Top 7 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số hóa và tự động hóa, việc quản lý quy trình công việc một cách hiệu quả đã trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể duy trì sự trơn tru và minh bạch trong các hoạt động nội bộ khi khối lượng công việc ngày càng tăng và yêu cầu phối hợp giữa các phòng ban trở nên phức tạp hơn. 

Chính vì thế, phần mềm quản lý quy trình ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công việc, tăng năng suất, và giảm thiểu sai sót. Dưới đây là danh sách các phần mềm quản lý quy trình tốt nhất, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp hiện đại. Theo dõi cùng Arito nhé!

1. Phần mềm quản lý quy trình là gì?

Phần mềm quản lý quy trình là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động, nhiệm vụ, và bước thực hiện trong quy trình làm việc. Phần mềm này cho phép nhà quản trị dễ dàng giám sát và kiểm tra tiến độ công việc, cải thiện năng suất, tiết kiệm nguồn lực, thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên, và đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả hơn.

2. Vì sao phần mềm quản lý quy trình là cần thiết cho mọi doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý quy trình được coi là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0 bởi những lợi ích vượt trội sau:

Hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh

Phần mềm cung cấp cái nhìn toàn diện về từng bước trong quy trình làm việc, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi hiệu suất, tiến độ, và tình trạng công việc. Nhờ thông tin và dữ liệu cập nhật theo thời gian thực (real-time), các vấn đề hoặc điểm nghẽn có thể được phát hiện và xử lý kịp thời, đảm bảo quy trình không bị gián đoạn.

Loại bỏ các nhiệm vụ lặp lại không cần thiết

Phần mềm giúp nhận diện và loại bỏ những công việc trùng lặp, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Điều này cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao, góp phần rút ngắn thời gian hoàn thành dự án hoặc kế hoạch.

Nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân

Phần mềm giúp phân công công việc một cách rõ ràng và minh bạch, đảm bảo mỗi thành viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Điều này không chỉ cải thiện tinh thần làm việc mà còn tạo ra môi trường minh bạch, hạn chế xung đột hoặc đổ lỗi giữa các thành viên.

Cải thiện hiệu quả giao tiếp và hợp tác

Ngoài chức năng giao và nhận nhiệm vụ, phần mềm tạo ra một không gian trao đổi và giao tiếp hiệu quả. Các thành viên có thể thảo luận công việc thông qua tin nhắn, bình luận, hoặc thậm chí video call, giúp xử lý nhanh chóng các vấn đề thay vì chậm trễ như khi quản lý bằng phương pháp thủ công.

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng

Phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, đảm bảo mọi kế hoạch được thực hiện đúng cách, giảm thiểu sai sót. Đồng thời, doanh nghiệp có thể xử lý nhanh các yêu cầu của khách hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng sự hài lòng của khách hàng.

3. Phần mềm quản lý quy trình công việc hoạt động như thế nào?

Phần mềm quản lý quy trình tự động hóa các bước thực hiện đã được định nghĩa trước đó, từ hoàn thành nhiệm vụ, phê duyệt, đến cập nhật dữ liệu. Nó đảm bảo quy trình tuân thủ các quy tắc do người dùng thiết lập, giảm thiểu thao tác thủ công, nâng cao chất lượng đầu ra, và truyền tải thông tin chính xác đến người phù hợp.

Ví dụ minh họa: Quy trình làm việc liên chức năng

Khi một dự án yêu cầu sự phối hợp giữa nhiều phòng ban, phần mềm quản lý quy trình tạo ra sự khác biệt so với phương pháp truyền thống:

Truyền thống	Tự động hóa bằng phần mềm
Cuộc họp khởi động dự án, phân công nhiệm vụ thủ công.	Phân công nhiệm vụ và thiết lập quy trình trực tiếp trên phần mềm.
Dữ liệu công việc nằm rải rác ở các công cụ riêng lẻ.	Tất cả dữ liệu và thông tin được đồng bộ trên một nền tảng.
Phải chờ họp định kỳ để cập nhật tiến độ.	Báo cáo tiến độ real-time giúp phát hiện và xử lý vấn đề nhanh chóng.

Hiệu quả: Phần mềm giúp doanh nghiệp giảm lãng phí thời gian, cải thiện giao tiếp, và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quy trình

Phần mềm quản lý quy trình đảm nhận nhiều chức năng đa dạng, nhưng dưới đây là 7 tiêu chí quan trọng nhất giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp phù hợp:

4.1 Khả năng vận hành đa quy trình

Doanh nghiệp thường sở hữu nhiều quy trình làm việc riêng biệt. Vì vậy, phần mềm cần linh hoạt để quản lý đồng thời nhiều quy trình mà không cần phải đầu tư thêm phần mềm khác cho từng nhu cầu cụ thể. Điều này đặc biệt cần thiết đối với các quy trình phức tạp, thường bị bỏ sót khi quản lý thủ công.

Bên cạnh đó, phần mềm cần dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp, chẳng hạn như thêm các yếu tố kinh doanh mới hoặc thay đổi quy mô hoạt động.

4.2 Tự động phân công và luân chuyển nhiệm vụ

Khả năng tự động hóa phân công công việc là yếu tố cốt lõi. Phần mềm cần hỗ trợ phân nhiệm vụ dựa trên:

• Người dùng cụ thể hoặc nhóm.
• Vai trò hoặc dữ liệu đầu vào.

Hệ thống nên đảm bảo chuyển giao công việc tự động khi nhiệm vụ bị trễ hạn hoặc cần phân bổ lại, giúp giảm thiểu các thao tác thủ công và đảm bảo quy trình luôn trôi chảy.

4.3 Tích hợp với các hệ thống khác

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp thường liên kết chặt chẽ với các hệ thống khác, như CRM, ERP hay phần mềm kế toán. Do đó, phần mềm cần hỗ trợ tích hợp dữ liệu hai chiều để:

• Chuyển dữ liệu từ quy trình đến các hệ thống liên quan.
• Thu thập dữ liệu từ các phần mềm khác và tự động đưa vào quy trình.
• Kích hoạt quy trình từ các ứng dụng liên quan.

4.4 Giao diện thân thiện với người dùng

Một phần mềm hiệu quả cần có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và không yêu cầu kỹ năng công nghệ cao. Các tính năng như kéo – thả hoặc điều chỉnh nhanh giúp người dùng tiết kiệm thời gian và dễ dàng thao tác mà không cần hỗ trợ kỹ thuật.

4.5 Báo cáo và phân tích đa chiều

Doanh nghiệp không thể cải thiện nếu không đo lường. Phần mềm cần cung cấp báo cáo chi tiết và trực quan, hỗ trợ doanh nghiệp phân tích:

• Hiệu suất từng giai đoạn trong quy trình.
• Kết quả tổng thể sau khi hoàn thành.

Ví dụ: Trong quy trình xử lý chi phí, phần mềm cần hiển thị báo cáo thời gian duyệt, số lần sửa đổi, và phân loại chi phí để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả.

4.6 Thông báo và nhắc nhở công việc

Để đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn, phần mềm cần cung cấp các tùy chọn thông báo đa dạng như:

• Thông báo đẩy trên thiết bị di động.
• Email nhắc nhở.
• Danh sách công việc hàng ngày.

Những tính năng này giúp người dùng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và hạn chế tình trạng bỏ sót công việc.

4.7 Hoạt động trên nền tảng đám mây

Lựa chọn lưu trữ đám mây (cloud-based) mang lại nhiều lợi ích:

• Bảo mật cao: Tiêu chuẩn bảo mật đã cải thiện vượt bậc so với trước đây.
• Dễ bảo trì: Cập nhật nhanh chóng và giảm chi phí bảo trì.
• Chi phí hợp lý: Tiết kiệm đáng kể so với hệ thống tại chỗ.

Đặc biệt, giải pháp đám mây phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ tính kinh tế và linh hoạt. Với doanh nghiệp lớn, yếu tố bảo mật và tích hợp với hệ thống nội bộ sẽ là tiêu chí quyết định.

5. Top 6 Phần Mềm Quản Lý Quy Trình Công Việc Uy Tín Nhất Hiện Nay

5.1 Phần mềm quản lý quy trình Arito Solutions

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phải đối mặt với những thách thức trong việc quản lý, tối ưu hóa và kiểm soát các hoạt động nội bộ, Arito Solutions nổi bật như một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả hoạt động.

Điểm mạnh của Arito Solutions: Business Control – Kiểm soát nội bộ chặt chẽ

Arito Solutions được thiết kế nhằm đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nội bộ (Business Control), đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra một cách minh bạch, hiệu quả và tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách quản lý.

1. Giám sát và minh bạch hóa quy trình

• Theo dõi toàn diện: Hệ thống ghi lại toàn bộ các bước trong quy trình, từ khâu lập kế hoạch, thực hiện đến báo cáo, giúp quản lý nắm bắt chi tiết trạng thái công việc.
• Phân quyền rõ ràng: Arito Solutions cho phép thiết lập vai trò và quyền hạn cụ thể, đảm bảo mỗi nhân viên chỉ được truy cập và thực hiện đúng nhiệm vụ theo trách nhiệm của mình.

2. Kiểm tra và giảm thiểu rủi ro

• Cảnh báo tự động: Phần mềm phát hiện các bất thường trong hoạt động hoặc sai lệch trong dữ liệu và đưa ra cảnh báo kịp thời, giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục các rủi ro.
• Tự động hóa kiểm toán: Báo cáo kiểm toán nội bộ được tạo tự động, giảm thiểu thời gian và sai sót so với phương pháp thủ công.

3. Tăng cường tính tuân thủ (Compliance)

• Tích hợp chính sách doanh nghiệp: Phần mềm cho phép thiết lập các quy định và chính sách riêng của tổ chức, đảm bảo mọi hoạt động đều tuân thủ theo tiêu chuẩn nội bộ và pháp luật.
• Quản lý lịch sử hoạt động: Lưu trữ toàn bộ lịch sử thao tác trên hệ thống, giúp dễ dàng truy vết khi cần kiểm tra hoặc đánh giá.

Các tính năng nổi bật khác của Arito Solutions

Ngoài tính năng kiểm soát nội bộ, Arito Solutions còn cung cấp các công cụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp:

• Quản lý quy trình linh hoạt: Dễ dàng tùy chỉnh quy trình theo đặc thù của từng ngành nghề hoặc doanh nghiệp.
• Tích hợp mạnh mẽ: Kết nối liền mạch với các phần mềm khác như ERP, CRM, và phần mềm kế toán để tối ưu hóa dữ liệu.
• Báo cáo thông minh: Hệ thống cung cấp báo cáo trực quan, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn.

Lợi ích của phần mềm Arito Solutions đối với doanh nghiệp

1. Cải thiện hiệu quả làm việc: Tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu thời gian xử lý thủ công và tăng năng suất.
2. Nâng cao năng lực quản lý: Công cụ giám sát và cảnh báo giúp ban lãnh đạo kiểm soát toàn diện doanh nghiệp từ xa.
3. Tăng độ tin cậy: Quy trình minh bạch và tuân thủ giúp xây dựng niềm tin đối với các bên liên quan như nhà đầu tư, khách hàng và cơ quan quản lý.

5.2 Phần mềm quản lý quy trình Base Workflow

Phù hợp với: mọi doanh nghiệp bất kể quy mô và lĩnh vực.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và điều hướng.
• Tự động hóa hầu hết các tác vụ, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.
• Tương thích với cả iOS và Android, hỗ trợ ứng dụng di động.
• Chi phí hợp lý, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ.

Nhược điểm:

• Chỉ phù hợp với doanh nghiệp đã có quy trình cơ bản và định hướng chuyển đổi số.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý toàn diện: Theo dõi, kiểm tra quy trình, phân công nhiệm vụ chi tiết.
• Liên kết & đo lường hiệu suất: Tự động chuyển giao công việc và phát hiện điểm nghẽn.
• Tự động hóa tác vụ: Tích hợp với các ứng dụng khác như Base Account, Base Drive.
• Chuẩn hóa dữ liệu: Đảm bảo tính chính xác tại mỗi bước của quy trình.
• Tự động thông báo: Gửi thông báo khi có nhiệm vụ mới hoặc quy trình hoàn thành.

5.3 Kissflow Workflow Management

Phù hợp với: các công ty nhỏ.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ quản lý dự án theo phương pháp Agile.
• Tích hợp dễ dàng với Google Workspace, Microsoft Office, CRM, ERP.
• Có ứng dụng di động cho cả Android và iOS.

Nhược điểm:

• Cần thời gian đào tạo cho người dùng mới.
• Thiếu tính năng nâng cao cho quy trình phức tạp.

Tính năng nổi bật:

• Tùy chỉnh quy trình: Linh hoạt đáp ứng nhu cầu cụ thể.
• Quản lý tích hợp: Kết hợp quản lý dự án và quy trình trên một nền tảng.
• Báo cáo chi tiết: Phân tích thông tin chuyên sâu qua bảng điều khiển trực quan.

5.4 Nintex

Phù hợp với: doanh nghiệp lớn có ngân sách dồi dào.

Ưu điểm:

• Tự động hóa linh hoạt trên toàn doanh nghiệp.
• Cung cấp biểu mẫu quy trình dễ tùy chỉnh.
• Tích hợp mạnh mẽ với UiPath, BI, RPA.

Nhược điểm:

• Chi phí cao, không phù hợp doanh nghiệp nhỏ.
• Đào tạo sử dụng phức tạp và kéo dài.

Tính năng nổi bật:

• Tự động hóa RPA: Tích hợp machine learning, giảm thiểu lỗi.
• Bộ kết nối API: Hỗ trợ kéo thả để tích hợp công cụ.
• Tự động hóa toàn diện: Quản lý quy trình trên nhiều phòng ban.

5.5 ProofHub

Phù hợp với: doanh nghiệp hoặc đội nhóm quy mô lớn.

Ưu điểm:

• Giá hợp lý cho doanh nghiệp lớn.
• Báo cáo dự án chi tiết, tùy chỉnh cao.
• Dùng thử miễn phí 14 ngày.

Nhược điểm:

• Hạn chế tính năng tích hợp.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng chưa tối ưu.

Tính năng nổi bật:

• Trực quan hóa dự án: Hiển thị Gantt chart, Kanban, và lịch sử điều chỉnh.
• Báo cáo chi tiết: Phân tích hiệu suất đội nhóm, nhiệm vụ.
• Quản lý toàn diện: Bao gồm tài liệu, tệp, và tiến độ nhiệm vụ.

5.6 Cflow

Phù hợp với: mọi quy mô doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Giao diện dễ sử dụng, tập trung vào nhiệm vụ quan trọng.
• Tự động hóa quy trình đa dạng: HR, IT, Sales, Finance.
• Bảo mật cao, hỗ trợ AWS Cloud.

Nhược điểm:

• Truyền dữ liệu chậm khi xử lý thông tin lớn.

Tính năng nổi bật:

• Tùy chỉnh quy trình: Tạo quy trình riêng, tự động hóa tối đa.
• Tích hợp mạnh mẽ: Hỗ trợ hơn 1.000 ứng dụng bên thứ ba.
• Bảo mật đa tầng: Mã hóa SSL, xác thực đa yếu tố.

5.7 Next Matter

Ưu điểm	Nhược điểm
– Giao diện trực quan, dễ sử dụng, không cần kỹ năng lập trình.	– Chưa phổ biến rộng rãi, thiếu sự hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng tại một số quốc gia.
– Tích hợp tốt với nhiều phần mềm phổ biến khác như Slack, Google Drive, và HubSpot.	– Hạn chế về tính năng nâng cao so với các phần mềm dành cho doanh nghiệp lớn.

Next Matter là một giải pháp phần mềm quản lý quy trình tập trung vào việc đơn giản hóa và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Phần mềm này cho phép các nhóm làm việc cộng tác hiệu quả hơn và tự động hóa các tác vụ thủ công để tập trung vào các mục tiêu chiến lược.

Tính năng nổi bật:

• Tự động hóa quy trình dễ dàng: Người dùng có thể tạo các quy trình tự động chỉ với vài cú nhấp chuột mà không cần kỹ năng lập trình.
• Quản lý tập trung: Tất cả các quy trình được tổ chức tại một nơi duy nhất, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và cải thiện hiệu suất công việc.
• Tích hợp liền mạch: Hỗ trợ kết nối với các công cụ phổ biến như Zapier, Trello, và Asana, giúp đảm bảo sự liền mạch giữa các hệ thống trong doanh nghiệp.
• Tính năng báo cáo: Cung cấp báo cáo thời gian thực, giúp đánh giá và điều chỉnh chiến lược quản lý công việc nhanh chóng.

Phần mềm quản lý quy trình không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh, tối ưu nguồn lực, và hướng tới sự phát triển bền vững. Với những tính năng vượt trội và lợi ích thiết thực, các phần mềm quản lý quy trình tốt nhất được liệt kê trên đây sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho doanh nghiệp trong hành trình chinh phục các mục tiêu chiến lược. Hãy chọn ngay giải pháp phù hợp để tối ưu hóa công việc và thúc đẩy sự thành công lâu dài!