Chứng từ điện tử là gì? Các loại, nội dung bắt buộc, lưu trữ và mức phạt 2026

Chứng từ điện tử là nền tảng của kế toán và quản lý thuế trong thời đại số. Từ 1/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/6/2025). Bài viết giải thích chứng từ điện tử là gì, các loại phổ biến, nội dung bắt buộc, định dạng, quy định lưu trữ và mức phạt khi vi phạm.

Chứng từ điện tử là gì?

Chứng từ điện tử là chứng từ được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ và biên lai do tổ chức, cá nhân lập để ghi nhận khoản thuế, phí, lệ phí hoặc việc khấu trừ thuế.

Trong hoạt động kế toán, chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy nếu đáp ứng đủ điều kiện về chữ ký số, định dạng dữ liệu và lưu trữ.

Phân biệt chứng từ điện tử với chứng từ giấy và hóa đơn điện tử

Đây là 3 khái niệm hay bị nhầm. Bảng dưới làm rõ:

Tiêu chí	Chứng từ giấy	Chứng từ điện tử	Hóa đơn điện tử
Hình thức	Bản giấy in/viết tay	Dữ liệu điện tử (XML)	Dữ liệu điện tử (XML)
Đối tượng ghi nhận	Mọi giao dịch	Khoản thuế, phí, lệ phí, khấu trừ thuế	Giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ
Chữ ký	Tay, đóng dấu	Chữ ký số	Chữ ký số
Văn bản điều chỉnh	Luật Kế toán 2015	Nghị định 123/2020, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025; Luật Kế toán	Nghị định 123/2020 (sửa đổi bởi NĐ 70/2025), Thông tư 78/2021
Quan hệ	Bị thay thế dần	Bao trùm rộng	Là một dạng chứng từ điện tử đặc biệt

Chữ ký số là điều kiện kỹ thuật bắt buộc của mọi chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký trước khi triển khai.

Các loại chứng từ điện tử phổ biến hiện nay

Theo Điều 30 Nghị định 123/2020, chứng từ điện tử trong quản lý thuế gồm 2 nhóm chính:

Biên lai điện tử

Biên lai điện tử là chứng từ điện tử ghi nhận việc thu các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác, do cơ quan thu hoặc tổ chức được ủy quyền phát hành cho người nộp tiền qua hệ thống điện tử. Biên lai điện tử có 3 loại: biên lai thu thuế, phí, lệ phí; biên lai thu các khoản khác; biên lai không in sẵn mệnh giá.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử

Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập lập để xác nhận số thuế TNCN đã khấu trừ trước khi chi trả cho người lao động hoặc cá nhân có thu nhập. Đây là căn cứ để cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN. Từ 1/7/2022, loại chứng từ này phải được lập dưới dạng điện tử thay vì giấy như trước đây. Xem chi tiết tại bài chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì.

Các chứng từ điện tử khác trong doanh nghiệp

Ngoài hai loại theo Nghị định 123, doanh nghiệp còn dùng nhiều chứng từ điện tử khác:

• Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025) và Thông tư 78.
• Hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Chứng từ kế toán điện tử nội bộ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi, sổ kế toán điện tử theo Luật Kế toán 2015.

Nội dung bắt buộc của chứng từ điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một chứng từ điện tử hợp pháp phải có đủ các nội dung:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ, số thứ tự chứng từ.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức/cá nhân lập (người bán, người chi trả).
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp tiền/người nhận chứng từ.
• Nội dung khoản thu, hàng hóa, dịch vụ phát sinh và số tiền.
• Thuế suất và số tiền thuế (nếu có).
• Thời điểm lập chứng từ điện tử.
• Chữ ký số của tổ chức/cá nhân lập chứng từ.
• Mã của cơ quan thuế (đối với chứng từ có mã).

Thiếu bất kỳ thông tin nào đều có thể khiến chứng từ bị từ chối khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế.

Định dạng chứng từ kế toán điện tử

Chứng từ điện tử phải tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan thuế ban hành để đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng trao đổi giữa các hệ thống.

Định dạng biên lai điện tử

Sử dụng ngôn ngữ XML, gồm 2 thành phần:

• Phần dữ liệu nghiệp vụ: thông tin người nộp tiền, nội dung khoản thu, số tiền, thời điểm lập biên lai.
• Phần dữ liệu chữ ký số: xác nhận tính hợp lệ và toàn vẹn.

Cơ quan thuế xây dựng tiêu chuẩn định dạng và cung cấp công cụ hỗ trợ hiển thị.

Định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Cũng dùng XML với các nội dung cơ bản:

• Tên, ký hiệu mẫu và số thứ tự chứng từ.
• Thông tin tổ chức trả thu nhập và người nộp thuế.
• Khoản thu nhập chịu thuế, kỳ tính thuế và số thuế TNCN đã khấu trừ.
• Thời điểm lập và chữ ký số của tổ chức trả thu nhập.

Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử hợp pháp

Để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời 6 điều kiện:

1. Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế trước khi triển khai.
2. Có hạ tầng CNTT đáp ứng việc lập, gửi, nhận, lưu trữ an toàn.
3. Sử dụng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ của tổ chức/cá nhân phát hành.
4. Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu kể từ thời điểm khởi tạo.
5. Truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
6. Lưu trữ theo đúng thời hạn quy định và sẵn sàng tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ điện tử

Quy trình chuẩn:

1. Chuẩn bị hồ sơ: mẫu đăng ký sử dụng theo Phụ lục Nghị định 123 (Mẫu số 01/ĐK-CT cho chứng từ khấu trừ thuế).
2. Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (thuedientu.gdt.gov.vn), ký số và gửi.
3. Cơ quan thuế xét duyệt trong vòng 1 đến 5 ngày làm việc.
4. Nhận thông báo chấp nhận hoặc yêu cầu điều chỉnh. Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp được phép lập, phát hành chứng từ điện tử.
5. Đăng ký thay đổi khi có thay đổi thông tin đã đăng ký.

Quy định lưu trữ chứng từ điện tử

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ áp dụng tương tự chứng từ giấy:

Loại chứng từ	Thời hạn lưu trữ
Chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính	Tối thiểu 5 năm
Chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính	Tối thiểu 10 năm
Chứng từ liên quan đến thanh lý, giải thể, an ninh quốc phòng, vụ án	Vĩnh viễn

Trong thời gian lưu trữ, chứng từ phải truy xuất được nguyên vẹn về nội dung, định dạng và chữ ký số.

Mức phạt khi vi phạm quy định về chứng từ điện tử

Một số mức phạt phổ biến theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (xử phạt trong lĩnh vực kế toán) và Nghị định 125/2020/NĐ-CP (xử phạt về thuế và hóa đơn):

Hành vi vi phạm	Mức phạt tham khảo
Lập chứng từ không đủ nội dung theo quy định	3.000.000 đến 5.000.000 đồng
Ký chứng từ không đúng quy định, ký bằng mực không hợp lệ	5.000.000 đến 10.000.000 đồng
Làm hỏng, mất chứng từ trong thời hạn lưu trữ	5.000.000 đến 10.000.000 đồng
Giả mạo, khai man chứng từ kế toán	20.000.000 đến 30.000.000 đồng
Tiêu hủy chứng từ trước thời hạn lưu trữ	20.000.000 đến 30.000.000 đồng

Mức trên áp dụng cho cá nhân; tổ chức vi phạm gấp đôi. Đây là lý do doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng với quy trình lưu trữ và bảo mật chứng từ điện tử.

Khi nào chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán?

Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng đủ 4 điều kiện:

1. Có đầy đủ nội dung bắt buộc của chứng từ kế toán theo Điều 16 Luật Kế toán.
2. Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc lưu trữ.
3. Có chữ ký số hợp lệ của người chịu trách nhiệm.
4. Bảo đảm khả năng in ra giấy khi cần phục vụ kiểm tra, đối chiếu.

Lợi ích khi sử dụng chứng từ điện tử

• Tiết kiệm chi phí: giảm chi phí in ấn, kho lưu trữ, vận chuyển chứng từ giấy.
• Tăng tốc xử lý: lập, gửi, nhận chỉ trong vài giây thay vì vài ngày.
• Giảm sai sót: hệ thống tự kiểm tra định dạng, hạn chế lỗi nhập liệu.
• Tăng minh bạch và bảo mật: dữ liệu được ký số và lưu trữ tập trung, hạn chế chỉnh sửa, làm giả.
• Dễ tra cứu, đối chiếu: kết nối liền mạch với phần mềm kế toán và cổng thuế.
• Phù hợp xu hướng chuyển đổi số và yêu cầu pháp lý mới.

Quản lý chứng từ điện tử với phần mềm Arito

Để khai thác hết lợi ích của chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý tập trung và tuân thủ pháp lý. Các giải pháp của Arito hỗ trợ trọn bộ vòng đời chứng từ điện tử:

• Arito E-Invoice (hóa đơn điện tử) cho phát hành hóa đơn điện tử đầu ra theo Nghị định 123 và Nghị định 70/2025.
• Arito Invoice xử lý hóa đơn điện tử đầu vào, tự động nhận diện và bóc tách dữ liệu.
• AritoContract quản lý hợp đồng điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Phần mềm quản lý Tài chính – Kế toán Arito lưu trữ, đối chiếu và liên kết chứng từ điện tử với sổ sách kế toán theo Thông tư 200/133.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chứng từ điện tử có cần in ra giấy không?

Không bắt buộc. Nhưng phải bảo đảm in ra được khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra, đối chiếu.

Doanh nghiệp dùng chứng từ điện tử có cần lưu chứng từ giấy song song không?

Không. Khi chứng từ điện tử đã đáp ứng đủ điều kiện pháp lý, doanh nghiệp chỉ lưu trữ bản điện tử (kèm chữ ký số) thay cho bản giấy.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng giấy còn dùng được không?

Từ 1/7/2022, tổ chức trả thu nhập bắt buộc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Chứng từ điện tử và hóa đơn điện tử có giống nhau không?

Không. Hóa đơn điện tử là một dạng chứng từ điện tử chuyên cho giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ. Chứng từ điện tử là khái niệm rộng hơn, gồm cả biên lai, chứng từ khấu trừ thuế và nhiều loại chứng từ kế toán khác.

Bao lâu cơ quan thuế xét duyệt hồ sơ đăng ký?

Từ 1 đến 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Thời hạn lưu trữ chứng từ điện tử là bao lâu?

Tối thiểu 5 năm với chứng từ không dùng trực tiếp ghi sổ, 10 năm với chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính, và vĩnh viễn với chứng từ thuộc nhóm đặc biệt.