4 Mẫu Quy Chế Lương Thưởng Chuẩn Pháp Lý, Chi Tiết 2026

Quy chế lương thưởng là văn bản quản lý nội bộ được doanh nghiệp ban hành nhằm quy định nguyên tắc trả lương, chế độ thưởng, phụ cấp và các chính sách đãi ngộ dành cho người lao động. Việc xây dựng quy chế rõ ràng, phù hợp với quy định pháp luật giúp doanh nghiệp minh bạch chính sách tiền lương và đảm bảo quyền lợi của nhân viên. Trong bài viết này, ARITO tổng hợp 4 mẫu quy chế lương thưởng mới 2026, kèm hướng dẫn xây dựng và những lưu ý pháp lý quan trọng để doanh nghiệp tham khảo, điều chỉnh và áp dụng.

1. Quy chế lương thưởng là gì?

Quy chế lương thưởng là văn bản quản lý nội bộ do doanh nghiệp ban hành, quy định các nguyên tắc trả lương, phương pháp tính lương, chế độ thưởng, phụ cấp và các khoản thu nhập khác dành cho người lao động. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp thực hiện chính sách đãi ngộ minh bạch, thống nhất và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

Theo Điều 90 và Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương được xác định dựa trên thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, trong khi tiền thưởng căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Việc xây dựng quy chế lương thưởng rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự, hạn chế tranh chấp và tạo động lực làm việc cho người lao động.

2. Tải mẫu quy chế lương thưởng mới nhất 2026

2.1. Mẫu quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp

Mẫu quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp quy định tổng thể về nguyên tắc trả lương, phương pháp tính lương, chế độ thưởng và các chính sách đãi ngộ dành cho người lao động. Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống quản lý tiền lương thống nhất giữa các phòng ban, đồng thời làm cơ sở để bộ phận nhân sự và kế toán thực hiện chi trả.

> Tải ngay: Mẫu quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp

2.2. Mẫu quy chế trả lương theo KPI

Mẫu quy chế trả lương theo KPI tập trung vào việc xác định thu nhập dựa trên mức độ hoàn thành các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất công việc. Nội dung thường bao gồm hệ thống KPI, trọng số đánh giá, phương pháp chấm điểm và cách xác định khoản thu nhập gắn với kết quả thực hiện. Mẫu này phù hợp với các vị trí có chỉ tiêu đo lường cụ thể như kinh doanh, bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng.

Tải ngay: Mẫu quy chế trả lương theo KPI

2.3. Mẫu quy chế lương, thưởng và phụ cấp

Mẫu quy chế lương, thưởng và phụ cấp giúp doanh nghiệp quy định rõ cơ cấu thu nhập, bao gồm lương theo chức danh, các khoản thưởng, phụ cấp và chế độ hỗ trợ dành cho người lao động. Việc xác định cụ thể điều kiện hưởng, mức chi trả và đối tượng áp dụng giúp hạn chế nhầm lẫn giữa các khoản thu nhập, đồng thời tạo sự minh bạch trong quá trình tính lương.

> Tải ngay: Mẫu quy chế lương, thưởng và phụ cấp

2.4. Mẫu quy chế lương thưởng theo hiệu quả công việc

Mẫu quy chế lương thưởng theo hiệu quả công việc tập trung vào việc đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ thông qua chất lượng, tiến độ, khối lượng công việc và mức độ hoàn thành trách nhiệm được giao. Doanh nghiệp có thể thiết lập các mức xếp loại như xuất sắc, tốt, đạt hoặc chưa đạt để xác định khoản thưởng tương ứng. Mẫu này phù hợp với những vị trí khó đánh giá hiệu quả chỉ bằng các chỉ tiêu KPI định lượng.

Tải ngay: Mẫu quy chế lương thưởng theo hiệu quả công việc

3. Quy chế lương thưởng gồm những nội dung gì?

Một quy chế lương thưởng đầy đủ cần quy định rõ cơ cấu thu nhập, phương pháp tính lương, điều kiện xét thưởng và quy trình chi trả. Tùy theo quy mô, đặc thù hoạt động và chính sách nhân sự, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các nội dung cho phù hợp nhưng vẫn phải tuân thủ quy định pháp luật lao động hiện hành.

3.1. Nguyên tắc xây dựng và trả lương

Quy chế cần xác định các nguyên tắc trả lương dựa trên vị trí công việc, trình độ, trách nhiệm và thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Việc trả lương phải đảm bảo tính công bằng, minh bạch, không phân biệt đối xử và tuân thủ mức lương tối thiểu theo quy định.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần quy định rõ đối tượng áp dụng, trách nhiệm của các bộ phận liên quan và nguyên tắc xử lý khi phát sinh sai sót trong quá trình tính lương.

3.2. Căn cứ và phương pháp tính lương

Doanh nghiệp cần xác định rõ các căn cứ tính lương như mức lương thỏa thuận, thời gian làm việc thực tế, sản phẩm hoàn thành hoặc kết quả thực hiện công việc. Tùy theo đặc thù từng vị trí, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán.

Phương pháp tính lương cần được trình bày cụ thể, dễ hiểu và thống nhất để người lao động có thể kiểm tra thu nhập của mình. Đối với các khoản lương biến động, quy chế nên nêu rõ công thức tính, điều kiện áp dụng và nguồn dữ liệu đối chiếu.

3.3. Các khoản phụ cấp, trợ cấp và phúc lợi

Bên cạnh tiền lương, quy chế cần làm rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp và phúc lợi mà người lao động được hưởng. Những khoản này có thể bao gồm phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, đi lại, điện thoại, ăn ca hoặc các chính sách hỗ trợ khác tùy theo điều kiện của doanh nghiệp.

Mỗi khoản cần được quy định cụ thể về đối tượng áp dụng, mức hưởng, điều kiện chi trả và thời điểm thanh toán. Đồng thời, doanh nghiệp cần phân loại đúng bản chất từng khoản thu nhập để thực hiện nghĩa vụ về bảo hiểm và thuế theo quy định.

3.4. Quy định về thưởng và tiêu chí xét thưởng

Quy chế cần xác định các hình thức thưởng như thưởng theo kết quả kinh doanh, thưởng hiệu suất, thưởng sáng kiến hoặc thưởng cuối năm. Mỗi hình thức nên đi kèm tiêu chí đánh giá, điều kiện hưởng, phương pháp xác định mức thưởng và kỳ xét thưởng cụ thể.

Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Việc quy định rõ tiêu chí xét thưởng giúp hạn chế đánh giá chủ quan và đảm bảo tính nhất quán khi thực hiện.

3.5. Thời gian và hình thức trả lương

Quy chế cần nêu rõ kỳ hạn trả lương, ngày thanh toán và hình thức chi trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Doanh nghiệp phải thực hiện trả lương đầy đủ, đúng hạn và cung cấp thông tin về các khoản thu nhập, khấu trừ cho người lao động theo quy định.

Trường hợp phát sinh chậm trả lương hoặc cần điều chỉnh bảng lương, doanh nghiệp phải tuân thủ các điều kiện pháp luật liên quan. Việc quy định rõ quy trình đối chiếu và xử lý sai lệch giúp bộ phận nhân sự, kế toán chủ động thực hiện, đồng thời hạn chế tranh chấp trong quá trình chi trả.

4. Cách xây dựng quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp

Để xây dựng quy chế lương thưởng phù hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ cơ cấu thu nhập, phương pháp đánh giá và quy trình chi trả. Việc triển khai theo từng bước giúp chính sách lương thưởng có tính nhất quán, dễ áp dụng và hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện.

4.1. Xác định cơ cấu thu nhập của người lao động

Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát các khoản thu nhập hiện có và xác định cơ cấu lương thưởng phù hợp với từng nhóm nhân sự. Cơ cấu này có thể bao gồm lương theo chức danh, phụ cấp, các khoản bổ sung và tiền thưởng dựa trên kết quả công việc.

Doanh nghiệp nên phân biệt rõ khoản thu nhập cố định và khoản biến động, đồng thời xác định điều kiện hưởng của từng khoản. Đây là cơ sở để xây dựng công thức tính lương, dự toán ngân sách nhân sự và đảm bảo sự nhất quán giữa quy chế với hợp đồng lao động.

4.2. Xây dựng thang, bảng và mức lương phù hợp

Dựa trên cơ cấu tổ chức và đặc điểm từng vị trí, doanh nghiệp tiến hành xây dựng thang lương, bảng lương theo nhóm chức danh, cấp bậc và mức độ trách nhiệm. Mức lương cần cân đối giữa năng lực tài chính, yêu cầu công việc và khả năng thu hút, giữ chân nhân sự.

Đặc biệt, doanh nghiệp phải đảm bảo mức lương theo công việc hoặc chức danh không thấp hơn mức lương tối thiểu áp dụng. Từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu tháng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP lần lượt là 5.310.000 đồng (vùng I), 4.730.000 đồng (vùng II), 4.140.000 đồng (vùng III) và 3.700.000 đồng (vùng IV).

4.3. Thiết lập tiêu chí thưởng và KPI

Doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí đánh giá phù hợp với mục tiêu kinh doanh và trách nhiệm của từng vị trí. Những tiêu chí này có thể bao gồm doanh số, năng suất, chất lượng công việc, tiến độ hoàn thành hoặc mức độ đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Khi xây dựng KPI, cần quy định rõ chỉ tiêu, phương pháp đo lường, trọng số và kỳ đánh giá. Đối với các vị trí khó lượng hóa, doanh nghiệp có thể kết hợp đánh giá định tính với kết quả công việc thực tế. Tiêu chí thưởng càng cụ thể, quá trình xét duyệt càng dễ kiểm chứng và hạn chế đánh giá chủ quan.

4.4. Quy định cách tính và thời điểm chi trả

Sau khi xác định cơ cấu thu nhập và tiêu chí đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập công thức tính cho từng khoản lương, thưởng và phụ cấp. Công thức phải thể hiện rõ căn cứ tính toán, điều kiện áp dụng và cách xử lý những trường hợp phát sinh như nghỉ phép, làm thêm giờ hoặc điều chỉnh kết quả đánh giá.

Bên cạnh đó, cần xác định kỳ trả lương, thời điểm xét thưởng và trách nhiệm phê duyệt của từng bộ phận. Doanh nghiệp nên kiểm tra thử công thức trên một số trường hợp thực tế trước khi áp dụng chính thức để phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời.

4.5. Công khai và cập nhật quy chế khi cần thiết

Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp cần rà soát tính pháp lý, thực hiện việc tham khảo ý kiến theo quy định và công bố các nội dung cần thiết để người lao động nắm rõ quyền lợi, nghĩa vụ của mình. Việc phổ biến quy chế có thể được thực hiện thông qua thông báo nội bộ, hệ thống quản lý nhân sự hoặc các hình thức phù hợp khác.

Trong quá trình áp dụng, doanh nghiệp nên định kỳ đánh giá hiệu quả của chính sách lương thưởng và cập nhật khi có thay đổi về cơ cấu nhân sự, tình hình kinh doanh hoặc quy định pháp luật. Những điều chỉnh liên quan đến nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động cần được thực hiện theo đúng trình tự pháp luật, không chỉ bằng việc sửa đổi quy chế nội bộ.

5. Những lưu ý khi xây dựng quy chế lương thưởng

Khi xây dựng quy chế lương thưởng, doanh nghiệp cần đảm bảo các chính sách đãi ngộ phù hợp với quy định pháp luật và có thể áp dụng trong thực tế. Đặc biệt, những sai sót trong việc phân loại thu nhập, xác định điều kiện thưởng hoặc điều chỉnh tiền lương có thể dẫn đến tranh chấp lao động và phát sinh rủi ro pháp lý.

5.1. Phân biệt tiền lương, phụ cấp và tiền thưởng

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ bản chất của từng khoản thu nhập để xây dựng quy chế và thực hiện các nghĩa vụ liên quan một cách chính xác. Theo Bộ luật Lao động 2019, tiền lương bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Trong khi đó, tiền thưởng được xác định dựa trên kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

Việc phân loại không nên chỉ dựa vào tên gọi của khoản chi trả mà cần xem xét điều kiện hưởng và bản chất thực tế. Điều này đặc biệt quan trọng khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, tính thuế thu nhập cá nhân và các chế độ liên quan.

5.2. Đảm bảo quy chế phù hợp với hợp đồng lao động

Nội dung quy chế lương thưởng phải thống nhất với các thỏa thuận trong hợp đồng lao động và không được trái với quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần đối chiếu mức lương, phụ cấp, kỳ hạn thanh toán và những quyền lợi đã cam kết trước khi ban hành quy chế.

Trường hợp điều chỉnh chính sách làm thay đổi nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp cần thực hiện việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng theo đúng quy định. Không nên sử dụng quy chế nội bộ để đơn phương cắt giảm tiền lương hoặc các quyền lợi hợp pháp của người lao động.

5.3. Quy định rõ điều kiện và cách tính thưởng

Một trong những sai sót thường gặp là quy định tiền thưởng dựa trên các tiêu chí chung chung như “hoàn thành tốt công việc” hoặc “có đóng góp tích cực”. Những cách diễn đạt này dễ dẫn đến cách hiểu khác nhau và gây khó khăn khi đánh giá kết quả thực hiện.

Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên xác định cụ thể điều kiện xét thưởng, chỉ tiêu đánh giá, phương pháp tính và thời điểm chi trả. Đối với khoản thưởng phụ thuộc vào kết quả kinh doanh, quy chế cũng cần làm rõ căn cứ xác định và thẩm quyền phê duyệt để đảm bảo tính minh bạch.

5.4. Cập nhật quy chế khi chính sách tiền lương thay đổi

Quy chế lương thưởng cần được rà soát định kỳ, đặc biệt khi có thay đổi về mức lương tối thiểu, chính sách bảo hiểm, thuế hoặc các quy định liên quan đến quyền lợi người lao động.

Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu mới theo từng vùng. Doanh nghiệp cần đối chiếu địa bàn hoạt động, rà soát thang bảng lương và những thỏa thuận hiện hành để điều chỉnh nếu cần thiết. Đồng thời, các thay đổi trong quy chế cần được thông báo rõ ràng và thực hiện đúng trình tự pháp luật nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động.

6. Quản lý lương thưởng bằng phần mềm có gì khác so với Excel?

Excel là công cụ phổ biến để quản lý bảng lương nhờ tính linh hoạt, dễ sử dụng và chi phí triển khai thấp. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự tăng lên hoặc doanh nghiệp áp dụng nhiều chính sách lương thưởng khác nhau, việc tổng hợp dữ liệu thủ công dễ phát sinh sai sót, mất thời gian đối chiếu và khó kiểm soát thông tin. Trong khi đó, phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương giúp chuẩn hóa quy trình, tập trung dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý.

So với Excel, phần mềm quản lý lương thưởng có thể mang lại những lợi ích vượt trội như:

• Tự động hóa tính lương theo dữ liệu chấm công: Kết nối dữ liệu ngày công, giờ làm thêm và thời gian nghỉ phép, giảm thao tác nhập liệu và đối chiếu thủ công.
• Quản lý phụ cấp, khấu trừ và các khoản thu nhập: Tập trung thông tin về lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ, giúp bộ phận nhân sự và kế toán dễ dàng kiểm soát.
• Thiết lập công thức tính lương theo từng nhóm nhân sự: Linh hoạt áp dụng các phương pháp tính lương theo chức danh, phòng ban hoặc chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp.
• Theo dõi bảng lương và lịch sử chi trả: Lưu trữ dữ liệu theo từng kỳ lương, hỗ trợ tra cứu, đối chiếu và tổng hợp báo cáo khi cần thiết.
• Hạn chế sai sót khi tổng hợp dữ liệu thủ công: Giảm nguy cơ nhầm lẫn công thức, sai lệch số liệu và tình trạng sử dụng nhiều phiên bản bảng lương khác nhau.

Đối với doanh nghiệp có nhu cầu số hóa hoạt động quản lý nhân sự và tiền lương, ARITO HRM là phần mềm quản lý nhân sự, quản lý dữ liệu tập trung và giảm sự phụ thuộc vào bảng tính thủ công. Qua đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian xử lý và tăng tính nhất quán trong vận hành.

7. Câu hỏi thường gặp về quy chế lương thưởng

7.1. Quy chế lương thưởng có bắt buộc phải lập bằng văn bản không?

Pháp luật hiện hành không quy định mọi doanh nghiệp phải lập một văn bản riêng có tên “quy chế lương thưởng”. Tuy nhiên, theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đồng thời, Điều 104 quy định về việc xây dựng và công bố công khai quy chế thưởng. Vì vậy, doanh nghiệp nên ban hành quy chế bằng văn bản để thống nhất cách áp dụng và thuận tiện trong quản lý.

7.2. Doanh nghiệp có được tự xây dựng quy chế lương thưởng không?

Có. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng quy chế lương thưởng phù hợp với tình hình kinh doanh và chính sách nhân sự, nhưng phải tuân thủ quy định pháp luật lao động. Đối với quy chế thưởng, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

7.3. Quy chế lương thưởng có cần đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Không. Pháp luật lao động hiện hành không quy định thủ tục đăng ký riêng đối với quy chế lương thưởng nội bộ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ về xây dựng, tham khảo ý kiến và công khai những nội dung liên quan theo quy định. Cần phân biệt quy chế lương thưởng với nội quy lao động vì đây là những văn bản có yêu cầu pháp lý khác nhau.

7.4. Có thể thay đổi quy chế lương thưởng trong quá trình hoạt động không?

Doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy chế lương thưởng trong quá trình hoạt động, khi thay đổi cơ cấu tổ chức, chính sách đãi ngộ hoặc quy định pháp luật. Tuy nhiên, việc sửa đổi phải đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động và thực hiện đúng các thủ tục liên quan. Nếu nội dung điều chỉnh ảnh hưởng đến thỏa thuận trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần thực hiện sửa đổi, bổ sung hợp đồng theo quy định.

7.5. Quy chế lương thưởng có áp dụng cho tất cả nhân viên không?

Quy chế lương thưởng không nhất thiết phải áp dụng cho tất cả nhân viên. Doanh nghiệp có thể xây dựng quy chế chung hoặc quy định chính sách lương thưởng riêng cho từng nhóm nhân sự, phòng ban và vị trí công việc. Tuy nhiên, phạm vi áp dụng, điều kiện hưởng và phương pháp tính phải được xác định rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch, không phân biệt đối xử trái pháp luật và phù hợp với các thỏa thuận lao động hiện hành.

Kết luận

Xây dựng quy chế lương thưởng rõ ràng, phù hợp với quy định pháp luật giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong chính sách đãi ngộ, kiểm soát chi phí nhân sự và hạn chế tranh chấp lao động. Hy vọng 4 mẫu quy chế lương thưởng 2026 được tổng hợp trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở tham khảo và điều chỉnh phù hợp với thực tế hoạt động. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng giải pháp quản lý nhân sự ARITO HRM để từng bước số hóa nghiệp vụ nhân sự, tiền lương và nâng cao hiệu quả quản trị.