Top Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay: Lợi Ích, Chức Năng Và Cách Chọn Phù Hợp

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tự động hóa tuyển dụng, chấm công, tính lương và quản lý hồ sơ. Cùng ARITO khám phá top phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay cùng lợi ích, chức năng và cách chọn phù hợp cho mỗi doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng quản trị nhân lực, phần mềm quản lý nhân sự đã trở thành giải pháp được nhiều công ty ứng dụng để nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý.

Khái niệm phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM – Human Resource Management software hoặc HRIS – Human Resource Information System) là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình nhân sự, từ quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chấm công – tính lương cho đến đánh giá hiệu suất và đào tạo.

Khác với cách quản lý truyền thống bằng file Excel hoặc giấy tờ dễ sai sót, phần mềm quản lý nhân sự cho phép lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu nhân sự nhanh chóng, chính xác. Thông qua đó, bộ phận nhân sự có thể tối ưu thời gian vận hành, giảm thiểu rủi ro sai lệch và nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực.

Vai trò của phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

• Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu công việc thủ công, đặc biệt trong chấm công, tính lương, lưu trữ hồ sơ nhân viên.
• Tăng cường khả năng ra quyết định: Nhờ dữ liệu tập trung và báo cáo phân tích trực quan, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh, chính xác.
• Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Minh bạch thông tin, dễ dàng tra cứu và thực hiện các thủ tục nội bộ.
• Đảm bảo tuân thủ: Giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật lao động, bảo hiểm và thuế.

Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự

• Tuyển dụng (Recruitment): Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ quy trình tuyển dụng từ đăng tin, quản lý ứng viên, lọc CV đến lưu trữ hồ sơ ứng viên tiềm năng. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu nguồn lực tuyển dụng.
• Chấm công – Tính lương (Time Attendance & Payroll): Tích hợp hệ thống chấm công (máy chấm vân tay, thẻ từ, app GPS) với tính lương tự động, giảm thiểu sai sót, đảm bảo lương thưởng chính xác và kịp thời cho nhân viên.
• Quản lý hồ sơ nhân viên (Personnel File Management): Lưu trữ đầy đủ thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, quá trình làm việc, thăng tiến của từng nhân viên. Dữ liệu được số hóa, bảo mật và dễ dàng tra cứu khi cần.
• Đánh giá hiệu suất (Performance Management): Cho phép xây dựng tiêu chí đánh giá KPIs, theo dõi kết quả làm việc, ghi nhận thành tích và phản hồi để nâng cao năng suất nhân viên, đồng thời hỗ trợ xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng.
• Đào tạo – Phát triển nhân sự (Learning & Development): Quản lý kế hoạch đào tạo, theo dõi tiến độ và kết quả học tập của nhân viên, từ đó xây dựng chiến lược phát triển năng lực phù hợp cho đội ngũ.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm HRM mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp, góp phần hỗ trợ công tác quản trị nhân lực trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành. Các công việc thủ công như chấm công, tính lương, lưu trữ hồ sơ hay lập báo cáo được tự động hóa hoàn toàn, hạn chế sai sót và giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự. Đồng thời, chi phí giấy tờ, in ấn và lưu trữ hồ sơ cũng được cắt giảm đáng kể.

Tăng hiệu quả quản lý và ra quyết định

Nhờ hệ thống quản lý tập trung, nhà quản lý có thể theo dõi mọi thông tin nhân sự, lương thưởng, hiệu suất làm việc một cách nhanh chóng và rõ ràng. Các báo cáo được tạo tự động và trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích, từ đó đưa ra quyết định về tuyển dụng, đào tạo hay khen thưởng kịp thời và chính xác.

Nâng cao trải nghiệm nhân viên

Không chỉ hỗ trợ quản lý, phần mềm quản lý nhân sự còn nâng cao trải nghiệm cho nhân viên khi họ có thể dễ dàng tra cứu lương thưởng, ngày phép, lịch đào tạo hay thông tin cá nhân mọi lúc, mọi nơi. Sự minh bạch này tạo cảm giác tin tưởng, hài lòng và gắn bó hơn với doanh nghiệp.

Top phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

Danh sách dưới đây giới thiệu những phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng khác nhau.

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) ARITO

Phần mềm Quản lý Nhân sự (HRM) ARITO được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp tổ chức và sử dụng hiệu quả nguồn lực con người. Không chỉ đơn thuần là công cụ lưu trữ hồ sơ, ARITO mang đến một hệ thống quản lý toàn diện, hỗ trợ mọi nghiệp vụ nhân sự từ cơ bản đến nâng cao.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấy hoặc file rời rạc, dễ thất lạc và mất nhiều thời gian tra cứu. Phần mềm Quản lý Nhân sự ARITO giải quyết vấn đề này bằng cách số hóa toàn bộ dữ liệu, lưu trữ tập trung và bảo mật, cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Các tính năng nổi bật của phân hệ nhân sự từ ARITO bao gồm:

• Quản lý thông tin nhân sự: Lưu trữ đầy đủ hồ sơ cá nhân, quá trình làm việc, hợp đồng, bằng cấp và các thông tin liên quan.
• Chấm công – tính lương: Tích hợp dữ liệu chấm công và tính lương tự động, phù hợp nhiều loại bảng lương đặc thù.
• Đánh giá năng lực: Theo dõi KPIs, hiệu suất công việc, từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển phù hợp.
• Quan sát quá trình làm việc: Ghi nhận đóng góp của nhân viên, làm cơ sở khen thưởng và động viên kịp thời.
• Xây dựng sơ đồ tổ chức: Hiển thị rõ cơ cấu doanh nghiệp, giúp nhân viên hiểu vị trí và vai trò của mình.
• Quản lý tuyển dụng: Hỗ trợ quy trình tuyển dụng đa vòng, lưu trữ hồ sơ ứng viên tập trung.
• Đào tạo nhân sự: Quản lý kế hoạch, nội dung và đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo.

Nhờ những tính năng này, Phần mềm Quản lý Nhân sự ARITO không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, góp phần xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh và gắn kết.

Xem video chi tiết bên dưới để hiểu rõ hơn về giải pháp quản lý nhân sự của ARITO:

>> LIÊN HỆ NGAY với Arito Solutions để nhận tư vấn miễn phí!

Phần mềm BambooHR

BambooHR là phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu quốc tế, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ hệ thống quản trị tinh gọn, dễ cài đặt và sử dụng trên mọi thiết bị từ máy tính, laptop đến máy tính bảng.

Phần mềm này hỗ trợ toàn diện các công việc nhân sự như tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, theo dõi ứng viên, đào tạo và phát triển. Ngoài ra, BambooHR còn tích hợp các tính năng tiện ích như chữ ký điện tử, quản lý hiệu suất làm việc, theo dõi thời gian nghỉ phép và xuất báo cáo nhanh chóng.

Đặc điểm nổi bật:

• Hệ thống quản trị tinh gọn, dễ sử dụng trên mọi thiết bị.
• Hỗ trợ toàn diện từ tuyển dụng, quản lý nhân sự đến đào tạo.
• Tích hợp chữ ký điện tử, quản lý hiệu suất, nghỉ phép và báo cáo.
• Giao diện thân thiện, phù hợp doanh nghiệp có quy trình phức tạp.
• Bảo mật dữ liệu cao, đảm bảo an toàn thông tin nhân sự.
• Tiện lợi trong quản lý hồ sơ ứng viên và kiểm soát chiến dịch tuyển dụng.

Phần mềm nhân sự Tanca

Tanca là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển bởi Công ty Ứng dụng di động xanh (Green Mobile App), hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân sự an toàn, bảo mật.

Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ lẫn những đơn vị có cơ cấu nhân sự phức tạp. Tanca cũng cung cấp ứng dụng di động, hỗ trợ nhân viên và nhà quản lý truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Đặc điểm nổi bật:

• Tự động hóa nghiệp vụ nhân sự như chấm công, tính lương, đánh giá, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự tập trung, theo dõi hoạt động của nhân viên dễ dàng.
• Phù hợp với nhiều ngành nghề, đặc biệt các lĩnh vực có biến động nhân sự cao.
• Vận hành trên nền tảng cloud, đảm bảo bảo mật dữ liệu.
• Giao diện tinh tế, trực quan, mang lại trải nghiệm sử dụng thuận tiện.

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực DigiiHR

DigiiHR là phần mềm quản trị nguồn nhân lực do OOC phát triển – đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn hệ thống quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, DigiiHR đảm bảo lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật và minh bạch.

Điểm nổi bật của DigiiHR là khả năng đồng bộ thông tin với các phần mềm quản trị khác, tạo thành hệ thống quản trị tổng thể, giúp doanh nghiệp xử lý các tác vụ phức tạp và lập báo cáo nhanh chóng.

Đặc điểm nổi bật:

• Tiết kiệm thời gian trong tính lương và phân ca kíp.
• Hoạt động đa thiết bị, hỗ trợ lãnh đạo cập nhật dữ liệu nhân sự mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp nhiều mẫu báo cáo có thể tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý.
• Xây dựng khung năng lực trực tiếp trên phần mềm.
• Quản lý KPI, OKR, giúp nâng cao và duy trì hiệu suất làm việc.

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) Zoho

Zoho People là phần mềm quản lý nhân sự dựa trên nền tảng đám mây, cung cấp bộ công cụ toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả toàn bộ quy trình nhân sự. Phần mềm hỗ trợ từ lưu trữ hồ sơ nhân viên, quản lý tuyển dụng, ca làm việc, chấm công, nghỉ phép đến đào tạo và cổng thông tin nhân viên.

Đặc điểm nổi bật:

• Hỗ trợ quản lý nhân sự mọi lúc, mọi nơi thông qua ứng dụng di động.
• Cung cấp công cụ phân tích và giám sát hiệu suất, giúp đánh giá năng suất làm việc.
• Chế độ tự phục vụ cho phép nhân viên tự quản lý các hoạt động cá nhân như chấm công, xin nghỉ phép.
• Giao diện phiên bản di động còn hạn chế, chưa tối ưu với người dùng không thông thạo tiếng Anh.

Ứng dụng quản lý nhân sự SV-HRIS

SV-HRIS là ứng dụng quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý lao động chuyên nghiệp hơn. Phần mềm cung cấp đầy đủ tính năng cơ bản như chấm công, tính lương, bảo hiểm xã hội, tuyển dụng và cấp phát.

Đặc điểm nổi bật:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tương tự Excel.
• Xem lịch sử hoạt động của người dùng trong thời gian gần nhất.
• Tự động áp dụng chính sách lương mới nhất theo quy định.
• Báo cáo nhân sự tùy chỉnh dưới dạng biểu đồ, Excel hoặc các định dạng khác.
• Lưu trữ thông tin nhân viên, tiết kiệm thời gian truy xuất dữ liệu.

Phần mềm Lotus

Lotus là phần mềm quản trị nhân sự do Công ty Cổ phần Hosco phát triển, cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp có quy mô lao động lớn và cần quản lý chuyên sâu.

Đặc điểm nổi bật:

• Cho phép thiết lập cấu hình hệ thống tính lương và KPI linh hoạt.
• Thay đổi màu sắc giao diện theo sở thích người dùng.
• Hỗ trợ truy cập trên website và thiết bị di động.
• Tích hợp với các hệ thống ERP cao cấp.
• Quản lý toàn diện: công lương, chấm công, nghỉ phép, bảo hiểm, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực.
• Báo cáo theo thời gian thực, theo dõi KPI hiệu quả.

Phần mềm HR – Manager

HR – Manager là phần mềm do công ty TNHH Hoàng Hà phát triển, tập trung vào quản lý thông tin nhân sự dựa trên nền tảng dữ liệu tập trung, giúp lãnh đạo có góc nhìn tổng quan về nguồn lực doanh nghiệp.

Đặc điểm nổi bật:

• Thiết lập hệ thống báo cáo trực quan, truy xuất dữ liệu nhanh chóng.
• Theo dõi tình hình nhân sự theo tháng, quý, năm để hoạch định mục tiêu phù hợp.
• Có thể tải về và truy cập miễn phí trên máy tính bàn, laptop và các nền tảng khác.
• Hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc nhân viên, tối ưu sử dụng nguồn lực.

Phần mềm quản lý nguồn nhân lực IHCM

IHCM là phần mềm quản lý nguồn nhân lực được xây dựng với mục tiêu tối ưu hóa năng suất làm việc, phù hợp với doanh nghiệp quản lý nhân viên theo thành tích và năng lực.

Đặc điểm nổi bật:

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ, phù hợp doanh nghiệp đa quốc gia.
• Tự động liên kết dữ liệu với CRM, ERP, máy chấm công, đảm bảo tính thống nhất.
• Xây dựng mục tiêu chiến lược qua hệ thống báo cáo đồ thị trực quan.
• Phân tích năng lực nhân viên dựa trên KPI, tiến độ công việc, đề xuất chính sách lương thưởng công bằng.

Phần mềm CakeHR 

CakeHR (hiện thuộc Sage) là phần mềm quản lý nhân sự thu hút nhiều doanh nghiệp nhờ khả năng nâng cao hiệu quả vận hành, đặc biệt trong quản lý khen thưởng – kỷ luật và khảo sát nhân sự.

Đặc điểm nổi bật:

• Nhân viên dễ dàng đăng nhập và theo dõi thông tin cá nhân.
• Quản lý lịch làm việc, nghỉ phép thuận tiện.
• Phân tích năng suất làm việc dựa trên dữ liệu thực.
• Tạo bảng chấm công online nhanh chóng.
• Hỗ trợ khảo sát nhân sự ẩn danh.
• Có phiên bản sử dụng trên smartphone.

Bảng tổng hợp so sánh các phần mềm quản lý nhân sự

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện ưu điểm của từng phần mềm, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu quản lý nhân sự hiện tại.

Tên phần mềm	Kết nối với máy chấm công	Quy mô doanh nghiệp phù hợp	Sử dụng trên mobile
ARITO	Có	Doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn	Có
BambooHR	Có	Doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn	Có
Tanca	Có	Doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn	Có
DigiiHR	Có	Doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn	Có
Zoho People	Có	Doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn	Có
SV-HRIS	Có	Doanh nghiệp nhỏ	Không
Lotus	Có	Doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn	Có
HR-Manager	Không	Doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn	Không
IHCM	Có	Doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn	Có
CakeHR	Có	Doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn	Có

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực. Dưới đây là những tiêu chí cần lưu ý:

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Mỗi phần mềm quản lý nhân sự sẽ phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) thường cần giải pháp gọn nhẹ, dễ triển khai, chi phí hợp lý. Ngược lại, các công ty lớn hoặc tập đoàn yêu cầu phần mềm có khả năng tùy chỉnh cao, tích hợp nhiều phân hệ và quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu nhân sự với tính bảo mật nghiêm ngặt.

Đáp ứng đầy đủ chức năng cần thiết

Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu quản lý nhân sự hiện tại và dài hạn. Một số chức năng cơ bản cần có bao gồm: quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, nghỉ phép, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất. Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình mở rộng, cần ưu tiên phần mềm có khả năng bổ sung phân hệ khi cần thiết.

Dễ dùng và hỗ trợ triển khai

Phần mềm quản lý nhân sự nên có giao diện thân thiện, dễ thao tác để đội ngũ nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả. Ngoài ra, doanh nghiệp nên ưu tiên những nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ triển khai, đào tạo sử dụng và sẵn sàng xử lý khi phát sinh sự cố trong quá trình vận hành.

Chi phí và tính linh hoạt

Chi phí luôn là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm. Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa mô hình SaaS (thuê bao hàng tháng) và on-premise (triển khai tại chỗ) sao cho phù hợp ngân sách và khả năng mở rộng trong tương lai. Đồng thời, cần xem xét tính linh hoạt của phần mềm để có thể dễ dàng nâng cấp, mở rộng hoặc tích hợp với hệ thống ERP, CRM khác khi cần thiết.

Kết luận

Phần mềm quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tiết kiệm thời gian, chi phí đến tối ưu hiệu quả sử dụng nhân sự. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn mà còn nâng cao trải nghiệm nhân viên, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn và phục vụ tốt cho kế hoạch phát triển dài hạn.

>> Xem thêm: Phân hệ Quản lý nhân sự HRM của ARITO