Tải ngay mẫu đề nghị thanh toán mới (Mẫu 05-TT)

Mẫu đề nghị thanh toán là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp, đơn vị hành chính và tổ chức đề xuất chi trả các khoản chi phí phát sinh như mua hàng, công tác phí, thanh toán tạm ứng hay chi phí dịch vụ. Trong bài viết này, ARITO sẽ cung cấp mẫu đề nghị thanh toán mới năm 2026 (Mẫu 05-TT) theo các thông tư hiện hành có thể tải miễn phí dưới định dạng Word. Đồng thời, bài viết hướng dẫn chi tiết cách ghi mẫu đúng chuẩn, những lưu ý khi lập chứng từ và giải pháp quản lý quy trình đề nghị thanh toán hiệu quả.

1. Mẫu đề nghị thanh toán là gì?

Mẫu đề nghị thanh toán (hay giấy đề nghị thanh toán) là chứng từ kế toán được sử dụng để đề nghị doanh nghiệp hoặc đơn vị chi trả một khoản tiền đã phát sinh hoặc hoàn tất nghĩa vụ thanh toán. Chứng từ này đóng vai trò là căn cứ để bộ phận kế toán kiểm tra hồ sơ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện thanh toán theo đúng quy trình tài chính của doanh nghiệp.

Trong thực tế, mẫu đề nghị thanh toán thường được sử dụng trong nhiều trường hợp như thanh toán chi phí mua hàng, công tác phí, chi phí dịch vụ, hoàn ứng hoặc các khoản chi nội bộ khác. Tùy theo chế độ kế toán áp dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng Mẫu 05-TT hoặc thiết kế biểu mẫu riêng, miễn đáp ứng đầy đủ các thông tin cần thiết và phù hợp với quy định hiện hành.

Thông thường, người lập giấy đề nghị thanh toán là cá nhân hoặc bộ phận trực tiếp phát sinh khoản chi, chẳng hạn như nhân viên mua hàng, nhân viên kinh doanh, bộ phận hành chính – nhân sự hoặc người được tạm ứng kinh phí. Người lập có trách nhiệm điền đầy đủ thông tin, nêu rõ mục đích thanh toán và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan.

Sau khi được lập, giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển qua quy trình phê duyệt theo quy định của từng doanh nghiệp. Quy trình phổ biến gồm:

• Người đề nghị thanh toán: Lập giấy đề nghị và đính kèm chứng từ liên quan.
• Trưởng bộ phận: Kiểm tra tính hợp lý của khoản chi và xác nhận nhu cầu thanh toán.
• Kế toán: Đối chiếu chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ và hạch toán theo quy định.
• Người có thẩm quyền phê duyệt (Giám đốc hoặc người được ủy quyền): Xem xét, phê duyệt khoản chi trước khi thực hiện thanh toán.

Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc áp dụng quy trình số hóa, việc lập và phê duyệt giấy đề nghị thanh toán thường được thực hiện trên phần mềm quản lý hoặc hệ thống ERP. Điều này giúp tự động hóa quy trình phê duyệt, theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực, giảm thất lạc chứng từ và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

2. Khi nào cần sử dụng mẫu đề nghị thanh toán?

Tùy vào tính chất của khoản chi, giấy đề nghị thanh toán có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là những tình huống phổ biến nhất.

2.1. Đề nghị thanh toán chi phí mua hàng

Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ hoặc tài sản phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, người phụ trách mua hàng sẽ lập giấy đề nghị thanh toán để đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp.

Hồ sơ thanh toán thường bao gồm hợp đồng hoặc đơn đặt hàng (nếu có), báo giá, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan khác.

Việc lập giấy đề nghị thanh toán giúp kế toán dễ dàng đối chiếu giữa chứng từ mua hàng và số tiền cần thanh toán, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình chi trả.

2.2. Thanh toán công tác phí

Nhân viên sau khi hoàn thành chuyến công tác có thể sử dụng mẫu đề nghị thanh toán để yêu cầu doanh nghiệp thanh toán các khoản chi phí phát sinh hoặc quyết toán khoản tiền đã tạm ứng trước đó.

Các khoản công tác phí thường bao gồm chi phí đi lại, chi phí lưu trú, chi phí ăn uống, chi phí tiếp khách (nếu có) và các khoản chi hợp lệ khác theo quy chế tài chính của doanh nghiệp. Khi lập giấy đề nghị thanh toán, người đề nghị cần đính kèm hóa đơn, vé máy bay, hóa đơn khách sạn, hóa đơn taxi hoặc các chứng từ chứng minh khoản chi thực tế.

2.3. Thanh toán tạm ứng

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp tạm ứng tiền cho nhân viên để thực hiện công việc như mua vật tư, tổ chức sự kiện hoặc đi công tác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập giấy đề nghị thanh toán để quyết toán số tiền đã sử dụng.

Nếu chi phí thực tế:

• Lớn hơn số tiền tạm ứng, doanh nghiệp sẽ thanh toán phần chênh lệch còn thiếu.
• Nhỏ hơn số tiền tạm ứng, người nhận tạm ứng phải hoàn trả phần tiền còn dư theo quy định.

2.4. Thanh toán chi phí dịch vụ

Đối với các khoản chi thuê ngoài như dịch vụ vận chuyển, quảng cáo, tư vấn, bảo trì, đào tạo hoặc các dịch vụ chuyên môn khác, doanh nghiệp cũng cần lập giấy đề nghị thanh toán trước khi thực hiện chi trả.

Thông thường, hồ sơ thanh toán sẽ bao gồm hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành công việc, hóa đơn của nhà cung cấp và các chứng từ liên quan khác.

2.5. Các khoản chi nội bộ khác

Ngoài những trường hợp trên, mẫu đề nghị thanh toán còn được sử dụng để thanh toán nhiều khoản chi nội bộ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn như: chi phí văn phòng phẩm, điện, nước, internet, sửa chữa tài sản, đào tạo nhân viên, tổ chức hội họp, sự kiện, các khoản hỗ trợ hoặc phúc lợi cho người lao động

Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình và quy định riêng về hồ sơ thanh toán. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm soát, mọi khoản chi nên được lập giấy đề nghị thanh toán và đính kèm đầy đủ chứng từ hợp lệ trước khi trình phê duyệt.

3. Tải mẫu đề nghị thanh toán mới nhất (Mẫu 05-TT)

Để đáp ứng nhu cầu của từng loại hình doanh nghiệp và đơn vị hành chính sự nghiệp, dưới đây là các mẫu đề nghị thanh toán được xây dựng theo các thông tư hiện hành.

3.1. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 99

Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC được sử dụng để ghi nhận và đề nghị thanh toán các khoản chi phát sinh trong doanh nghiệp. Biểu mẫu giúp tổng hợp đầy đủ thông tin về người đề nghị, nội dung thanh toán, số tiền, chứng từ kèm theo và ý kiến phê duyệt của các cấp có thẩm quyền.

> Tải ngay: Giấy đề nghị thanh toán theo TT99

3.2. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 133

Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (Mẫu số 05-TT) được nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng trong công tác kế toán. Mẫu hỗ trợ ghi nhận các khoản thanh toán phát sinh, làm căn cứ để kế toán kiểm tra chứng từ và thực hiện chi trả theo đúng quy trình tài chính.

> Tải ngay: Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 133

3.3. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 24

Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 24/2024/TT-BTC được áp dụng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp khi thực hiện chế độ kế toán theo quy định mới của Bộ Tài chính. Nội dung biểu mẫu được chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính thống nhất trong việc lập, kiểm tra và phê duyệt chứng từ thanh toán.

> Tải ngay: Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 24

3.4. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 79

Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 79/2019/TT-BTC được sử dụng tại một số đơn vị thuộc lĩnh vực đặc thù theo quy định của Bộ Tài chính. Biểu mẫu giúp ghi nhận đầy đủ thông tin về khoản chi, hồ sơ chứng từ và các bước phê duyệt trước khi thực hiện thanh toán.

> Tải ngay: Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 79

4. Mẫu đề nghị thanh toán gồm những nội dung gì?

Để giấy đề nghị thanh toán được phê duyệt nhanh chóng và đảm bảo giá trị làm căn cứ kế toán, biểu mẫu cần thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định. Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu riêng, hầu hết các mẫu đề nghị thanh toán đều bao gồm những nội dung cơ bản dưới đây.

4.1. Thông tin người đề nghị

Đây là phần giúp xác định cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm về khoản thanh toán. Các thông tin cần ghi bao gồm:

• Họ và tên người đề nghị.
• Bộ phận hoặc phòng ban công tác.
• Chức vụ (nếu có).
• Ngày lập giấy đề nghị thanh toán.

Việc ghi đầy đủ thông tin người đề nghị giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, theo dõi lịch sử thanh toán và xác định trách nhiệm của từng cá nhân khi cần kiểm tra hoặc đối soát.

4.2. Nội dung thanh toán

Người lập cần trình bày rõ mục đích và lý do đề nghị thanh toán để người phê duyệt và bộ phận kế toán có căn cứ xem xét.

Nội dung thanh toán nên thể hiện:

• Khoản chi dùng để thanh toán cho hoạt động nào.
• Đối tượng nhận thanh toán (nhà cung cấp, nhân viên hoặc đối tác).
• Thời gian phát sinh chi phí.
• Căn cứ thanh toán như hợp đồng, đơn hàng hoặc biên bản nghiệm thu.

Thông tin càng chi tiết thì quá trình kiểm tra chứng từ càng thuận lợi, đồng thời hạn chế việc phải bổ sung hoặc giải trình nhiều lần.

4.3. Số tiền đề nghị

Đây là nội dung quan trọng nhất của giấy đề nghị thanh toán. Người lập cần ghi chính xác số tiền đề nghị thanh toán bằng số và chữ để tránh nhầm lẫn trong quá trình chi trả.

Bên cạnh đó, nếu khoản thanh toán bao gồm nhiều hạng mục, nên lập bảng kê chi tiết hoặc liệt kê từng khoản chi để kế toán dễ dàng kiểm tra và hạch toán.

4.4. Hồ sơ chứng từ đính kèm

Giấy đề nghị thanh toán chỉ được xem xét khi có đầy đủ hồ sơ chứng minh khoản chi phát sinh là hợp lệ. Tùy từng trường hợp, chứng từ đính kèm có thể bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Hợp đồng kinh tế.
• Đơn đặt hàng hoặc báo giá.
• Biên bản giao nhận, nghiệm thu.
• Phiếu xuất kho.
• Bảng kê chi phí.
• Vé máy bay, hóa đơn khách sạn, hóa đơn taxi (đối với công tác phí).
• Các chứng từ liên quan khác theo quy định của doanh nghiệp.

4.5. Chữ ký phê duyệt

Sau khi hoàn tất các thông tin và đính kèm chứng từ, giấy đề nghị thanh toán cần được ký xác nhận theo quy trình phê duyệt của doanh nghiệp trước khi kế toán thực hiện chi trả. Tùy vào quy chế nội bộ, biểu mẫu thường có chữ ký của:

• Người đề nghị thanh toán.
• Trưởng bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp.
• Kế toán kiểm tra.
• Kế toán trưởng (nếu có).
• Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý quy trình để thực hiện ký duyệt điện tử. Cách làm này giúp rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ, theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

5. Hướng dẫn cách viết mẫu đề nghị thanh toán đúng chuẩn

Việc lập mẫu đề nghị thanh toán đúng và đầy đủ thông tin không chỉ giúp rút ngắn thời gian phê duyệt mà còn hạn chế việc hồ sơ bị trả lại do thiếu chứng từ hoặc sai sót. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền từng nội dung trên giấy đề nghị thanh toán.

5.1. Phần thông tin người đề nghị

Trước tiên, người lập cần điền đầy đủ thông tin cá nhân để xác định người chịu trách nhiệm đối với khoản thanh toán. Các thông tin cần ghi bao gồm:

• Họ và tên người đề nghị.
• Chức vụ (nếu có).
• Bộ phận hoặc phòng ban.
• Ngày lập giấy đề nghị thanh toán.

Thông tin cần được ghi chính xác, thống nhất với hồ sơ nhân sự và các chứng từ liên quan để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.

5.2. Nội dung thanh toán

Đây là phần quan trọng giúp người phê duyệt hiểu rõ mục đích của khoản chi. Nội dung cần trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ, nêu rõ:

• Lý do đề nghị thanh toán.
• Khoản chi dùng cho công việc hoặc hoạt động nào.
• Đối tượng nhận thanh toán.
• Thời gian phát sinh chi phí (nếu cần).
• Căn cứ thanh toán như hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc biên bản nghiệm thu.

Ví dụ:

• Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm theo Hợp đồng số 15/HĐMB.
• Thanh toán công tác phí chuyến công tác tại Đà Nẵng từ ngày 10/06 đến 12/06.
• Thanh toán chi phí quảng cáo theo Hợp đồng dịch vụ số 08/HĐDV.

5.3. Ghi số tiền bằng số và bằng chữ

Người lập cần ghi chính xác số tiền đề nghị thanh toán bằng số và chữ để tránh nhầm lẫn trong quá trình thanh toán.

Một số lưu ý khi ghi số tiền:

• Ghi đúng theo tổng giá trị trên hóa đơn hoặc chứng từ.
• Kiểm tra lại phép tính nếu thanh toán nhiều hạng mục.
• Số tiền bằng số và bằng chữ phải hoàn toàn khớp nhau.
• Xác định rõ đơn vị tiền tệ (VNĐ hoặc ngoại tệ nếu có).

Đối với các khoản thanh toán lớn hoặc nhiều hạng mục, nên đính kèm bảng kê chi tiết để kế toán dễ dàng kiểm tra.

5.4. Hồ sơ kèm theo

Giấy đề nghị thanh toán cần được đính kèm đầy đủ chứng từ chứng minh tính hợp lệ của khoản chi. Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Hợp đồng kinh tế.
• Báo giá hoặc đơn đặt hàng.
• Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu.
• Phiếu xuất kho.
• Bảng kê chi phí.
• Vé máy bay, hóa đơn khách sạn, hóa đơn taxi (đối với công tác phí).
• Các chứng từ liên quan khác theo quy định của doanh nghiệp.

Trước khi trình ký, người lập nên kiểm tra kỹ số lượng và tính hợp lệ của toàn bộ chứng từ để tránh phải bổ sung nhiều lần.

5.5. Chữ ký xác nhận

Sau khi hoàn thiện nội dung và hồ sơ kèm theo, giấy đề nghị thanh toán cần được ký xác nhận theo đúng quy trình của doanh nghiệp. Thông thường, biểu mẫu sẽ có chữ ký của:

• Người đề nghị thanh toán.
• Trưởng bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp.
• Kế toán kiểm tra.
• Kế toán trưởng (nếu doanh nghiệp quy định).
• Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.

Đối với doanh nghiệp áp dụng quy trình số hóa, chữ ký điện tử hoặc phê duyệt trực tuyến trên phần mềm quản lý hoàn toàn có thể thay thế chữ ký tay nếu đáp ứng quy định pháp luật và quy chế nội bộ. Giải pháp này giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, tăng tính minh bạch và dễ dàng theo dõi trạng thái phê duyệt.

6. Những lưu ý khi lập mẫu đề nghị thanh toán

Việc lập mẫu đề nghị thanh toán tưởng chừng đơn giản nhưng nếu thiếu thông tin hoặc sử dụng sai biểu mẫu, hồ sơ có thể bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán. Để đảm bảo chứng từ hợp lệ và được phê duyệt nhanh chóng, cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây.

6.1. Kiểm tra chứng từ

Trước khi gửi giấy đề nghị thanh toán, hãy rà soát toàn bộ hồ sơ đính kèm để đảm bảo đầy đủ và hợp lệ. Các chứng từ như hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho hoặc bảng kê chi phí cần thống nhất về thông tin, số tiền và thời gian phát sinh.

Đồng thời, cần kiểm tra:

• Hóa đơn còn hiệu lực và đúng quy định.
• Thông tin trên chứng từ khớp với nội dung đề nghị thanh toán.
• Số tiền trên các chứng từ thống nhất với số tiền ghi trên giấy đề nghị.
• Hồ sơ được sắp xếp đầy đủ, không bị thiếu hoặc thất lạc.

6.2. Sử dụng đúng biểu mẫu theo thông tư

Hiện nay, mỗi loại hình doanh nghiệp hoặc đơn vị hành chính có thể áp dụng biểu mẫu theo các thông tư khác nhau. Vì vậy, cần lựa chọn mẫu đề nghị thanh toán phù hợp với chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường sử dụng Mẫu 05-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Đơn vị hành chính, sự nghiệp sử dụng biểu mẫu theo các thông tư do Bộ Tài chính ban hành.

Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về chứng từ kế toán, đồng thời tạo thuận lợi trong quá trình kiểm tra, lưu trữ và quyết toán.

6.3. Ghi đầy đủ thông tin

Giấy đề nghị thanh toán cần được điền đầy đủ và chính xác các nội dung theo biểu mẫu. Không nên bỏ trống các trường thông tin quan trọng hoặc ghi chung chung khiến người phê duyệt phải yêu cầu bổ sung.

Đặc biệt, cần lưu ý:

• Ghi đúng họ tên và bộ phận của người đề nghị.
• Mô tả rõ nội dung thanh toán.
• Ghi chính xác số tiền bằng số và bằng chữ.
• Liệt kê đầy đủ chứng từ kèm theo.
• Kiểm tra lại lỗi chính tả, số liệu và ngày tháng trước khi trình ký.

Một biểu mẫu được trình bày rõ ràng, đầy đủ sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh hơn và hạn chế các sai sót trong hạch toán.

6.4. Đảm bảo đúng quy trình phê duyệt

Sau khi hoàn thiện giấy đề nghị thanh toán, hồ sơ cần được trình ký theo đúng quy trình của doanh nghiệp qua các bước như người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán kiểm tra và người có thẩm quyền phê duyệt.

Với doanh nghiệp có nhiều cấp xét duyệt, việc quản lý bằng giấy hoặc Excel dễ gây chậm trễ và thất lạc chứng từ. Vì vậy, nhiều đơn vị đã sử dụng phần mềm quản lý quy trình thanh toán để tự động hóa luân chuyển hồ sơ, phê duyệt điện tử và theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực.

7. Quản lý đề nghị thanh toán hiệu quả bằng phần mềm ARITO

Khi số lượng hồ sơ tăng lên, quy trình phê duyệt thủ công cũng trở nên khó kiểm soát hơn. Phần mềm quản lý phê duyệt điện tử ARITO Digital Approval hỗ trợ số hóa quy trình này, giúp doanh nghiệp thiết lập luồng xử lý rõ ràng, theo dõi trạng thái chứng từ và giảm thời gian luân chuyển giữa các bộ phận.

Những tính năng chính của phần mềm phê duyệt ARITO

• Thiết lập quy trình phê duyệt cho nhiều nghiệp vụ như đề nghị thanh toán, mua hàng, thu chi, ngân sách, công nợ…
• Liên kết dữ liệu giữa các phòng ban để giảm thời gian chuyển chứng từ và dễ theo dõi hồ sơ đang ở bước nào.
• Hỗ trợ quy trình nhiều cấp phê duyệt, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều bước xét duyệt.
• Gửi thông báo tự động đến người phụ trách khi phát sinh chứng từ cần xử lý.
• Cho phép tra cứu trạng thái các đơn từ đang chờ duyệt, đã duyệt hoặc từ chối.
• Hỗ trợ ký số bằng Token hoặc HSM đối với chứng từ và hợp đồng điện tử.
• Làm việc trực tuyến trên nhiều thiết bị, hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa tiền tệ.

Tối ưu quy trình thanh toán với ARITO

Thay vì xử lý thủ công qua nhiều bước, doanh nghiệp có thể quản lý đề nghị thanh toán trên một hệ thống tập trung. Việc tạo biểu mẫu, gửi duyệt, ký số và lưu trữ chứng từ đều được thực hiện trên nền tảng điện tử, giúp quy trình gọn hơn và dễ kiểm soát hơn.

Nếu doanh nghiệp đang muốn số hóa quy trình phê duyệt, ARITO là một lựa chọn phù hợp để tham khảo.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý phê duyệt điện tử ARITO Digital Approval.

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dưới đây là những thắc mắc phổ biến liên quan đến mẫu đề nghị thanh toán, cách sử dụng và quy trình xử lý chứng từ trong doanh nghiệp giúp bạn hiểu rõ hơn các điểm cần lưu ý khi lập và phê duyệt hồ sơ thanh toán.

8.1. Mẫu đề nghị thanh toán có bắt buộc theo Mẫu 05-TT không?

Không. Mẫu 05-TT là biểu mẫu được ban hành kèm theo một số chế độ kế toán và được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu đề nghị thanh toán phù hợp với quy trình nội bộ, miễn là biểu mẫu thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết và đáp ứng yêu cầu về chứng từ kế toán theo quy định hiện hành.

8.2. Giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi khác nhau thế nào?

Đây là hai chứng từ có mục đích sử dụng khác nhau:

• Giấy đề nghị thanh toán được lập để đề xuất doanh nghiệp thanh toán một khoản chi phí phát sinh và là căn cứ để trình phê duyệt.
• Phiếu chi được lập sau khi khoản thanh toán đã được phê duyệt, dùng để ghi nhận việc doanh nghiệp thực tế xuất quỹ tiền mặt hoặc thực hiện chi trả.

Nói cách khác, giấy đề nghị thanh toán là chứng từ đề xuất thanh toán, còn phiếu chi là chứng từ ghi nhận việc thanh toán.

8.3. Có thể sử dụng file Excel thay cho Word không?

Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng Word, Excel hoặc phần mềm quản lý để lập giấy đề nghị thanh toán, miễn là biểu mẫu đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định và phù hợp với quy trình nội bộ.

Trong thực tế, Excel thường thuận tiện khi cần tính toán hoặc tổng hợp nhiều khoản chi, trong khi Word phù hợp với các biểu mẫu cố định. Đối với doanh nghiệp có nhiều chứng từ cần xử lý, việc sử dụng phần mềm quản lý phê duyệt sẽ giúp tự động hóa quy trình, giảm sai sót và dễ dàng theo dõi trạng thái xử lý.

8.4. Giấy đề nghị thanh toán có cần đóng dấu không?

Điều này phụ thuộc vào quy định nội bộ của từng doanh nghiệp và loại chứng từ được sử dụng. Đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, giấy đề nghị thanh toán chỉ cần có đầy đủ chữ ký của các bên có thẩm quyền theo quy trình phê duyệt và không bắt buộc phải đóng dấu.

Tuy nhiên, nếu quy chế nội bộ hoặc yêu cầu của đơn vị quy định việc đóng dấu trên chứng từ thì doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định đó.

8.5. Có thể ký điện tử trên giấy đề nghị thanh toán không?

Có. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số trên giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ nội bộ nhằm rút ngắn thời gian xử lý, đặc biệt khi làm việc từ xa hoặc có nhiều chi nhánh.

Khi sử dụng phần mềm quản lý phê duyệt như ARITO, doanh nghiệp có thể kết hợp quy trình phê duyệt điện tử với ký số bằng Token hoặc HSM, giúp chứng từ được xử lý nhanh chóng, dễ dàng tra cứu và đáp ứng các quy định pháp luật đối với chứng từ điện tử trong các trường hợp áp dụng.

Xem thêm: [Tải miễn phí] Mẫu biên bản xác nhận công nợ 2026