Quy trình mua sắm hàng hóa trên 50 triệu (cập nhật 2026)

Quy trình mua sắm hàng hóa cần thực hiện đúng theo từng ngưỡng giá trị để đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, từ năm 2024 đến 2025, khung pháp lý đã thay đổi lớn: Luật Đấu thầu 2023 có hiệu lực, sau đó được sửa đổi hai lần, và Nghị định 24/2024/NĐ-CP đã bị thay thế bằng Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Nhiều ngưỡng giá trị quen thuộc như chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh đã được nâng lên.

Bài viết cập nhật chính xác các ngưỡng giá trị có hiệu lực năm 2026, phân biệt rõ mua sắm dùng ngân sách nhà nước với mua sắm nội bộ của doanh nghiệp tư nhân, kèm quy trình từng bước, bảng so sánh đầy đủ và FAQ.

1. Quy trình mua sắm hàng hóa là gì và áp dụng cho ai?

Quy trình mua sắm hàng hóa là trình tự các bước từ lập nhu cầu, lựa chọn hình thức mua sắm, thẩm định, phê duyệt, đến ký hợp đồng và nghiệm thu. Mục tiêu là kiểm soát nguồn lực tài chính, phòng ngừa rủi ro pháp lý và tạo cơ sở cho kiểm toán, thanh tra.

Điều quan trọng nhất nhưng hay bị bỏ qua: các ngưỡng giá trị bắt buộc theo luật chỉ áp dụng cho mua sắm có sử dụng vốn nhà nước. Cụ thể:

Nhóm đối tượng	Có bắt buộc theo Luật Đấu thầu không?
Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập	Bắt buộc, theo Luật Đấu thầu và Nghị định 214/2025
Dự án, gói thầu dùng vốn ngân sách hoặc vốn nhà nước	Bắt buộc
Doanh nghiệp nhà nước	Bắt buộc với phần vốn nhà nước
Doanh nghiệp tư nhân dùng vốn tự có	Không bắt buộc, tự xây dựng quy chế mua sắm nội bộ

Doanh nghiệp tư nhân không bị ràng buộc bởi mốc 50 triệu hay hạn mức chỉ định thầu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng các ngưỡng tương tự trong quy chế nội bộ để chuẩn hóa kiểm soát chi tiêu và minh bạch.

2. Căn cứ pháp lý hiện hành năm 2026

Trước khi tra ngưỡng giá trị, cần xác định văn bản nào còn hiệu lực. Đây là điểm nhiều bài viết cũ mắc lỗi vì vẫn dẫn quy định đã hết hiệu lực.

Văn bản	Tình trạng 2026	Ghi chú
Luật Đấu thầu 22/2023/QH15	Còn hiệu lực (từ 01/01/2024)	Luật gốc
Luật 57/2024/QH15	Còn hiệu lực (từ 15/01/2025)	Sửa đổi, bổ sung Luật Đấu thầu
Luật 90/2025/QH15	Còn hiệu lực (từ 01/7/2025)	Tiếp tục sửa đổi, nâng hạn mức chỉ định thầu
Nghị định 214/2025/NĐ-CP	Còn hiệu lực (từ 04/8/2025)	Hướng dẫn hiện hành
Nghị định 24/2024/NĐ-CP	Đã bị thay thế	Thay bằng NĐ 214/2025
Thông tư 58/2016/TT-BTC	Đã hết hiệu lực	Bị bãi bỏ bởi Thông tư 54/2024/TT-BTC
Thông tư 68/2022/TT-BTC	Đã hết hiệu lực	Bị bãi bỏ bởi Thông tư 54/2024/TT-BTC

Lưu ý: Nếu tài liệu nội bộ của đơn vị vẫn trích Thông tư 58/2016 hoặc 68/2022, cần cập nhật ngay vì đây là văn bản đã hết hiệu lực.

3. Bảng ngưỡng giá trị và hình thức áp dụng năm 2026

Theo Luật Đấu thầu (hợp nhất 22/2023, 57/2024, 90/2025) và Nghị định 214/2025/NĐ-CP:

Mốc giá trị / phạm vi gói thầu	Hình thức áp dụng
Đến 50 triệu (mọi gói)	Không phải lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu; thủ trưởng đơn vị quyết định, đảm bảo hiệu quả và đủ chứng từ
Gói thuộc dự toán mua sắm, đến 500 triệu	Được chỉ định thầu
Gói tư vấn thuộc dự án, đến 800 triệu	Được chỉ định thầu
Gói hàng hóa, phi tư vấn, xây lắp, hỗn hợp thuộc dự án, đến 2 tỷ	Được chỉ định thầu
Gói hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường	Chào hàng cạnh tranh
Vượt hạn mức chỉ định thầu và chào hàng cạnh tranh	Đấu thầu rộng rãi (mặc định) hoặc đấu thầu hạn chế

Hai thay đổi lớn so với quy định cũ:

• Hạn mức chỉ định thầu gói dự toán mua sắm tăng từ 300 triệu lên 500 triệu.
• Hạn mức chỉ định thầu gói hàng hóa, xây lắp thuộc dự án tăng từ 1 tỷ lên 2 tỷ.

4. Quy trình mua sắm hàng hóa trên 50 triệu theo từng ngưỡng

4.1. Đính chính thuật ngữ “mua sắm trực tiếp”

Nhiều bài viết dùng cụm “mua sắm trực tiếp” để chỉ việc mua đơn giản cho gói nhỏ. Đây là cách dùng sai. Trong Luật Đấu thầu, mua sắm trực tiếp là một hình thức riêng: mua bổ sung hàng hóa tương tự từ nhà thầu đã trúng thầu trước đó, trong thời hạn và điều kiện luật định. Gói dưới 50 triệu không gọi là “mua sắm trực tiếp” mà là gói được miễn lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

4.2. Gói đến 50 triệu

Gói giá trị nhỏ, không phải lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Trình tự gọn:

1. Bộ phận chuyên môn lập phiếu đề nghị mua sắm (nhu cầu, số lượng, đơn giá dự kiến).
2. Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
3. Khảo sát giá, chọn nhà cung cấp uy tín.
4. Mua sắm và tiếp nhận hàng hóa.
5. Lưu trữ chứng từ đầy đủ.

Hồ sơ cần có: phiếu đề nghị, báo giá (thường 1 báo giá là đủ ở ngưỡng này), phê duyệt, hóa đơn tài chính, biên bản giao nhận.

4.3. Gói trên 50 triệu đến 500 triệu (dự toán mua sắm)

Đây là trọng tâm của từ khóa “mua sắm hàng hóa trên 50 triệu”. Với gói thuộc dự toán mua sắm đến 500 triệu, đơn vị được áp dụng chỉ định thầu, nhưng vẫn cần cơ sở so sánh để minh bạch.

Trình tự thực hiện:

1. Lập kế hoạch mua sắm: nêu rõ chủng loại, số lượng, đơn giá dự kiến, tổng kinh phí.
2. Khảo sát và so sánh giá: thu thập tối thiểu 3 báo giá từ các nhà cung cấp có năng lực để làm cơ sở lựa chọn.
3. Thẩm định và phê duyệt: bộ phận tài chính hoặc tổ thẩm định rà soát, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4. Ký hợp đồng và nghiệm thu: ký kết, nhận hàng, lập biên bản nghiệm thu, thanh lý.

Hồ sơ cần có:

• Kế hoạch hoặc phiếu đề nghị mua sắm
• Báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp
• Biên bản so sánh, đánh giá báo giá
• Quyết định phê duyệt
• Hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu

4.4. Gói thuộc dự án đến 2 tỷ

Gói hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn thuộc dự án có giá đến 2 tỷ được chỉ định thầu. Quy trình tương tự mục 4.3 nhưng hồ sơ chặt chẽ hơn: phải có quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, dự toán được duyệt, và biên bản thẩm định của tổ chuyên gia.

4.5. Chào hàng cạnh tranh

Áp dụng cho gói mua sắm hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường, có tiêu chuẩn kỹ thuật rõ ràng. Trình tự:

1. Xây dựng yêu cầu kỹ thuật và kế hoạch mua sắm.
2. Đăng tải thông báo mời chào hàng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
3. Thu thập, mở và đánh giá hồ sơ chào giá.
4. Phê duyệt kết quả và ký hợp đồng.

4.6. Đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế

Áp dụng cho gói vượt hạn mức chỉ định thầu và chào hàng cạnh tranh. Đây là hình thức cạnh tranh, công khai, minh bạch nhất. Trình tự:

1. Lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
2. Phê duyệt hồ sơ mời thầu, đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
3. Tiếp nhận, mở thầu, tổ chuyên gia đánh giá hồ sơ dự thầu.
4. Phê duyệt kết quả, ký hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý.

Hồ sơ bắt buộc: quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu và dự thầu, biên bản mở thầu, báo cáo đánh giá, quyết định phê duyệt kết quả, hợp đồng.

5. Bảng tổng hợp so sánh quy trình theo mức giá

Ngưỡng giá trị	Hình thức	Hồ sơ cốt lõi	Cấp phê duyệt
Đến 50 triệu	Miễn lập KHLCNT	Phiếu đề nghị, báo giá, hóa đơn	Thủ trưởng đơn vị
Trên 50 đến 500 triệu (dự toán mua sắm)	Chỉ định thầu	Kế hoạch, 3 báo giá, biên bản so sánh, quyết định phê duyệt	Bộ phận tài chính hoặc người được ủy quyền
Gói tư vấn thuộc dự án đến 800 triệu	Chỉ định thầu	Kế hoạch LCNT, dự toán, biên bản thẩm định	Chủ đầu tư hoặc cấp có thẩm quyền
Gói hàng hóa, xây lắp thuộc dự án đến 2 tỷ	Chỉ định thầu	KHLCNT, hồ sơ thẩm định, quyết định	Chủ đầu tư hoặc cấp có thẩm quyền
Hàng hóa thông dụng	Chào hàng cạnh tranh	Hồ sơ mời chào, hồ sơ chào giá, biên bản đánh giá	Ban lãnh đạo hoặc người đứng đầu
Vượt hạn mức trên	Đấu thầu rộng rãi/hạn chế	Hồ sơ mời thầu, dự thầu, báo cáo đánh giá, quyết định kết quả	Hội đồng/tổ chuyên gia đấu thầu

Lưu ý: bảng áp dụng cho mua sắm dùng vốn nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân tham khảo để xây dựng quy chế nội bộ.

6. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện

• Không chia nhỏ gói thầu để né quy trình: chia một gói lớn thành nhiều gói nhỏ nhằm lách hình thức lựa chọn nhà thầu là hành vi bị cấm, dễ bị xử lý khi thanh tra, kiểm toán.
• Luôn có cơ sở so sánh giá: ngay cả với gói dưới 100 triệu, nên có nhiều báo giá để tránh nghi ngờ về lợi ích nhóm.
• Dùng đúng văn bản hiện hành: tham chiếu Luật Đấu thầu hợp nhất và Nghị định 214/2025/NĐ-CP, bỏ các trích dẫn Thông tư 58/2016 và 68/2022 đã hết hiệu lực.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: phiếu đề nghị, báo giá, hợp đồng, hóa đơn lưu theo quy định để phục vụ kiểm toán.

7. Tự động hóa quy trình mua sắm bằng phần mềm

Việc kiểm soát ngưỡng giá trị, chuẩn hóa biểu mẫu và lưu trữ chứng từ sẽ chính xác hơn nếu được hỗ trợ bởi phần mềm. Phân hệ Quản lý Mua hàng của Arito giúp:

• Tự động áp dụng quy trình theo ngưỡng giá trị đã cấu hình
• Luồng phê duyệt nhiều cấp qua phần mềm Quản lý Phê duyệt Arito
• Lưu trữ tập trung báo giá, hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu
• Cảnh báo khi giá trị gói vượt ngưỡng chỉ định thầu hoặc khi phát hiện chia nhỏ gói

Xem thêm: Quy trình mua hàng cho doanh nghiệp: 7 bước tối ưu chi phí và thời gian và biểu mẫu đi kèm quy trình mua hàng.

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. “Mua sắm trực tiếp” khác gì “chỉ định thầu”?

Mua sắm trực tiếp là hình thức mua bổ sung hàng hóa tương tự từ nhà thầu đã trúng thầu trước đó. Chỉ định thầu là chọn trực tiếp một nhà thầu cho gói mới trong hạn mức luật định. Hai hình thức khác nhau, không nên dùng lẫn.

2. Gói dưới 50 triệu có cần 3 báo giá không?

Theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP, gói đến 50 triệu không bắt buộc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và không bắt buộc 3 báo giá. Tuy nhiên nên có ít nhất một báo giá và đầy đủ hóa đơn, chứng từ để phục vụ kiểm toán.

3. Hạn mức chỉ định thầu năm 2026 là bao nhiêu?

Gói thuộc dự toán mua sắm: đến 500 triệu. Gói tư vấn thuộc dự án: đến 800 triệu. Gói hàng hóa, phi tư vấn, xây lắp, hỗn hợp thuộc dự án: đến 2 tỷ. Các mức này theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đã tăng so với quy định cũ.

4. Doanh nghiệp tư nhân có phải tuân thủ các ngưỡng này không?

Không. Doanh nghiệp tư nhân dùng vốn tự có không bị ràng buộc bởi Luật Đấu thầu. Họ tự xây dựng quy chế mua sắm nội bộ, nhưng nên tham khảo các ngưỡng này để chuẩn hóa kiểm soát chi tiêu.

5. Chia nhỏ gói thầu để mỗi gói dưới 50 triệu có hợp lệ không?

Không. Chia nhỏ gói thầu nhằm lách hình thức lựa chọn nhà thầu tương ứng với giá trị thực tế là hành vi bị cấm và sẽ bị xử lý khi thanh tra, kiểm toán.

6. Văn bản nào đang hướng dẫn Luật Đấu thầu năm 2026?

Nghị định 214/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 04/8/2025), thay thế Nghị định 24/2024/NĐ-CP. Luật Đấu thầu áp dụng là bản hợp nhất của Luật 22/2023, Luật 57/2024 và Luật 90/2025.