Hình thức kế toán nhật ký chung và cách ghi sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp quan trọng nhất trong hình thức kế toán Nhật ký chung, ghi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản. Năm 2026, doanh nghiệp lớn áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay Thông tư 200/2014 từ 01/01/2026), doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, đều dùng mẫu sổ S03a-DN nhưng có một số điều chỉnh nhỏ ở phần tài khoản và định khoản.

Bài viết giải thích sổ nhật ký chung là gì, vai trò trong kế toán, mẫu S03a-DN cập nhật theo TT 99/2025 và TT 133/2016, hướng dẫn 6 bước ghi sổ chuẩn, cách chuyển dữ liệu sang sổ cái, kèm bảng so sánh 4 hình thức kế toán và FAQ. Tham khảo thêm các văn bản pháp lý kế toán mới tại Bộ Tài liệu Pháp lý & Thông tư Thuế 2026.

1. Hình thức kế toán nhật ký chung là gì?

1.1. Hình thức kế toán nhật ký chung

Hình thức kế toán nhật ký chung là phương pháp ghi sổ kế toán, trong đó mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi nhận vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung định khoản kế toán. Đây là một trong những hình thức ghi sổ được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhờ dễ kiểm tra, đối chiếu và đáp ứng quy định hiện hành.

Một hệ thống nhật ký chung đầy đủ thườfhinng bao gồm:

Sổ nhật ký chung.
Sổ Cái.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Các sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).

Sổ nhật ký chung là gì?

Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi nhận toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán. Dữ liệu trên sổ là căn cứ trực tiếp để ghi vào Sổ Cái và lập báo cáo tài chính. Tùy nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể mở sổ nhật ký chung theo tháng, quý hoặc năm. Trong thực tế, phần lớn doanh nghiệp mở sổ theo tháng để thuận tiện cho việc đối chiếu và khóa sổ kế toán.

Các loại sổ nhật ký đặc biệt

Ngoài sổ nhật ký chung, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các sổ nhật ký đặc biệt nhằm giảm khối lượng ghi chép và thuận tiện cho việc quản lý:

Sổ nhật ký thu tiền: Ghi nhận các khoản thu tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Sổ nhật ký chi tiền: Theo dõi các nghiệp vụ chi tiền mặt và chi qua ngân hàng.
Sổ nhật ký mua hàng: Ghi các nghiệp vụ mua hàng hóa, nguyên vật liệu theo hình thức mua chịu hoặc thanh toán trước.
Sổ nhật ký bán hàng: Ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng hóa, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ theo hình thức bán chịu hoặc nhận tiền trước.

1.2. Phân biệt hình thức kế toán nhật ký chung với các hình thức ghi sổ khác

Hình thức	Đặc điểm
Nhật ký chung	Ghi tất cả nghiệp vụ vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán, sau đó chuyển số liệu sang Sổ Cái.
Nhật ký – Sổ Cái	Ghi thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ	Lập chứng từ ghi sổ từ chứng từ kế toán, đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi ghi Sổ Cái.
Nhật ký – Chứng từ	Ghi theo trình tự thời gian kết hợp hệ thống hóa nghiệp vụ theo bên Có của các tài khoản, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh.

2. 03 Mẫu sổ nhật ký chung

2.1. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp thực hiện ghi chép sổ nhật ký chung theo Mẫu số S03a-DN. Đây là mẫu sổ được ban hành kèm theo thông tư, dùng để ghi nhận toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và làm căn cứ ghi Sổ Cái.

2.2. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC, sổ nhật ký chung được sử dụng theo Mẫu số S03a-DN. Mẫu sổ này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa và nhỏ, giúp theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ.

2.3. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC sẽ sử dụng Mẫu số S03a-DNN để lập sổ nhật ký chung. Mẫu sổ được thiết kế phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu ghi nhận và quản lý các nghiệp vụ kế toán.

2.4. Hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung

Nắm rõ cách viết sổ nhật ký chung sẽ giúp kế toán ghi nhận chính xác các nghiệp vụ phát sinh, hạn chế sai sót khi đối chiếu và lập báo cáo tài chính. Dù áp dụng sổ nhật ký chung theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC hay Thông tư 133/2016/TT-BTC, các chỉ tiêu trên sổ đều có cách ghi tương tự.

Cách ghi từng chỉ tiêu trên sổ nhật ký chung

Ngày, tháng ghi sổ: Ghi ngày thực hiện hạch toán nghiệp vụ vào sổ kế toán.
Số hiệu chứng từ: Ghi số của chứng từ làm căn cứ hạch toán, chẳng hạn:
- Hóa đơn.
- Phiếu thu, phiếu chi.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có.
- Phiếu kế toán.
Ngày, tháng chứng từ: Ghi đúng ngày phát hành trên chứng từ kế toán.
Diễn giải: Mô tả ngắn gọn, đầy đủ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thuận tiện cho việc tra cứu.
Đã ghi Sổ Cái: Đánh dấu sau khi nghiệp vụ đã được chuyển sang Sổ Cái.
STT dòng: Ghi số thứ tự của từng dòng nghiệp vụ trên sổ nhật ký chung.
Số hiệu tài khoản đối ứng: Ghi các tài khoản kế toán liên quan đến nghiệp vụ.
Cột Nợ: Ghi số tiền của tài khoản ghi bên Nợ.
Cột Có: Ghi số tiền của tài khoản ghi bên Có.

Lưu ý khi ghi sổ nhật ký chung

Để cách viết sổ nhật ký chung đúng quy định và đảm bảo tính chính xác của số liệu, kế toán cần lưu ý:

Phân biệt ngày ghi sổ và ngày chứng từ; ngày ghi sổ không được sớm hơn thời điểm nghiệp vụ phát sinh theo chứng từ.
Với mỗi nghiệp vụ, ghi tài khoản Nợ trước, tài khoản Có sau theo đúng nguyên tắc định khoản.
Nếu một nghiệp vụ liên quan đến nhiều tài khoản, cần đảm bảo tổng phát sinh bên Nợ luôn bằng tổng phát sinh bên Có.
Kiểm tra đầy đủ thông tin trên chứng từ trước khi ghi vào sổ nhật ký chung, bao gồm số chứng từ, diễn giải, tài khoản và số tiền để tránh sai sót khi đối chiếu.
Doanh nghiệp nên thống nhất quy tắc đánh số chứng từ và cách ghi diễn giải nhằm thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm toán và lưu trữ dữ liệu sau này.

Nguyên tắc quan trọng: Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có trên sổ nhật ký chung trong cùng kỳ kế toán.

3. Cách ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Trong hình thức kế toán nhật ký chung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi nhận trước vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung định khoản. Sau đó, số liệu được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ kế toán liên quan.

Đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn như thu tiền, chi tiền, mua hàng hoặc bán hàng thường xuyên, có thể mở thêm sổ nhật ký đặc biệt để giảm khối lượng ghi chép trên sổ nhật ký chung. Các nghiệp vụ đã được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt sẽ không ghi lặp lại trên sổ nhật ký chung nhằm tránh trùng số liệu.

Lưu ý: Quy trình dưới đây áp dụng cho hình thức ghi sổ kế toán thủ công. Khi sử dụng phần mềm kế toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu, kết chuyển và lập sổ sách theo đúng quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

3.1. Quy trình ghi sổ nhật ký chung

Quy trình ghi sổ nhật ký chung thường được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra chứng từ kế toán

Kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan trước khi hạch toán.

Bước 2: Ghi vào sổ nhật ký chung

Căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra, kế toán ghi đầy đủ ngày tháng, diễn giải, tài khoản đối ứng và số tiền Nợ/Có vào sổ nhật ký chung theo đúng trình tự thời gian.

Bước 3: Ghi vào Sổ Cái và sổ chi tiết

Sau khi hoàn thành sổ nhật ký chung, số liệu được chuyển sang Sổ Cái theo từng tài khoản. Đồng thời, các nghiệp vụ liên quan cũng được cập nhật vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết nếu doanh nghiệp có theo dõi.

Bước 4: Ghi sổ nhật ký đặc biệt (nếu có)

Đối với các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, doanh nghiệp có thể ghi trực tiếp vào sổ nhật ký thu tiền, chi tiền, mua hàng hoặc bán hàng. Cuối kỳ, tổng hợp số liệu từ các sổ này để ghi vào Sổ Cái sau khi loại trừ các nghiệp vụ trùng lặp.

3.2. Công việc cuối tháng, cuối quý và cuối năm

Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán cần thực hiện các công việc sau:

Cộng số phát sinh trên Sổ Cái.
Lập bảng cân đối số phát sinh.
Đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.
Kiểm tra tính chính xác trước khi lập báo cáo tài chính.

Theo nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh bên Nợ phải bằng tổng số phát sinh bên Có trên bảng cân đối số phát sinh và phải khớp với tổng phát sinh trên sổ nhật ký chung (bao gồm cả số liệu từ các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ phần ghi trùng).

Việc thực hiện đúng quy trình ghi sổ nhật ký chung giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán, thuận tiện trong công tác kiểm tra, quyết toán thuế và lập báo cáo tài chính theo quy định.

4. Ưu, nhược điểm và ý nghĩa của hình thức kế toán nhật ký chung

4.1. Ưu điểm

Hình thức kế toán nhật ký chung được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ các ưu điểm sau:

Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và quy mô hoạt động.
Sổ nhật ký chung có mẫu biểu đơn giản, dễ triển khai và dễ sử dụng.
Thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và truy xuất dữ liệu kế toán.
Dễ tích hợp với các phần mềm kế toán hiện nay, giúp tự động hóa quy trình hạch toán.
Cung cấp thông tin kịp thời, hỗ trợ nhà quản lý theo dõi tình hình tài chính và ra quyết định.

4.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm, hình thức nhật ký chung vẫn tồn tại một số hạn chế:

Khối lượng ghi chép lớn nếu doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh.
Khi sử dụng thêm các sổ nhật ký đặc biệt, kế toán cần kiểm tra để tránh ghi nhận trùng dữ liệu.
Việc phát hiện nghiệp vụ bị bỏ sót đòi hỏi phải thường xuyên đối chiếu với chứng từ, Sổ Cái và sổ chi tiết.

4.3. Ý nghĩa của sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung đóng vai trò là nền tảng trong hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp với nhiều ý nghĩa quan trọng:

Ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
Là căn cứ để cập nhật Sổ Cái, sổ kế toán chi tiết và lập báo cáo tài chính.
Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ, Sổ Cái và bảng cân đối số phát sinh.
Cho phép doanh nghiệp mở rộng các chỉ tiêu quản lý như khách hàng, nhà cung cấp, dự án, hợp đồng hoặc mã sản phẩm để phục vụ quản trị.
Dễ dàng ứng dụng trên phần mềm kế toán hoặc Microsoft Excel, giúp tự động tổng hợp dữ liệu và giảm thời gian xử lý.

5. Đơn giản hóa nhật ký chung bằng phần mềm kế toán Arito

Mặc dù có thể sử dụng công cụ Excel để ghi nhật ký chung, nhưng nó không thể so sánh được với các tính năng mạnh mẽ của phần mềm kế toán. Đặc biệt, phần mềm kế toán trực tuyến Arito mang lại nhiều tiện ích thông minh hỗ trợ người làm kế toán.

Lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Arito có các lý do sau:

Tự động hóa nhiều thao tác kế toán: Phần mềm kế toán online Arito giúp tự động hóa các công việc như hạch toán, tổng hợp báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, tính giá thành và tồn kho tức thời một cách linh hoạt và chính xác.
Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán: Arito giúp đảm bảo độ chính xác về các số liệu, hàng hóa và giá thành. Nó cung cấp khả năng đối chiếu và kiểm tra dữ liệu một cách dễ dàng để xác định và sửa chữa sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán.
Hỗ trợ quản lý và dự báo: Phần mềm kế toán trực tuyến Arito cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng và chính xác.
Với những ưu điểm trên, việc sử dụng phần mềm kế toán Arito không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình ghi nhật ký chung mà còn nâng cao hiệu quả và độ chính xác của công việc kế toán.

6. Câu hỏi thường gặp về sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung và sổ cái khác nhau ở điểm nào?

Sổ nhật ký chung ghi tất cả nghiệp vụ theo trình tự thời gian (không phân theo tài khoản). Sổ cái ghi theo từng tài khoản (mỗi tài khoản 1 sổ). Nhật ký chung là nguồn để ghi sang sổ cái.

Có bắt buộc dùng hình thức Nhật ký chung không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp tự chọn 1 trong 4 hình thức kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù. Tuy nhiên Nhật ký chung là phổ biến nhất tại Việt Nam năm 2026 do đơn giản và tương thích với phần mềm kế toán.

Mẫu sổ nhật ký chung TT 99/2025 khác TT 133/2016 ở điểm nào?

Cấu trúc 9 cột cơ bản giống nhau. Khác biệt chính nằm ở danh mục tài khoản: TT 99 áp dụng hệ thống tài khoản đầy đủ cho DN lớn, TT 133 dùng hệ thống tài khoản đơn giản hóa cho SME. Một số tài khoản chỉ có ở TT 99 (như TK 632, 635 chi tiết hơn).

Sổ nhật ký chung mở theo tháng, quý hay năm?

Tùy quy mô. Doanh nghiệp lớn nhiều nghiệp vụ thường mở theo tháng (12 quyển/năm). DN vừa mở theo quý (4 quyển/năm). DN nhỏ và phần mềm kế toán mở theo năm (1 quyển/năm).

Tổng phát sinh Nợ và Có trên sổ nhật ký chung phải bằng nhau, vì sao?

Vì hạch toán kép: mỗi nghiệp vụ ghi đồng thời tài khoản Nợ và tài khoản Có với cùng số tiền. Tổng cộng lại, tổng Nợ luôn bằng tổng Có. Lệch là dấu hiệu có bút toán sai hoặc thiếu vế đối ứng.

Lưu trữ sổ nhật ký chung trong bao lâu?

Tối thiểu 10 năm theo Điều 41 Luật Kế toán 88/2015. DN giải thể, phá sản phải bàn giao sổ cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Phần mềm kế toán có thay thế được sổ nhật ký chung không?

Không thay thế. Phần mềm là công cụ ghi sổ điện tử, vẫn xuất ra sổ nhật ký chung theo mẫu pháp lý. Sổ điện tử có giá trị pháp lý tương đương sổ giấy nếu có chữ ký số hợp lệ theo Luật Giao dịch điện tử 20/2023.

Sai sót trên sổ nhật ký chung đã khóa sổ có sửa được không?

Không sửa trực tiếp. Phải lập bút toán điều chỉnh trong kỳ kế tiếp, ghi rõ ‘Điều chỉnh bút toán số… ngày… lý do…’. Sai sót lớn ảnh hưởng đến BCTC đã nộp phải lập tờ khai bổ sung và báo cáo lại với cơ quan thuế.

Tổng kết

Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp quan trọng nhất, là cầu nối giữa chứng từ gốc và sổ cái, từ đó tổng hợp lên báo cáo tài chính. Năm 2026 đánh dấu chuyển đổi pháp lý khi TT 99/2025 thay TT 200/2014 cho doanh nghiệp lớn, trong khi TT 133/2016 vẫn áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Để ghi sổ nhật ký chung chuẩn và nhanh, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán có cập nhật pháp lý kịp thời, tự động hóa định khoản và đối chiếu cân đối Nợ – Có. Cách này vừa giảm sai sót vừa tiết kiệm thời gian so với ghi tay hoặc Excel.

ARITO ERP cung cấp module sổ nhật ký chung đầy đủ theo TT 99/2025 và TT 133/2016, tích hợp HĐĐT, tự đồng bộ với sổ cái và sổ chi tiết. Tham khảo thêm về giải pháp ERP theo ngành, các khách hàng đang sử dụng Arito, hoặc tài liệu đào tạo và hướng dẫn sử dụng. Tìm hiểu sản phẩm tại arito.vn.

Xem thêm

Chia sẻ

Quản trị mở rộng

Dịch vụ

Sản phẩm đóng gói

Sản phẩm phân phối

Khách hàng tiêu biểu