Quy chế mua hàng của công ty: nội dung bắt buộc và ma trận phê duyệt

Quy trình mua hàng mô tả các bước phải làm. Quy chế mua hàng quy định ai được quyết định cái gì, đến mức nào, và trong trường hợp nào phải qua thêm một cấp.

Doanh nghiệp có quy trình nhưng không có quy chế thì mọi khoản chi đều dồn lên giám đốc, hoặc ngược lại, không ai thực sự kiểm soát.

Bài viết trình bày nội dung của một quy chế mua hàng và các mẫu bảng dùng được ngay.

Quy chế mua hàng là gì?

Quy chế mua hàng là văn bản nội bộ do doanh nghiệp ban hành, quy định thẩm quyền, điều kiện và ràng buộc trong hoạt động mua sắm.

	Quy trình mua hàng	Quy chế mua hàng
Trả lời	Làm những bước nào, theo thứ tự nào	Ai được quyết, đến mức nào, điều kiện gì
Hình thức	Lưu đồ, bảng mô tả bước	Văn bản có hiệu lực nội bộ, do người có thẩm quyền ký ban hành
Thay đổi khi nào	Khi cải tiến cách làm	Khi thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc thẩm quyền
Hậu quả khi vi phạm	Làm sai bước, phải làm lại	Vi phạm quy chế, có thể bị xử lý

Các bước vận hành cụ thể có trong bài hướng dẫn quy trình mua sắm hàng hóa. Bài này nói về phần quy định.

Vì sao doanh nghiệp cần quy chế mua hàng

Vấn đề khi không có quy chế	Hệ quả
Mọi khoản chi dồn lên giám đốc duyệt	Giám đốc ký cả ngày, và duyệt mà không kịp xem
Hoặc ngược lại, không ai rõ ai được duyệt đến mức nào	Chi vượt thẩm quyền, phát hiện muộn
Không có quy định lấy báo giá	Mua theo quan hệ, giá không cạnh tranh
Không có quy định về xung đột lợi ích	Rủi ro pháp lý cho người quản lý
Không quy định thời hạn nộp chứng từ	Đóng sổ chậm, ghi nhận sai kỳ

Mua hàng là khâu phát sinh rủi ro gian lận cao nhất trong doanh nghiệp, vì đây là nơi tiền đi ra. Quy chế là công cụ phòng ngừa rẻ nhất.

Nội dung của một quy chế mua hàng

Phần	Nội dung
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng	Áp dụng cho loại mua sắm nào, bộ phận nào
2. Giải thích từ ngữ	Thống nhất cách hiểu các thuật ngữ
3. Nguyên tắc mua hàng	Công khai, cạnh tranh, tiết kiệm, đúng nhu cầu
4. Phân cấp thẩm quyền phê duyệt	Ma trận hạn mức, xem phần dưới
5. Quy định về lấy báo giá	Ngưỡng nào phải lấy mấy báo giá
6. Quy trình và các bước bắt buộc	Dẫn chiếu quy trình vận hành
7. Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp	Tiêu chí, hồ sơ, đánh giá định kỳ
8. Xung đột lợi ích	Nghĩa vụ kê khai, giao dịch với người có liên quan
9. Phân tách nhiệm vụ	Ai không được kiêm nhiệm việc gì
10. Chứng từ và thời hạn nộp	Loại chứng từ, ai lập, nộp trong bao lâu
11. Xử lý trường hợp khẩn cấp	Mua gấp thì thủ tục rút gọn thế nào, bổ sung hồ sơ sau ra sao
12. Xử lý vi phạm	Chế tài nội bộ

Năm phần in đậm là phần quyết định hiệu quả của quy chế. Các phần còn lại phần lớn là thủ tục.

Ma trận hạn mức phê duyệt

Đây là phần quan trọng nhất của quy chế.

Mẫu tham khảo cho doanh nghiệp quy mô vừa, cần điều chỉnh ngưỡng theo quy mô thực tế:

Giá trị khoản mua	Người duyệt đề nghị	Người duyệt chi	Yêu cầu bổ sung
Dưới 5 triệu	Trưởng bộ phận	Kế toán trưởng	Trong ngân sách đã duyệt
5 đến 50 triệu	Trưởng bộ phận	Kế toán trưởng và giám đốc	Có chứng từ đầy đủ
50 đến 200 triệu	Trưởng bộ phận và giám đốc	Giám đốc	Tối thiểu 3 báo giá
200 triệu đến 1 tỷ	Giám đốc	Giám đốc	3 báo giá, có tờ trình
Trên 1 tỷ	Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu	Theo điều lệ	Tờ trình, phân tích hiệu quả, có thể yêu cầu đấu thầu nội bộ

Ba nguyên tắc khi xây ma trận:

Ngưỡng phải phù hợp quy mô. Doanh nghiệp doanh thu 20 tỷ mà đặt ngưỡng thấp nhất là 5 triệu sẽ khiến cấp trên ký suốt ngày. Ngưỡng thấp nhất nên tương đương khoảng 0,02 đến 0,05% doanh thu năm.

Khoản chi ngoài ngân sách luôn nâng lên một cấp duyệt, bất kể giá trị. Đây là cách giữ cho ngân sách có ý nghĩa.

Tách người duyệt đề nghị và người duyệt chi. Hai việc này khác nhau: duyệt đề nghị là đồng ý mua, duyệt chi là đồng ý trả tiền. Cùng một người làm cả hai là bỏ mất một lớp kiểm soát.

Ma trận phải được ban hành thành văn bản có chữ ký và phổ biến cho toàn bộ nhân sự liên quan. Ma trận nằm trong đầu kế toán trưởng thì không phải là kiểm soát.

Quy định về lấy báo giá

Ngưỡng giá trị	Yêu cầu
Dưới ngưỡng quy định	Không bắt buộc, mua theo nhà cung cấp trong danh sách đã duyệt
Từ ngưỡng trung bình	Tối thiểu 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp độc lập
Giá trị lớn	3 báo giá kèm bảng so sánh và tờ trình lý do chọn
Trường hợp đặc thù	Hàng độc quyền, hàng chỉ một nhà cung cấp đáp ứng: phải có văn bản giải trình

Bốn điểm cần quy định rõ để quy định ba báo giá không thành hình thức:

Ba báo giá phải từ ba nhà cung cấp độc lập với nhau. Ba công ty cùng một chủ không tính.

Báo giá phải cùng phạm vi: cùng quy cách, cùng điều kiện giao hàng, cùng điều khoản thanh toán, cùng thời hạn bảo hành. Không cùng phạm vi thì so sánh vô nghĩa.

Người lấy báo giá không được là người quyết định chọn.

Chọn nhà cung cấp không phải giá thấp nhất thì phải giải trình bằng văn bản. Đây là điều khoản quan trọng nhất, vì nó buộc người quyết định phải nêu lý do.

Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp

Hồ sơ nhà cung cấp mới

Nội dung	Mục đích
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp	Kiểm tra tư cách pháp lý
Tra cứu tình trạng hoạt động và mã số thuế	Phòng rủi ro hóa đơn
Thông tin tài khoản ngân hàng đứng tên công ty	Không thanh toán vào tài khoản cá nhân
Năng lực cung ứng, danh sách khách hàng tham chiếu	Đánh giá khả năng đáp ứng
Chứng nhận chất lượng nếu ngành yêu cầu

Về tra cứu tình trạng nhà cung cấp: nên làm trước khi ký hợp đồng lần đầu và lưu lại kết quả. Đây là bằng chứng về sự cẩn trọng nếu sau này nhà cung cấp gặp vấn đề. Chi tiết ở bài mức phạt hóa đơn bất hợp pháp.

Đánh giá định kỳ

Tiêu chí	Cách đo
Giao đúng hạn	Số lần giao đúng hạn trên tổng số lần giao
Chất lượng	Tỷ lệ hàng không đạt kiểm nghiệm
Đúng số lượng, đúng quy cách	Tỷ lệ lần giao có sai lệch
Chứng từ	Tỷ lệ hóa đơn nhận đúng hạn và hợp lệ
Giá	So với mặt bằng thị trường

Nên đánh giá ít nhất mỗi năm với nhà cung cấp chính, và dùng kết quả làm căn cứ đàm phán lại.

Xung đột lợi ích

Đây là phần có hệ quả pháp lý và thường bị bỏ khỏi quy chế.

Nghĩa vụ theo luật: Luật Doanh nghiệp 2020 quy định người quản lý doanh nghiệp phải thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, trung thành với lợi ích của công ty, và không được sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.

Ngoài ra, giao dịch giữa công ty với người có liên quan phải được cơ quan có thẩm quyền trong công ty chấp thuận theo quy định.

Nội dung nên đưa vào quy chế:

Nội dung	Cách thực hiện
Nghĩa vụ kê khai	Người tham gia quyết định mua hàng kê khai quan hệ với nhà cung cấp
Định nghĩa người có liên quan	Theo Luật Doanh nghiệp 2020, gồm cả quan hệ gia đình và quan hệ sở hữu
Quy tắc hồi tránh	Người có quan hệ với nhà cung cấp không tham gia đánh giá và quyết định với nhà cung cấp đó
Giao dịch với bên liên quan	Qua đúng cấp phê duyệt theo quy định, có biên bản, theo dõi tách riêng trên hệ thống
Quà tặng và chiêu đãi	Ngưỡng được phép nhận, nghĩa vụ báo cáo

Chi tiết trách nhiệm của người quản lý có trong bài quản lý doanh nghiệp là gì.

Phân tách nhiệm vụ

Nguyên tắc: ba nhóm việc sau không do cùng một người thực hiện.

Nhóm việc	Trong mua hàng
Đề nghị và phê duyệt	Đề nghị mua, duyệt đề nghị, duyệt chọn nhà cung cấp
Thực hiện và nhận hàng	Đặt hàng, nhận hàng, quản lý kho
Ghi chép và thanh toán	Lập phiếu, ghi sổ, duyệt chi, chuyển tiền

Tình huống vi phạm	Rủi ro
Người đặt hàng đồng thời là người nhận hàng	Đặt hàng khống rồi tự xác nhận đã nhận
Người lấy báo giá đồng thời là người quyết định chọn	Rủi ro về giá và quan hệ lợi ích
Kế toán vừa lập phiếu vừa duyệt thanh toán	Tạo chứng từ khống và tự duyệt chi

Doanh nghiệp nhỏ không đủ người để tách: quy chế nên ghi rõ các biện pháp bù trừ. Chủ doanh nghiệp kiểm tra ngẫu nhiên một số khoản mua mỗi tháng, đối chiếu phiếu nhập với đơn đặt hàng và hóa đơn. Kiểm kê kho đột xuất. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp định kỳ do người không phải kế toán công nợ thực hiện.

Chứng từ và thời hạn nộp

Quy chế nên quy định rõ thời hạn, vì đây là nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp đóng sổ chậm.

Chứng từ	Ai lập	Nộp cho	Thời hạn
Đề nghị mua hàng đã duyệt	Bộ phận có nhu cầu	Mua hàng	Ngay khi duyệt
Bản sao đơn đặt hàng	Mua hàng	Kho và kế toán	Trước ngày giao hàng
Phiếu nhập kho	Kế toán kho hoặc thủ kho	Kế toán	Trong ngày nhập
Hóa đơn đầu vào	Nhận từ nhà cung cấp	Kế toán	Ngay khi nhận
Chứng từ thanh toán	Kế toán thanh toán	Lưu nội bộ	Ngay khi thực hiện

Nên quy định thêm: chứng từ nộp sau ngày cuối tháng thì tính vào tháng sau. Có quy định rõ thì bộ phận mới nộp đúng hạn.

Chi tiết về dòng chứng từ có trong bài quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng.

Xử lý trường hợp mua gấp

Mọi quy chế đều cần điều khoản này, nếu không thì người ta sẽ bỏ qua quy chế khi gấp.

Nội dung cần quy định	Gợi ý
Thế nào là trường hợp gấp	Định nghĩa cụ thể, tránh lạm dụng
Ai có quyền quyết định mua gấp	Thường là cấp cao hơn một bậc so với bình thường
Thủ tục rút gọn đến mức nào	Ví dụ được miễn ba báo giá nhưng vẫn phải có đơn đặt hàng
Thời hạn bổ sung hồ sơ	Ví dụ trong 3 ngày làm việc
Báo cáo định kỳ các trường hợp gấp	Để phát hiện nếu bị lạm dụng

Điểm cuối quan trọng. Tỷ lệ mua gấp tăng dần là dấu hiệu hoặc kế hoạch mua hàng kém, hoặc quy chế đang bị lách.

Sáu lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Có quy trình nhưng không có quy chế phân cấp thẩm quyền	Mọi khoản dồn lên giám đốc, hoặc không ai kiểm soát
Ma trận hạn mức không ban hành thành văn bản	Không phải là kiểm soát, chỉ là thói quen
Ngưỡng duyệt đặt quá thấp so với quy mô	Cấp trên ký suốt ngày và ký mà không xem
Quy định ba báo giá nhưng không yêu cầu cùng phạm vi	So sánh vô nghĩa, quy định thành hình thức
Không có điều khoản xung đột lợi ích	Rủi ro pháp lý cho người quản lý
Không có điều khoản mua gấp	Người ta bỏ qua quy chế khi gấp và không ai nói gì

Bố cục quy chế mua hàng

Gợi ý bố cục để soạn thảo:

QUY CHẾ MUA HÀNG
(Ban hành kèm Quyết định số … ngày … của …)

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG
  Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
  Điều 2. Giải thích từ ngữ
  Điều 3. Nguyên tắc mua hàng

Chương II. THẨM QUYỀN VÀ ĐIỀU KIỆN
  Điều 4. Phân cấp thẩm quyền phê duyệt (ma trận hạn mức)
  Điều 5. Quy định về lấy báo giá
  Điều 6. Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp
  Điều 7. Xung đột lợi ích và giao dịch với người có liên quan

Chương III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
  Điều 8. Trình tự thực hiện
  Điều 9. Phân tách nhiệm vụ
  Điều 10. Chứng từ và thời hạn nộp
  Điều 11. Trường hợp mua gấp
  Điều 12. Xử lý vi phạm
  Điều 13. Hiệu lực thi hành

Phụ lục: Ma trận hạn mức phê duyệt
Phụ lục: Mẫu đề nghị mua hàng, bảng so sánh báo giá, tờ trình

Áp quy chế vào hệ thống

Quy chế nằm trên giấy thì người ta vẫn có thể bỏ qua. Quy chế cấu hình vào hệ thống thì hệ thống không cho làm sai.

Phân hệ mua hàng của Arito hỗ trợ:

• Cấu hình ma trận hạn mức phê duyệt theo giá trị và theo bộ phận, hệ thống tự định tuyến đến đúng người duyệt
• Chặn tạo đơn đặt hàng khi vượt ngân sách hoặc chưa qua đủ cấp duyệt
• Quản lý hồ sơ nhà cung cấp, lưu kết quả tra cứu tình trạng hoạt động
• Lưu bảng so sánh báo giá kèm đơn hàng
• Đối chiếu tự động ba chứng từ gồm đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn
• Lưu vết người duyệt và thời điểm duyệt cho mọi giao dịch
• Theo dõi giao dịch với nhà cung cấp là bên liên quan tách riêng
• Liên thông kho và tài chính kế toán

Đăng ký demo để cấu hình thử ma trận phê duyệt của doanh nghiệp bạn.

Câu hỏi thường gặp

Quy chế mua hàng khác quy trình mua hàng thế nào?

Quy trình mô tả các bước phải làm theo thứ tự. Quy chế là văn bản nội bộ quy định ai được quyết định cái gì, đến mức nào, và trong trường hợp nào phải qua thêm một cấp phê duyệt.

Quy chế mua hàng gồm những nội dung gì?

Phạm vi áp dụng, nguyên tắc mua hàng, phân cấp thẩm quyền phê duyệt, quy định lấy báo giá, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp, xung đột lợi ích, phân tách nhiệm vụ, chứng từ và thời hạn nộp, xử lý trường hợp mua gấp, và xử lý vi phạm.

Ma trận hạn mức phê duyệt nên đặt thế nào?

Theo giá trị khoản mua, mỗi mức có người duyệt tương ứng. Ngưỡng thấp nhất nên tương đương khoảng 0,02 đến 0,05% doanh thu năm. Khoản chi ngoài ngân sách luôn nâng lên một cấp duyệt bất kể giá trị.

Khi nào phải lấy ba báo giá?

Tùy ngưỡng doanh nghiệp tự quy định, thường áp dụng từ mức giá trị trung bình trở lên. Điều quan trọng là ba báo giá phải từ ba nhà cung cấp độc lập và cùng phạm vi về quy cách, điều kiện giao hàng, thanh toán và bảo hành.

Chọn nhà cung cấp không phải giá thấp nhất có được không?

Được, nhưng quy chế nên yêu cầu giải trình bằng văn bản. Đây là điều khoản quan trọng nhất trong phần báo giá, vì nó buộc người quyết định nêu lý do thay vì quyết định tùy ý.

Doanh nghiệp nhỏ có cần quy chế mua hàng không?

Có, nhưng ngắn gọn hơn. Tối thiểu cần ma trận hạn mức phê duyệt, quy định về chứng từ và thời hạn nộp, và điều khoản về xung đột lợi ích. Không đủ người để phân tách nhiệm vụ thì quy chế nên ghi rõ các biện pháp kiểm soát bù trừ.

Xung đột lợi ích trong mua hàng là gì?

Là tình huống người tham gia quyết định mua hàng có quan hệ lợi ích với nhà cung cấp, ví dụ quan hệ gia đình hoặc quan hệ sở hữu. Luật Doanh nghiệp 2020 quy định người quản lý không được sử dụng cơ hội kinh doanh của công ty để tư lợi, và giao dịch với người có liên quan phải được chấp thuận theo quy định.

Vì sao cần điều khoản mua gấp?

Vì nếu không có, người ta sẽ bỏ qua quy chế khi gấp và không ai nói gì được. Quy chế nên định nghĩa thế nào là gấp, ai được quyết, thủ tục rút gọn đến mức nào, thời hạn bổ sung hồ sơ, và yêu cầu báo cáo định kỳ các trường hợp gấp.

Tổng kết

Doanh nghiệp có quy trình mua hàng nhưng không có quy chế thì quy trình không có răng. Ai cũng biết các bước, nhưng không ai rõ ai được quyết đến mức nào.

Ba điều khoản tạo ra phần lớn giá trị của một quy chế mua hàng:

Ma trận hạn mức phê duyệt, ban hành thành văn bản có chữ ký, tách riêng người duyệt đề nghị với người duyệt chi, và quy định khoản ngoài ngân sách luôn nâng một cấp.

Quy định ba báo giá kèm bốn ràng buộc: ba nhà cung cấp độc lập, cùng phạm vi so sánh, người lấy báo giá không phải người quyết định, và chọn không phải giá thấp nhất thì phải giải trình.

Điều khoản mua gấp có kèm báo cáo định kỳ. Không có điều khoản này thì quy chế bị bỏ qua mỗi khi vội. Có nó kèm báo cáo thì phát hiện được khi bị lạm dụng.

Và một lưu ý cuối: quy chế nằm trên giấy vẫn có thể bị bỏ qua. Cấu hình được ma trận phê duyệt vào hệ thống thì hệ thống sẽ không cho làm sai.

Nội dung mang tính tham khảo, các ngưỡng cần điều chỉnh theo quy mô thực tế. Cần trao đổi về cấu hình quy chế vào hệ thống, liên hệ với Arito.