Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm: Cách thiết lập các bước chuẩn từ nhu cầu đến mua hàng

Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ đáp ứng nhu cầu nội bộ và khả năng kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Khi các bước từ đề xuất nhu cầu, lập dự toán đến phê duyệt mua hàng được thiết lập rõ ràng, việc theo dõi, đối chiếu và hạn chế sai sót trở nên dễ dàng hơn. Bài viết này trình bày cách xây dựng quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm một cách hệ thống, giúp doanh nghiệp bảo đảm minh bạch, rút ngắn thời gian xử lý và duy trì tính nhất quán trong toàn bộ hoạt động mua sắm.

1. Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm là gì?

Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm là bước then chốt trong quản lý mua hàng của doanh nghiệp, đảm bảo mọi nhu cầu được xem xét và phê duyệt minh bạch. Khi quy trình này được thiết lập bài bản, doanh nghiệp có thể:

• Kiểm soát chi phí hiệu quả, hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.
• Giảm rủi ro thất lạc hồ sơ, sai lệch thông tin khi mua sắm.
• Theo dõi, đối chiếu dễ dàng các khoản chi trong toàn bộ hoạt động mua hàng.

Một yêu cầu mua sắm thường bắt đầu từ nhu cầu thực tế của các bộ phận, sau đó được lập thành dự toán mua sắm với các thông tin cơ bản:

• Loại hàng hóa và số lượng cần mua.
• Mục đích sử dụng.
• Ngân sách dự kiến.

Quy trình phê duyệt đảm bảo mọi yêu cầu đều được đánh giá kỹ lưỡng và phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền trước khi thực hiện mua hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa duy trì được sự minh bạch, vừa nâng cao hiệu quả vận hành và hạn chế sai sót trong quá trình mua sắm.

2. Lợi ích khi thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng

Thiết lập một quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm rõ ràng đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Minh bạch và rõ trách nhiệm: Mỗi yêu cầu mua sắm được phân công duyệt bởi đúng cấp quản lý, giúp xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho từng bước. Điều này hạn chế nhầm lẫn và tránh tình trạng bỏ sót yêu cầu.
• Giảm rủi ro chậm trễ và thất lạc hồ sơ: Khi mọi bước từ lập dự toán đến phê duyệt được chuẩn hóa, hồ sơ và thông tin không còn bị thất lạc, thời gian xử lý cũng nhanh chóng hơn.
• Kiểm soát chi phí và tối ưu ngân sách: Quy trình rõ ràng giúp đánh giá đúng nhu cầu, so sánh các lựa chọn mua sắm và hạn chế phát sinh chi phí không cần thiết.
• Dễ dàng theo dõi và đối chiếu: Mỗi bước trong quy trình đều được lưu trữ và ghi nhận, hỗ trợ đối chiếu giữa dự toán và chi phí thực tế, đồng thời phục vụ báo cáo quản trị chính xác.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: Khi các bước phê duyệt được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý, tăng tốc độ phản hồi nhu cầu và cải thiện trải nghiệm cho các bộ phận liên quan.

3. Các bước chuẩn trong quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm

Mỗi bước trong quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm đều đóng vai trò quan trọng, khi được thực hiện tuần tự và minh bạch, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí hiệu quả, giảm rủi ro sai sót và đảm bảo mọi nhu cầu mua sắm được đáp ứng đúng thời gian và ngân sách.

Bước 1: Khởi tạo yêu cầu mua sắm

• Nhân sự có nhu cầu tạo yêu cầu trên hệ thống.
• Thông tin cần có gồm: loại hàng, số lượng, mục đích sử dụng, thời gian cần.
• Đây là cơ sở để quản lý đánh giá tính hợp lý và nhu cầu thực tế.

Bước 2: Kiểm tra và xác minh thông tin

• Bộ phận liên quan rà soát tính hợp lệ của yêu cầu.
• Đối chiếu với tồn kho, ngân sách và kế hoạch hoạt động.
• Xác định mức độ ưu tiên và tính cần thiết nhằm tránh phát sinh không cần thiết.

Bước 3: Phê duyệt theo cấp

• Yêu cầu được chuyển qua các cấp duyệt tùy theo giá trị và phạm vi mua sắm.
• Mỗi cấp đánh giá dựa trên ngân sách, sự phù hợp và tính cấp thiết.
• Quyết định phê duyệt được ghi nhận làm căn cứ triển khai bước tiếp theo.

>> Xem thêm: Bí quyết giúp mọi bước phê duyệt được thực hiện nhanh chóng và minh bạch.

Bước 4: Chuyển giao sang bộ phận mua hàng

• Yêu cầu đã phê duyệt được chuyển cho bộ phận mua hàng.
• Đây là bước liên kết giữa phê duyệt và triển khai mua sắm.
• Không đi sâu vào nghiệp vụ mua hàng mà chỉ ghi nhận vai trò chuyển giao.

Bước 5: Theo dõi và ghi nhận

• Theo dõi trạng thái xử lý yêu cầu sau phê duyệt.
• Cập nhật tiến độ, ghi nhận kết quả để đối chiếu khi cần.
• Giúp bảo đảm minh bạch và cải thiện hiệu quả phê duyệt.

4. Những lưu ý khi thiết lập quy trình phê duyệt

Để quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm vận hành hiệu quả và minh bạch, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng:

• Phân quyền rõ ràng: Xác định ai chịu trách nhiệm duyệt từng bước trong quy trình, tránh tình trạng trùng lặp hoặc bỏ sót yêu cầu.
• Tích hợp công cụ số hóa: Sử dụng phần mềm hoặc hệ thống quản lý online giúp rút ngắn thời gian xử lý, dễ theo dõi trạng thái phê duyệt và lưu trữ hồ sơ điện tử.
• Xây dựng quy chuẩn hồ sơ, biểu mẫu minh bạch: Đảm bảo mọi yêu cầu mua sắm đều có đầy đủ thông tin cần thiết, giúp các cấp duyệt dễ dàng đánh giá và quyết định.
• Cập nhật định kỳ: Điều chỉnh quy trình theo thay đổi nhu cầu, chính sách nội bộ hoặc pháp lý để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả liên tục.

Áp dụng những lưu ý này giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch, kiểm soát chi phí tốt hơn và nâng cao hiệu quả vận hành của toàn bộ quy trình mua sắm.

5. Ứng dụng công nghệ trong quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng hướng tới số hóa, việc ứng dụng công nghệ vào quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Tự động hóa các bước duyệt: Hệ thống có thể gửi yêu cầu đến người phê duyệt đúng thứ tự, giảm thiểu thời gian chờ và nhầm lẫn.
• Theo dõi tiến trình trực tuyến: Mọi yêu cầu được cập nhật trạng thái theo thời gian thực, giúp nhân sự dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và phản hồi kịp thời.
• Lưu trữ hồ sơ điện tử: Tất cả chứng từ, dự toán và quyết định phê duyệt được lưu trữ tập trung, dễ truy xuất khi cần kiểm tra hoặc báo cáo.
• Phân tích dữ liệu và báo cáo: Hệ thống có thể tổng hợp số liệu về chi phí, thời gian phê duyệt và hiệu quả mua sắm, hỗ trợ cải tiến quy trình.

Sử dụng các phần mềm quản lý phê duyệt, doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình phê duyệt trực tuyến, phân quyền rõ ràng và tự động thông báo, giúp rút ngắn thời gian xử lý từ ngày xuống còn vài giờ, đồng thời tăng tính minh bạch và kiểm soát chi phí.

Áp dụng công nghệ vào quy trình phê duyệt không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mua sắm mà còn nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể của doanh nghiệp.

6. Kết luận

Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm sẽ vận hành hiệu quả và minh bạch hơn khi doanh nghiệp có một hệ thống quản lý thống nhất. Với phần mềm quản lý phê duyệt của ARITO, tiến trình xử lý được theo dõi theo thời gian thực, quyền hạn được xác định rõ ràng và toàn bộ hồ sơ được lưu trữ điện tử để dễ truy xuất. Nhờ đó, các bước từ lập yêu cầu, kiểm tra dự toán đến phê duyệt và triển khai mua hàng diễn ra nhanh gọn, giảm sai sót và tăng mức độ kiểm soát trong toàn bộ hoạt động mua sắm.

>> Xem thêm: Công cụ giúp quy trình phê duyệt trở nên dễ dàng và minh bạch.

 Hotline: +(028) 7101 2288 | 090 7479 288

 Email: consulting@arito.vn | contact@arito.vn

 Website: https://arito.vn

 Linkedin: https://lnkd.in/g7yjpmUs

Facebook: https://www.facebook.com/aritosolutions

 Zalo OA: https://lnkd.in/g9KsUjek

Career Page: https://lnkd.in/gcAdahH6