Chi phí triển khai ERP gồm những gì? Làm sao tối ưu chi phí

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý và vận hành của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Việc triển khai ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất mà còn cung cấp dữ liệu quan trọng để hỗ trợ ra quyết định. Tuy nhiên, chi phí triển khai ERP là một thách thức lớn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vậy chi phí triển khai ERP gồm những gì, và làm sao để tối ưu chi phí một cách hiệu quả? Bài viết này của Arito sẽ đi sâu vào phân tích chi phí triển khai ERP cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau và những cách thức giúp tối ưu chi phí để đạt hiệu quả cao nhất.

1. Chi phí triển khai ERP

1.1 Đối với doanh nghiệp lớn

Chi phí triển khai ERP cho các doanh nghiệp lớn thường cao do tính chất phức tạp trong cấu trúc tổ chức, lượng dữ liệu lớn và yêu cầu về các giải pháp mạnh mẽ, có khả năng mở rộng. Với nhiều phòng ban, chi nhánh, và công ty con cần được tích hợp vào hệ thống, số lượng người dùng có thể lên đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn. Điều này khiến việc tính phí theo mô hình của các doanh nghiệp nhỏ không hiệu quả. Thay vào đó, các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn các giải pháp ERP toàn diện và sở hữu hoàn toàn ngay từ đầu, chỉ phải chi trả một lần cho việc cài đặt và triển khai, sau đó thanh toán phí bảo trì định kỳ.

Ngoài ra, do yêu cầu đào tạo, hỗ trợ và tùy chỉnh phức tạp, mức chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp lớn có thể rất cao, thường dao động từ 20.000 USD và có thể lên đến cả triệu USD, chưa bao gồm phí bảo trì. Trong phân khúc này, các giải pháp từ ERPViet, DIGINET, Bravo, SAP, Oracle,… được đánh giá cao.

1.2. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngược lại, chi phí triển khai ERP cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thấp hơn do quy trình đơn giản hơn, ít người dùng hơn, và lượng dữ liệu nhỏ hơn. Điều này giúp giảm độ phức tạp và chi phí. Trên thị trường hiện nay, có nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP miễn phí để hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ, nhưng đa số các giải pháp này chỉ đáp ứng được nhu cầu cơ bản.

Những phần mềm ERP có chi phí hợp lý trở thành lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, chẳng hạn như Amis, IDempiere, Web ERP, và Odoo. Chi phí triển khai cho phân khúc này thường dao động từ 5.000 USD đến 10.000 USD, hoặc doanh nghiệp có thể chọn các giải pháp đóng gói sẵn với phí theo số lượng người dùng, trung bình khoảng 1.000.000 VNĐ/người/tháng.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô trong tương lai, việc đầu tư vào hệ thống ERP riêng sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tăng khả năng tùy chỉnh. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa việc sử dụng phần mềm ERP của nhà cung cấp hoặc xây dựng hệ thống riêng.

2. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí phát triển phần mềm ERP

Loại hình công ty và quy mô

Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa thường yêu cầu hệ thống phức tạp hơn so với các doanh nghiệp dịch vụ. Để xác định giải pháp phù hợp, cần phân tích kỹ các yêu cầu của tổ chức. Ngay cả các nhà cung cấp ERP cũng không thể đưa ra báo giá chính xác nếu thiếu thông tin rõ ràng về hệ thống.

Số lượng người dùng

Số lượng người dùng càng lớn, chi phí triển khai càng cao. Vì vậy, cần xem xét số lượng người dùng và yêu cầu cụ thể để đưa ra dự toán chi phí hợp lý.

Chi phí dịch vụ và phần cứng

Dịch vụ triển khai ERP có giá trung bình từ 100 USD đến 200 USD. Nếu công ty không có đủ cơ sở hạ tầng, chi phí phần cứng có thể dao động từ 12.000 USD đến 50.000 USD.

Phí giấy phép (Licence)

ERP thường không được mua đứt mà cấp phép sử dụng. Giấy phép có thể theo từng đơn vị hoặc số lượng người dùng, và có thể là vĩnh viễn hoặc tạm thời. Phí bảo trì thường chiếm khoảng 1% giá trị giấy phép.

Loại hình triển khai

Triển khai ERP trên nền tảng đám mây hoặc tại chỗ đều có tác động riêng đến chi phí. Hệ thống ERP đám mây thường tính phí theo số lượng người dùng/tháng, trong khi triển khai tại chỗ cần một khoản đầu tư lớn trả trước.

3. Làm thế nào để tối ưu chi phí triển khai ERP

Việc triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để đảm bảo rằng chi phí triển khai không vượt quá ngân sách, nhưng vẫn đạt được hiệu quả và tính năng mong muốn, doanh nghiệp cần có những chiến lược hợp lý. Dưới đây là một số phương pháp giúp tối ưu chi phí triển khai ERP:

3.1. Ưu tiên các yêu cầu dựa trên nhu cầu kinh doanh

Trước khi bắt tay vào triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các nhu cầu kinh doanh cốt lõi. Điều này bao gồm việc xác định những quy trình nào thực sự cần được tích hợp vào hệ thống ERP và những tính năng nào là cần thiết để hỗ trợ hoạt động kinh doanh hàng ngày. Việc quá tập trung vào các tính năng không cần thiết hoặc nâng cao có thể khiến chi phí đội lên mà không mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp.

Các bước để ưu tiên nhu cầu:

• Phân tích kỹ lưỡng các quy trình nội bộ: Từ đó, xác định các chức năng nào trong ERP sẽ hỗ trợ tốt nhất cho việc quản lý và vận hành.
• Liên hệ với các phòng ban: Hỏi ý kiến từ các nhân viên và quản lý tại các bộ phận để xác định những tính năng quan trọng nhất đối với họ.
• Lựa chọn tính năng cốt lõi: Tập trung vào các tính năng tiêu chuẩn, có sẵn trong phần mềm ERP thay vì tùy chỉnh từ đầu, điều này sẽ giảm đáng kể chi phí triển khai.

3.2. Giảm thiểu tùy chỉnh và tập trung vào chức năng sẵn có

Một trong những nguyên nhân chính khiến chi phí triển khai ERP tăng cao là do các yêu cầu tùy chỉnh phần mềm theo quy trình cụ thể của doanh nghiệp. Mặc dù việc tùy chỉnh có thể giúp hệ thống phù hợp hơn với doanh nghiệp, nhưng nó cũng làm gia tăng đáng kể thời gian và chi phí triển khai. Hơn nữa, các tùy chỉnh phức tạp có thể gây khó khăn trong việc cập nhật hệ thống về sau.

Để giảm thiểu chi phí, doanh nghiệp nên:

• Tận dụng các tính năng sẵn có: Đa số các phần mềm ERP hiện đại đều có sẵn nhiều tính năng tiêu chuẩn mà có thể đáp ứng nhu cầu của phần lớn các doanh nghiệp. Việc điều chỉnh quy trình kinh doanh để phù hợp với phần mềm thay vì tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với quy trình là một cách tiết kiệm chi phí.
• Sử dụng module mở rộng thay vì tùy chỉnh: Nếu có nhu cầu bổ sung chức năng, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng các module mở rộng hoặc tích hợp với các phần mềm bổ trợ thay vì phát triển từ đầu.

3.3. Đánh giá và đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp

Để tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá và đàm phán chi tiết với nhà cung cấp ERP trước khi ký hợp đồng. Một hợp đồng triển khai ERP không chỉ là cam kết về giá mà còn liên quan đến các điều khoản về bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, và khả năng mở rộng hệ thống trong tương lai.

Các chiến lược trong đàm phán hợp đồng:

• So sánh giữa các nhà cung cấp: Đừng chỉ dựa vào một nhà cung cấp duy nhất. Nên so sánh giữa nhiều nhà cung cấp khác nhau về giá, chức năng và hỗ trợ.
• Đàm phán linh hoạt: Thương thảo về điều khoản cấp phép, giá phần cứng và phần mềm, cũng như các gói dịch vụ hỗ trợ sau triển khai. Có thể đề nghị được trả phí theo giai đoạn hoặc theo kết quả để tránh việc phải chi trả toàn bộ ngay từ đầu.
• Kiểm tra các điều khoản bảo trì: Phí bảo trì có thể chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí ERP. Do đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ cấu trúc chi phí này và cố gắng đàm phán để có mức phí bảo trì hợp lý nhất.

3.4. Tận dụng các giải pháp dựa trên đám mây để giảm chi phí cơ sở hạ tầng

Một trong những giải pháp để tiết kiệm chi phí là triển khai hệ thống ERP dựa trên nền tảng đám mây (Cloud ERP). Các giải pháp ERP đám mây không chỉ giảm thiểu nhu cầu về đầu tư phần cứng mà còn giảm gánh nặng về chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống. Doanh nghiệp chỉ cần trả phí dựa trên mức sử dụng và số lượng người dùng, điều này tạo ra sự linh hoạt và dễ dàng trong việc mở rộng hệ thống khi doanh nghiệp phát triển.

Các lợi ích của Cloud ERP:

• Chi phí khởi điểm thấp: Doanh nghiệp không cần đầu tư lớn vào phần cứng và hạ tầng CNTT.
• Thanh toán theo nhu cầu sử dụng: Thay vì trả phí một lần lớn cho toàn bộ hệ thống, doanh nghiệp có thể chỉ trả theo số lượng người dùng hoặc theo tính năng cần sử dụng.
• Tự động cập nhật và bảo trì: Các giải pháp ERP trên đám mây thường được nhà cung cấp tự động cập nhật, giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về việc nâng cấp phần mềm hay bảo trì hệ thống.

3.5. Đầu tư vào đào tạo kỹ lưỡng và quản lý thay đổi để giảm chi phí sau triển khai

Một yếu tố quan trọng khác thường bị bỏ qua là chi phí sau triển khai liên quan đến việc người dùng không làm quen với hệ thống mới, dẫn đến giảm hiệu suất và phải mất thêm thời gian đào tạo lại. Quản lý thay đổi hiệu quả và đầu tư vào đào tạo là cách tốt nhất để giảm thiểu chi phí phát sinh sau khi hệ thống đã được đưa vào sử dụng.

Các biện pháp giảm chi phí sau triển khai:

• Xây dựng chương trình đào tạo chuyên sâu: Đảm bảo tất cả các nhân viên liên quan đều nắm vững cách sử dụng hệ thống ERP trước khi triển khai.
• Thực hiện quản lý thay đổi: Xác định các điểm thay đổi trong quy trình kinh doanh và hướng dẫn người dùng thích nghi với chúng. Quản lý sự thay đổi hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian thích nghi của nhân viên và tránh tình trạng kháng cự.
• Đảm bảo sự hỗ trợ liên tục: Thiết lập đội ngũ hỗ trợ nội bộ hoặc làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp để giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh trong giai đoạn đầu sau khi triển khai.

Cuối cùng, để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong dài hạn, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với quy mô hiện tại cũng như chiến lược phát triển lâu dài của mình. Một giải pháp ERP có thể có mức chi phí ban đầu thấp, nhưng nếu không thể mở rộng hoặc đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai, nó sẽ gây ra chi phí chuyển đổi hoặc nâng cấp đáng kể. Vì vậy, lựa chọn hệ thống ERP có khả năng linh hoạt, đáp ứng nhu cầu mở rộng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí trong suốt quá trình sử dụng.

• Đánh giá khả năng mở rộng: Doanh nghiệp nên chọn phần mềm ERP có khả năng mở rộng dễ dàng theo sự phát triển của tổ chức. Ví dụ, nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng thị trường, tăng số lượng chi nhánh hoặc tích hợp thêm nhiều phòng ban, hệ thống ERP phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu này mà không cần phải thay thế hoặc tùy chỉnh nhiều.
• Tính toán chi phí dài hạn: Ngoài chi phí triển khai ban đầu, doanh nghiệp cần xem xét các chi phí dài hạn như bảo trì, hỗ trợ và nâng cấp. Một giải pháp ERP có thể có chi phí thấp trong ngắn hạn, nhưng nếu chi phí bảo trì và nâng cấp quá cao, nó có thể không còn là sự lựa chọn tiết kiệm trong dài hạn.

Giới thiệu phần mềm ERP của Arito

Arito là một trong những giải pháp ERP được đánh giá cao bởi khả năng linh hoạt và tối ưu chi phí, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một hệ thống có thể mở rộng. Phần mềm ERP của Arito không chỉ đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý doanh nghiệp hiện tại mà còn được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình phát triển và mở rộng.

• Khả năng mở rộng: Arito ERP được xây dựng trên nền tảng hiện đại với cấu trúc module linh hoạt, cho phép doanh nghiệp dễ dàng bổ sung các chức năng mới hoặc mở rộng quy mô mà không cần phải thay thế hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phát triển mà không lo lắng về chi phí nâng cấp lớn trong tương lai.
• Chi phí hợp lý: Ngoài chi phí triển khai ban đầu phải chăng, Arito còn cung cấp các gói bảo trì và hỗ trợ với mức giá cạnh tranh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí dài hạn. Đặc biệt, Arito cung cấp các tùy chọn triển khai trên nền tảng đám mây, giúp giảm thiểu chi phí về cơ sở hạ tầng CNTT và bảo trì hệ thống.

Với Arito ERP, doanh nghiệp có thể yên tâm về một giải pháp quản lý không chỉ phù hợp với nhu cầu hiện tại mà còn có khả năng mở rộng để đáp ứng chiến lược phát triển lâu dài, đảm bảo tối ưu hóa chi phí mà vẫn đạt hiệu quả vận hành cao nhất.

Tóm lại, chi phí triển khai ERP có thể trở thành gánh nặng tài chính nếu doanh nghiệp không có kế hoạch rõ ràng và phương pháp quản lý hiệu quả. Từ việc xác định nhu cầu cốt lõi, tận dụng các tính năng sẵn có, đến việc đàm phán hợp đồng và lựa chọn giải pháp đám mây, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí. Hơn nữa, việc đầu tư vào đào tạo và quản lý thay đổi cũng là yếu tố không thể bỏ qua để đảm bảo hệ thống ERP mang lại lợi ích lâu dài. Với những chiến lược phù hợp, doanh nghiệp có thể triển khai ERP hiệu quả mà vẫn tối ưu hóa chi phí, tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.