Kế toán bán hàng là gì? Công việc cần làm của một kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Vị trí này không chỉ liên quan đến việc ghi nhận và quản lý doanh thu mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đánh giá hiệu suất và tối ưu hóa chi phí. Vậy kế toán bán hàng là gì và họ phải thực hiện những công việc cụ thể nào? Cùng Arito tìm hiểu ngay!

Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng là vị trí chịu trách nhiệm xử lý các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn và chứng từ bán hàng, bao gồm việc ghi nhận hóa đơn, quản lý thuế VAT, theo dõi sổ sách doanh thu và lập các báo cáo bán hàng theo yêu cầu của cấp trên.

Hiểu một cách đơn giản, kế toán bán hàng là bộ phận thực hiện các công việc như quản lý sổ bán hàng, thu ngân, lưu trữ hóa đơn, và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Bộ phận này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt đối với các đơn vị trong ngành bán lẻ.

Vai trò của kế toán bán hàng trong công ty

Trong hầu hết các doanh nghiệp, bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng, là đầu mối cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý. Đặc biệt, kế toán bán hàng có những vai trò sau:

• Cung cấp thông tin và số liệu bán hàng, giúp ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình tài chính, doanh thu hiện tại, từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
• Trong các báo cáo số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp, có thể nhìn thấy sự chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng, giúp doanh nghiệp điều chỉnh quy trình một cách hợp lý.
• Kế toán bán hàng ghi nhận các khoản chi phí bán hàng, xác định chi phí thực tế và phân tích để tìm ra các giải pháp tối ưu hóa chi phí.
• Số lượng, giá trị hàng tồn kho và các báo cáo tồn kho do kế toán bán hàng lập ra giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình trạng hàng hóa, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức.
• Kế toán bán hàng đảm bảo các hoạt động bán hàng tuân thủ đầy đủ các quy định về an toàn, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và khách hàng.

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là người trực tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ chính của vị trí này bao gồm:

Giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng

Giám sát kế hoạch bán hàng là yếu tố then chốt để đảm bảo các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp tuân theo đúng kế hoạch ban đầu, đảm bảo tiến độ và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Điều này đặc biệt quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, kế toán bán hàng còn giám sát kế hoạch lợi nhuận. Họ ghi chép đầy đủ khối lượng sản phẩm đã bán, hàng tiêu thụ nội bộ, tính toán chính xác giá trị vốn hàng đã bán và chi phí bán hàng, cung cấp dữ liệu để đánh giá và theo dõi hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.

Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng

Lợi nhuận từ hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc phân bổ cho các nhiệm vụ cụ thể như nộp thuế, chi trả lương, trả nợ và đầu tư phát triển. Kế toán bán hàng đảm nhiệm việc phân phối lợi nhuận dựa trên kế hoạch tài chính đã được xác định trước.

Tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh

Trong quá trình bán hàng, các chi phí phát sinh là điều không thể tránh khỏi. Kế toán bán hàng có trách nhiệm thống kê đầy đủ, chính xác và kịp thời những chi phí này. Họ cũng thực hiện việc kết chuyển và phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa đã tiêu thụ, giúp xác định kết quả bán hàng và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phân bổ chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược trong tương lai.

Quản lý tiền hàng

Kế toán bán hàng giám sát việc thu tiền từ các bộ phận bán hàng, đánh giá khả năng bán hàng của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Khi có khách hàng nợ tiền, kế toán sẽ theo dõi thông tin về các lô hàng, số tiền nợ, thời hạn nợ và tình hình thanh toán. Họ cũng có nhiệm vụ giám sát và đôn đốc việc thu hồi sản phẩm kịp thời trong trường hợp hàng hóa bị lỗi.

Lập báo cáo bán hàng

Kế toán bán hàng lập báo cáo định kỳ để cung cấp thông tin cho quản lý và các bộ phận liên quan, giúp đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược. Báo cáo bán hàng cũng có thể dùng để so sánh hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, theo dõi sự phát triển của thị trường và điều chỉnh các hoạt động bán hàng. Báo cáo thường được lập theo tháng, quý hoặc năm, tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp, và có thể được điều chỉnh để phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể.

Công việc của kế toán bán hàng

Công việc của kế toán bán hàng thường tập trung vào ghi chép hóa đơn và quản lý thu chi trong hoạt động bán hàng. Tuy nhiên, trách nhiệm và công việc cụ thể có thể thay đổi tùy theo từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số công việc hàng ngày, hàng tháng và cuối kỳ của kế toán bán hàng:

Công việc hằng ngày

• Thu thập và ghi nhận các chứng từ liên quan như bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho. Đây là căn cứ để nhập thông tin vào phần mềm hoặc sổ sách kế toán, giúp quản lý hoạt động bán hàng theo báo giá và hợp đồng.
• Kiểm tra chứng từ, số lượng thực xuất, giá bán sản phẩm theo quy định của doanh nghiệp để lập và gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Quản lý chứng từ và sổ sách liên quan đến hoạt động bán hàng, đảm bảo tính toàn vẹn và sắp xếp hợp lý các tài liệu.
• Tham gia quản lý chính sách giá và bán hàng để đảm bảo các hoạt động tuân thủ quy định và ghi nhận doanh thu hợp lý.
• Quản lý công nợ khách hàng, ghi nhận số tiền nợ, theo dõi thời hạn và đôn đốc công nợ khi cần thiết, nếu không có kế toán công nợ riêng.
• Kiểm tra và giám sát tiến độ bán hàng, đảm bảo tuân thủ quy trình và quy định của doanh nghiệp.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo tính nhất quán trong số liệu kế toán.
• Phân loại chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có), sau đó ghi nhận vào sổ sách.
• Nhập thông tin từ bảng kê chi tiết các hóa đơn bán hàng, tính toán chính xác tổng doanh thu và thuế VAT hàng hóa, dịch vụ trong ngày.
• Kiểm tra và đối chiếu số liệu xuất, tồn kho với thủ kho vào cuối ngày để đảm bảo tính chính xác.

Công việc hằng tháng

• Tính toán chi tiết giá vốn hàng bán cho các sản phẩm/dịch vụ đã cung cấp. Đối với doanh nghiệp thương mại, xác định giá mua thực tế và phân bổ chi phí thu mua là rất quan trọng.
• Tính toán chính xác tổng doanh thu và thuế GTGT cho từng nhóm hàng, đơn vị trực thuộc như cửa hàng, đại lý, chi nhánh. Điều này giúp ban quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh của từng đơn vị.
• Hỗ trợ lập và kiểm tra bảng kê hàng hóa, dịch vụ đã bán ra, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Lập báo cáo về bán hàng, doanh thu, lãi gộp, công nợ phải thu và tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, gửi lên ban giám đốc để cung cấp thông tin cho các quyết định chiến lược.

Công việc cuối kỳ

• Tổng hợp và nắm rõ các chi phí liên quan đến bán hàng, bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí vận chuyển, marketing, bán hàng và quản lý. Sau đó, tạo ra báo cáo chi phí bán hàng.
• Cung cấp thông tin chi phí bán hàng cho phòng kế toán để lập báo cáo tài chính.
• Cung cấp thông tin về bán hàng và doanh số cho ban giám đốc để họ đánh giá hiệu quả hoạt động và lập kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo.
• Tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến chiến lược bán hàng, giá cả, sản phẩm và thị trường.
• Phối hợp với các phòng ban khác như kế toán kho, kế toán thanh toán, thủ quỹ để quản lý tiền mặt và công nợ.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên như lập báo cáo và phân tích dữ liệu.

Quyền hạn của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng có những quyền hạn trong doanh nghiệp như sau:

• Kế toán bán hàng có quyền yêu cầu điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy bỏ hóa đơn khi phát hiện có sai sót hoặc cần điều chỉnh thông tin liên quan đến giao dịch bán hàng.
• Đề xuất và đưa ra các biện pháp giải quyết trong trường hợp hóa đơn không hợp lệ, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nội bộ của doanh nghiệp.
• Trong trường hợp có vấn đề liên quan đến thanh toán mà không thể giải quyết với trưởng ban kế toán, kế toán bán hàng có quyền trực tiếp đề xuất các trường hợp thanh toán để đảm bảo vấn đề được xử lý đúng thời hạn và hợp lý.
• Nhân viên kế toán bán hàng làm việc dưới sự phân công và giám sát của kế toán trưởng, đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định và được hỗ trợ, giám sát chặt chẽ từ các cấp quản lý cao hơn trong lĩnh vực kế toán.

Quy trình kế toán bán hàng

Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp.

Bước 2: Kiểm tra số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Có hai trường hợp có thể xảy ra:

• Nếu số lượng hàng tồn kho không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, kế toán bán hàng sẽ thông báo lại cho bộ phận bán hàng. Lúc này, nhân viên bán hàng (hoặc phòng kinh doanh) sẽ tư vấn lại cho khách hàng hoặc hủy đơn hàng nếu cần thiết.
• Nếu số lượng hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, kế toán bán hàng sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho và gửi cho thủ kho. Phiếu này là căn cứ để thủ kho thực hiện việc xuất hàng. Đồng thời, kế toán bán hàng lập hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho nhân viên bán hàng (hoặc phòng kinh doanh) nhằm thực hiện việc giao hàng cho khách hàng.

Bước 3: Hạch toán các nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan đến hoạt động bán hàng.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, khi khách hàng thanh toán, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn cho dịch vụ đã được cung cấp, căn cứ vào các chứng từ để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Kiến thức cần có của kế toán bán hàng

Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng

Kết quả bán hàng là lợi nhuận thu được sau khi trừ các khoản chi phí liên quan đến việc bán hàng. Để xác định được kết quả bán hàng, kế toán sẽ tính số chênh lệch giữa doanh thu thuần và các chi phí như giá vốn, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong thời gian nhất định.

Công thức tính kết quả hoạt động kinh doanh như sau:

Kết quả hoạt động kinh doanh = (Lợi nhuận thuần từ các hoạt động mua bán + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả các hoạt động khác) – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong đó:

• Lợi nhuận thuần từ hoạt động mua bán = Doanh thu thuần từ bán hàng, cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Chi phí bán hàng.
• Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu từ hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động tài chính.
• Kết quả các hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Chi phí khác – Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là tổng các chi phí cho hoạt động quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh. Khi ghi nhận doanh thu, cần tuân theo các quy tắc sau:

1. Doanh nghiệp phải dự kiến trước các khoản chi phí liên quan đến việc bán hàng.
2. Rủi ro và lợi ích liên quan đến việc chuyển giao sản phẩm cho khách hàng cần được đánh giá kỹ.
3. Đảm bảo khả năng thu được lợi ích kinh tế từ việc bán sản phẩm.
4. Doanh thu dự kiến phải được xác định rõ ràng và chắc chắn.
5. Các chi phí liên quan đến việc bán hàng phải được dự trù trước.

Chứng từ liên quan đến kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng cần quản lý các chứng từ sau:

• Hóa đơn VAT: Mẫu số 01 GTKT-3LL.
• Phiếu xuất kho, vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT.
• Phiếu xuất kho hàng gửi lại bán đại lý: Mẫu số 02 – VT.
• Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT.
• Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT.
• Giấy báo có.
• Biên bản báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ.
• Giấy nộp tiền, bảng kê khai hàng nhận và chứng từ thanh toán hàng ngày.
• Các chứng từ khác tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

Báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng

Quy trình kế toán bán hàng yêu cầu lập các báo cáo hàng tháng hoặc định kỳ, bao gồm:

• Sổ nhật ký chi tiết về hoạt động bán hàng.
• Sổ tổng hợp bán hàng.
• Sổ cái trình bày thông tin về doanh thu, tiền mặt, chi phí, tiền gửi ngân hàng.
• Tình hình thực hiện đặt hàng.
• Báo cáo lỗ – lãi của từng đơn hàng.
• Sổ chi tiết công nợ phải thu.
• Tổng hợp công nợ cần thu.
• Sổ phân tích công nợ theo thời hạn.
• Các báo cáo khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Khi phát sinh hóa đơn, kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng với 3 liên:

• Liên 1: Lưu trữ tại doanh nghiệp.
• Liên 2: Giao cho khách hàng.
• Liên 3: Doanh nghiệp giữ lại để quản lý.

Trong quá trình xử lý chứng từ, có 3 tình huống có thể xảy ra:

• • Khách hàng mua chịu: Kế toán lập biên bản giao nhận và xác nhận khoản nợ. Biên bản được chia làm 3 liên: một liên cho kho, một liên cho khách hàng, và một liên lưu trữ.
  • Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt: Kế toán lập phiếu thu, chia thành 3 liên: một liên cho thủ quỹ, một liên cho kế toán, và một liên cho khách hàng. Phiếu thu phải có chữ ký của ban giám đốc.
  • Khách hàng thanh toán qua chuyển khoản: Doanh nghiệp sẽ nhận giấy báo xác nhận số tiền đã chuyển.

Kỹ năng của nhân viên kế toán bán hàng

Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng các phần mềm kế toán bán hàng nhằm tiết kiệm công sức và thời gian. Do đó, nhân viên kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng cần phải có khả năng sử dụng phần mềm kế toán để ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu. Điều này bao gồm việc sử dụng các phần mềm quản lý doanh thu, các công cụ báo cáo và phần mềm kế toán tổng hợp.

Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Kế toán bán hàng cần có khả năng phân tích dữ liệu, nhận diện các vấn đề và tìm ra các giải pháp phù hợp. Kỹ năng này giúp họ xem xét các thông tin tài chính, phân tích số liệu, phát hiện sai sót và đưa ra các biện pháp khắc phục. Điều này giúp giảm thiểu những sai sót tương tự trong tương lai và đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra suôn sẻ.

Kỹ năng giao tiếp

Kế toán bán hàng thường phải làm việc với nhiều bên liên quan, bao gồm khách hàng, đồng nghiệp, và các nhà quản lý. Kỹ năng giao tiếp là rất cần thiết để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, đặc biệt là trong việc giải thích các khái niệm phức tạp liên quan đến kế toán. Điều này giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về các yếu tố quan trọng trong quy trình kế toán bán hàng.

Tính tỉ mỉ và chính xác

Sự chính xác là một yếu tố không thể thiếu trong công việc kế toán. Nhân viên kế toán bán hàng cần có tính tỉ mỉ, cẩn thận và kiên nhẫn để đảm bảo rằng các thông tin tài chính được ghi nhận và xử lý đúng cách. Sự tỉ mỉ giúp hạn chế sai sót và đảm bảo các báo cáo tài chính luôn chính xác.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kế toán bán hàng thường phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ cùng lúc, từ quản lý hóa đơn đến theo dõi công nợ. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp kế toán ưu tiên công việc quan trọng, phân chia nhiệm vụ hợp lý và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn. Điều này cũng giúp giảm bớt áp lực công việc và tăng cường hiệu suất làm việc.

 Nhìn chung, kế toán bán hàng là một vị trí không thể thiếu trong doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Với những nhiệm vụ từ ghi nhận doanh thu đến quản lý công nợ, họ góp phần tạo nên sự ổn định và phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Chính vì thế, sự chuyên nghiệp và cẩn thận của kế toán bán hàng luôn là yếu tố quan trọng trong thành công của mỗi doanh nghiệp.