[Tải Miễn Phí] Mẫu Đơn Đặt Hàng Word, Excel Mới 2026

Mẫu đơn đặt hàng là biểu mẫu giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ nhu cầu mua hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao nhận và điều kiện thanh toán với nhà cung cấp. Việc sử dụng mẫu thống nhất không chỉ giúp hạn chế sai sót khi đặt hàng mà còn thuận tiện hơn cho quá trình đối chiếu, xác nhận và lưu trữ chứng từ. Trong bài viết này, ARITO tổng hợp các mẫu đơn đặt hàng Word, Excel mới 2026 để bạn có thể tải miễn phí, chỉnh sửa nhanh và áp dụng cho nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

1. Tổng hợp các mẫu đơn đặt hàng Word, Excel mới 2026

1.1. Mẫu đơn đặt hàng bằng Word

Mẫu tập trung vào các thông tin chính như sản phẩm đặt mua, số lượng, giá trị đơn hàng, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán. Biểu mẫu có bố cục đơn giản, dễ chỉnh sửa, phù hợp với doanh nghiệp có số lượng đơn hàng không quá lớn và cần sử dụng biểu mẫu giấy hoặc file Word để trao đổi với nhà cung cấp.

> Tải ngay: Mẫu đơn đặt hàng bằng Word

1.2. Mẫu đơn đặt hàng bằng Excel

Mẫu Excel thể hiện các thông tin chính của đơn hàng theo dạng bảng, gồm hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, giao hàng và thanh toán. Cách trình bày trên Excel giúp việc nhập liệu và cập nhật thông tin đơn hàng thuận tiện hơn. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên xử lý nhiều dòng hàng hóa và muốn quản lý đơn đặt hàng trên bảng tính.

> Tải ngay: Mẫu đơn đặt hàng bằng Excel

1.3. Mẫu đơn đặt hàng dành cho doanh nghiệp

Mẫu đơn đặt hàng dành cho doanh nghiệp được trình bày theo dạng Purchase Order, tập trung vào số đơn hàng, người yêu cầu, điều kiện đặt hàng, địa điểm giao, ngày cần nhận và giá trị mua hàng. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp có quy trình mua hàng nội bộ rõ ràng, cần kiểm soát đơn mua và theo dõi thông tin giao dịch với nhà cung cấp.

> Tải ngay: Mẫu đơn đặt hàng dành cho doanh nghiệp

1.4. Mẫu đơn đặt hàng song ngữ Việt – Anh

Mẫu song ngữ thể hiện song song các thông tin quan trọng bằng tiếng Việt và tiếng Anh, bao gồm thông tin khách hàng, chi tiết hàng hóa, giao nhận, vận chuyển, đặt cọc và thanh toán. Cách trình bày này giúp hai bên dễ đối chiếu thông tin khi sử dụng ngôn ngữ khác nhau. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp có giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài hoặc đối tác quốc tế.

> Tải ngay: Mẫu đơn đặt hàng song ngữ Việt – Anh

1.5. Mẫu đơn đặt hàng và xác nhận đơn đặt hàng

Mẫu này kết hợp đơn đặt hàng và phần xác nhận trong cùng một file, giúp bên mua gửi yêu cầu và bên bán phản hồi lại các nội dung quan trọng trước khi giao hàng. Thông tin tập trung vào nội dung đơn hàng, điều kiện giao nhận, thanh toán và xác nhận từ nhà cung cấp. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát rõ quá trình trao đổi và xác nhận đơn hàng giữa hai bên.

> Tải ngay: Mẫu đơn đặt hàng và xác nhận đơn đặt hàng

2. Một mẫu đơn đặt hàng chuẩn gồm những nội dung gì?

Một mẫu đơn đặt hàng đầy đủ cần thể hiện rõ bên mua, bên cung cấp, hàng hóa đặt mua, giá trị đơn hàng và các điều kiện liên quan đến giao nhận, thanh toán. Việc thống nhất các thông tin này ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế nhầm lẫn, dễ đối chiếu khi giao hàng và thuận tiện hơn khi lưu trữ chứng từ.

2.1. Thông tin bên đặt hàng và bên cung cấp

Phần này thường gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ và thông tin liên lạc của bên mua và nhà cung cấp. Đây là cơ sở để xác định rõ các bên tham gia giao dịch và thuận tiện khi cần trao đổi về đơn hàng.

2.2. Số đơn hàng và ngày lập

Mỗi đơn đặt hàng nên có số hoặc mã riêng kèm ngày lập để dễ tra cứu, theo dõi và đối chiếu với các chứng từ liên quan. Doanh nghiệp có thể xây dựng quy tắc đánh số theo năm, phòng ban hoặc nhóm nhà cung cấp để quản lý thuận tiện hơn.

2.3. Danh sách hàng hóa, số lượng và đơn giá

Đây là nội dung chính của đơn đặt hàng, thường thể hiện tên hàng hóa hoặc dịch vụ, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Với những mặt hàng có yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm quy cách, kích thước hoặc thông số cần thiết.

2.4. Thông tin giao hàng

Thông tin giao hàng cần ghi rõ thời gian dự kiến, địa điểm nhận hàng, phương thức vận chuyển và các yêu cầu giao nhận nếu có. Nội dung càng rõ ràng sẽ càng giúp hạn chế tình trạng giao sai địa điểm, sai thời gian hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

2.5. Điều khoản thanh toán

Đơn đặt hàng nên thể hiện phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, đặt cọc nếu có và các điều kiện liên quan. Đây là căn cứ để hai bên thống nhất trước về nghĩa vụ thanh toán và hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện đơn hàng.

2.6. Ghi chú và xác nhận của các bên

Phần cuối có thể dùng để bổ sung các yêu cầu đặc biệt về đóng gói, chất lượng, chứng từ đi kèm hoặc những thỏa thuận khác. Tùy vào quy trình của doanh nghiệp, đơn đặt hàng cũng có thể có phần ký xác nhận của bên mua, bên bán hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.

3. Cách điền mẫu đơn đặt hàng đúng và đầy đủ

Khi lập đơn đặt hàng, doanh nghiệp cần điền thông tin rõ ràng, thống nhất với báo giá, thỏa thuận mua bán hoặc các chứng từ liên quan. Trước khi gửi cho nhà cung cấp, nên kiểm tra lại các thông tin quan trọng để hạn chế sai sót trong quá trình giao nhận và thanh toán.

3.1. Bước 1: Điền thông tin bên mua và bên bán

Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế và thông tin liên hệ của bên đặt hàng và nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp có người phụ trách mua hàng riêng, có thể bổ sung họ tên, số điện thoại hoặc email để thuận tiện trao đổi.

3.2. Bước 2: Ghi rõ sản phẩm, số lượng và đơn giá

Liệt kê chính xác hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua, kèm mã hàng, đơn vị tính, số lượng và đơn giá. Nếu có chiết khấu, thuế hoặc yêu cầu về quy cách sản phẩm, cần thể hiện rõ để tránh nhầm lẫn khi nhà cung cấp xử lý đơn.

3.3. Bước 3: Xác định thời gian và địa điểm giao hàng

Điền ngày hoặc khoảng thời gian yêu cầu giao hàng, địa chỉ nhận hàng và phương thức vận chuyển nếu đã thống nhất. Với đơn hàng giao nhiều đợt, nên ghi cụ thể số lượng và thời gian của từng lần giao.

3.4. Bước 4: Ghi điều kiện thanh toán

Xác định rõ phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, tỷ lệ đặt cọc nếu có và các điều kiện liên quan. Nội dung này cần thống nhất với báo giá, hợp đồng hoặc thỏa thuận trước đó giữa hai bên.

3.5. Bước 5: Kiểm tra và xác nhận đơn đặt hàng

Trước khi phát hành, cần kiểm tra lại thông tin nhà cung cấp, hàng hóa, số lượng, giá trị đơn hàng, thời gian giao nhận và điều kiện thanh toán. Sau đó, đơn đặt hàng được gửi đến người có thẩm quyền phê duyệt hoặc nhà cung cấp xác nhận theo quy trình của doanh nghiệp.

4. Đơn đặt hàng có thay thế được hợp đồng mua bán không?

Đơn đặt hàng không mặc nhiên thay thế hợp đồng mua bán. Theo khoản 1 Điều 2 Thông tư 39/2015/TT-BTC, hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán được xác lập bằng văn bản hoặc hình thức có giá trị tương đương văn bản như điện báo, telex, fax hoặc thông điệp dữ liệu. Trong đó, bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu và nhận thanh toán, còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán và nhận hàng theo thỏa thuận.

Do đó, nếu đơn đặt hàng chỉ thể hiện nhu cầu mua thì chưa thể xem là hợp đồng mua bán. Giá trị pháp lý của đơn đặt hàng còn phụ thuộc vào nội dung thể hiện, việc xác nhận của các bên và các thỏa thuận liên quan trong từng giao dịch. Với giao dịch có giá trị lớn, điều khoản phức tạp hoặc cần quy định rõ trách nhiệm, phạt vi phạm và giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp vẫn nên lập hợp đồng mua bán riêng để có cơ sở pháp lý rõ ràng hơn.

5. Đơn đặt hàng khác gì phiếu giao hàng và hóa đơn?

Đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và hóa đơn đều xuất hiện trong quá trình mua bán nhưng có mục đích sử dụng khác nhau. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ để sử dụng đúng chứng từ ở từng giai đoạn và không nên sử dụng thay thế các loại chứng từ này cho nhau.

Chứng từ	Mục đích	Thời điểm sử dụng
Đơn đặt hàng	Ghi nhận nhu cầu mua hàng và các thông tin đã thống nhất với nhà cung cấp	Trước khi giao hàng
Phiếu giao hàng	Ghi nhận hàng hóa thực tế được giao cho bên nhận	Khi giao hàng
Hóa đơn	Ghi nhận giao dịch bán hàng theo quy định về hóa đơn, chứng từ	Khi phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn

6. Quản lý đơn đặt hàng hiệu quả hơn với giải pháp quản lý mua hàng ARITO e-Procurement 

Khi số lượng đơn đặt hàng tăng, việc quản lý bằng Word hoặc Excel dễ khiến dữ liệu phân tán, khó theo dõi trạng thái xử lý và mất nhiều thời gian đối chiếu giữa các bộ phận. Với giải pháp quản lý mua hàng ARITO, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình mua hàng từ yêu cầu mua, đơn đặt hàng, nhà cung cấp đến giao nhận và theo dõi thực hiện trên cùng một hệ thống.

Việc quản lý tập trung giúp bộ phận mua hàng kiểm soát đơn hàng rõ ràng hơn, hạn chế bỏ sót thông tin và thuận tiện khi tra cứu, đối chiếu dữ liệu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể theo dõi xuyên suốt quá trình mua hàng thay vì quản lý rời rạc trên nhiều file và công cụ khác nhau.

7. Câu hỏi thường gặp về mẫu đơn đặt hàng

7.1. Đơn đặt hàng có bắt buộc phải lập bằng Excel không?

Không. Đơn đặt hàng có thể được lập bằng Word, Excel, trên phần mềm hoặc các hình thức phù hợp với quy trình của doanh nghiệp. Excel thường được sử dụng khi cần nhập nhiều mặt hàng và theo dõi dữ liệu thuận tiện hơn, trong khi Word phù hợp với các biểu mẫu đơn giản, cần in và ký xác nhận.

7.2. Đơn đặt hàng có cần chữ ký và đóng dấu không?

Không phải mọi đơn đặt hàng đều bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên quy định rõ người có thẩm quyền lập, phê duyệt và xác nhận đơn hàng để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình mua hàng. Với các giao dịch quan trọng, việc ký xác nhận giữa các bên cũng giúp thông tin đơn hàng rõ ràng hơn.

7.3. Có thể dùng đơn đặt hàng thay cho hợp đồng không?

Đơn đặt hàng không mặc nhiên thay thế hợp đồng mua bán. Trong một số trường hợp, đơn đặt hàng có thể là một phần của thỏa thuận giữa hai bên nếu nội dung được chấp thuận đầy đủ. Với giao dịch có giá trị lớn hoặc nhiều điều khoản về trách nhiệm, thanh toán, phạt vi phạm và giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp vẫn nên sử dụng hợp đồng riêng.

7.4. Nên dùng Word hay Excel để lập đơn đặt hàng?

Word phù hợp khi doanh nghiệp cần biểu mẫu đơn giản, dễ chỉnh sửa, in và ký. Excel phù hợp hơn với đơn hàng có nhiều dòng sản phẩm hoặc cần nhập và theo dõi dữ liệu dạng bảng. Việc lựa chọn nên dựa trên số lượng đơn hàng, mức độ phức tạp và cách quản lý hiện tại của doanh nghiệp.

7.5. Doanh nghiệp có nên quản lý đơn đặt hàng bằng phần mềm?

Doanh nghiệp nên quản lý đơn đặt hàng bằng phần mềm, đặc biệt khi số lượng đơn hàng và nhà cung cấp tăng. Phần mềm giúp tập trung dữ liệu, theo dõi trạng thái đơn hàng và giảm phụ thuộc vào các dữ liệu rời rạc. Với giải pháp quản lý mua hàng ARITO, doanh nghiệp có thể quản lý quy trình mua hàng từ yêu cầu mua đến đơn đặt hàng, nhà cung cấp và theo dõi thực hiện trên cùng một hệ thống.

Kết luận

Trên đây là các mẫu đơn đặt hàng Word, Excel mới 2026 cùng hướng dẫn cách điền và những nội dung cần lưu ý khi sử dụng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu phù hợp với nhu cầu thực tế, đồng thời điều chỉnh thông tin theo từng giao dịch và quy trình mua hàng. Khi số lượng đơn hàng tăng, việc số hóa và quản lý tập trung với ARITO sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin thuận tiện hơn, hạn chế dữ liệu rời rạc và nâng cao hiệu quả phối hợp trong quá trình mua hàng. Liên hệ ARITO để được tư vấn giải pháp phù hợp và trải nghiệm demo thực tế.