bài toán dữ liệu: cần biết chính xác hiện có bao nhiêu người ở đâu, khối lượng công việc thực tế là bao nhiêu, và chi phí tương ứng.

Phân hệ quản lý nhân sự của Arito hỗ trợ:

• Quản lý cơ cấu tổ chức, danh mục vị trí và định biên theo từng bộ phận
• Đối chiếu nhân sự thực tế với định biên đã duyệt, cảnh báo khi vượt
• Dữ liệu chấm công và năng suất làm cơ sở rà lại định mức lao động
• Tính chi phí nhân sự theo bộ phận, liên thông phân hệ tài chính kế toán để lập ngân sách quỹ lương
• Với doanh nghiệp sản xuất, chi phí nhân công chảy vào chi phí sản xuất và giá thành
• Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc theo bộ phận để tính phần tuyển bù

Chi tiết về hệ thống quản lý nhân sự có trong bài hệ thống thông tin nhân sự là gì. Đăng ký demo để trao đổi cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Định biên nhân sự là gì?

Là quá trình xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí và từng bộ phận, kèm yêu cầu về năng lực, để đáp ứng khối lượng công việc và mục tiêu kinh doanh với chi phí hợp lý.

Có công thức chung để tính định biên không?

Không có một công thức duy nhất. Có ba cách tính chính: theo tỷ lệ tương quan, theo định mức lao động và theo quỹ thời gian. Nên tính bằng ít nhất hai cách rồi đối chiếu kết quả.

Hệ số quy đổi 1,32 có dùng được cho mọi doanh nghiệp không?

Không. Hệ số này phụ thuộc vào chế độ tuần làm việc và số ngày nghỉ của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp làm 6 ngày mỗi tuần có hệ số khoảng 1,26, doanh nghiệp làm 5 ngày mỗi tuần có hệ số khoảng 1,53. Nên tự tính theo chế độ thực tế.

Ai chịu trách nhiệm làm định biên nhân sự?

Doanh nghiệp nhỏ thường do chủ doanh nghiệp quyết. Doanh nghiệp lớn giao cho phòng nhân sự chủ trì, phối hợp với tài chính và bộ phận kế hoạch, dựa trên đề xuất của từng trưởng bộ phận.

Bao lâu nên rà lại định biên một lần?

Lập định biên theo năm cùng với kế hoạch kinh doanh, đối chiếu thực tế hằng tháng, và rà soát điều chỉnh giữa năm nếu có biến động lớn về quy mô kinh doanh.

Định biên khác kế hoạch tuyển dụng thế nào?

Định biên xác định cần bao nhiêu người ở mỗi vị trí. Kế hoạch tuyển dụng là hoạt động lấp phần chênh lệch giữa định biên và nhân sự hiện có, kèm thời điểm và ngân sách cụ thể.

Có cần tính đến tỷ lệ nghỉ việc khi định biên không?

Có, đây là yếu tố hay bị bỏ qua. Bộ phận có tỷ lệ nghỉ việc cao cần tính thêm phần tuyển bù, nếu không thì định biên đủ trên giấy nhưng thực tế luôn thiếu người.

Nên tuyển thêm hay đầu tư tự động hóa?

Nên đặt câu hỏi này trước mỗi lần đề xuất tăng định biên. Với các công việc lặp lại như nhập liệu, đối chiếu, lập báo cáo định kỳ, chi phí một lần cho công cụ thường thấp hơn chi phí lương nhiều năm.

Tổng kết

Định biên nhân sự dựa trên ba nguyên tắc: tỷ lệ tương quan, định mức lao động, và tần suất kèm thời lượng. Nguyên tắc nào cũng cần dữ liệu thật, nên việc đầu tiên phải làm là hoàn thiện bản mô tả công việc và rà lại định mức.

Điểm dễ sai nhất là hệ số quy đổi cho các vị trí trực theo ca. Đừng chép con số có sẵn từ tài liệu nào đó, hãy tự tính từ chế độ tuần làm việc và số ngày nghỉ của chính doanh nghiệp bạn. Chênh lệch giữa hai chế độ tuần làm việc có thể lên tới hơn 20% số người cần.

Và trước khi ký duyệt tăng định biên, luôn hỏi thêm một câu: phần việc này có tự động hóa được không.

Cần tư vấn giải pháp quản lý nhân sự và theo dõi định biên, liên hệ với Arito.