Cách in hoá đơn điện tử đúng cách theo quy định của pháp luật

Trong thời đại công nghệ số hóa ngày càng phát triển, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình kinh doanh của nhiều doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ các quy định của pháp luật, việc in hóa đơn điện tử đúng cách là một vấn đề cực kỳ quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách in hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, từ quy trình chuẩn bị hóa đơn đến bước xác nhận tính hợp lệ, nhằm đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh.

1. Vì sao lại phải in hóa đơn điện tử?

In hóa đơn điện tử đã trở thành một yếu tố không thể thiếu trong quá trình kinh doanh hiện nay. Với sự ra đời của Nghị định 119/2018/NĐ-CP từ Chính phủ, việc áp dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, và cá nhân doanh nghiệp đã trở nên bắt buộc. Tính đến thời điểm này, việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử đã được thực hiện và phổ biến rộng rãi.

Tuy việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, song vẫn có những trường hợp mà việc in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là cần thiết, đặc biệt là để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát, và điều tra của các cơ quan chức năng.

Trước hết, việc in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy giúp rõ ràng hơn trong việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm. Thông qua hóa đơn giấy, các thông tin về xuất xứ của sản phẩm được trình bày một cách rõ ràng và chi tiết hơn, từ đó giúp trong quá trình phân phối và bán hàng, đặc biệt là khi gặp phải các yêu cầu của khách hàng hoặc quy định pháp luật.

Thêm vào đó, việc sử dụng hóa đơn giấy còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quá trình lưu thông hàng hóa. Cơ quan chức năng có thể dễ dàng kiểm tra và giám sát các giao dịch kinh doanh thông qua hóa đơn giấy, từ đó đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong môi trường kinh doanh.

Không chỉ là công cụ hữu ích trong quá trình giao dịch, hóa đơn giấy còn đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ chứng từ kế toán. Theo quy định của Luật kế toán, việc lưu trữ chứng từ là bước quan trọng giúp đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch trong tài chính của doanh nghiệp. Hóa đơn giấy, với tính chất của nó, là một trong những chứng từ chính xác và dễ kiểm tra.

Ngoài ra, trong các trường hợp pháp lý, hóa đơn giấy còn đóng vai trò quan trọng trong việc điều tra và làm rõ các thông tin liên quan đến giao dịch kinh doanh. Việc có hóa đơn giấy có thể giúp làm sáng tỏ các vấn đề liên quan đến giao dịch và có thể được sử dụng như một phương tiện chứng minh trong các vụ án.

Tóm lại, việc in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan chức năng trong việc quản lý, điều tra và giám sát các hoạt động kinh doanh. Điều này chứng tỏ rằng, dù sự phổ biến của hóa đơn điện tử đang tăng lên, việc sử dụng hóa đơn giấy vẫn còn là một phần không thể thiếu và có ý nghĩa quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện nay.

2. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật?

In hóa đơn điện tử như thế nào? Chắc hẳn rất nhiều bạn sẽ bỡ ngỡ khi lần đầu thực hiện in hóa đơn điện tử. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật trên phần mềm hóa đơn điện tử Arito sẽ giúp bạn.

Việc in hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật hiện nay đòi hỏi sự chú ý và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của các giao dịch kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách in hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật:

2.1. Chuẩn bị hóa đơn điện tử

Trước tiên, bạn cần có một hóa đơn điện tử hợp lệ. Hóa đơn này phải chứa đầy đủ thông tin về các bên tham gia giao dịch, thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả, thuế phải nộp, và các thông tin khác cần thiết theo quy định của pháp luật.

2.2 Chuyển đổi sang hóa đơn giấy (nếu cần)

Nếu có yêu cầu hoặc điều kiện cụ thể, bạn cần thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Đảm bảo chỉ thực hiện chuyển đổi một lần duy nhất và đảm đảm tính toàn vẹn của thông tin giữa hai loại hóa đơn.

2.3. Thực hiện in hóa đơn:

Sử dụng phần mềm Arito cùng hệ thống in ấn phù hợp để in hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy.

Trước khi in, kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Đồng thời cũng cần đảm bảo rằng máy in đang sử dụng được cấu hình chính xác và không có sự cố kỹ thuật nào có thể gây ra sai sót trong quá trình in.

Thao tác khi in hoá đơn có thể sẽ gồm một số bước cụ thể sau: 

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử Arito
• Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
  • Vào mục “Danh sách hóa đơn xem nhanh” hoặc “Danh sách hóa đơn điện tử” để tìm kiếm hóa đơn điện tử cần in.
  • Nếu ở mục “Danh sách hóa đơn xem nhanh” thì nhập “số hóa đơn”, “bên mua” hoặc “số biên” vào ô tìm kiếm (có thể nhập 1 hoặc cả 3 thông tin), sau đó ấn nút tìm kiếm (biểu tượng kính lúp) để thực hiện tìm kiếm.
  • Nếu ở mục “Danh sách hóa đơn điện tử” thì nhập vào mục “Số hóa đơn” và “Tên đối tác” (có thể nhập 1 trong hai thông tin hoặc cả 2 thông tin để tìm kiếm nhanh hơn), sau đó ấn nút tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm nhanh hơn.
• Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi: Sau khi chọn được hóa đơn điện tử cần in nhấp chuột vào biểu tượng máy in để thực hiện in chuyển đổi hóa đơn điện tử.
• Bước 4: Xác nhận lệnh in: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in, ấn xác nhận lệnh in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in
  • Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in tuy nhiên để hóa đơn có giá trị pháp lý cá nhân đại diện theo pháp luật phải thực hiện ký và đóng dấu theo quy định. 
  • Trong trường hợp bạn muốn in hóa đơn điện tử vừa mới tạo lập và xuất hóa đơn xong bạn cần thực hiện các bước xác nhận và nhập mã để có thể in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy ngay mà không cần phải tìm kiếm.

2.4. Xác nhận hóa đơn in

Sau khi in, xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn bằng cách ký tên, ghi rõ thời gian in và đóng dấu của người chịu trách nhiệm pháp lý (nếu cần). 

Đảm bảo rằng các thông tin xác nhận này được ghi rõ và dễ đọc trên hóa đơn in.

2.5. Lưu trữ hóa đơn

Sau khi hoàn thành, lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật. Đảm bảo rằng bạn có các biện pháp lưu trữ an toàn và bảo mật để tránh mất mát hoặc hỏng hóc thông tin.

Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống:

Định kỳ kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống in ấn để đảm bảo tính ổn định và chất lượng của các hóa đơn in ra.

3. In hóa đơn điện tử cần lưu ý gì?

Khi thực hiện in hóa đơn điện tử, cần tuân thủ các quy định và lưu ý sau để đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và pháp lý của các giao dịch:

• Chỉ in một lần chuyển đổi: Quy định rằng mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang chứng từ giấy một lần duy nhất đặt ra một nguyên tắc cơ bản và quan trọng. Việc này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính chính xác của thông tin ghi trên hóa đơn.
• Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin: Hóa đơn giấy phải phản ánh một cách toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, bao gồm cả các chi tiết về sản phẩm, giá cả, thuế, và thông tin về các bên tham gia giao dịch. Việc bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính pháp lý của giao dịch.
• Ký hiệu xác nhận chuyển đổi: Hóa đơn giấy sau khi được in cần phải có các ký hiệu riêng để xác nhận rằng nó đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Điều này bao gồm việc ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, kèm theo tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, và thời gian chuyển đổi. Việc này giúp trong việc nhận biết và phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc.
• Đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn giấy: Sau khi in, hóa đơn giấy cần phải có chữ ký, họ tên, và đóng dấu của người chịu trách nhiệm pháp lý của bên bán nhằm đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử sau khi đã được chuyển đổi sang hóa đơn giấy, và là bước quan trọng để tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
• Lưu trữ và bảo quản: Cuối cùng, việc lưu trữ và bảo quản hóa đơn giấy sau khi in là quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Thời gian lưu trữ, môi trường lưu trữ an toàn và việc tổ chức thông tin một cách có hệ thống là các yếu tố quan trọng cần được chú ý. Điều này giúp các doanh nghiệp dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết và đáp ứng các yêu cầu báo cáo kế toán. Việc lưu trữ hóa đơn giấy cũng giúp các doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và đáng tin cậy trong mối quan hệ với khách hàng và đối tác kinh doanh. Bằng cách tuân thủ các quy định và thực hiện một cách có trách nhiệm, họ có thể tự tin rằng hóa đơn của mình đủ điều kiện pháp lý và sẵn sàng để sử dụng trong các tình huống cần thiết.

Việc in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đòi hỏi sự chú ý và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và lưu ý để đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và pháp lý của các giao dịch kinh doanh. Điều này không chỉ là bước cần thiết để thực hiện các quy định pháp luật mà còn giúp tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và đáng tin cậy.

4. Giới thiệu phần mềm hoá đơn điện tử Arito tốt nhất hiện nay

Arito là một hệ sinh thái phần mềm quản lý kế toán và tài chính đa dạng, được thiết kế bởi Công ty CP Giải Pháp Công Nghệ Arito nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử một cách đơn giản và hiệu quả, Arito không chỉ tích hợp thông tin chi tiết về khách hàng và sản phẩm mà còn đóng vai trò là đại lý chuyên nghiệp cho các thương hiệu hàng đầu cung cấp hoá đơn điện tử. Sản phẩm của Arito không chỉ được sử dụng rộng rãi với hơn 15.000 người dùng, trong đó có hơn 2000 doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà còn đảm bảo mang đến trải nghiệm người dùng mượt mà và hiệu quả.

Arito không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn thông tin trong quá trình xử lý hóa đơn. Được biết đến là đối tác độc quyền của các thương hiệu hàng đầu, Arito hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý tài chính và hóa đơn điện tử, mang lại sự thuận tiện và hiệu suất cao cho các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày của họ.

Arito đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hóa đơn theo các quy định như Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng theo các thay đổi như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Phần mềm này hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý doanh thu, báo cáo, và kê khai thuế, đồng thời đáp ứng đa dạng tình huống phát hành hóa đơn, từ hóa đơn giấy truyền thống đến các loại hóa đơn điện tử.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về quy trình và các quy định cần tuân thủ khi in hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Việc thực hiện các bước in hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của các giao dịch kinh doanh mà còn giúp tăng cường sự minh bạch và tin cậy trong quan hệ với khách hàng và đối tác.

Để giúp các doanh nghiệp thực hiện việc in hóa đơn điện tử một cách thuận tiện và hiệu quả, Arito đã được phát triển và đánh giá cao về tính năng và tiện ích. Với Arito, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo, quản lý và in hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. Vậy bạn còn chần chờ gì mà không liên hệ ngay đến Arito qua số điện thoại 028.7101.2288 để được kết nối cùng đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp nhất của phần mềm hoá đơn điện tử hiệu quả nhất hiện nay!